O que é gestão do conhecimento?
A gestão do conhecimento (GC) é o processo usado para lidar e supervisionar todo o conhecimento que existe dentro de uma empresa. Ele depende de uma compreensão do conhecimento, que consiste em habilidades discretas ou intangíveis que uma pessoa possui.
O campo da gestão do conhecimento identifica dois tipos principais de conhecimento. Conhecimentos explícitos são conhecimentos ou habilidades que podem ser facilmente articulados e compreendidos e, portanto, facilmente transferidos para outras pessoas (isso também é chamado de conhecimento formal ou codificado ). Qualquer coisa que possa ser escrita em um manual, como instruções, equações matemáticas etc., qualifica-se como conhecimento explícito. O conhecimento tácito, por outro lado, é o conhecimento difícil de articular, empacotar e transferir para outros. Geralmente, são conjuntos de habilidades intuitivas difíceis de serem ensinadas, como linguagem corporal, senso estético ou pensamento inovador. (Um terceiro tipo de conhecimento é o conhecimento implícito, que são informações que ainda não foram codificadas ou transferidas, mas que seriam possíveis de serem ensinadas. O conhecimento implícito é diferente do conhecimento tácito, que dificilmente pode ser codificado. Neste artigo, no entanto, discutiremos principalmente os conhecimentos explícito e tácito.)
Você pode detalhar ainda mais esses tipos de conhecimento em quatro categorias:
- Conhecimento factual são dados mensuráveis, observáveis e verificáveis.
- Conhecimento conceitual se relaciona com perspectivas e sistemas.
- Conhecimento expectante é o conhecimento enraizado em expectativas, hipóteses ou julgamentos.
- Conhecimento metodológico trata da tomada de decisões e da resolução de problemas.
A gestão do conhecimento permite o aprendizado organizacional, um conceito em que as empresas investem não apenas na produção confiável e especializada de um produto ou serviço, mas no conhecimento que está por trás desses processos de produção. Empresas dedicadas ao aprendizado organizacional estão interessadas em manter e construir conhecimentos internos a nível organizacional, não apenas ajudando os indivíduos a acumular habilidades especiais, mas garantindo que esse conhecimento esteja disponível e disperso em toda a força de trabalho.
Como afirma um artigo do Instituto de Tecnologia de Massachusetts (MIT), o objetivo central da gestão do conhecimento é conectar "nós de conhecimento", aqueles com conhecimento e aqueles que procuram conhecimento, para, em última instância, aumentar o conhecimento dentro de uma organização. Dentro desse objetivo, os autores identificam quatro objetivos da GC: capturar conhecimentos, aumentar o acesso ao conhecimento, melhorar o ambiente do conhecimento e gerenciar o conhecimento como um ativo.
Em última análise, a gestão do conhecimento é um sistema integrado de acumulação, armazenamento e compartilhamento de conhecimentos dentro de uma equipe ou organização. A GC consiste em vários componentes, bem como em estratégias para implementá-lo com sucesso; nos aprofundaremos nelas mais adiante neste artigo.
Quem usa a gestão do conhecimento?
A gestão do conhecimento pode ser implementada em toda a empresa em vários setores. No entanto, a forma de implementação da GC pode mudar dependendo de fatores como o setor e o tamanho da empresa.
A GC costuma ser usada de maneira diferente para organizações pequenas e grandes. Empresas pequenas (e/ou novas) devem obter uma vantagem competitiva no mercado desde cedo e, portanto, beneficiar-se da GC codificando e armazenando conhecimentos internos desde o início. Grandes organizações, mesmo aquelas com força inabalável em seu mercado, usam a GC para agir rapidamente na era digital, onde os negócios mudam constantemente e muitas vezes sem aviso. Sem um sistema confiável para armazenar conhecimentos existentes e acumular novos conhecimentos, seria difícil reagir a essas mudanças de mercado. No entanto, tanto as grandes quanto as pequenas empresas podem se beneficiar da GC porque ela trata o conhecimento de cada indivíduo como um ativo, para que os funcionários se sintam respeitados por suas habilidades no local de trabalho.
Aqueles que procuram implementar o gerenciamento de conhecimento em um departamento específico também pode adequar a prática a subcampos. Além da GC empresarial, a gestão do conhecimento é mais comumente implementada em sistemas de TI/informação e ciência, gerenciamento organizacional, administração de negócios, gestão de recursos humanos, gerenciamento de conteúdo ou para uso pessoal.
História da gestão do conhecimento
Os esforços para gerenciar formalmente o conhecimento estiveram em vigor durante a maior parte dos últimos 50 anos. No final do século XX, no entanto, com a evolução dos computadores, as organizações começaram a implementar sistemas de armazenamento mais confiáveis. Na década de 1990, o provedor sueco de serviços financeiros Skandia criou o primeiro cargo de Diretor de Conhecimento (CKO), o que abriu o caminho para outras empresas tratarem a gestão do conhecimento como parte integrante de sua estrutura.
Na verdade, vários acadêmicos formalizaram o tema, e a gestão do conhecimento é agora considerada uma disciplina científica. Em meados da década de 1990, Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi publicaram a primeira pesquisa acadêmica sobre gerenciamento de conhecimento e cunharam o modelo SECI (socialização, externalização, combinação, internalização) como um caminho de transferência de conhecimento. Desde então, Nonaka e Takeuchi estudaram vários outros aspectos do conhecimento dentro de uma empresa, assim como outros acadêmicos. O ciclo de vida da gestão do conhecimento, que detalha como armazenar e disseminar conhecimentos em toda uma organização, também foi estabelecido por acadêmicos de negócios nos anos 1990 e início dos anos 2000. Os quatro modelos mais populares são Wiig (1993), Zack (1996), Bukowitz e Williams (2000) e McElroy (2003).
Em geral, a gestão do conhecimento evoluiu de uma tendência solta de acumular, armazenar e ensinar (e, portanto, aumentar) conhecimento dentro de uma equipe ou organização para um método priorizado de construção de uma força de trabalho experiente; tudo com o objetivo de obter uma vantagem competitiva. Como discutiremos mais tarde, existem várias teorias de como armazenar melhor o conhecimento e estimular a transferência de conhecimento dentro de uma organização. Os céticos dizem que a gestão do conhecimento atual é simplesmente uma “moda passageira”, enquanto outros argumentam que seus princípios vieram para ficar: suas estratégias, métodos e sistemas de implementação simplesmente continuarão a evoluir junto com a tecnologia e os negócios.
Qual é o principal benefício da gestão do conhecimento?
Embora isso possa não parecer diretamente relacionado às estratégias de gerenciamento de conhecimento, o principal objetivo é aumentar a eficiência da empresa para melhorar a tomada de decisões nos negócios. A ideia é que a criação de experiência em sua organização (e sua dispersão entre os funcionários) o capacite a tomar decisões mais informadas, mais rápidas e, em última instância, mais lucrativas.
Claro, há vários benefícios secundários. A GC bem-sucedida permitirá que você:
- aumente a colaboração e a geração de ideias;
- otimize uma cultura de compartilhamento de conhecimento;
- proteja o capital intelectual;
- trate o capital humano como um ativo (o que faz com que os funcionários se sintam respeitados por seus conhecimentos);
- capture e armazene conhecimentos para a futura força de trabalho.
Controle: não saber onde suas informações estão é o primeiro passo para perdê-las.
Segurança: "você tem que manter a isca no balde, não no lago".
Acesso: quando você precisar de suas informações, vai obtê-las mais rapidamente.
Responsabilidade: ao concentrar tudo em um lugar só, você fornece uma melhor proteção para suas informações.
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Quais são os desafios da gestão do conhecimento?
Existem muitos desafios que as empresas enfrentam ao implementar a gestão do conhecimento. Abaixo apresentamos uma lista com alguns dos mais comuns:
- Criar uma cultura de flexibilidade e colaboração: este é um dos desafios mais significativos e duradouros da GC. As empresas já lutam para implementar novas políticas, porque as pessoas tendem a resistir às mudanças naturalmente. No entanto, a GC pode ser especialmente difícil porque os funcionários podem querer proteger suas habilidades e conhecimentos, ou relutar em aprender com seus pares.
- Segurança: você tem que projetar um sistema de transferência de conhecimento que facilite o acesso das pessoas apropriadas às informações, ao mesmo tempo em que protege informações confidenciais ou privadas de pessoas de fora.
- Medir conhecimentos: pode ser difícil definir métricas para medir o conhecimento dentro de sua organização, especialmente para conhecimentos tácitos que não podem ser facilmente quantificados. Para superar isso, alguns especialistas recomendam focar no propósito do conhecimento, em vez dos esforços ou resultados (que muitas vezes também não são quantificáveis).
- Identificar um especialista: nem sempre haverá um único "guardião" de todos os tipos de conhecimento, mas você ainda terá que identificar quem dentro da empresa possui determinado conhecimento e usá-lo como o nível básico de conhecimento a partir do qual você deseja construir. Este processo é difícil taticamente, mas também pode ser delicado entre os funcionários que podem se sentir competitivos em relação aos seus níveis de habilidade.
- Armazenamento e gerenciamento de documentos: embora nem todo o conhecimento faça parte da documentação direta, ele terá que ser armazenado e organizado de alguma forma. O gerenciamento de documentos é um desafio para muitas empresas, mas a organização é um aspecto vital da GC, caso contrário, será impossível localizar e usar o conhecimento que você armazenou. Considere usar um sistema dedicado de gerenciamento de documentos para manter tudo organizado.
- Divulgação de conhecimentos em toda uma organização: você precisará criar um processo em que, depois de armazenar o conhecimento, outros membros da equipe possam acessá-lo. Isso é complicado tanto teoricamente quanto taticamente, por isso muitas organizações optam por um sistema de software projetado especificamente para este fim. Vamos dar uma olhada mais de aprofundada nos sistemas de GC mais tarde.
- Melhoria contínua: como a maioria das estratégias orientadas a processos, você deve melhorar continuamente o sistema de gerenciamento de conhecimento que você implementa. Faça revisões periódicas ou, se possível, dedique recursos para otimizar continuamente seu processo.
- Determinar onde a GC será alojada: se a GC serve toda a sua organização, decida qual departamento será o "proprietário" da estratégias. As empresas geralmente alojam a GC em RH ou TI. Lembre-se, este departamento não é apenas responsável por gerenciar efetivamente o conhecimento em si, mas também por manter a comunidade de compartilhamento de conhecimento e aprendizagem organizacional.
Como funciona a gestão do conhecimento? Componentes e estratégias básicas
Como discutimos, a teoria por trás da gestão do conhecimento é que, para tomar as melhores decisões de negócios, a força de trabalho deve ser o mais instruída e habilidosa possível. Uma maneira de garantir uma força de trabalho instruída e aprendendo continuamente é estimular o aprendizado organizacional, o que as empresas podem fazer implementando a gestão do conhecimento Essa prática garante não apenas que o conhecimento existente (nas formas explícita e tácita) seja codificado e armazenado, mas que possa ser distribuído entre outros funcionários para que as pessoas possam continuar acumulando habilidades. Outro benefício é que a GC distribui uniformemente conhecimentos para que ninguém contribua em silos.
Como Nonaka e Takeuchi afirmaram pela primeira vez em seus trabalhos acadêmicos seminais, existem três maneiras principais de abordagem da gestão do conhecimento:
- Centrada nas pessoas: centrada em pessoas, relacionamentos e em como as pessoas formam comunidades de aprendizagem e outras formas informais de compartilhamento de conhecimento. Essa ideia também é conhecida como teoria ecológica da GC.
- Centrada na tecnologia: focada na tecnologia que facilita o armazenamento e transferência de conhecimento, tem como objetivo criar sistemas de tecnologia que incentivem o compartilhamento de conhecimento.
- Centrada no processo: interessada em como a estrutura organizacional e os processos acomodam e incentivam o compartilhamento de conhecimentos e o aprendizado organizacional. Esse conceito inclui os processos de produção, a hierarquia organizacional e a estrutura cultural.
A abordagem adotada dependerá de como sua empresa funciona atualmente. Estrutura organizacional, política, estilo de gerenciamento e processos existentes criam parâmetros em torno de qual tipo de implementação de GC é viável. Independentemente da abordagem escolhida, no entanto, a implementação da GC inevitavelmente afetará o pessoal, a tecnologia e os processos da sua organização. Portanto, é melhor ter os três em mente ao implementar uma estratégia de gerenciamento de conhecimento.
Abordagens teóricas à parte, existem algumas formas táticas comuns de lidar com o conhecimento. As estratégias comuns incluem:
- Armazenamento de conhecimentos x compartilhamento de conhecimento: armazenar conhecimentos envolve acumular, codificar e manter conhecimentos em um sistema de armazenamento confiável. Esse é um bom primeiro passo, mas a gestão do conhecimento bem-sucedido também requer um sistema para dispersar o conhecimento armazenado.
- Codificação x personalização: a diferença entre essas estratégias é semelhante ao exemplo anterior. Codificação é qualquer atividade em que você esteja coletando conhecimentos (criando e mantendo bancos de dados, arquitetura de conteúdo, treinamento para apoiar sistemas de armazenamento de software) e criando consciência desses sistemas de coleta. A personalização conecta as pessoas a esse conhecimento codificado formando comunidades de aprendizagem, promovendo discussões ativas e transferência de conhecimento e facilitando a interação em grupo.
- Empurrar x puxar: representam duas estratégias opostas. Em uma estratégia de empurrar, os indivíduos codificam ativamente seus conhecimentos para torná-lo disponível para outros. Em uma estratégia de puxar, os membros da equipe procuram especialistas para solicitar o compartilhamento de conhecimentos, para que você só transfira conhecimentos conforme necessário.
- Modelo SECI: é o modelo de transferência de conhecimento e estratégia proposto pela primeira vez por Nonaka e Takeuchi em 1996, e considerado o pilar da teoria da gestão do conhecimento. Ele descreve os quatro tipos diferentes de transferência de conhecimento:
- Socialização: de conhecimento tácito a tácito, onde o conhecimento é transferido intuitivamente através da observação, orientação e prática.
- Externalização: de conhecimento tácito a explícito, o que codifica conhecimentos intuitivos e intangíveis a fim de serem ensinados. Esse é tipo de transferência de conhecimento mais difícil porque é extremamente difícil detalhar o conhecimento tácito em diretrizes digestíveis.
- Combinação: de conhecimento explícito a explícito, onde o conhecimento codificado é transferido ou combinado com outros conhecimentos codificados. Esse é o tipo de transferência de conhecimento mais simples.
- Internalização: de conhecimento explícito a tácito, onde uma organização segue e pratica o conhecimento codificado para que se torne intuitivo.
A mineração de dados é um processo de descoberta de padrões de dados baseados em algoritmos, e é outro elemento comum de programas sofisticados de gerenciamento de conhecimento. A mineração de dados pode ajudar a identificar padrões e extrair dados, já que codificar todo o seu conhecimento interno resultará em uma enorme biblioteca de conhecimento. Ela ainda usa métodos qualitativos de análise de dados, mas os programas automatizados provavelmente se basearão no trabalho algorítmico.
O ciclo de vida da gestão do conhecimento
Como discutimos, o processo de gestão do conhecimento segue etapas gerais. Hoje, essa progressão foi formalizada por vários acadêmicos, juntamente com a forma como o conhecimento deve ser armazenado e disseminado por toda uma organização. Isso inclui os processos, as ferramentas e as tecnologias que compõem o ciclo de vida da gestão do conhecimento.
Embora cada ciclo de vida seja diferente em etapas específicas, este infográfico mostra as etapas básicas.
Existem várias teorias semiconcorrentes do ciclo de vida da gestão do conhecimento. No entanto, apesar das diferenças teóricas e sintáticas sutis, os quatro principais seguem um padrão semelhante. Estes são os quatro principais modelos de ciclo de vida de GC:
- Modelo Wiig (1993): esse modelo se baseia no princípio de que, para que as informações sejam úteis, elas devem ser organizadas. Portanto, está principalmente centrado em organizar todos os dados depois de codificados, mas também descreve como o conhecimento é construído, armazenado, agrupado (com outros conhecimentos armazenados) e, em seguida, estendido para a organização. As fases do modelo Wiig são criação, fornecimento, compilação, transformação e aplicação.
- Modelo Zack (1996): embora as fases aqui sejam semelhantes ao modelo Wiig, o modelo de Zack prioriza um processo lógico e padronizado ao avançar para cada novo estágio. As fases do modelo Zack são aquisição, refinamento, armazenamento/recuperação, distribuição e apresentação.
- Modelo Bukowitz e William (2000): se baseia nos dois anteriores expandindo a definição de armazenamento de conhecimento para incluir a infraestrutura que apoia essa comunidade de aprendizagem (como comunicação, hierarquia e relacionamentos de trabalho). Bukowitz e William também enfatizam a necessidade de não apenas manter seu repositório de conhecimento, mas também construí-lo ao longo do tempo. As fases aqui são: obter, usar, aprender, contribuir e avaliar.
- Modelo McElroy (2003): com base no foco do processo do modelo Bukowitz e William, McElroy está preocupado com a produção e integração do conhecimento. Ele cria maneiras para que os membros da equipe enviem "reivindicações" quando não receberem ou entenderem o conhecimento, tudo em um esforço para melhorar o aprendizado em grupo. As fases do modelo McElroy são aprendizado, validação, aquisição, integração e conclusão.
Veja como todas as diferentes fases deste modelo se relacionam entre si:
O ciclo integrado de gerenciamento de conhecimento, proposto por Kimiz Dalkir, Ph.D., combina vários dos conceitos que discutimos em uma estrutura geral. Dalkir identifica três estágios-chave em seu modelo: captura e/ou criação de conhecimentos, compartilhamento e disseminação de conhecimentos e aquisição e aplicação de conhecimentos. Nesse modelo, Dalkir enfatiza o aspecto de ciclo a fim de garantir uma melhoria contínua; não apenas na quantidade e qualidade do conhecimento armazenado, mas também nos processos subjacentes.
Como aprimorar a gestão do conhecimento
Mesmo com uma compreensão do ciclo de vida da GC, a gestão do conhecimento pode ser difícil de implementar. Abaixo estão algumas dicas sobre como aprimorá-la:
- Entenda o fluxo de conhecimento em sua organização: embora os vários modelos de ciclo de vida de GC listem fases a serem seguidas, eles são apenas um blueprint. A gestão do conhecimento só será bem-sucedida se você entender como sua organização já adquire, armazena e compartilha conhecimentos naturalmente. Então use o fluxo de informações existente para estruturar seu processo formal de gerenciamento do conhecimento.
- Defina claramente seus objetivos e como os avaliará: assim como em qualquer projeto, você não será capaz de julgar seu sucesso sem metas claramente definidas. Escolha os objetivos e como os avaliará antes de implementar a GC.
- Incentive a socialização: uma maneira de promover um ambiente de transferência de conhecimento é deixar que aconteça naturalmente, por meio de conversas e compartilhamentos casuais. Permita que os membros da equipe falem e formem relacionamentos no escritório, o que os tornará mais propensos a recorrer uns aos outros para obter informações ou conselhos, ou aprender novas habilidades.
- Gere novos conhecimentos: lembre-se de que a gestão do conhecimento não se preocupa apenas em armazenar conhecimentos existentes; em vez disso, você precisa criar processos para gerenciar o fluxo contínuo de novas informações. Gere ativamente novos conhecimentos dentro de sua organização não apenas para criar um fluxo de conhecimento robusto, mas também para mostrar aos seus funcionários que você trata novos conhecimentos (e os conhecimentos deles ) como um ativo. Isso tornará os trabalhadores mais aptos a adotar a GC.
- Empregue tecnologia: a tecnologia pode desempenhar um papel importante na padronização e organização do processo de GC. No entanto, lembre-se que a tecnologia em si não é gestão do conhecimento, mas simplesmente uma ferramenta para melhorar seus processos. Discutiremos a tecnologia de gestão do conhecimento em profundidade na próxima seção.
O que é um sistema de gestão do conhecimento?
Um sistema de gerenciamento de conhecimento é qualquer tecnologia usada para armazenar e gerenciar conhecimentos; essencialmente, uma ferramenta para supervisionar a gestão do conhecimento. No entanto, um sistema de gerenciamento de conhecimento bem-sucedido também aproveita as metas subjacentes da GC: codificar conhecimentos, recuperar conhecimentos, melhorar a colaboração e estimular o aprendizado organizacional geral.
Os sistemas de gerenciamento de conhecimento evoluíram de uma ferramenta útil para otimizar os processos de GC para um componente integral da própria GC. Hoje, as organizações contam com sistemas de GC para executar muitas das funções da gestão do conhecimento; o armazenamento de dados é um exemplo óbvio, mas os sistemas de tecnologia também podem ajudar a promover a colaboração e o aprendizado em grupo, entre outros objetivos.
Existem várias características emergentes em sistemas de gerenciamento de conhecimento contemporâneos. Veja alguns dos mais destacados:
- Gerenciamento de conteúdo e documentos: é um componente crítico porque codificar conhecimento quase sempre resulta em documentação (ou outra forma de conteúdo criado). Ao escolher um sistema de GC, certifique-se de que a plataforma possa suportar o tamanho, o(s) tipo(s) e o volume que você precisa. Isso é especialmente importante para empresas que precisarão armazenar grandes quantidades de dados e escalar regularmente. (Para esta funcionalidade, procure portais corporativos.)
- Bancos de dados de lições aprendidas: são sistemas que visam tornar o conhecimento intangível (muitas vezes tácito) claro e disponível para outros usuários. O banco de dados de lições aprendidas se concentra no que o nome indica: nas lições aprendidas por especialistas que outros devem seguir (pense nisso como práticas recomendadas). A chave aqui é encontrar um banco de dados que possa alojar esse tipo de informação qualitativa e torná-lo acessível.
- Groupware: como discutimos, a colaboração é um componente fundamental da GC. Groupware refere-se a qualquer plataforma de trabalho colaborativo e geralmente é destinado a trabalhadores que precisam se comunicar remotamente. O groupware é dividido em duas categorias: groupware síncrono (colaboração e atualização em tempo real) e groupware assíncrono.
- Inteligência Artificial (IA): a adoção da IA (como telepresença) nos sistemas de GC substitui os consultores humanos que analisavam os dados e monitoravam os processos de GC. Hoje, a computação cognitiva, a tecnologia adaptativa e as ferramentas de filtragem inteligentes, em particular, têm enormes implicações na codificação de conhecimentos e provavelmente serão adotadas por mais sistemas de GC. No entanto, a importância da garantia da qualidade (QA) humana em grande parte do trabalho de dados de atual gerou preocupações sobre a capacidade da IA de assumir totalmente este espaço.
Embora os sistemas de GC possam ajudar a automatizar e padronizar a gestão do conhecimento, existem vários desafios ao implementar um sistema. Segurança, precisão de dados e mudanças na tecnologia (custo, implementação, usabilidade) são dificuldades que você deve ter em mente desde o início. Um desafio muito mais difundido e contínuo, no entanto, é criar uma cultura de colaboração e compartilhamento de conhecimento por meio da tecnologia. As pessoas já podem estar relutantes em compartilhar informações com seus pares, e a tecnologia pode criar ainda mais barreiras para isso. Portanto, você precisará criar processos que apoiem e estimulem esse tipo de transferência de conhecimento.
Kevin Murray oferece quatro pontos importantes para procurar ao escolher um sistema KM:
- Segurança: a informação é valiosa. Como qualquer outro bem valioso, há pessoas que vão roubá-la.
- Responsabilidade: as informações só são valiosas quando são precisas. Limite o acesso. Registre intensamente. Teste a precisão.
- Backup: todo mundo sabe o valor do backup. Nem todos sabem como fazer isso. Esconder uma unidade de backup na mesa do CEO não ajudará se o edifício inundar ou pegar fogo. Criar, manter e armazenar backups corretamente deve ser uma funcionalidade automática.
- Facilidade de uso: se o uso do sistema for difícil ou exigente, as pessoas tomarão atalhos. Atalhos geralmente reduzem a segurança e a integridade das informações que você está gerenciando.
Ao discutir o futuro dos sistemas de GC, muitos críticos afirmam que a gestão do conhecimento em si é uma moda passageira. No entanto, outros pensam que a GC e os sistemas de GC simplesmente evoluirão para atender às demandas do mundo dos negócios atuais; provavelmente incorporando mais sistemas orientados por IA. Murray concorda com o último campo.
“Não é moda. É um imperativo. A quantidade de informações que estão sendo criadas cresce a cada ano. Elas têm que ser gerenciadas se você quiser que sejam úteis”, diz ele. “Os sistemas de GC continuarão a aumentar em popularidade, funcionalidade e facilidade de uso, assim como a evolução das máquinas de escrever e do software de processamento de palavras. A inteligência artificial (IA) se mesclará ainda mais na mistura”.
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