A Tanium automatiza processos para fornecer com mais eficiência a segurança e o gerenciamento de endpoints de rede para uma base de clientes em rápido crescimento

A Tanium ajuda as maiores organizações dos setores públicos e privados do mundo a gerenciar e proteger endpoints das redes, oferecendo visibilidade para identificar e solucionar problemas de conformidade, licenças, configuração, autorização e segurança. Como a pandemia da COVID-19 forçou milhões de funcionários a trabalhar remotamente, a segurança dos endpoints se tornou cada vez mais crucial e a Tanium tem crescido rapidamente para atender às necessidades dos clientes. O Smartsheet ajuda a Tanium a colocar em escala seus processos de trabalho, como o gerenciamento de projetos, para ser mais eficiente e consistente, permitindo que os funcionários apoiem os colegas sem sobrecarregar as próprias equipes e os sistemas.

“Tornar-se mais eficiente não significa automatizar totalmente a necessidade de um cargo”, afirma Hunter Outlaw, atual gerente de programas de TI da Tanium. “Se todos estivermos trabalhando em capacidade total e, às vezes, mais do que total, intrinsecamente, a qualidade será afetada. Qualquer maneira de diminuirmos a quantidade de pontos de contato que precisarem ocorrer, talvez mesmo algo simples como o envio manual de lembretes a um prestador de serviços, poderá ter um efeito cumulativo com muito desperdício de tempo. Conseguir automatizar notificações e solicitações permite obter uma carga de trabalho administrável para que seja possível se concentrar na inovação e dar mais valor ao trabalho.”

Padronizando processos ao personalizar projetos individuais

Outlaw começou a trabalhar na Tanium na equipe de imóveis e instalações, onde descobriu o Smartsheet quando estava procurando uma ferramenta para padronizar o gerenciamento de projetos. Ele adorava poder usar o Smartsheet Control Center para criar modelos consistentes que eram fáceis de personalizar para as necessidades únicas de cada novo projeto. Também achou que era essencial para criar uma visualização unificada de tudo o que acontecia na equipe e, ao mesmo tempo, enfatizar as maiores prioridades de determinado dia. Agora, ele adota uma abordagem semelhante em projetos e programas de TI, estabelecendo processos que podem ser facilmente personalizados para automatizar e avançar tudo que precisa acontecer em uma sequência complexa.

“Existem todos os tipos de ferramentas para ajudar a gerenciar projetos para um setor específico, mas o desafio é que os projetos são diferentes”, afirma Outlaw. “Você pode achar que o setor imobiliário comercial está massificado, mas ele pode envolver a divisão e remodelagem de um estacionamento de mais de 260.000 metros quadrados ou a construção do data center de uma sala limpa. Essas soluções simplistas não conseguem levar em conta todas as minúcias dos diferentes projetos. Com o Smartsheet, consigo deixar tudo estruturado e criar modelos, mas também ter a liberdade de adicionar uma linha ou alterar o título de uma tarefa principal e depois alterar as secundárias, sem ter que pedir para um programador do back-end fazer tais alterações, mesmo se eu tiver a autoridade ou o orçamento para pedir isso.”

Recentemente, Outlaw trabalhou com a equipe de Governança, Risco e Conformidade (GRC) da Tanium para correlacionar relatórios de risco. O processo existente envolvia o preenchimento manual de relatórios de risco utilizando e-mail, ligações, mensagens instantâneas e até conversas presenciais. Após avaliar e remapear o processo de gerenciamento de riscos, o GRC desenvolveu uma solução do Smartsheet baseada em formulários com requisitos de dados consistentes, que usa caminhos automatizados para priorizar e encaminhar cada problema. O Smartsheet permite que a equipe correlacione indicadores de todo o negócio e os combinem com dados em tempo real dos próprios sistemas da Tanium. Isso cria uma imagem global do risco, que não está sendo monitorado isoladamente.

“Agrupar todas as informações provenientes de uma questão específica e forçá-las a seguir um funil acelera nossa análise”, conta Outlaw. “Em vez de extrair palavras-chave de um parágrafo ou ler nas entrelinhas, temos menus suspensos que nos ajudam a descobrir qual a real preocupação do requerente: Qual dos nossos objetivos foi impactado? Qual ativo ele impacta? Quais são as consequências? Assim, podemos gerar relatórios e usar os dados de modo muito mais rápido. Isso é correlacionado e organizado para podermos ver as tendências rapidamente.”

Aumentando a responsabilidade com a automação

Outlaw afirma que a automação do Smartsheet aumenta a responsabilidade, servindo como componente padronizado que apoia a implantação de processos do escritório de gerenciamento de projetos (PMO).  As equipes podem criar soluções que alocam tarefas automaticamente para pessoas específicas com base em critérios definidos. Em muitos casos, a solução descreve processos para executar uma tarefa. As reuniões podem ser usadas para saber mais e trocar ideias, não só decidir quem é responsável por descobrir o que acontecerá a seguir.

“Um real benefício diretamente associado ao custo é o efeito do looping social”, conta Outlaw. “Em uma ligação, todos podemos ser apresentados a uma tarefa muito complexa. Se ninguém disser explicitamente ‘Você é responsável por isso e estas são as etapas que devem ser seguidas’, a tarefa pode acabar ficando no fim da lista de prioridades. Não porque isso não é importante, mas porque não entendemos quem precisa agir, o que fazer e quanto tempo vai levar. Você pode usar o Smartsheet para criar estações de controle de qualidade e portais de decisão que dizem ‘Isso está em uma fila. Alguém precisa pegá-lo e fazer X, Y e X.’ Isso cria responsabilidade e elimina o potencial da dissonância cognitiva. Eu sei que é uma maratona, mas pelo menos sei quantas passadas vou precisar dar para chegar ao final.”

Como muitos projetos da Tanium exigem colaboração entre equipes, definir quais funções gerenciam determinadas tarefas evita a confusão sobre qual equipe é responsável pela etapa seguinte. Ao mapear processos em detalhes e conectá-los por sequências automatizadas no Smartsheet, a Tanium simplifica o que pode ser simplificado em cargas de trabalho complexas.

“Eu acho que as pessoas naturalmente escolhem o caminho da menor resistência”, opina Outlaw. “Como líder em criar ferramentas e tentar viabilizar o sucesso, é seu dever ajudar a alinhar o caminho da menor resistência ao objetivo dos negócios. Se preciso que as pessoas prestem atenção em mim e façam as coisas, é preciso ser mais fácil para elas fazer do que não fazer. Criar uma sequência de eventos organizada com fluxos de trabalho de automação e aprovação ajuda a fazer isso acontecer.”

Planejando-se estrategicamente para o crescimento com insights de dados em tempo real

Segundo Outlaw, a visibilidade é um dos resultados mais importantes do gerenciamento de processos padronizado e agilizado. A Tanium usa os painéis para agregar e visualizar dados, de modo que as partes interessadas possam ver projetos em risco, desempenho de orçamentos e tendências emergentes que podem afetar os negócios. Como os painéis representam informações em tempo real, eles evitam que os funcionários parem o que estão fazendo para responder a perguntas.

“Estimo que apenas cinco minutos sejam necessários para criar uma página de métrica no Smartsheet”, observa Outlaw. “Métricas muito simples, como a comparação do meu orçamento com minha despesa, quantas tarefas estão em risco ou os tipos de projetos que chegam à minha equipe. Esses dados podem ajudar a ver tendências que são incrivelmente valiosas, especialmente se você criar processos a partir de resultados. Se tivermos uma curva de crescimento constante para projetos de TI, isso me informa que provavelmente terei meses agitados e preciso me planejar, o que não consigo perceber se estiver no escuro. Descubra antecipadamente o que você quer, construa sua solução para que comunique informações instantâneas e você jamais terá dados incorretos ou desatualizados nem terá que esperar alguém entregar algo a você antes de tomar uma decisão.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.