Solução da Xencor leva priorização e a colaboração da equipe a outro patamar

A Xencor é uma empresa de biotecnologia sediada no sul da Califórnia que desenvolve fármacos bioterapêuticos usando tecnologias de ponta para engenharia de proteínas que pode potencialmente melhorar a vida de pacientes com câncer e doenças autoimunes. Em conjunto com seus parceiros farmacêuticos, mais de 20 medicamentos candidatos à aprovação com tecnologias da Xencor estão em testes clínicos e muitos outros estão em desenvolvimento pré-clínico. 

Um fator importante do sucesso da Xencor é a cultura da empresa e sua paixão por eficiência. “Nós reconhecemos que todos têm agenda cheia”, explica Julie Silverio, gerente sênior de liderança de programas da Xencor. “Tentamos fazer de tudo para reduzir a quantidade de tempo gasto em reuniões ou dar um ao outro a chance de se concentrar.” Para manter tudo correndo perfeitamente, nos últimos anos a Xencor tem utilizado o Smartsheet. “Nós adoramos os painéis, relatórios e calendários para nos mantermos organizados”, acrescenta Silverio. “O Smartsheet está sendo usado por toda a organização. Nosso departamento de pesquisa usa a ferramenta Control Center para gerenciar projetos, e a utilizam intensamente. Nossos gerentes de estudos clínicos a usam para acompanhar prazos dos estudos e supervisionar o que está acontecendo com os pacientes inscritos em nossos estudos clínicos.”

Levando a eficiência um passo além

Julie decidiu recorrer ao Smartsheet novamente para criar uma solução para acompanhar as equipes em crescimento, vários grupos funcionais e projetos de alto valor.

“Pode ser desgastante lidar com centenas de subtarefas”, lembra. “Eu precisava de uma maneira mais fácil de priorizar, me manter organizada e garantir que não perdesse informações importantes ou prazos.”

Silverio começou a buscar inspiração na Galeria de modelos do Smartsheet e em outros recursos. “Eu uso tudo o que o Smartsheet tem a oferecer para aproveitar a solução plenamente”, explica. “Os artigos de ajuda, a Universidade Smartsheet, a comunidade – que me ajuda muito a lembrar fórmulas e sintaxes – e os seminários on-line. Portanto, vasculhei a Galeria de modelos para ver se havia uma solução para o meu problema. Mas percebi que precisava de uma etapa extra que me ajudasse realmente a comunicar informações de maneira mais flexível.” Nesse momento, Silverio decidiu desenvolver uma solução por conta própria e ajudar outras equipes da comunidade do Smartsheet, participando do Concurso de modelos Smartsheet ENGAGE’22. “O concurso é uma boa oportunidade de mostrar nossa força do Smartsheet e compartilhar com outras pessoas o que desenvolvemos.”

Modelo vencedor do concurso

Com o uso dos poderosos recursos essenciais das planilhas, relatórios e painéis do Smartsheet, Silverio desenvolveu uma solução transformada em modelo que permite que as pessoas aprimorem a forma como as tarefas são planejadas, gerenciadas e visualizadas. Estas colunas ajudam os usuários a acompanharem as tarefas: pontos de contato e observações sobre como gostam de trabalhar, prioridade de tarefas, integridade, data, métricas, status e colunas antecessoras e sucessoras para ver como tudo se relaciona. Os usuários utilizam alertas automatizados para tarefas críticas e podem gerar sumários de relatórios e planilhas para obterem uma imagem completa.

“É simples para ver quantas tarefas eu planejei e quantas estão em risco”, explica Silverio. “Eu sei que muitas pessoas se intimidam com fórmulas, mas, uma vez que você se acostuma com a sintaxe, é uma forma empolgante de resumir todas as informações em um único lugar. O sumário de planilhas é realmente poderoso e definitivamente precisamos começar a implementá-lo mais e ensinar todos a usá-lo. No geral, o Smartsheet tem me ajudado ao oferecer muitas soluções que posso criar para adaptar às minhas necessidades.”

Antes de introduzir a solução a sua organização e ao concurso, Silverio a tem utilizado para se manter organizada e eficiente. “Nós trabalhamos entre várias funções, com muitas pessoas, grupos e projetos, e agora eu sei exatamente onde tudo está”, explica. “Eu consigo facilmente filtrar tarefas com risco, priorizar e visualizar meu progresso. Mais importante> cerca de 10% do meu dia tem sido poupado graças à priorização e a anotações organizadas.”

Como prova do sucesso, todos os sete juízes do concurso de modelos determinaram que a solução de Silverio se destacou e que ajudaria outros usuários a aprimorar o local de trabalho de forma simples e eficaz. O trabalho de Silverio para transformar sua solução comprovada e eficiente em um modelo significativo para todos usarem foi reconhecido quando ela recebeu o prêmio de melhor solução na categoria de gerenciamento de listas ou trabalho não estruturado do concurso. O modelo de Gerenciamento de tarefas individuais agora está disponível para os usuários baixarem na Galeria de modelos do Smartsheet.

Aprimorando habilidades e capacidades

Usar a solução também permitiu que Silverio se comunicasse com mais eficiência com seus colegas. “Agora que sei quanto tempo em média leva uma tarefa, sempre posso dar às pessoas uma boa estimativa e definir expectativas realistas para tarefas futuras”, explica. “Também se tornou muito mais simples comunicar meu progresso à minha chefe, basta mostrar a ela no meu painel em que estou trabalhando. O Smartsheet definitivamente tem me ajudado com os relacionamentos interpessoais no trabalho.”

Por fim, a solução permitiu que Silverio se mantivesse motivada e aprimorasse suas capacidades. “Agora, consigo ver claramente meus pontos fortes e fracos ou o tempo que levo para realizar diferentes tarefas”, afirma.

“Tenho oportunidade de identificar áreas de melhoria e acelerar meu crescimento profissional. E tem mais: acompanhar tudo o que concluí realmente me ajuda a me manter motivada.”

À medida que a Xencor continua a integrar o Smartsheet em seus processos internos e incluir mais automação para manter as informações da empresa atualizadas, Silverio está se preparando para introduzir em sua equipe a sua solução— agora um dos quatro modelos vencedores do concurso publicado na Galeria de modelos. “Às vezes, você compartilha sua criação com a comunidade, mas nunca sabe se alguém vai usá-la”, afirma. ”Estou muito feliz de saber que esse modelo potencialmente continuará ajudando outras equipes nos próximos anos.” 

Clique aqui para baixar o modelo de Silverio e compartilhá-lo com sua equipe.