Como a Whirlpool conquistou visibilidade em tempo real e alinhamento em âmbito regional

Quando você é responsável por gerenciar um portfólio de projetos grande de uma empresa global de eletrodomésticos, incluindo aproximadamente 400 projetos individuais em cinco regiões do mundo todo, é necessário um sistema abrangente para manter tudo em andamento. É por isso que Thiago Zapparoli, engenheiro de planejamento sênior da Whirlpool Corporation, recorreu ao Smartsheet para garantir que os gerentes de projeto, a liderança e todos os envolvidos com o portfólio de lavadoras e secadoras que ele gerencia estivessem “na mesma página, o tempo todo”.

A “mesma página” é um rastreador baseado no Smartsheet chamado Matriz de Gerenciamento de Execução de Portfólio que agrega todos os 400 projetos em várias regiões, identificando as responsabilidades para cada projeto e tarefa; principais indicadores de desempenho; tarefas abertas, concluídas e atrasadas; e muito mais. “No início, eu achava que precisávamos fornecer um sistema bom e único para todos os gerentes de projeto”, explica Zapparoli.

Esse uso inovador do Smartsheet reflete uma visão total de uma região inteira, proporcionando visibilidade em tempo real do status geral dos projetos e das inúmeras tarefas em cada um deles. O rastreador holístico foi implantado pela primeira vez no Brasil, transformando a forma como os 10 gerentes de projeto e líderes interfuncionais da região abordam seu trabalho diário e permanecem sincronizados. “Em abril de 2018, começamos nos Estados Unidos e viramos a mesa”, diz Zapparoli.

Com o objetivo de conectar todos os envolvidos em "uma planilha única e poderosa, que beneficie a todos", o Smartsheet está gerando resultados para o líder mundial na fabricação de eletrodomésticos indispensáveis, incluindo:

• Velocidade e facilidade de importar um pipeline de projetos existente — leva apenas dois dias para lançar uma região

• Código de cores que identifica rapidamente o status de um projeto em cada etapa e onde a atenção é necessária

• Relatórios claros e precisos para todos os níveis — funcionários, gerentes e liderança

• Solicitações de atualização rápidas, o que aumenta a eficiência dos gerentes de projeto

• Realocação de tarefas feitas de modo transparente quando os funcionários estão doentes, em férias, faltam às reuniões ou deixam a empresa.

Após as implementações no Brasil e nos Estados Unidos, Zapparoli instituiu os rastreadores do Smartsheet nas três regiões restantes e ajudou outras quatro organizações da Whirlpool a implementarem seus próprios rastreadores. A plataforma do Smartsheet foi adotada pelos usuários corporativos e pelo gerenciamento: Em uma pesquisa de usuários recente, 100% “concordaram” que o rastreador do Smartsheet “é uma boa ferramenta para rastrear projetos” e “ajuda a mostrar quando a tarefa deve ser feita”. Os comentários da pesquisa também reforçam o sucesso da solução:

“Ótima visibilidade do pipeline do projeto”, “Gosto muito da capacidade de organização e rastreamento que o Smartsheet oferece” e “É muito útil ter tudo em um só lugar e desfrutar de rapidez e facilidade no trabalho”.

Para Zapparoli, o melhor resultado é que as pessoas estão usando o sistema. "Você precisa ouvir seu 'cliente' porque, se ele não conseguir ver os benefícios, ou se o sistema atrapalhar o trabalho diário, ele simplesmente deixará de usá-lo", disse ele. “Nossos principais clientes são os gerentes de projeto e eles estão sendo muito beneficiados. Eles estão envolvidos porque têm os projetos em suas mãos. Os líderes interfuncionais também estão satisfeitos porque têm ótima visibilidade e a liderança sênior está adorando porque agora sabe exatamente como ajudar”.