Williams cria modelo premiado do Smartsheet para acompanhar projetos com facilidade e maior precisão

A Williams é uma empresa de energia sediada no Oklahoma e uma das maiores fornecedoras de infraestrutura de energia da América do Norte. Empresa da Fortune 500, a Williams administra 30% do gás natural dos Estados Unidos utilizado para aquecer casas, cozinhar alimentos e gerar eletricidade.

O grupo de construção da empresa gerencia grandes projetos de infraestrutura para clientes em todos os Estados Unidos. Assim como vários outros departamentos internos da Williams, o grupo de construção usa o Smartsheet para gerenciar projetos e implementar KPIs de construção durante o ciclo de vida do projeto. “Nós usávamos o Smartsheet no meu departamento anterior e eu ingressei no grupo de construção especificamente para usar o Smartsheet para acompanhar todos os projetos de engenharia e criar novas eficiências em diferentes projetos”, conta Aaron Manley, Engenheiro III da Williams. Atualmente, mais de 1.400 funcionários da Williams utilizam o Smartsheet diariamente.

À medida que a adoção do Smartsheet cresceu no grupo de construção, Manley buscou aprimorar o processo de gerenciamento do valor agregado (EVM) do departamento, que era diferente para cada equipe. O processo de EVM acompanha o percentual do projeto total concluído em determinado tempo e mede o desempenho e o progresso do projeto. “Queríamos deixar o EVM com configuração e utilização mais simples para nossas equipes”, afirma Manley. “Historicamente, utilizávamos muito o preenchimento manual dos dados nas planilhas, o que consumia tempo e não era personalizável. Também queríamos uma plataforma padrão e escalável para gerenciar todos os nossos projetos.”

Usando o Smartsheet para criar um modelo de valor agregado baseado na quantidade 

Para ajudar Manley a elaborar uma solução de EVM inteiramente nova, ele aproveitou a Galeria de modelos do Smartsheet e analisou dezenas de modelos para buscar inspiração e extrair boas práticas.

“Eu baixo os modelos como ponto de partida para desenvolver algo em que estou trabalhando. Eu começo tomando um como base, então não preciso criar do zero.”

Manley também consultava os Blueprints ativos da Williams no Smartsheet Control Center, uma ferramenta usada para fornecer consistência, visibilidade e processos do projeto em escala, automatizando a criação de projetos, gerenciando mudanças e agregando análises de portfólio. “Estávamos usando um Blueprint do Control Center para ter consistência no acompanhamento e em relatórios dos projetos”, relata Manley. “Tudo o que fazemos no Smartsheet se baseia nesse Blueprint. Nesse projeto, ele nos ajudou a criar uma solução escalável que fosse fácil de implementar.”

Enquanto trabalhava na solução de EVM, Manley precisou garantir que utilizasse o melhor método para acompanhar o progresso do valor agregado em um projeto.

“Muitos valores agregados se baseiam no orçamento ou em aspectos financeiros, mas nem sempre dão o melhor retrato do progresso real na obra”, afirma. “Com essa solução, optamos por acompanhar as quantidades físicas dos marcos realizados na obra, o que achamos que apresentaria um retrato completo e preciso do progresso de um projeto.”

Com o uso da nova solução de EVM, Manley ajudou os engenheiros, equipes de projetos e gerentes de obras da Williams a visualizar dados atualizados dos projetos com maior precisão para identificar quando um projeto está concluído e quanto trabalho ainda precisa ser feito. A solução também atua como sistema de gerenciamento da qualidade, automatizando a designação de auditores de projetos, suas solicitações de atualização e a entrada de dados no Smartsheet.

Modelo vencedor do concurso

Após trabalhar muito para pesquisar, construir, testar e usar repetidamente sua solução de EVM – um conceito que afirma ser “difícil de acertar” –, Manley aproveitou a oportunidade para participar do Concurso de modelos do Smartsheet ENGAGE’22 e ajudar outros usuários da comunidade do Smartsheet a diferenciarem a forma como os projetos são planejados, gerenciados e visualizados. 

Como prova do valor da solução, os juízes do concurso de modelos votaram por unanimidade para a solução de Manley subir ao pódio do padrão de trabalho de gerenciamento de projetos e processos do concurso.   Um juiz do concurso observou que “mesmo mentes brilhantes que têm conhecimento completo do Smartsheet conseguiriam construir uma solução com tal elegância”. O modelo de Valor agregado baseado na quantidade está disponível na Galeria de modelos do Smartsheet para todos os usuários baixarem.

Um modelo de EVM poderoso e fácil de usar

Ao desenvolver o modelo de EVM, Manley se beneficiou da simplicidade e da facilidade de uso ao trabalhar com planilhas, relatórios e painéis do Smartsheet. “O Smartsheet funciona e não exige muito esforço para construir algo”, elogia Manley. Manley usou os recursos, especialmente os painéis, para deixar a interface do usuário do modelo de EVM a mais simples possível e fácil de entender. “Muitos dos membros da nossa equipe nos canteiros de obra executam inspeções em campo e outras tarefas. Nem sempre conhecem tecnologia, então criamos para eles uma solução que funcione como recurso central”, afirma Tanner Owens, engenheiro civil III da Williams. “Essa solução deixa mais fácil para eles inserirem todo o progresso diário ou semanal e o verem exibido em um painel, para que possam se concentrar no trabalho da obra.”

Apesar de fácil de usar, o modelo também é flexível e escalável. “Nós desenvolvemos a solução para que seja facilmente personalizável, de forma que as pessoas possam ampliar e aumentar os conceitos aplicados no modelo da forma que desejarem”, afirma Owens.

Monitoramento de progresso de projetos com mais precisão

Com a solução de EVM, os funcionários da Williams podem acompanhar com precisão o progresso de qualquer projeto em um painel, pois o modelo rastreia os projetos pelas quantidades, não só por prazos ou orçamentos. “Atualmente, usando nossa solução do Smartsheet, temos uma visão muito mais precisa do que foi realizado em um dia ou uma semana de um determinado projeto de engenharia porque estamos acompanhando com base na quantidade”, conta Owens.

Recebemos relatórios precisos sobre nosso progresso físico, em vez de precisarmos conferir e atualizar várias linhas de uma planilha para atualizar um cronograma. Isso também nos ajuda a prever com mais precisão quando um projeto será concluído.”

Redução do trabalho manual para o grupo de controles de projetos

Como a solução de EVM elimina processos manuais, como e-mails e relatórios práticos, o grupo de controles de projetos da Williams passa mais tempo trabalhando e menos tempo inserindo dados de projetos em planilhas. “A solução economiza o tempo das nossas equipes de projetos, já que podem inserir a informação uma vez, pressionar um botão e tudo é atualizado automaticamente”, afirma Manley. “Em vez de depender de diferentes fontes de dados e modelos, os membros da equipe têm uma ferramenta de gerenciamento de projetos padronizada e centralizada.”

Após esse sucesso e de ter o modelo de Valor agregado baseado na quantidade de Manley premiado pelo Smartsheet como vencedor do concurso pelo padrão de trabalho de gerenciamento de projetos e processos, o grupo de construção da Williams espera expandir o uso do Smartsheet para incluir casos de uso de gerenciamento de projetos adicionais. “Estou ansioso para o que faremos no futuro”, conta Manley. “O Smartsheet tem cada vez mais se tornado uma solução empresarial na nossa empresa e nosso próximo passo será incorporar em toda a organização tudo o que fizemos até agora.”

Clique aqui para baixar o modelo de Owens e Manley e compartilhá-lo com sua equipe