5 recursos de software de gerenciamento de projetos criativos imprescindíveis
Quer saber o que os profissionais usam ao gerenciar uma equipe de profissionais criativos? Pedimos aos gerentes de projeto criativos que compartilhassem seus insights sobre os principais recursos que procuram no software de gerenciamento de projetos. Eis o que eles disseram:
1. Interface de UI simples e integração com outras ferramentas
Ao escolher qual software criativo de gerenciamento de projetos será implantado, é imprescindível obter o buy-in das pessoas que o usarão. Se você escolher uma solução que não agilize as tarefas e facilite as coisas, a equipe provavelmente não a usará.
Abadia Brown
"Se não for rápido e fácil (de usar) com um monte de integrações para uma boa medida, é difícil implementar e fazer com que uma equipe a use. Algo chamativo com sinos e assobios não será usado tanto quanto um equivalente com menos recursos, mas uma UI melhor", diz Abbey Brown, gerente de marketing da FM Outsource, com sede no Reino Unido. "É estranho considerar, mas colocar um novo software afundado em uma equipe depende de eles gostarem, e grande parte disso é facilidade de uso e impacto visual."
Uma interface de usuário simples (UI) e a capacidade de se integrar a outras ferramentas de agência podem fazer com que as pessoas adotem um novo software. Bruce Harpham, fundador da ProjectManagementHacks.com, recomenda procurar softwares que se integrem a programas que você já usa como Adobe para design e MS Outlook para agendamento. Uma interface de UI simples também é flexível. Se for muito difícil adicionar os campos necessários ou personalizar o software para atender aos requisitos de vários projetos, provavelmente não será tão usado. "A capacidade de definir campos personalizados importa porque projetos criativos podem ter necessidades pontuais do cliente que não mapeiam facilmente as ferramentas tradicionais", acrescenta Harpham.
2. Marcos e Tarefas
Ben Thompson
Ben Thompson, cofundador e chefe de experiência do cliente do GitPrime, passou sua carreira trabalhando em design e entende a importância de compartilhar o objetivo geral com a equipe criativa. Essas informações dão autonomia à equipe criativa para fazer o que fazem de melhor. Para manter uma equipe no caminho certo, é importante definir marcos.
"É fundamental estabelecer limites claros de tempo em todos os produtos. O trabalho criativo nunca é realmente "feito" em um sentido tradicional. Como as tarefas tendem a expandir e caber em qualquer contêiner que lhes seja dado, é benéfico dividir grandes tarefas em marcos pequenos e regulares", diz Thompson. Um software criativo de gerenciamento de projetos que permite criar subtarefas e definir marcos é altamente benéfico.
3. Colaboração e Comentários na tela
No gerenciamento tradicional de projetos existem muitas tarefas que são marcadas como feitas uma vez concluídas. O gerenciamento de projetos de agências criativas tem requisitos diferentes, já que grande parte dele usa maquetes e ilustrações. É imprescindível ter uma maneira fácil de compartilhar esses arquivos e uma opção para adicionar informações sobre o design. Um software criativo de gerenciamento de projetos que permite comentários na tela pode fazer a diferença.
Jon Lee
"É um pesadelo se tivéssemos que descrever problemas que existem dentro de um mockup em vez de apontá-lo diretamente na tela. Isso é especialmente verdade quando você está executando trabalhos criativos através de diferentes departamentos dentro da empresa - todos descrevem as ilustrações de forma diferente, então tende a haver muito mais confusão sem os comentários na tela", diz Jon Lee, diretor criativo e fundador da Rabbut.
4. Cronogramas Visuais
No final do dia, como gerente de projeto, você ainda precisa garantir que os produtos sejam entregues dentro do prazo. Como uma equipe criativa tende a ser mais visual, criar cronogramas usando gráficos de Gantt fornece uma maneira simples de a equipe ver prazos. "As equipes criativas trabalham bem sob pressão e tendem a fazer o máximo progresso à medida que um prazo se aproxima. Comprimir cronogramas em explosões curtas mantém a criatividade, o foco e a moral elevados", diz Thompson, do GitPrime.
Não há razão para você não poder usar outros métodos de gerenciamento de projetos ao trabalhar com uma equipe criativa. Os quadros Kanban e as metodologias Agile não são apenas ideais para o desenvolvimento de software; eles também podem ser ferramentas altamente úteis ao trabalhar em projetos baseados em anúncios e criativos. "Tente não se afundar nos detalhes", diz Brown, da FM Outsource. "O uso de metodologias Agile e quadros Kanban o ajudará a se mover rapidamente e entregar resultados."
5. Dados precisos
Ao criar projetos baseados em produtos, dados e pesquisas são essenciais. Procure por uma ferramenta que permita que você execute relatórios rapidamente para gerar os dados necessários para orientar ou vir à tona. Se você já tem um programa em seu arsenal que faz isso, então escolha um produto que se integre a esse software ou permita que você mantenha toda a pesquisa em um só lugar para que todos na equipe possam acessá-lo.
"Projetos criativos baseados em anúncios exigem dados e pesquisas significativos sobre o setor. A maioria dos criativos pode criar algo que parece bom, mas não se sairá bem no mercado. Um exemplo seriam os anúncios do Facebook. Independentemente da aparência de seus anúncios, se você estiver vendendo um produto ou serviço diretamente, você se verá desperdiçando dinheiro. A maioria das pessoas no Facebook quer ser ensinada em vez de pregada, e este é um exemplo clássico de por que você precisa de insights de uma perspectiva de marketing", diz Lee, da Rabbut.
O que é preciso para ser um bom gerente de projeto criativo
No centro de todo o gerenciamento de projetos está saber o problema que você está resolvendo e compartilhar essas informações com a equipe. O gerenciamento de projetos criativos não é tão diferente. Os gerentes de projeto de equipes criativas reconhecem que é importante fornecer estrutura, mas também promovem um ambiente onde podem se destacar e não estão atolados com os detalhes do dia a dia da execução de um projeto.
Depois de ter uma meta compartilhada, é mais fácil elaborar um plano para realizá-lo prontamente.
"Ao invés de dar direções passo a passo, é muito mais eficaz pintar um quadro da meta e dar autonomia a cada colaborador. Avanços criativos acontecem quando as pessoas têm a liberdade de resolver o problema de qualquer ângulo", acrescenta Thompson, do GitPrime.
Seja flexível e saiba que a criatividade leva tempo
Se você deseja promover a criatividade em seu ambiente, você precisa fornecer alguma flexibilidade para permitir que as pessoas trabalhem em seu próprio projeto. Isso não quer dizer que é tudo o que eles deveriam estar fazendo; ainda há um trabalho a ser realizado. Embora essa ideia possa estar em contradição direta com a forma como o trabalho é feito em outras unidades de negócios, pode ser altamente benéfico para uma equipe criativa. "A visão criativa vem em explosões; se você trabalha continuamente sem fazer uma pausa, é mais provável que você produza designs abaixo do ideal. Gastar de 20 a 40% do tempo em projetos pessoais realmente ajuda na inspiração e, ao mesmo tempo, permite que o criativo aumente sua habilidade", diz Lee, da Rabbut.