A Universidade de Adelaide transforma seus procedimentos de conformidade na velocidade da luz graças ao Smartsheet.

O professor Bruce Northcote é o Diretor de Segurança da divisão de Pesquisa e Inovação da Universidade de Adelaide, na Austrália. Classificada entre as melhores universidades do mundo, suas parcerias globais em pesquisa, educação e indústria criam um ambiente diversificado e inovador para seus alunos e bolsistas. Dada a sua exposição internacional, é trabalho de Northcote garantir que a Universidade de Adelaide esteja em conformidade com os requisitos regulatórios essenciais relacionados à defesa, segurança nacional, influência estrangeira e regulamentos e diretrizes de interferência.

Agora em seu décimo nono ano na universidade, Northcote experimentou em primeira mão a necessidade de sistemas eficientes e o que ele chama de “fontes únicas da verdade”. Conhecendo o Smartsheet pela primeira vez em sua função anterior como Diretor de um Centro de Pesquisa, ele utilizou os painéis do Smartsheet como parte fundamental de sua estratégia de gerenciamento de projetos. Northcote ficou impressionado com a “natureza responsiva e intuitiva” do Smartsheet e sua capacidade de gerar percepções personalizáveis em uma ampla gama de atividades.

Seu uso anterior do Smartsheet logo se mostraria inestimável, com a Lei Australiana de Relações Exteriores de janeiro de 2020 exigindo maior conformidade e relatórios para as universidades sobre suas atividades com entidades estrangeiras. Com tempo e orçamento limitados, a universidade precisava de um sistema que fosse facilmente auditável e pudesse provar que havia realizado a devida diligência relevante em seus parceiros internacionais. 

O Smartsheet garante a conformidade na velocidade da luz 

Northcote exigiu uma solução que pudesse reunir dados de muitos sistemas corporativos diferentes para criar uma imagem comum de todo o envolvimento offshore. Com um prazo desafiador do governo federal, a reputação da universidade e o financiamento vital do governo estavam em risco se o prazo não fosse cumprido. 

Ele começou a criar um sistema sofisticado que garantiria o relatório eficiente de todos os acordos estrangeiros novos e atuais. Não cumprir o prazo federal significava risco de reputação com o governo e o risco de perder contratos de pesquisa financiados por ele (acima de US$ 100 milhões).

Como resultado da implementação do Smartsheet, a universidade cumpriu com sucesso o prazo do Esquema de Arranjo Estrangeiro (FAS) de junho de 2021, apenas seis meses desde a aprovação da lei até o prazo final do relatório. Northcote credita a funcionalidade multifuncional e a velocidade de configuração do Smartsheet por conseguir evitar a necessidade de formar uma equipe de projeto extensa. A conclusão manual da tarefa exigiria a alocação de 4 a 6 funcionários para testes, desenvolvimento de soluções, gerenciamento de mudanças e gerenciamento de projetos. 

“Sem o uso do Smartsheet, não teríamos como cumprir esse prazo. Tivemos uma pequena oportunidade para colocar isso em funcionamento, com uma fração do orçamento de outras equipes universitárias.”

A personalização inteligente reduz a coleta de dados desnecessária e diminui as preocupações com a privacidade

Um dos maiores desafios enfrentados pela universidade é que toda atividade offshore deve passar por uma revisão de conformidade completa, exigindo coleta de dados demorada e muitas vezes repetitiva. Com inúmeras cadeias de revisão e endosso ao longo do processo, qualquer ferramenta implementada tinha que ser dinâmica o suficiente para funcionar harmoniosamente com os sistemas de captura de dados existentes.

Para Northcote, a capacidade de personalizar os Formulários de Admissão no Smartsheet foi uma "grande economia de tempo" para a universidade. A personalização também facilitou os processos para os usuários, reduzindo a coleta de informações incorretas. Por exemplo, com lógica condicional no Smartsheet Forms, Northcote pode garantir que os formulários preenchidos pelos usuários finais sejam rapidamente personalizados de acordo com suas necessidades, eliminando a necessidade de longos formulários on-line ou em papel. Por exemplo, ao escolher o país de colaboração, as perguntas de um membro da equipe são rapidamente adaptadas ao país de parceria. O Smartsheet garante que apenas informações relevantes sejam solicitadas à equipe, reduzindo o tempo gasto na coleta de dados para a equipe de admissões. 

Com vários milhares de funcionários e alunos, Northcote agradece a capacidade de usar o Smartsheet para controlar quais informações são compartilhadas, protegendo contra possíveis violações de privacidade. “Para nós, o controle e o acesso aos dados sempre foram os mais difíceis de decifrar”, diz ele. Com o uso da Visualização Dinâmica, a universidade controla facilmente quem tem acesso aos dados. Isso criou o que Northcote chama de “plataforma de autoatendimento”, com insights que podem ser adaptados ao usuário. Como resultado, ele não precisa mais se envolver em consultas individuais, uma vantagem importante, pois sua função exige que ele interaja com todos os funcionários da universidade.  

Tecnologias integradas resultam em benefícios para toda a universidade

Após usar vários sistemas exclusivos, Northcote está satisfeito com a facilidade com que o Smartsheet pode inserir dados das configurações tradicionais da universidade, além de gerar novas eficiências em processos anteriormente demorados.

Com customizações e melhorias de sistema muitas vezes representando uma fonte de problemas durante o ciclo de atualização, ele agradece o Data Shuttle e sua capacidade de automatizar rápida e imediatamente o mapeamento de dados de outros sistemas, eliminando a necessidade de grandes projetos de integração. Os painéis também se mostraram úteis no desenvolvimento de estratégias de internacionalização, permitindo que a universidade crie painéis específicos para cada país, com fácil acesso por clique, para facilitar a localização de informações por país específico.

Northcote é defensor de Formulários e Visualização Dinâmica simples para usuários e credita a eles um aumento na produtividade e na qualidade do serviço. 

Uma única fonte da verdade em resposta à nova legislação

Com todas as universidades da Austrália trabalhando para atender a requisitos de conformidade semelhantes, não demorou muito para que os colegas de Northcote soubessem que ele estava muito à frente com um novo sistema. “Nós provamos a rapidez com que é possível trabalhar no Smartsheet. Isso foi considerado algo exemplar”, diz Northcote. “Para mim, foi muito gratificante.”

Northcote credita ao Smartsheet a prevenção de uma possível crise legislativa, dadas as restrições de tempo enfrentadas. “Sem a capacidade do Smartsheet de atender a uma demanda imediata, teríamos que aplicar muito mais recursos.” 

Enquanto isso, ele brinca que seu truque favorito do Smartsheet são suas “pesquisas excepcionalmente complicadas!” A maior conquista de Northcote está em como o Smartsheet permite que ele mapeie linhas de comando de supervisão e estruturas organizacionais apenas a partir de um número de identificação de equipe, eliminando a necessidade de envolver o RH em reuniões desnecessárias. 

Com centenas de colaboradores em toda a universidade, Northcote está muito impressionado com a capacidade de acessar o Smartsheet em qualquer lugar, a qualquer hora: “É muito estimulante entrar em uma reunião de unidade de negócios e poder modificar algo em tempo real. É simples assim e, para mim, muito poderoso.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.