O que é um pacote de trabalho?
Um pacote de trabalho é o menor componente de uma estrutura analítica de trabalho (WBS), e às vezes chamado de elemento terminal da WBS. Você cria um pacote de trabalho quando decompõe um produto em componentes enquanto cria uma estrutura analítica de trabalho. Você sabe que tem um pacote de trabalho quando não pode dividir um produto em outros subprodutos ou resultados tangíveis do projeto. Um pacote de trabalho é uma forma de entender o custo e a duração e gerenciar facilmente esses elementos.
“Um pacote de trabalho é um miniprojeto, de certa forma”, descreve Rod Baxter, cofundador da Value Generation Partners e autor do Project Management for Success Handbook. Assim como um projeto, seu pacote de trabalho incluirá todos os elementos, como orçamento, material(is), recursos humanos e cronogramas e marcos.
Para fins de relatório, um pacote de trabalho geralmente é responsabilidade de uma pessoa e inclui trabalhos que podem ser concluídos dentro de um período de relatórios, embora isso possa ser definido para sua organização. Divida ainda mais um pacote de trabalho e você acaba tendo atividades que compõem o miniprojeto.
As tarefas ou atividades que compõem um pacote de trabalho devem fluir organicamente como resultado da decomposição do projeto ou do produto, mas as atividades geralmente são agrupadas em torno de uma disciplina de engenharia, localização geográfica ou divisão estrutural. O pacote de trabalho deve ser exclusivo da WBS. A conclusão de pacotes de trabalho pode depender de outros pacotes de trabalho.
Como em outros conceitos no gerenciamento de projetos, como o objetivo e a estrutura analítica de trabalho, o foco de um pacote de trabalho não deve ser as atividades que o criam, mas o resultado, o produto ou a entrega.
Entender o que são pacotes de trabalho pode ser um pouco complicado porque termos como tarefa, atividade e pacote de trabalho às vezes são usados de forma casual e intercambiável. No entanto, se você estiver estudando para o exame de Gerenciamento de programas profissional (PMP) do Program Management Institute (PMI), distinguir um pacote de trabalho de uma atividade é fundamental.
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Função dos pacotes de trabalho na estrutura analítica de trabalho
De acordo com o Project Management Body of Knowledge (PMBOK) do PMI, uma estrutura analítica de trabalho é “uma decomposição hierárquica do escopo total do trabalho a ser realizado pela equipe do projeto para alcançar os objetivos do projeto e criar os produtos necessários”. Portanto, a WBS é uma ferramenta com foco em resultados para determinar todos os produtos e tarefas necessários para um projeto. A WBS divide ou decompõe todos os esforços necessários para concluir um projeto. É uma representação visual e hierárquica do trabalho, que permite que você e a equipe vejam rapidamente tudo o que compreende um projeto.
A divisão é feita em pelo menos três níveis. No nível mais baixo está o pacote de trabalho. Cada nível e elemento da WBS é numerado para que o trabalho que ele representa possa ser facilmente identificado e monitorado em diferentes representações gráficas usadas na vida do projeto.
Uma parte importante da WBS é o dicionário de WBS. Embora a WBS em si seja uma visão geral gráfica do projeto para referência rápida, o dicionário de WBS apresenta um contexto aprofundado de cada componente da WBS. Informações como a descrição do produto de um componente, o número do elemento do gráfico de WBS, os materiais necessários e o custo podem ser incluídos. Por exemplo, se você estava construindo um galpão, paredes de metal podem ser um componente. O fabricante, o tamanho das chapas metálicas e a quantidade e o nome de todos os parafusos e arruelas usados podem ser incluídos no dicionário de WBS.
Os recursos representados pelos componentes da WBS totalizam 100%. Em outras palavras, se você tem um orçamento de US$ 50.000 para construir uma casa, e possui três componentes de fundação, elétrica e hidráulica, o orçamento para esses três deve somar não mais do que US$ 50.000. O mesmo vale para horas de trabalho ou materiais. Dessa forma, você pode garantir que não está comprometendo demais os recursos do projeto.
Quando um pacote de trabalho se torna uma atividade?
Cada pacote de trabalho é ainda mais decomposto nas atividades ou tarefas necessárias para concluí-lo. As atividades geralmente são declaradas na forma de um verbo e substantivo, como “Fazer almoço”. Como saber qual é a diferença entre uma atividade e um pacote de trabalho? Um pacote de trabalho tem uma entrega ou resultado específico – ou, no vocabulário do gerenciamento de projetos, um produto – que contribui para o projeto. Uma atividade por si só não produz um item ou resultado concluído que ajude a cumprir o objetivo do projeto.
Diferenças entre pacotes de planejamento e pacotes de trabalho
Uma estrutura analítica de trabalho pode conter outro componente: um pacote de planejamento. Um pacote de planejamento é basicamente um componente a ser trabalhado no futuro. O escopo de trabalho ou o produto que ele pretende criar é conhecido em geral, mas ainda não foi atribuído e programado. Um pacote de planejamento pode se tornar um pacote de trabalho uma vez que seja decomposto em atividades.
Como o gerenciamento de projetos de pacotes de trabalho ajuda você?
Dividir seu projeto pode parecer muito confuso quando tudo o que você e sua equipe querem fazer é continuar o trabalho, mas pacotes de trabalho servem a um propósito real. Veja a seguir alguns benefícios dos pacotes de trabalho:
- Definição de cronograma e orçamento. Depois de dividir os pacotes de trabalho em atividades, as atividades são compiladas em uma lista de atividades que permite criar seu cronograma e orçamento do projeto. Rod Baxter observa que, dependendo do projeto, você pode então acompanhar as principais métricas do projeto, como Medição de valor ganho, Variação de custo, Índice de desempenho de custo ou Principal índice programado.
- Estimativas mais fáceis. É muito mais fácil estimar a quantidade de tempo, pessoal, custos e materiais em pequena escala. Se você estivesse planejando um banquete, como poderia determinar o custo total se você não sabia, por exemplo, o preço de garfos descartáveis e do pão francês?
- Atividade simultânea. A divisão de pacotes de trabalho permite identificar oportunidades de atividades simultâneas em um projeto. Várias equipes podem trabalhar em diferentes atividades simultaneamente.
- Revela interdependências. Quando todos os pacotes de trabalho são identificados, você pode ver quais tarefas dependem das outras pessoas. Por exemplo, para o seu banquete, você provavelmente precisa enviar convites e contar confirmações antes de apresentar o número final ao fornecedor.
- Controle finito. Assim como as estimativas, é mais fácil observar e gerenciar algo quando você sabe os detalhes do que está gerenciando. Este conhecimento pode ser uma faca de dois gumes. Se o projeto é caro ou tem uma alta quantidade de risco, como em projetos de construção ou com equipes inexperientes, esse nível de gerenciamento pode ser recomendável. No entanto, se você começar a gerenciar atividades e tarefas, especialmente com uma equipe experiente, você pode realmente estar microgerenciando.
- Mostrar realizações. Um cronograma detalhado e obrigações de trabalho registrados em uma Matriz de atribuição de responsabilidade (RAM) também podem ajudar sua equipe a ver rapidamente suas funções e prazos. Concluir com sucesso atividades frequentes e pacotes de trabalho pode estimular a equipe.
- Exibição de partes interessadas. Dependendo do projeto, as partes interessadas e a alta gerência devem estar mais focadas em produtos que estão mais acima na hierarquia da estrutura analítica de trabalho. No entanto, a exibição do pacote de trabalho é uma boa maneira de medir e exibir realizações graduais.
Como criar um pacote de trabalho eficaz
Como acontece com outras ferramentas de planejamento de projeto, incluindo a estrutura analítica de trabalho, definir pacotes de trabalho é um esforço de equipe. Como gerente de projetos, você precisará da contribuição de especialistas do assunto e funcionários experientes para determinar quais atividades são necessárias para concluir um pacote de trabalho. Pensando nisso, siga estas etapas para criar pacotes de trabalho eficazes:
- Não decomponha demais. Para descobrir o tamanho adequado do pacote de trabalho, experimente a regra 8/80, que estabelece que um pacote de trabalho não deve levar menos de oito horas ou mais de 80 horas para ser concluído. Outra medida testada e aprovada é considerar se o pacote de trabalho pode ser concluído entre os períodos de relatórios.
- Tenha em mente as estimativas. Lembre-se que sua divisão deve ajudá-lo a estimar tempo e dinheiro para o projeto.
- Atribua responsabilidades. Para fins de relatórios e gerenciamento, um pacote de trabalho deve ser atribuído a uma pessoa.
- Torne o projeto singular. O pacote de trabalho não deve ser repetido em outros lugares da WBS, pois deve ser singular.
Exemplos de pacotes e atividades de trabalho
1. Construção de uma escola
2. Construção de um galpão
3. Organização de uma grande festa
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