Modelos para planejamento de eventos
Modelo para planejadores de eventos
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Este modelo de planejamento para eventos inclui áreas para listar elementos estratégicos tais como objetivos, público-alvo e mensagens, bem como detalhes logísticos como alimentação, programação e requisitos audiovisuais. Para cada tarefa, identifique quem é responsável, as ações necessárias e os prazos. Este modelo completo pode orientar seu processo de planejamento e fornecer um resumo das tarefas a serem realizadas durante um evento.
Modelo de cronograma de evento
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Criar um itinerário do evento com datas, locais, horários de início e término da programação e intervalos programados. Esta planilha smples é uma ferramenta útil para criar uma agenda de eventos organizada que pode ser compartilhada com a equipe e os participantes. Você também pode usar este modelo para um evento de um ou vários dias, ou para uma conferência com vários palestrantes que se apresentarão em várias salas.
Modelo de cronograma de marketing de eventos — Excel
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Esforços de marketing para eventos maiores podem incluir publicidade nacional, conteúdo on-line, relações públicas e pesquisa de mercado. Este modelo oferece um espaço para campanhas de marketing individuais e um cronograma para o planejamento semanal. Ao criar uma linha do tempo para cada tarefa dentro de uma campanha, você pode avaliar como as ações se sobrepõem, planejar datas significativas e ter uma representação visual do tempo necessário para cada item.
Modelo de lista de tarefas de eventos
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Use este modelo de lista de tarefas para planejar, priorizar e executar todas as tarefas necessárias para seu evento. Você pode acompanhar o progresso de cada item, escolhendo uma data de vencimento pré-determinada. O modelo inclui espaço para notas ou comentários adicionais, o que é bastante útil ao compartilhar uma lista de tarefas.
Modelo de proposta de evento — Word
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Se você é um planejador de eventos, ter uma proposta de alto nível para oferecer aos clientes potenciais pode oferecer uma vantagem contra a concorrência. Este modelo fornece uma síntese para que você possa trabalhar enquanto elabora uma proposta personalizada de gerenciamento de eventos. Você encontra seções para listar as necessidades e despesas do cliente, detalhando os serviços prestados e mais.
Modelo de contrato para planejador de eventos
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Um contrato para planejador de eventos deve delinear claramente as expectativas do cliente, as responsabilidades do planejador de eventos, os termos do acordo e detalhes pertinentes do projeto. Você também pode incluir um contrato com sua proposta de evento. Para isso, use este modelo como base para criar seu próprio contrato para planejador de eventos, listando serviços, termos e outros detalhes comerciais importantes. Dependendo do escopo do evento e dos serviços de gerenciamento que você estiver prestando, você pode manter o conteúdo do contrato resumido ou expandir o modelo para incluir mais detalhes.
Modelo de Lista de tarefas para casamento — Excel
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Planejadores profissionais de casamentos e os noivos podem se beneficiar de um modelo de lista de tarefas de eventos. O planejamento de casamentos envolve muitos detalhes, da decoração até a alimentação e fotografia, de modo que uma simples lista de tarefas pode facilitar o planejamento e ajudar a identificar despesas e garantir que nada importante seja esquecido. Obtenha mais dicas de planejamento de casamento dos profissionais e descubra mais modelos úteis lendo Dicas de especialistas sobre como criar uma linha do tempo para casamentos.
Formulário de avaliação de eventos
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Uma avaliação após conferência pode fornecer dados críticos sobre quais elementos de seu evento foram bem-sucedidos e ajudar a identificar áreas a serem aprimoradas. Você pode utilizar esta avaliação para qualquer tipo de evento, e pode personalizá-la para membros da equipe interna ou participantes. Após determinar as informações que você quer coletar, incluindo quais aspectos do evento ou do processo de planejamento você quer avaliar, basta personalizar o formulário de acordo com suas necessidades.
Modelo de calendário de eventos
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Este modelo fornece um formato de calendário com uma coluna adjacente para listar eventos. O calendário exibe os 12 meses do ano em uma única planilha Excel, facilitando a leitura dos meses, o planejamento antecipado e a rápida visualização dos eventos listados na coluna correspondente. Cada mês também é codificado por cores com tonalidades alternadas para facilitar a visualização.
Modelos de orçamento para eventos
Modelo de orçamento para conferências — Excel
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O orçamento é uma importante ferramenta de gerenciamento de conferências que os planejadores utilizam para identificar despesas e necessidades de recursos, para informar as decisões do evento e para apoiar um plano geral. Use este modelo para estimar custos projetados e acompanhar as despesas reais. Comparar suas projeções com os custos reais pode ajudar a criar estimativas mais precisas para conferências futuras.
Modelo de orçamento para eventos — Excel
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Este modelo de orçamento para eventos detalha as despesas em um formato de planilha e também representa os dados como gráficos. Você pode usar este formato para identificar rapidamente quais custos estão usando a maior porcentagem do orçamento. Por exemplo, você pode descobrir que certos custos, como a programação do evento, serviços de alimentação, publicidade e aluguel de locais são as maiores despesas. O modelo inclui uma seção para comentários onde você pode anotar observações de brainstorming ou compartilhar mensagens com sua equipe de eventos.
Modelo de orçamento para festas — Excel
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Organize o planejamento de sua festa e acompanhe seu orçamento com este modelo. Ele inclui um resumo das despesas e custos totais, além de um gráfico de setores que divide os custos em categorias e detalha as despesas para cada uma delas. As células são preenchidas automativamente com custos comuns, como aluguel de equipamentos ou serviços de segurança e limpeza. No entanto, você pode editar facilmente os campos para atender às suas necessidades.
Modelo de orçamento para casamentos — Excel
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Este planejador de orçamento divide os custos do casamento em categorias que incluem vestuário, decorações, recepção e fotografia. No modelo, estas categorias são divididas em listas mais detalhadas de despesas, permitindo que você contabilize itens grandes ou pequenos, determine quais categorias são mais caras e garanta que o casamento permaneça dentro do orçamento.
Modelos de local e fornecedores de eventos
Modelo de cadastro de fornecedores de alimentação
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Se você estiver planejando uma conferência ou um evento com fornecedores de alimentos, este modelo pode ajudar a agilizar o processo de cadastro. Reúna informações sobre cada fornecedor, incluindo dados de contato, bens ou serviços que eles oferecem e autorizações. Você também pode acrescentar regras e regulamentos com os quais os fornecedores devem concordar para poder participar do evento.
Lista de tarefas do local do evento
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Use este modelo de lista de tarefas para inspecionar locais e decidir se atendem aos requisitos para seu evento. Os itens a serem verificados incluem valores, capacidade do local, estacionamento, opções de equipamento audiovisual e muito mais. Uma lista de tarefas pode ajudar você a identificar possíveis problemas e oferece uma rápida comparação entre as opções de local para o evento.
Lista de tarefas de fornecedores de bufê
Baixe a lista de verificação de fornecedores de alimentação
Este modelo de lista de verificação de alimentação oferece uma maneira fácil de entrevistar fornecedores desse tipo de serviço. Os custos com alimentação podem aumentar rapidamente, por isso é importante solicitar estimativas detalhadas para um orçamento preciso. Embora alguns locais possam incluir alimentação entre seus serviços, você ainda precisará os detalhes do evento e se certificar de que compreendeu as políticas dos fornecedores.
Lista de tarefas de palestrantes do evento
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Organize todas as informações sobre seus palestrantes ou atração do evento, incluindo requisitos audiovisuais e outros equipamentos para apresentações ou shows. A seleção dos palestrantes é parte essencial da gestão de um evento. Por isso é importante garantir que cada apresentação seja bem sucedida. O planejamento antecipado pode incluir a organização do transporte, a coleta das biografias dos palestrantes e a localização e garantia de obtenção do equipamento necessário.
Modelo de lista de fornecedores para casamentos
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Planejadores de casamentos podem usar este modelo para acompanhar todos os fornecedores com os quais planejam trabalhar ou com quem estão orçando o evento. Há seções para incluir informações de contato, status do contrato, custos e serviços prestados. Você também pode incluir uma pontuação baseada em sua experiência de trabalho com um fornecedor, avaliações profissionais ou comparação com seus concorrentes.
Modelos de inscrição e presença
Modelo de planilha de cadastro para eventos
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Se estiver recrutando voluntários para um evento, você pode encontrar uma folha de cadastro para impressão, essencial para coletar informações. Basta colocar este modelo no evento para rapidamente coletar nomes, dados de contato e outras informações necessárias (como afiliação ao evento) ou adicionar um espaço onde os voluntários possam se cadastrar para tarefas específicas. Basta ajustar os nomes das colunas para incluir as informações que você está procurando.
Modelo de cadastro para conferências
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Para garantir a presença de todos os participantes em uma conferência ou evento de treinamento, peça para assinarem esta planilha. Na parte superior do modelo há espaço para os dados da conferência para que a planilha possa ser facilmente rastreada e arquivada. Você pode modificar este formulário básico e o usar para coletar dados de participação em qualquer tipo de evento.
Modelo de planilha de cadastro para festas
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Se você estiver planejando uma festa corporativa ou uma saída para formar uma equipe, uma planilha de cadastro pode dar uma ideia de quantas pessoas participarão. Este modelo inclui colunas para configuração e limpeza para que os voluntários possam planejar com antecedência estas tarefas.
O que incluir em um planejamento estratégico de eventos
O processo de planejamento pode começar com uma sessão de brainstorming enquanto você considera o propósito de seu evento, o que espera realizar e que recursos estão disponíveis. Lembre que, embora seja importante considerar todos os pontos e não negligenciar detalhes importantes, a concisão é importante. Ser conciso (talvez até mesmo limitando seu planejamento de evento a uma página) pode incentivar a clareza e fazer com que a probabilidade de segui-lo seja maior. Manter um planejamento curto pode ser especialmente útil se você estiver criando um modelo de evento que outros membros de sua organização usarão para organizar eventos futuros. Ter um protocolo claro a ser seguido facilita a manutenção dos padrões e exigências à medida que os membros da equipe e os detalhes do evento variam.
Ao pensar em como elaborar um evento que atenda seus objetivos, veja alguns itens que você deve considerar e incluir em seu planejamento:
- Objetivo do evento: além dos detalhes essenciais do evento, como data, horário, local e outras logísticas, é importante saber o que você espera alcançar. Você quer atingir um objetivo específico, como arrecadação de fundos ou educação? Você pode desejar que seu evento atinja vários objetivos, como lançar um produto, aumentar o conhecimento da marca e impulsionar as vendas. Ter em mente o propósito do evento pode ajudar você a desenvolver uma estratégia eficaz para atingir esses objetivos.
- Público-alvo: identificar seu público-alvo e necessidades pode orientar seus esforços de marketing, assim como o planejamento de seu evento. Como você vai atender às necessidades deles? Como seu evento se destacará em relação à concorrência?
- Benefícios e valor do evento: depois de determinar do que seu público precisa, é possível identificar os palestrantes, atrações, atividades e mensagens que serão mais eficazes. O seu evento oferece uma proposta de valor única que os participantes potenciais não vão querer perder?
- Marketing e métricas de eventos: descreva todos os canais de marketing que você utilizará para promover seu evento e crie um cronograma para cada etapa de marketing. Além das métricas para rastrear a eficácia de suas campanhas, identifique outros indicadores chave que você usará para avaliar o evento como um todo.
- Orçamento: considere os custos e as receitas enquanto planeja seu evento.
Após a conclusão do evento, o objetivo da gestão de eventos é coletar e avaliar as principais métricas. Se você mede a venda de ingressos e a presença, solicita feedback dos participantes ou realiza uma análise de desempenho de todo o planejamento e processo do evento, realizar uma avaliação pode ajudar a entender o que foi bem sucedido e o que precisa ser melhorado. Essa informação é um dado crítico que você pode utilizar para informar decisões sobre eventos futuros.
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