Sodexo cria nova solução no Smartsheet para agilizar e automatizar solicitações de viagens, aprovações e oferecer maior visibilidade para a liderança sênior

A Sodexo, líder mundial em serviços de qualidade de vida, oferece alimentação corporativa, gestão de instalações, benefícios aos funcionários e serviços pessoais e domiciliares para 100 milhões de pessoas diariamente em 56 países. Sediada em Paris, na França, a empresa atende clientes de setores como saúde, educação e energia. 

Há vários anos, a equipe de gerenciamento de projetos e programas da empresa tem usado o Smartsheet para gerenciar projetos globais, colaborar entre equipes espalhadas pelo planeta e impulsionar oportunidades de vendas. “Eu uso muito o Smartsheet todos os dias e tenho usado para criar mais de 50 soluções internas”, conta Sparkle Grueso, diretor do gerenciamento de programas/projetos da Sodexo.

Recentemente, o departamento de Grueso recebeu a tarefa de ajudar a melhorar o processo de aprovação de viagens para a equipe de liderança da empresa. “Fazemos muitas viagens, porque temos 30 unidades diferentes. Para nossa equipe da Sodexo, o processo de solicitação e aprovação de viagens é fundamental”, afirma Grueso. Antes, os funcionários da Sodexo tinham que usar o e-mail para se comunicar uns com os outros sobre cronogramas de viagens e depois atualizar manualmente as informações para os executivos verem. “Era um processo manual que consumia tempo”, conta Grueso. 

Criando uma solução personalizada de gerenciamento de viagens de equipe com o Smartsheet 

Para padronizar e agilizar solicitações de viagens, Grueso e sua equipe decidiram criar uma nova solução usando o Smartsheet. Grueso replicou a solução rapidamente para que pudesse inscrevê-la no concurso de modelos do Smartsheet de 2022, que reconhece uma solução de destaque entre cada um dos quatro padrões de trabalho do concurso: gerenciamento de projetos e processos; gerenciamento de solicitações; gerenciamento de equipe e recursos e gerenciamento de listas. As soluções vencedoras deveriam ser fáceis de usar e publicadas na Galeria de modelos do Smartsheet no formato de Modelo, para ajudar outros usuários a melhorarem a forma como o trabalho é planejado, gerenciado e visualizado.

Após analisar vários modelos na Galeria de modelos em busca de inspiração, Grueso desenvolveu uma solução de Gerenciamento de viagens de equipe usando os principais recursos do Smartsheet que estão disponíveis a todos os usuários. A solução, que Grueso criou usando uma combinação simples de planilhas, relatórios e painéis, padroniza e agiliza solicitações de viagem da equipe, fornece visibilidade executiva de cronogramas de viagens da equipe e gera relatórios das principais métricas de despesas de viagens.

“Confeccionar esse modelo foi fácil por causa da Galeria de modelos do Smartsheet, que fornece modelos baixáveis que facilitam a elaboração de soluções personalizadas”, afirma Grueso. “Quando chegou a hora da criação do painel, foi fácil para mim entender as fórmulas e modificar e ajustar os modelos para adicionar nosso próprio visual.”

Funcionários da Sodexo de diferentes equipes podem usar a solução para acessar links e inserir solicitações de viagem ou viagens agendadas facilmente, inclusive dados de custo e local para cada viagem. A solução também exibe os motivos de cada solicitação de viagem para que a liderança da Sodexo possa entender claramente o impulsionador comercial de uma viagem. O painel da solução usa a Exibição em calendário do Smartsheet para permitir que os funcionários visualizem rapidamente seus cronogramas de viagem por dia, semana ou mês.

Ao acessar o painel, os executivos da Sodexo podem exibir relatórios e métricas que mostram a frequência das viagens, informações de custo atualizadas e linhas de tendência mês a mês. O painel é atualizado em tempo real sempre que um funcionário adiciona uma solicitação ou faz uma alteração em um painel existente.

“A solução foi desenvolvida para ser muito simples de usar”, afirma Grueso. “Ela tem uma página inicial que atua como ponto de partida, que se conecta perfeitamente com o painel, para que os usuários não precisem gastar tempo clicando em diferentes pastas.”

Acompanhamento de viagens simplificado e padronizado

Agora, as equipes da Sodexo têm uma maneira fácil de solicitar viagens, fornecer estimativas e enviar e receber aprovações. “A solução ajuda nossa equipe de liderança a agilizar o processo de solicitações de viagens para nossos líderes de altos escalões”, conta Grueso. “É muito fácil eles abrirem o Smartsheet e verem cronogramas de viagens atualizados, além de despesas, o que ajuda a simplificar o gerenciamento de aprovações.”

Como a solução tem se provado eficaz na padronização de dados relacionados a viagens na Sodexo, Grueso não precisa atualizá-la. “Como os dados são consistentes e os recursos já estão lá, não precisamos aprimorar nada”, afirma. “Nós o usamos todos os anos para atualizar todas as informações de viagens e é tudo baseado na web e fácil de usar para a colaboração entre todos os fusos horários diferentes que temos.”

Visibilidade mais aprofundada para líderes de empresa 

Ao acessar o Painel do controle de viagens, os líderes seniores da Sodexo podem ver solicitações de viagens atualizadas, motivos de viagens, responsáveis pelo orçamento e informações do calendário em um piscar de olhos. “A Exibição em calendário do Smartsheet fornece um retrato rápido de todas as viagens da empresa”, declara Grueso. “Isso ajuda nossa liderança a ver onde estão os funcionários de cada equipe durante determinado dia ou semana.”

Além disso, a solução inclui relatórios integrados que os executivos podem usar para exibir as últimas métricas de despesas em viagens na Sodexo. Por exemplo, o painel fornece dados históricos de viagens que ajudam líderes de equipe a planejarem melhor orçamentos de viagem ou preverem as próximas despesas de viagens.

Economia de tempo com processos automatizados

Com o uso das regras de automação do Gerenciamento de viagens de equipe, a Sodexo eliminou a necessidade de os membros da equipe trocarem e-mails para solicitar e aprovar viagens.

“Com a solução de Gerenciamento de viagens de equipe do Smartsheet, eliminamos o trabalho administrativo manual necessário para gerenciar o processo de solicitação de viagens”, explica Grueso. Cada pessoa que usar esta solução provavelmente economizará pelo menos 30 minutos toda semana, pois não há mais a necessidade de redigir e-mails e esperar respostas de aprovação.”

As regras de automação da solução também contêm notificações para alertar funcionários quando uma solução é aprovada ou negada. A solução também conta com relatórios dinâmicos, com atualização em tempo real de todas as métricas e dados relacionados a viagens, de forma que os membros da equipe não tenham que atualizar a solução manualmente para receberem as informações mais recentes.

Vencedor do concurso de modelos do Smartsheet

Após enviar a solução de Gerenciamento de viagens de equipe para o concurso, Grueso foi informada de que a banca de juízes do Smartsheet reconheceu sua solução como inscrição de destaque pelo padrão de trabalho Gerenciamento de solicitações, o qual reconhece a solução que permite que equipes lidem com qualquer volume de solicitações internas e externas sistematicamente. Vencedora do concurso, a solução de Grueso será transformada em modelo e publicada na Galeria de modelos do Smartsheet, permitindo que outros usuários do Smartsheet baixem sua solução, aproveitem seu trabalho e criem suas próprias soluções.

“Embora este modelo se destine a acompanhar viagens, definitivamente pode ser adaptado para qualquer função que exija agendamentos”, afirma Grueso. “Desenvolver uma solução personalizada é fácil devido à simplicidade do Smartsheet.”

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