Novo processo da ONG é um divisor de águas para a saúde global

Com o Smartsheet, a equipe conseguiu encontrar uma maneira melhor de gerenciar seus projetos e reduzir as despesas administrativas, concentrando-se em fornecer soluções de saúde para as comunidades mais necessitadas.

Indústria

  • Organização sem fins lucrativos

Tamanho da organização

  • Médio porte (de 50 a 999 funcionários)

Região

  • Todo o mundo

Casos de uso

  • Gerenciamento de dados
  • Relatórios

Acelerando o progresso em direção à eliminação de doenças

A Força-Tarefa para Saúde Global, uma organização não governamental que trabalha para controlar, eliminar e erradicar doenças debilitantes, usou o Smartsheet para gerenciar o acompanhamento e a geração de relatórios de quase 200 projetos.

Antes de termos o Smartsheet, havia um pedido de um de nossos doadores para descobrir o que estávamos fazendo com uma determinada ferramenta que pesquisamos. Foram necessárias três pessoas, trabalhado por três dias para obter a resposta. Agora eu levo apenas três minutos.

Allison Snyder, especialista em Suporte de Projeto

 

Focada em melhorar a vida de centenas de milhões de pessoas em todo o mundo, a Força-Tarefa para Saúde Global é uma organização sem fins lucrativos com 14 programas dedicados ao controle, eliminação e erradicação de doenças debilitantes. O Centro de Apoio às Doenças Tropicais Negligenciadas da organização realiza pesquisas sobre ferramentas e técnicas para eliminar cinco dessas doenças que, juntas, impactam mais de um bilhão de pessoas em todo o mundo.

“Nosso trabalho e pesquisa operacional são para preencher lacunas e superar barreiras que impedem a eliminação de algumas doenças tropicais negligenciadas”, explica Marianna Stephens, diretora associada sênior de Programas Especiais. A Força-Tarefa apoia os ministérios da saúde dos países na solução de desafios de fornecimento de medicamentos preventivos às comunidades. O objetivo final deste trabalho, realizado com parceiros da comunidade local, é ajudar os países a cumprir as metas de controle e eliminação de doenças estabelecidas pela Organização Mundial da Saúde.

Com um portfólio de quase 200 projetos de pesquisa em 55 países, Stephens afirma que: “Há uma urgência em conduzir pesquisas e poder chegar a conclusões para preencher as lacunas e superar as barreiras existentes”.

Tempo gasto procurando informações críticas

Apesar desse senso de urgência, a equipe sempre se via envolvida em trabalhos administrativos, às vezes em detrimento de coisas mais importantes. “A coisa mais empolgante do meu trabalho é quando entro nas comunidades”, diz Stephens. “Eu saio do avião e sinto que ali é onde eu preciso estar. Nossa equipe quer estar em campo, nas comunidades. Mas há muito trabalho administrativo atrelado às pesquisas operacionais e, muitas vezes, nos vemos presos a essas tarefas”.

Por exemplo, rastrear as informações necessárias para reportar aos doadores e parceiros era algo que sempre ocupava vários dias de múltiplos membros da equipe. As informações de projeto eram registradas principalmente em uma planilha muito longa, com documentos de suporte armazenados em vários locais diferentes. “Você precisava ficar um bom tempo rolando a tela para baixo até encontrar o projeto que estava procurando”, afirmou Chelsea Toledo, diretora associada de Comunicação e Desenvolvimento.

“Tínhamos um monte de informações complexas, detalhes sobre todas as diferentes pesquisas que apoiamos e elas eram armazenadas em lugares diferentes”, acrescentou Allison Snyder, especialista em Suporte de Projetos.

Houve um caso em que a equipe precisou descobrir onde estava sendo usada uma ferramenta de diagnóstico específica, em quantos estudos e com quais doenças. “Eu busquei todos esses documentos e não consegui encontrar as informações necessárias. Então, solicitei a ajuda de dois colegas de trabalho e ficamos os três tentando encontrar algo que parecia ser muito simples”, afirmou Stephens. “Levamos quase três dias para concluir aquela tarefa”.

Essa percepção de Stephens em relação ao tempo que a equipe estava perdendo buscando informações levou a diretora a conduzir um piloto do Smartsheet. “Eu sabia que havia a oportunidade de desenvolver um sistema que pudesse nos tornar mais eficientes”, afirmou ela. “E não demorou muito tempo para convencer meu chefe”. A equipe decidiu adotar o Smartsheet de maneira geral, implementando-o em todo o programa.

“Fomos apresentados ao Smartsheet como uma possível ferramenta que nos ajudaria a gerenciar a complexidade do acompanhamento e a geração de relatórios em um número muito grande de projetos, em muitos países distintos”, afirmou Patrick Lammie, PhD e Cientista Sênior da Força-Tarefa. “Sou sempre cético em relação a qualquer tipo de software novo, mas tivemos uma excelente experiência com o produto e, a essa altura, tenho que admitir que nos tornamos dependentes dessa ferramenta”.

Mais tempo investido em servir as comunidades

Com o Smartsheet, a equipe conseguiu encontrar uma maneira melhor de gerenciar seus projetos e reduzir as despesas administrativas. “O Smartsheet foi uma excelente oportunidade para reunir tudo em um sistema amigável ao usuário, em um cenário em que fazia todo sentido ter tudo centralizado e onde poderíamos projetar algo para caber em nosso contexto altamente complexo”, disse Snyder.

A equipe usa o Smartsheet para acompanhar seu portfólio de pesquisa do início ao fim. Os membros da equipe usam os formulários para capturar informações e, em seguida, gerenciam os projetos do começo ao fim: desde a execução de contratos e o agendamento de trabalhos de campo até os pedidos de suprimentos e muito mais. Ele tornou a localização de informações precisas uma tarefa muito mais rápida. “O Smartsheet tornou muito mais fácil executar um relatório e responder às seguintes perguntas: ‘O que foi concluído neste trimestre?’, ‘Quais projetos renderam publicações?’ e ‘Quais são essas publicações?’”, afirmou Toledo. “E basta anexar essas publicações às próprias linhas relacionadas. Tudo resolvido. Simples assim”.

“Não preciso acessar oito lugares diferentes para consultar oito documentos distintos. Eu acesso tudo de um só lugar”, acrescentou Snyder. “Posso compartilhar um link com os membros da minha equipe e eles verão as informações em tempo real - se eu fizer alterações do meu escritório eles verão tudo instantaneamente, de onde estiverem”.

“Antes de termos o Smartsheet, havia um pedido de um de nossos doadores para descobrir o que estávamos fazendo com uma determinada ferramenta que pesquisamos”, disse Snyder. “Foram necessárias três pessoas, trabalhado por três dias para obter a resposta. Agora eu levo apenas três minutos”.

E toda a equipe tem acesso às informações do programa. Portanto, mesmo que um membro da equipe esteja viajando e sem acesso à internet, o outro ainda poderá encontrar as informações mais atualizadas. Houve um caso em que Stephens estava em Kerala, na Índia, iniciando um ensaio clínico. A equipe local não sabia se já tínhamos as informações corretas sobre o orçamento final, então Stephens buscou no Smartsheet e encontrou todos os detalhes. “Foi muito útil para mim saber que eu tinha todas as informações necessárias à mão e que elas representavam os documentos mais recentes e mais atualizados (em sua versão final)”, afirmou Stephens. Com o Smartsheet, o controle de versões não é mais um problema.

Um ambiente transparente para os doadores

O Smartsheet também ajudou a equipe a melhorar a precisão e a pontualidade dos relatórios anuais para seus três principais doadores: a Fundação Bill & Melinda Gates, a USAID e a UK Aid.

No passado, a tarefa de criar relatórios anuais para cada um desses doadores poderia levar meses para ser concluída. Agora, Stephens afirma que “Somos capazes de preparar um relatório anual combinado, em vez de emitir um relatório para cada um dos três doadores. Conseguimos extrair todos os dados necessários, gerar relatórios e apresentá-los visualmente nos painéis em apenas algumas semanas. Isso criou um ambiente altamente transparente para nossos doadores”.

A equipe também usa painéis para relatar as conclusões das pesquisas aos parceiros e aos doadores, a fim de definir as próximas etapas. Stephens afirma que: “Podemos extrair os detalhes do estudo de uma planilha e apresentá-los visualmente - seja em um gráfico de pizza, um grafo ou um mapa - a fim de demonstrar em que estamos trabalhando de maneira visual”.

Essa visualização de dados facilita para a equipe compartilhar suas descobertas com pessoas e parceiros das comunidades em que atua, gastando menos tempo nas tarefas administrativas. “O Smartsheet nos permite usar uma única plataforma para todo o nosso trabalho e realmente focar nas pesquisas de campo”, afirma Stephens.

“Com o uso do Smartsheet, estamos nos aproximando das metas globais de eliminação de doenças estabelecidas pela Organização Mundial da Saúde”, acrescentou a especialista. “Estou gerenciando 188 projetos que afetam a vida de milhões de pessoas em todo o mundo”.

Lammie acrescentou: “Entrei nesse trabalho porque acredito que, quando temos a oportunidade de nos livrar de doenças, temos a obrigação de fazê-lo. Estar envolvido na ciência que nos permite progredir em direção a esses objetivos é algo muito gratificante. Ser capaz de poupar mais do meu tempo [com a ajuda do Smartsheet] para realmente me empanhar na parte científica do meu trabalho é um verdadeiro presente”.