Modelos gratuitos de orçamento para eventos

Reunimos os modelos de orçamento de eventos mais úteis nos formatos Excel, Microsoft Word, Adobe PDF e Google Sheets.

Neste artigo, você encontrará o seguinte:

Modelo de orçamento para eventos

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Quando usar este modelo: use este modelo de orçamento de eventos para ajudá-lo a gerenciar despesas e receitas de qualquer evento. Ele pode ajudá-lo a monitorar os custos projetados versus os reais, monitorar as margens de lucro e apresentar resumos financeiros claros para equipes internas ou parceiros externos.

Características notáveis do modelo: Este modelo inclui várias categorias de despesas e receitas — como aluguel de locais, custos de viagem, despesas de relações públicas, taxas de programação de eventos e vendas de ingressos e produtos — que podem ser personalizadas para suas necessidades específicas. Ele também inclui gráficos para ajudar você a monitorar a precisão de sua previsão de orçamento comparando lucros e perdas projetados e reais.

Use o orçamento de eventos do Smartsheet para adicionar recursos de modelo que facilitam a coordenação com fornecedores e membros da equipe do evento, incluindo atribuições de tarefas, alertas automáticos e compartilhamento colaborativo.

Modelo de planejador de orçamento de eventos

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Quando usar este modelo: use este modelo de planejador de orçamento de eventos para organizar as despesas projetadas em todos os detalhes do seu evento, desde logística e marketing até serviços para hóspedes e alimentação. Obtenha uma visão abrangente dos custos potenciais durante a fase inicial de planejamento ou ao preparar uma proposta de orçamento para aprovação.

Características notáveis do modelo: Este modelo inclui seções para várias categorias de eventos, como local, programação, comunicações e patrocinadores, com itens de linha detalhados abaixo de cada um. O formato simples ajuda a garantir que nenhum custo seja negligenciado e oferece a flexibilidade de personalizar as linhas com base na escala ou no estilo do seu evento. Na parte superior, o modelo destaca o custo total projetado.

Modelo de orçamento e controle de custos de conferência

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Quando usar este modelo: use este modelo de orçamento e controle de custos de conferência para planejar e gerenciar despesas em todas as funções de um evento multifacetado, como conferências que envolvem vários departamentos, fornecedores ou faixas de programação.

Características notáveis do modelo: Este modelo abrange todas as principais categorias de despesas, como local, alimentação, decoração e programação. Eles são divididos em entradas detalhadas com campos para custos projetados, valores reais e controle de variação, para que você possa ver onde o evento está abaixo ou acima do orçamento. O modelo calcula automaticamente os subtotais, com um resumo do orçamento total na parte superior para referência rápida. O layout estruturado funciona para conferências de tamanhos e escopos variados. Ele também oferece suporte à comunicação clara com partes interessadas, fornecedores ou equipes financeiras.

Tenha acesso aos recursos de planejamento e orçamento de eventos com o modelo de orçamento de gerenciamento de eventos do Smartsheet. Projetado para conferências e outros eventos, o modelo permite priorizar e monitorar tarefas e itens de orçamento com uma planilha colaborativa e um cronograma visual.

Modelo de orçamento para eventos de arrecadação de fundos

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Quando usar este modelo: use este modelo de orçamento para planejar o orçamento do evento de arrecadação de fundos, comparar receitas e despesas estimadas e reais e obter uma visão clara do desempenho e da lucratividade da arrecadação de fundos.

Características notáveis do modelo: Ao contrário dos orçamentos gerais de eventos, este modelo enfatiza o rastreamento de renda. Inclui detalhamento de tabelas, ingressos individuais, níveis de patrocínio, doações e vendas em leilões ou mercadorias. O modelo também fornece um resumo dos lucros com comparações visuais para analisar os resultados rapidamente e ajudar você a planejar futuras campanhas.

Modelo de orçamento de evento híbrido

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Quando usar este modelo: use esse modelo de orçamento para eventos que combinam elementos virtuais e presenciais. Com vários fluxos de receita e categorias de despesas detalhadas, esse modelo é adaptável para uma variedade de eventos.

Características notáveis do modelo: O foco duplo desse modelo na logística digital e física o torna especialmente útil para equipes que equilibram formatos complexos de eventos e relatórios de partes interessadas. O modelo inclui colunas para categorias de orçamento, custos projetados, custos reais, variação e notas para ajudar a rastrear mudanças e analisar os resultados do orçamento. As seções são personalizadas para eventos híbridos e incluem itens como taxas de plataforma virtual, vales-refeição, catering no local e equipe técnica. A seção de receita rastreia os níveis de ingressos, os níveis de patrocínio e a receita do fornecedor.

Modelo de orçamento para festas

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Quando usar este modelo: Use este modelo de orçamento para festas para planejar reuniões sociais pessoais ou comerciais em ambientes pessoais ou comerciais, acompanhando as despesas e permanecendo dentro do orçamento.

Características notáveis do modelo: Este modelo categoriza as despesas e as divide em itens de linha, registrando valores e deixando espaço para comentários. Também inclui uma tabela de resumo que calcula automaticamente as porcentagens da categoria, o orçamento total, as despesas totais e a diferença restante. Um gráfico circular ilustra visualmente como os fundos são distribuídos em categorias como local, decoração, alimentação e entretenimento.

Modelo de proposta de orçamento de evento

Quando usar este modelo: use este modelo de proposta de orçamento de evento para apresentar um plano financeiro claro e estratégico para as partes interessadas ou patrocinadores do evento. Esse modelo é ideal para conferências, cúpulas ou eventos de alto investimento que exigem aprovação antecipada e justificativa completa do orçamento.

Características notáveis do modelo: Este modelo combina detalhes narrativos e numéricos, apresentando seções para objetivos do evento, justificativa e principais áreas de investimento, além de projeções detalhadas de receita e detalhamento de custos. Tabelas pré-formatadas fornecem informações sobre despesas de capital e planejamento de contingência, e o modelo também inclui um resumo visual dos custos para uma visão completa do escopo financeiro e do valor estratégico do evento.

Despesas a serem consideradas ao criar um orçamento para eventos

Se você estiver organizando uma arrecadação de fundos, uma conferência ou uma reunião social, uma análise detalhada das despesas ajuda você a gerenciar custos, evitar surpresas e manter suas metas financeiras. É importante planejar uma ampla gama de despesas que apoiem tanto a logística quanto a experiência do participante.

Categorias de despesas essenciais para planejamento de eventos

Cada evento terá requisitos orçamentários exclusivos, dependendo do tipo, tamanho e localização. Veja algumas das principais despesas que você deve ter em mente ao planejar o orçamento do seu evento:

Aluguel de local: O custo do aluguel de um espaço para eventos varia de acordo com a localização, tamanho e hora do dia. Certifique-se de confirmar o que está incluído, como mesas e cadeiras ou suporte audiovisual básico.
Alimentos e bebidas: Isso inclui serviços de catering, bebidas, lanches e, às vezes, gratificações para funcionários. Fatores como número de hóspedes, necessidades dietéticas e formato das refeições podem afetar os custos de alimentos e bebidas.
Suporte audiovisual e técnico: Seu evento pode exigir microfones, projetores, telas, serviços de transmissão ao vivo e equipe técnica. Para eventos híbridos ou virtuais, isso também pode incluir licenças de plataforma e atualizações de internet.
Decoração e sinalização: abrange flores, iluminação, cenografia, letreiros de marca e toques estéticos que aprimoram a atmosfera. Esses elementos devem estar alinhados com seu tema e sua marca.
Entretenimento e palestrantes: palestrantes, honorários de palestrantes, músicos, DJs ou outros artistas se enquadram nessa categoria. Requisitos de viagem, hospedagem e passageiro podem ser aplicados.
Marketing e promoção: as despesas podem incluir anúncios digitais, campanhas por e-mail, folhetos, produção de vídeo, design gráfico e outros elementos de marketing.

Confira nossa coleção de modelos de orçamento de marketing para ajudar a criar uma análise detalhada das despesas de marketing, além de dicas sobre como planejar um orçamento de marketing.
Pessoal: considere se você precisará de pessoal temporário, segurança, pessoal de check-in ou voluntários. Alguns locais também cobram taxas adicionais de pessoal para equipes de tecnologia ou limpeza.
Registro e gerenciamento de hóspedes: Isso inclui software de registro, crachás de identificação, materiais de check-in e suporte no local. O tratamento suave dos hóspedes melhora a experiência do participante.
Seguros e autorizações: Garantir seguros e autorizações para eventos protege você de responsabilidades e pode ser exigido pelo local. Isso pode incluir seguro geral para eventos, licenças de bebidas alcoólicas ou autorizações municipais.
Transporte e estacionamento: locais externos ou eventos de grande escala podem envolver serviços de transporte, manobrista, viagens com palestrantes ou vagas de estacionamento reservadas.
Fundo de contingência: reserve uma parte do seu orçamento total — geralmente de cinco a 10% — para custos inesperados. Isso ajuda a proteger contra mudanças ou sobrecargas de última hora.

Para obter mais ferramentas para ajudá-lo a planejar suas finanças e acompanhar despesas e receitas de diferentes tipos de projetos e negócios, consulte nossa seleção de modelos de orçamento de projetos e modelos de orçamento operacional.

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