Modelo para planejadores de eventos
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Quando usar este modelo: Use este modelo de planejador de eventos para mapear toda a estratégia do seu evento, do início ao fim. É ideal quando você precisa de um local centralizado para coordenar o orçamento, os fornecedores, os prazos e as funções da equipe.
Recursos notáveis do modelo: Este modelo inclui seções estruturadas para uma visão geral do evento, cronograma de planejamento, resumo do orçamento, detalhes do fornecedor e contatos principais. Preencha-o e entregue-o às partes interessadas para manter todos alinhados.
Para obter ainda mais funcionalidade - como a capacidade de anexar documentos importantes e garantias ao plano e atribuir e automatizar tarefas - experimente este modelo de planejamento de eventos no Smartsheet.
Modelo de cronograma de evento
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Quando usar este modelo: Este modelo de programação de evento ajuda os usuários a criar um resumo claro, hora a hora, das atividades, palestrantes ou sessões. Funciona melhor para eventos que exigem tempo preciso e coordenação rigorosa da equipe.
Recursos notáveis do modelo: Esse modelo inclui colunas para hora, atividade, local, lead atribuído e notas adicionais. Ele permite que os planejadores gerenciem cronogramas detalhados, garantindo que todos conheçam suas funções.
Use este modelo de programação de eventos no Smartsheet para planejar atividades em vários locais, adicionar contatos e notas e visualizar eventos em formato de calendário.
Modelo de orçamento para eventos
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Quando usar este modelo: Faça uma estimativa e controle todas as despesas com este modelo de orçamento para eventos. É especialmente útil para planejadores que gerenciam orçamentos limitados ou precisam de relatórios financeiros pós-evento.
Recursos notáveis do modelo: Esse modelo inclui colunas para categoria, custo estimado, custo real, variação e notas, além de cálculos automáticos para o orçamento de seu evento. Ele também oferece uma visualização comparativa lado a lado que destaca os excedentes e as economias.
Modelo de lista de verificação de eventos
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Quando usar este modelo: Este modelo é perfeito para manter o controle de todas as tarefas de planejamento, desde a divulgação inicial até a conclusão do evento. É especialmente útil durante as orientações finais e a coordenação do dia.
Recursos notáveis do modelo: Esse modelo inclui duas colunas: uma para itens a serem revisados ou confirmados e outra para comentários. O layout simples incentiva as atualizações e a responsabilidade em tempo real.
Modelo de linha do tempo do evento
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Quando usar este modelo: Use este modelo de cronograma de evento para mapear marcos e prazos críticos nas fases de planejamento. É ideal para o planejamento de longo prazo e para garantir que as entregas permaneçam no caminho certo.
Recursos notáveis do modelo: Esse modelo inclui linhas de cronograma com campos para datas, tarefas ou marcos, proprietários e status. O formato organizado facilita o controle das dependências e do progresso.
Consulte estes modelos de cronograma de eventos para encontrar mais recursos para planejamento e programação de eventos.
Modelo de roteiro de evento
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Quando usar este modelo: Use este modelo de itinerário de evento para orientar os participantes, a equipe ou os palestrantes sobre a programação do dia. É um ótimo recurso para eventos com segmentos de tempo apertado ou vários locais.
Recursos notáveis do modelo: Esse modelo inclui campos para hora, atividade, local, orador ou líder e notas. Isso garante que todos saibam onde devem estar e quando, e inclui espaço para instruções especiais.
Modelo de rastreamento de registro de eventos
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Quando usar este modelo: Este modelo de acompanhamento de inscrições é ideal quando você precisa registrar participantes, tipos de ingressos e pagamentos em um só lugar. É especialmente útil para gerenciar listas de convidados e check-ins.
Recursos notáveis do modelo: Esse modelo inclui colunas para ID de registro, nome do participante, e-mail, telefone, tipo de ingresso, valor pago e solicitações especiais. Ele facilita a classificação, o filtro e o acompanhamento dos registrantes.
Modelo de gerenciamento de fornecedores
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Quando usar este modelo: Criado para eventos com vários fornecedores, contratos ou logística no dia do evento, esse modelo ajuda os usuários a coordenar os detalhes de cada fornecedor que presta serviços para um evento.
Recursos notáveis do modelo: Esse modelo inclui seções para informações de contato do fornecedor, categoria de serviço, contrato e termos de pagamento, detalhes de seguro e notas de desempenho. Preencha todas as seções à medida que avança, e você nunca mais terá que se esforçar para encontrar os detalhes do fornecedor.
Explore esses recursos gratuitos de gerenciamento de eventos para encontrar ferramentas adicionais de apoio ao orçamento, à programação, ao registro e à coordenação de fornecedores.
Modelo de plano de pessoal para eventos
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Quando usar esse modelo: Escolha este modelo ao atribuir e acompanhar as funções da equipe ou dos voluntários na programação do evento. É ideal para eventos com turnos escalonados, várias zonas ou cobertura rotativa.
Recursos notáveis do modelo: Este modelo inclui campos para a função do membro da equipe, nome, departamento, data do turno, horário de início e término, supervisor e notas. Ele oferece aos planejadores uma visão completa de quem está onde - e quando.
Para obter orientação passo a passo e mais modelos do Smartsheet, explore estas dicas de especialistas sobre gerenciamento de projetos de eventos.
Modelo de gerenciamento de riscos de eventos
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Quando usar este modelo: Este modelo de gerenciamento de riscos ajuda a identificar e planejar os possíveis problemas que podem afetar o evento. É excelente para eventos de alto risco, como grandes conferências, ou locais com requisitos especiais, como locais históricos ou campi com várias salas.
Recursos notáveis do modelo: Esse modelo inclui campos para ID do risco, categoria, probabilidade, impacto, estratégia de mitigação e proprietário. O formato facilita a sinalização e o rastreamento dos riscos antes que eles se tornem problemas reais.
Modelo de plano de comunicação de evento
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Quando usar este modelo: Use este modelo para descrever quem precisa de quais informações, quando elas precisam e como elas devem ser fornecidas. É perfeito para coordenar atualizações entre equipes, fornecedores e participantes.
Recursos notáveis do modelo: Esse modelo inclui campos para público-alvo ou parte interessada, objetivo da mensagem, método de entrega, pessoa responsável, data de envio e status. Isso ajuda a evitar atualizações perdidas ou falhas de comunicação durante eventos de ritmo acelerado.
Modelo de avaliação de evento
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Quando usar este modelo: Use este modelo após o evento para obter feedback, avaliar os resultados e identificar as áreas que podem ser melhoradas. É útil para relatórios internos ou relatórios de clientes.
Recursos notáveis do modelo: Esse modelo inclui seções para critérios de avaliação, classificações em uma escala de um a cinco, comentários, feedback da equipe e próximas etapas. Ele lhe oferece uma maneira clara e estruturada de refletir e refinar para o seu próximo evento.
Modelo de orçamento de casamento
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Quando usar este modelo: Criado para o planejamento de casamentos, este modelo controla todos os custos, desde os vestidos até a decoração. É ideal para casais, planejadores ou famílias que desejam visibilidade financeira total.
Recursos notáveis do modelo: Esse modelo inclui seções categorizadas, como Vestuário, Local, Catering, Presentes e Fotografia, com campos para custo estimado, custo real e observações. Ele também oferece controle total do orçamento e espaço para itens de linha personalizados.
Modelo de lista de verificação do fornecedor de serviços de bufê
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Quando usar este modelo: Use este modelo para examinar, coordenar e confirmar todos os detalhes com seu fornecedor de serviços de bufê. É especialmente útil para eventos com serviço de refeição no local ou requisitos alimentares complexos.
Recursos notáveis do modelo: Este modelo inclui campos para informações do fornecedor, detalhes do evento, número de convidados, necessidades dietéticas, termos de depósito e cancelamento, programação de serviços e contato no dia do evento. Ele garante que toda a logística do bufê seja claramente documentada e fácil de coordenar.
Modelo de lista de verificação do local do evento
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Quando usar este modelo: Use esta lista de verificação do local do evento para avaliar possíveis locais ou confirmar detalhes importantes com um local reservado. É essencial para os planejadores que gerenciam a logística, como acesso, layout, estacionamento e conformidade.
Recursos notáveis do modelo: Este modelo inclui uma lista de verificação longa com itens a serem revisados ou confirmados, juntamente com uma coluna de comentários para anotações ou atualizações. Ele abrange tudo, desde capacidade e estacionamento até sinalização, acessibilidade e planos de emergência.
O que incluir em um planejamento estratégico de eventos
Um plano estratégico de evento deve incluir o objetivo do evento, o público-alvo, o valor exclusivo, o orçamento, a estratégia de marketing e as métricas de sucesso. Defina o que você espera alcançar e para quem é o evento. Adapte sua programação a esse público, destaque o que torna o evento valioso e descreva como você o promoverá.
O processo de planejamento pode começar com uma sessão de brainstorming em que se considera o objetivo do evento, o que se espera alcançar e quais recursos estão disponíveis. Encontre algumas dicas para realizar essa sessão nesta visão geral das técnicas de brainstorming.
Aqui estão alguns detalhes que devem ser incluídos em seu plano:
- Objetivo do evento: Além dos principais detalhes do evento, como datas, horários, local e logística, é essencial definir o objetivo do evento. Seu objetivo é arrecadar fundos, educar os participantes, lançar um produto, aumentar o conhecimento da marca ou impulsionar as vendas? Esclarecer suas metas desde o início ajuda a moldar uma estratégia clara e garante que seu planejamento esteja alinhado com resultados mensuráveis.
- Público-alvo: Conhecer o seu público-alvo e entender as necessidades dele informará tanto o seu planejamento quanto os esforços promocionais. Pense em como seu evento pode resolver os problemas deles ou proporcionar uma experiência diferenciada em relação aos concorrentes.
- Benefícios e valor do evento: Depois de identificar seu público, adapte a programação - palestrantes, atividades, entretenimento e mensagens - para atender aos interesses dele. Destaque a proposta de valor exclusiva de seu evento para garantir que os participantes em potencial vejam por que vale a pena gastar seu tempo e dinheiro.
- Marketing de eventos e métricas: Mapeie sua estratégia de marketing identificando os canais - como mídia social, e-mail, parcerias ou anúncios pagos - e alinhando cada um deles com um cronograma. Defina KPIs claros para avaliar o sucesso de suas campanhas e acompanhar o desempenho geral do evento.
- Orçamento: Crie um orçamento abrangente para o evento que equilibre as despesas previstas e a receita projetada. Não se esqueça de incluir itens de linha para custos fixos e variáveis, bem como fundos de contingência.
Após a conclusão de um evento, um dos principais objetivos do gerenciamento de eventos é coletar e analisar os dados de desempenho. O acompanhamento de métricas, como vendas de ingressos, participação, feedback dos participantes e execução geral, ajuda a avaliar o que funcionou e o que não funcionou. Esses insights são essenciais para melhorar eventos futuros e tomar decisões de planejamento orientadas por dados.
Aumente o sucesso do evento com o planejamento em tempo real no Smartsheet
Capacite seu pessoal para ir além com uma plataforma flexível desenvolvida para atender às necessidades da sua equipe e se adaptar conforme essas necessidades mudam. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período de tempo. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.