A Webex economiza 13 semanas por ano simplificando processos com o Smartsheet e o Brandfolder

Fundada em 1995 em San Jose, Califórnia, a Webex é líder global em soluções de colaboração baseadas em nuvem. Ela oferece opções para reuniões virtuais, chamadas, mensagens e eventos, bem como soluções de experiência do cliente e dispositivos de colaboração. Com 2,2 milhões de usuários registrados, os aplicativos Webex aprimoram os processos executivos para empresas de todos os tamanhos em todo o mundo. 

Identificação dos desafios 

Só em 2021, a Webex ofereceu mais de mil soluções inovadoras para seus clientes. Com a confiança de 95% das empresas da Fortune 500, ela está comprometida em oferecer colaboração de classe mundial e experiências de cliente em um nível superior — para isso, a empresa expandiu sua equipe global em 40% para acomodar a crescente demanda por seus serviços. 

“Esperávamos receber mais carga de trabalho de projetos com o novo crescimento e também enfrentávamos problemas de visibilidade e comunicação”, começa Janina Hill, gerente de programa de marketing da Webex. “Todos precisam estar alinhados, seja uma parte interessada, um líder de projeto ou um membro da equipe. Precisamos saber o que fazer e entender o que estamos vendo se quisermos continuar em nossa expansão.” 

A empresa já usava uma série de ferramentas para gerenciar projetos, mas elas não eram as mesmas em toda a organização. 

“Há uma sobrecarga de informações porque alternamos entre várias ferramentas e passamos por muitas plataformas e sites. Precisávamos criar um ponto único em que nossa equipe interna acessasse os recursos e dados em tempo real com facilidade e rapidez”, relata Hill. 

Trabalhar de forma mais inteligente e não mais difícil

Com mais de 15 anos de experiência em gerenciamento de projetos, Janina Hill já era uma usuária experiente do Smartsheet e sabia que a plataforma atenderia às necessidades da Webex. “É comum que eu diga ‘o Smartsheet pode fazer isso!’ quando encontro desafios de fluxo de trabalho. Então eu achei que isso também se aplicava ao nosso cenário”, ela conta. 

Assim, a Webex começou a usar o Smartsheet como uma plataforma única para gerenciamento de conteúdo, campanha e funcionários. Isso envolvia o uso de formulários, rastreadores e modelos para envio e planejamento de projetos, o que permitiu que a equipe visualizasse facilmente atualizações e relatórios em todas as atividades executivas. 

“Então, começamos a monitorar nosso sucesso usando painéis e relatórios e, por fim, otimizamos tudo para obter o máximo das nossas campanhas e, assim, disponibilizar consistentemente a melhor oferta para nossa crescente base de clientes”, conta Hill. “Por exemplo, fizemos um ótimo uso do calendário de conteúdo, preenchendo-o com nossos eventos e datas de lançamento ao longo do ano. Isso realmente levou a um trabalho em equipe mais organizado, pois todos podiam ver o que está acontecendo.”

“Cada pessoa tem níveis diferentes de habilidades no Smartsheet. Mas com o recurso de arrastar e soltar, todas as soluções são fáceis de usar. Além disso, o fluxo de trabalho é muito mais tranquilo quando todos os processos são automatizados e todas as informações estão em um só lugar”, explica Hill. 

Alcançar mais em menos tempo

O uso do Smartsheet acelerou as operações diárias na Webex. “Posso enviar minha solicitação em um quarto do tempo que demorava antes, porque os formulários são pré-preenchidos e não preciso verificar a contagem de caracteres em outro aplicativo”, diz Erin Breitsprecher, gerente de experiência digital da Webex.  

Os funcionários da Webex também estão no controle com o recebimento de notificações automatizadas de tarefas, enquanto os líderes podem obter um detalhamento de cada campanha a qualquer momento. 

“Com as capacidades de automação e relatórios do Smartsheet, economizamos 1.352 horas por ano. Usando painéis, podemos obter relatórios da liderança 42% mais rápido”, diz Hill. Ao ser mais produtiva com seu tempo, a Webex pode trabalhar melhor na missão de oferecer soluções colaborativas mais inovadoras para uma base de clientes crescente. 

Conexão entre o Smartsheet e o Brandfolder 

Como o contato manual com os clientes levava muito tempo, a Webex decidiu conectar as operações diárias do Smartsheet ao Brandfolder. Isso ajudou a criar uma biblioteca de recursos no hub de sucesso do cliente, webex.com, bem como kits de lançamento contendo guias de início rápido com links de compartilhamento para ajudar a impulsionar a adoção pelo cliente. A biblioteca de recursos contém todas as campanhas, oferecendo mais de 1.900 recursos em 10 idiomas, e é disponibilizada publicamente para os clientes e as equipes internas. E, com a ajuda do Brandfolder, a equipe lançou com sucesso uma reformulação da marca em 2021. A equipe da Webex conseguiu desenvolver facilmente até 12 guias de início rápido por mês, resultando em 19.000 visualizações em apenas um trimestre. E, com a análise para entender melhor o desempenho dos ativos, o Brandfolder continua ajudando a entender qual conteúdo produzir.

“Estamos focados no ciclo de vida do cliente — integração, nutrição e adoção”, diz Caity Serra, líder de marketing digital da Webex. “Na nossa experiência, é sete vezes mais caro conquistar novos clientes do que cuidar dos que você já tem. Com todos os recursos em um só lugar, agora temos mais facilidade para atender às demandas individuais de cada cliente.”

O recurso de análise no Brandfolder é crucial para entender qual tipo de conteúdo está funcionando bem e onde há lacunas, para que a equipe Webex saiba que tipo de conteúdo criar. Por exemplo, a equipe percebeu que o uso dos modelos de e-mail aumentou em relação ao de infográficos. O Brandfolder capacita a equipe da Webex a investir seu tempo na criação de ativos que tenham o máximo impacto. 

O Smartsheet e o Brandfolder ajudam a Webex a revelar o valor de seus ativos e manter centenas de milhares de ativos notavelmente organizados para dar suporte ao ciclo de vida. “Com o hub de sucesso do cliente webex.com e a biblioteca de recursos, mais de 130.000 ativos foram consumidos via autoatendimento, tornando o serviço mais eficiente a longo prazo”, diz Serra.

“Com o Smartsheet, agora podemos analisar os dados em um formato de história e simplificar as operações diárias, economizando 13 semanas de horas de trabalho por meio dos fluxos de trabalho do Brandfolder.” 

Outra maneira pela qual o Brandfolder economiza tempo para a equipe da Webex é com os links Smart CDN. Quando novos produtos são lançados, a equipe da Webex pode centralizar as atualizações de ativos usando o Brandfolder; assim, eles precisam atualizar apenas um ativo em um local central. Com a ajuda do Smart CDN, o ativo será atualizado automaticamente em todos os outros locais. 

Um por todos e todos por um

Para o futuro, a Webex planeja continuar se expandindo para novas regiões globais. Com a ajuda do Brandfolder e do Smartsheet, a Webex agora está mais bem equipada para oferecer serviços de qualidade e pode continuar a explorar outras opções de otimização. “Usar uma solução de marketing com capacidade de escala nos permite continuar crescendo, e estamos sempre prontos para enfrentar mais.”