O que é uma estrutura analítica do trabalho no gerenciamento de projetos?
O Project Management Body of Knowledge, uma coleção internacionalmente reconhecida de processos e áreas de conhecimento aceitas como melhores práticas para a profissão de gerenciamento de projetos, define a estrutura analítica do trabalho como uma "decomposição hierárquica do escopo total do trabalho a ser realizado pela equipe do projeto para alcançar os objetivos do projeto e criar os entregáveis necessários". Com uma EAT você começa com o resultado ou produto desejado e, então, divide-o ou o decompõe em entregáveis ou tarefas menores necessários para criá-lo.
Em uma EAT, o entregável pode ser um objeto, um serviço ou uma atividade. Ao se concentrar em entregáveis em vez de métodos — o que, não o como — uma estrutura analítica do trabalho ajuda a eliminar o trabalho desnecessário para obter o resultado pretendido. Uma EAT bem elaborada ajuda na criação do cronograma, estimativa de custos e determinação de risco. Geralmente, é um gráfico ou diagrama visual que descreve a linha do tempo e o processo de um projeto enquanto captura cada tarefa, subtarefa e entregável que serão criados e executados ao longo do processo. Muitas vezes, é renderizada como um resumo, por exemplo, como um índice, mas pode ser organizada usando guias ou outros sistemas organizacionais visuais.
Rod Baxter, cofundador da Value Generation Partners e autor do Project Management for Success Handbook, descreve a EAT como "um elemento necessário para o ciclo de vida do gerenciamento de produtos. É preciso habilidade e prática para criá-la, mas é essencial para ajudar você a cumprir as datas de release e se tornar eficiente."
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História da EAT: uma linha do tempo e um olhar para o futuro
Em 1957, o Programa de míssil balístico da marinha americana (Polaris) estava atrasado e eles precisavam de ajuda para que o atraso fosse resolvido. A equipe desenvolveu uma fórmula para determinar as tarefas e estimar o esforço necessário para um projeto com base no resultado, que ficou conhecido como PERT (técnica de avaliação e revisão de programas).
Com o PERT como modelo, o Departamento de Defesa (DOD) e a NASA publicaram a primeira descrição do processo de estrutura analítica do trabalho em 1962, mas a primeira referência ao nome não veio até 1968. As Estruturas analíticas do trabalho para itens de material de defesa (MIL-STD-881) estabeleceram as estruturas analíticas do trabalho como um padrão em todo o DOD, com modelos publicados para aplicações militares específicas, como aeronaves ou navios. Mesmo os empreiteiros civis que trabalham com o DOD devem usar o modelo adequado de estrutura analítica do trabalho.
Em 1987, o Project Management Institute, por meio do PMBOK, estabeleceu estruturas analíticas do trabalho como prática padrão para uma variedade de aplicações não militares. O termo "estrutura analítica do trabalho" foi apresentado em 1993 para aplicações em projetos corporativos e outros projetos organizacionais.
Em junho de 1999, o Programa de normas do PMI emitiu um termo de abertura de projeto para desenvolver o Padrão de prática da Estrutura analítica do trabalho (EAT). Conforme o PMI, o Grupo de processos de planejamento começa com três etapas essenciais: planejamento de escopo (3.2.2.2), definição de escopo (3.2.2.3) e desenvolvimento da estrutura analítica do trabalho (3.2.2.4).
Muitas organizações pulam a etapa de criar um plano de EAT, ou dicionário, interessadas na agilidade — ou porque estão sendo solicitadas a "construir o avião enquanto o voam". Embora seja possível entregar um projeto sem planejamento e visibilidade adequados, isso provavelmente afetará os membros da equipe e, potencialmente, a qualidade final dos entregáveis. Esses riscos não são sustentáveis ao longo do tempo, portanto, usar a EAT quando possível é sempre melhor.
À medida que as empresas acumulam e precisam analisar mais dados em cada projeto, bem como antecipar como os dados afetarão um projeto após seu lançamento, fica claro que a EAT e o planejamento atento continuarão sendo elementos críticos. Outras variáveis no horizonte incluem globalização, flutuações cambiais, mudanças políticas e regulamentações — portanto, um projeto forte precisa de planejamento antecipado para navegar nessas dependências potenciais.
Bons recursos na EAT incluem "The ABC Basics of the WBS", de Paul Burek e "The Intelligent Structure of Work Breakdowns Is a Precursor to Effective Project Management", Homer & Gunn, 1995.
Quais são os usos e finalidades das estruturas analíticas do trabalho?
Embora muitas vezes ignorada no processo de planejamento, uma estrutura analítica do trabalho ou dicionário é uma ferramenta poderosa para concluir projetos de forma eficiente e dentro do prazo. Veja algumas das vantagens e benefícios de criar uma EAT:
- Fornece uma representação visual de todas as partes de um projeto.
- Oferece para a gerência e os membros da equipe uma exibição atualizada de como o projeto inteiro está progredindo.
- Define resultados específicos e mensuráveis.
- Divide o trabalho em partes gerenciáveis.
- Fornece uma maneira de tornar as experiências bem-sucedidas repetíveis.
- Estabelece uma base para estimar custos e alocar recursos humanos e outros.
- Garante que não haja sobreposição e lacunas na responsabilidade ou nos recursos.
- Minimiza a chance de adicionar itens fora do escopo do trabalho ou esquecer um entregável crítico.
Além disso, as organizações encontraram outros benefícios no uso de estruturas analíticas do trabalho. Esses benefícios podem ser obtidos por meio de um projeto específico, mas também podem ajudar a melhorar os processos e a cultura de toda a organização. Eles incluem:
- Ao levar em consideração a EAT de cada projeto, a empresa pode calcular rapidamente o orçamento para departamentos inteiros.
- As equipes podem determinar o cronograma e o orçamento do projeto rapidamente.
- À medida que o projeto avança, as equipes podem monitorar seções específicas da estrutura analítica do trabalho para determinar o desempenho dos custos do projeto e sinalizar problemas e áreas problemáticas na organização.
Uma estrutura analítica do trabalho bem elaborada pode manter sua equipe funcionando como uma máquina bem calibrada com os seguintes benefícios:
- Aumenta a produtividade.
- Ajuda os gerentes de projeto a prever resultados com base em vários cenários.
- Ajuda na organização do projeto.
- Auxilia na descrição do escopo do projeto para as partes interessadas.
- Ajuda a distribuir responsabilidades.
- Permite a estimativa correta de custos, riscos e tempo.
- Aumenta a comunicação.
- Permite mais criatividade e discussão de ideias.
- Concentra-se nas metas finais.
- Organiza as informações.
- Potencialmente evita problemas.
- Resolve problemas de cronograma.
- Ajuda a gerenciar riscos.
- Aloca tarefas.
- Dá flexibilidade às equipes.
- Elimina a confusão.
- Fornece a todos os membros da equipe descrições claras das tarefas.
- Ajuda a escrever e embasar a declaração de trabalho.
- Fornece a base para um relatório de status claro do projeto, uma vez que cada pacote de trabalho é uma unidade mensurável.
A vantagem visual das estruturas analíticas do trabalho
O gráfico ou dicionário da estrutura analítica do trabalho exibe facilmente os detalhes e o status do projeto. Para apresentar seu trabalho, você tem algumas opções. A exibição clássica da EAT é o diagrama de estrutura em árvore, mas você também pode usar listas ou tabelas numeradas. Um esboço é uma das maneiras mais fáceis de representar a estrutura analítica do trabalho. Abaixo estão listados outros tipos de formatos que são úteis para diferentes tipos de projetos.
Durante o projeto, os elementos na estrutura analítica do trabalho podem ser codificados por cores para indicar o status do trabalho: por exemplo, no prazo pode ser anotado em verde, atrasado poderia ser vermelho, em risco em amarelo e concluído seria representado por azul. A codificação por cores pode ajudar você a identificar os riscos do cronograma rapidamente.
Quais são os principais componentes de uma estrutura analítica do trabalho?
Uma estrutura ou dicionário confiável e útil de estrutura analítica do trabalho deve reunir os elementos críticos de um projeto, juntamente com a linha do tempo, custo e recursos. Os planos da EAT mais úteis contêm estes componentes:
- Identificação de qual organização, departamento ou indivíduo é responsável por cada parte específica do trabalho
- As datas de início e término agendadas
- Recursos necessários
- Custo estimado do projeto
- Números de cobrança
- Detalhes, requisitos e marcos do contrato
- Protocolo para controle de qualidade, requisitos e normas
- Informações técnicas e recursos necessários para alcançar os resultados desejados
Em um nível superior, a EAT também pode desempenhar funções direcionais e organizacionais. Um plano completo de EAT pode atuar para:
- Ajudar os recursos humanos a gerenciar as atribuições da equipe
- Gerenciar o cronograma e determinar a linha do tempo do projeto
- Gerenciar e medir a qualidade
- Antecipar os fatores ambientais da empresa
- Identificar os ativos do processo organizacional
- Monitorar o histórico de versões
- Estabelecer dependências
- Monitorar o progresso geral de um projeto
Quem usa estruturas analíticas de trabalho?
Os gerentes de projeto de negócios usam estruturas analíticas do trabalho para garantir uma exibição organizada e visível dos projetos e seus componentes. Essas equipes também podem se beneficiar com o uso de estruturas analíticas do trabalho:
- Grupos voltados para o cliente: os diretores de contas dependem de estruturas analíticas do trabalho para demonstrar o progresso (ou obstáculos) aos seus clientes. Uma EAT cria um "norte" para entregáveis e marcos de um projeto, que por sua vez se torna uma ferramenta útil para mostrar aos clientes como as coisas estão indo.
- Grupos de criativos: todos sabem que designers, redatores, estrategistas de conteúdo e outros criativos precisam de ajuda para concentrar sua criatividade. Uma estrutura analítica do trabalho cria proteções úteis para manter as ideias fluindo de maneiras relevantes e centradas no projeto.
- Grupos de projetos remotos e internos: a visibilidade de uma EAT ajuda todos os envolvidos, mesmo tangencialmente, a entender quem está fazendo o que e quando.
- Grupos técnicos: as equipes técnicas podem usar uma EAT como um roteiro para suas tarefas de desenvolvimento. Essas equipes geralmente já estão operando com "raia" visual ou outros tipos arquitetônicos de marcos do gerenciamento de projetos.
Além dos ambientes de agência e corporativos, outros campos contam com estruturas analíticas do trabalho:
- Planejadores de projetos comerciais: uma EAT pode capturar todas as peças móveis de um grande projeto comercial — não apenas os projetos principais da empresa e as tarefas dos membros da equipe, mas também os de fornecedores e subcontratados. Ela também pode capturar dependências para obter as permissões necessárias, monitorar o progresso com aprovações governamentais e muito mais.
- Planejadores de eventos: uma EAT divide um evento complexo em tarefas e subtarefas e atribuí-las ajuda a manter várias equipes avançando em prazos apertados.
- Gerentes de projeto residencial e de construção: além das tarefas e membros da equipe envolvidos em um projeto comercial regular, os gerentes de projeto de construção podem usar uma EAT para monitorar estágios em trabalhos de serviços públicos, aprovações de zoneamento, aprovações ambientais e muito mais.
- Gerentes de planejamento de escopo: quando uma agência assume um novo cliente, os planejadores e diretores de recursos precisam ter pelo menos uma exibição aproximada da linha do tempo do projeto e dos recursos necessários antes de atribuir um orçamento e escopo ao projeto.
- Desenvolvedores de software: os desenvolvedores de software geralmente já dividem seus projetos em fases ou estágios. Uma EAT que inclui outros membros organizacionais ajuda os desenvolvedores a ficarem por dentro dos entregáveis mais importantes primeiro, ao mesmo tempo em que dá visibilidade ao resto da equipe.
- Engenheiros de sistemas: os engenheiros de sistemas são encarregados de controlar o quadro geral de suas configurações e mantê-las funcionando e atualizadas para um desempenho ideal. Uma EAT fornece a eles um documento orgânico que captura os menores detalhes que são mapeados para as operações de sistemas maiores. Saber que eles têm essa informação ao seu alcance pode trazer tranquilidade, permitindo que eles se concentrem nas questões operacionais maiores.
Dentro de uma organização que já tem um planejamento do projeto ou plano de detalhamento de trabalho em vigor a longo prazo, as estruturas analíticas de trabalho são úteis para um predecessor em um projeto para ver como o projeto progrediu durante sua ausência. Para os sucessores de um projeto, a EAT os ajuda a ver o que funcionou e o que não funcionou nos primeiros dias do projeto e a monitorar as dependências e resultados. Em suma, qualquer pessoa em uma função de supervisão que precise planejar a divisão do trabalho em um projeto pode se beneficiar do uso de uma estrutura analítica do trabalho.
O que é uma analítica do projeto?
Às vezes, os termos "estrutura analítica do trabalho" e "estrutura analítica de projeto" são usados de forma intercambiável. Na verdade, as estruturas analíticas de trabalho são mais comumente aplicadas como uma ferramenta para gerenciar projetos, desde o início até o encerramento. Mas, teoricamente, as estruturas analíticas de trabalho podem ajudar a gerenciar subprojetos, subtarefas, contribuições de fornecedores e outras coleções de tarefas relacionadas que não estão especificamente relacionadas ao gerenciamento de um projeto inteiro. Assim, uma analítica do projeto é uma analítica de trabalho mapeada completamente a um único projeto.
Partes essenciais de uma estrutura analítica do trabalho ou dicionário
O que está incluído em uma estrutura analítica do trabalho? A seguir estão os recursos criados no processo da EAT, bem como os termos relacionados.
- Elementos terminais (também conhecidos como pacotes de trabalho): os elementos terminais, geralmente referidos como pacotes de trabalho, são as partes mais baixas de uma EAT, além das quais um entregável não pode ser dividido ainda mais. Os pacotes de trabalho devem ser independentes de outras tarefas e não devem ser duplicados em outras partes do projeto. Você também pode considerar os pacotes de trabalho como a menor tarefa gerenciável que pode ser executada por um indivíduo ou uma equipe. Divida a tarefa ainda mais e você corre o risco de microgerenciar os membros da equipe.
Geralmente, os pacotes de trabalho devem fornecer atribuições que podem ser concluídas por uma equipe ou membro da equipe dentro de um período de relatório. Se você realizar reuniões semanais de status, o trabalho deve ser concluído dentro de uma semana. Outra maneira de determinar o esforço é através da regra 8/80, que estabelece que uma subtarefa não deve levar menos de 8 ou mais de 80 horas para ser concluída.
Um pacote de trabalho eficaz define o trabalho, a duração e os custos das tarefas necessárias para cada entregável. Os pacotes de trabalho não devem exceder 10 dias de duração. Os pacotes de trabalho são independentes uns dos outros no fluxo de trabalho e devem ser exclusivos e não duplicados em todo o projeto. - Codificação da EAT: os elementos da estrutura analítica do trabalho geralmente são numerados em sequência decimal de cima para baixo. Por exemplo, um item rotulado como "1.1.1.3" pode ser encontrado no quarto nível da hierarquia. Com essa numeração, fica mais fácil identificar o nível da tarefa que o elemento representa quando se refere a ela fora do contexto do gráfico da EAT.
- Dicionário da EAT: o dicionário da EAT (veja abaixo) descreve em detalhes cada componente ou tarefa na hierarquia da EAT. Ele pode até mesmo ser vinculado a documentos que definem e apoiam ainda mais o elemento. O dicionário da EAT apoia o princípio da exclusividade mútua do trabalho — em outras palavras, sem sobreposição, porque cada entregável e subentregável é tão bem definido que pouca duplicação de trabalho ou responsabilidade é possível.
- Nível de esforço: um componente de nível de esforço (LOE) de um projeto é uma atividade que apoia as principais funções do projeto. Isso pode incluir o trabalho administrativo de atender e rotear as chamadas telefônicas dos clientes.
- Árvore orientada a resultados: este é um modelo que demonstra os resultados desejados à medida que eles fluem das etapas do projeto descritas em uma EAT.
- Estrutura analítica do trabalho de contrato: captura todos os tipos de trabalho de contrato e fornecedor a serem feitos no projeto.
- Estrutura analítica do resumo do projeto: descreve o resumo do projeto e dos subprojetos para que outros entregáveis possam ser mapeados para ele.
- Declaração de trabalho: a declaração de trabalho (SOW) é o contrato assinado que descreve exatamente o que a empresa entregará ao cliente, incluindo marcos e o orçamento com o qual cada parte concordou.
- Cronograma do projeto: este é o cronograma de todos os componentes de um projeto, sejam eles entregues sequencialmente ou sobrepostos. Inclui marcos e entregáveis, bem como o custo dos recursos em cada componente.
- Base de estimativa: uma base de estimativa (BOE) é uma ferramenta desenvolvida por gerentes de projeto, executivos e líderes financeiros que leva em conta os custos de mão de obra e recursos que podem ser necessários em um projeto. Usando a BOE, uma empresa pode estimar quanto custará para criar e entregar um projeto a um cliente.
- Estrutura analítica de recursos: lista visualmente a hierarquia de recursos necessários e usados ao longo de um projeto, inclusive quando eles entram e saem do projeto e especifica suas funções.
- Estrutura analítica de riscos: um bom plano inclui tomar nota das dependências e riscos. Isso inclui riscos que podem ocorrer se a equipe estiver atrasada ou que estejam fora do controle da equipe, como desastres naturais.
- Estrutura analítica da organização: a estrutura analítica da organização (OBS) também é conhecida como gráfico organizacional. Ela lista os líderes do projeto e especifica quem está ajudando quem e em quais funções.
Formatos e diretrizes da estrutura analítica do trabalho
Vários tipos de formatos se aplicam a documentos de estrutura analítica do trabalho. Eles incluem:
- Formato do gráfico: enfatiza a exibição visual do projeto.
- Formato do gráfico: enfatiza a exibição visual do projeto.
- Estrutura hierárquica: traz os elementos mais importantes de um projeto para o topo para maior visibilidade.
- Estrutura de tópicos: apresenta um período de tempo, as dependências ou os componentes de elementos maiores de um projeto.
- Exibição tabular: permite que os membros da equipe naveguem facilmente para as seções mais relevantes para eles.
Nem todos os projetos exigirão o mesmo tipo de formato. Isso pode e deve ser adaptado ao tipo de projeto e aos tipos de membros da equipe que precisam acessá-lo.
Estrutura analítica do trabalho no gerenciamento de projetos
Assim que o escopo do projeto estiver disponível, a EAT deve ser o primeiro entregável. Com a EAT definida, é possível definir outros recursos, incluindo recursos humanos, conjuntos de habilidades específicas, recursos materiais (como equipamentos e espaço) e instalações. A equipe pode então criar o cronograma de base, elaborar listas de tarefas e fornecer atribuições.
À medida que você gerencia projetos semelhantes, a estrutura analítica do trabalho fica mais fácil e pode se tornar a base para uma melhor gestão da entrega. Para projetos únicos em que você e a equipe não têm experiência anterior, a estrutura analítica do trabalho pode ajudar a equipe a definir exatamente quais entregáveis e tarefas são necessários para o produto final.
Uma estrutura analítica do trabalho não pode ser desenvolvida isoladamente. Raramente uma pessoa sabe tudo o que é necessário para concluir um projeto, muito menos um gerente de projetos, que pode não ser um especialista no assunto. Criar a EAT é um trabalho de equipe.
Equívocos sobre estruturas analíticas do trabalho
Uma EAT não especifica como ou quando as tarefas serão realizadas. Não é um plano ou um cronograma. Não é uma lista de todas as atividades ou responsabilidades, nem é um organograma típico. Os líderes de equipe às vezes tentam listar todas as tarefas necessárias para um projeto dentro da EAT. Isso poderia resultar em tarefas perdidas, fazendo com que os projetos atrasassem.
A EAT também não é um documento de rascunho que pode ou não ser usado para o projeto. É uma parte importante dos documentos de gerenciamento de projetos. Você deve observar quaisquer alterações nos entregáveis planejados na EAT, que devem estar sujeitos ao processo de controle de mudanças de sua empresa.
Melhores práticas e princípios de design para estruturas analíticas do trabalho
Desenhar uma estrutura analítica do trabalho pode ser simples. Mas as dicas a seguir são princípios de design para ajudar você a alcançar os melhores resultados.
Concentre-se nos entregáveis, não nos métodos. Em outras palavras, planeje os resultados — não as ações. Pense no que, não no como. O principal objetivo de uma estrutura analítica do trabalho é definir o entregável principal em termos dos pequenos componentes que o formam. Se o entregável não for um produto, ele deve fornecer um resultado específico e mensurável. Por exemplo, se você está criando uma EAT para um serviço profissional, defina os produtos ou resultados desse serviço.
Quando você se concentra em um entregável específico, não importa em qual nível da estrutura, a equipe ou o indivíduo responsável sabe exatamente o que é esperado e o que é um bom trabalho. Você está menos propenso a adicionar itens que estão fora do escopo do projeto, o que pode acontecer ao criar uma lista de tarefas. Quando os membros da equipe se concentram em um entregável, em vez de marcar a conclusão de itens da lista de tarefas, eles são incentivados a usar suas habilidades de iniciativa e resolução de problemas para promover a inovação.
Sem sobreposição (também conhecida como exclusividade mútua). Não faça nenhuma sobreposição de tarefas na EAT na definição do escopo. Isso poderia ter dois resultados possíveis: duplicaria os esforços de equipe e criaria confusão em relação à responsabilidade, esforço e contabilidade. Um dicionário de EAT que descreve cada componente em detalhes pode ajudar a anular a exclusividade mútua.
Siga a regra dos 100%. Para eliminar o trabalho que não contribui para o entregável, certifique-se de que a soma de todos os recursos na EAT, como tempo, dinheiro ou outro elemento, totalize 100%. Em outras palavras, os elementos do nível dois totalizam 100% e os elementos do nível três e inferiores compõem a porcentagem do nível dois. O projeto concluído nunca deve totalizar mais ou menos de 100%.
Observe o nível de detalhe. Geralmente, os pacotes de trabalho devem fornecer trabalhos que podem ser concluídos por uma equipe ou membro da equipe dentro de um período de relatório. Se você realizar reuniões de status semanais, o trabalho deve ser concluído dentro de uma semana. Outra maneira de determinar o esforço é através da regra 8/80 (mencionada acima).
Aqui estão outros fatores a serem considerados na determinação do nível de detalhe nos elementos:
- Se a equipe for menos experiente e precisar de mais supervisão, torne os pacotes de trabalho menores e mais curtos.
- Se você tiver um entregável que possa levar mais tempo para ser concluído ou custar mais do que foi orçado, divida o projeto em entregas menores com menor tempo de trabalho. Com um tempo de relatório e revisão mais frequente, você pode descobrir problemas e resolvê-los mais cedo.
Por fim, considere estes outros princípios importantes à medida que avança:
- Faça atribuições no início de um projeto, mas permita que novas atribuições sejam criadas, se necessário, ao longo de um projeto.
- Garanta que todos os entregáveis sejam consistentes com as normas.
- Não se preocupe se a estrutura não for completamente simétrica ou equilibrada; muitas tarefas e entregáveis terão mais detalhes do que os outros.
- Certifique-se de que as tarefas não estejam listadas sequencialmente.
Se alguns entregáveis não forem conhecidos, você poderá inserir o máximo de informações que souber no momento e, em seguida, atualizar o documento à medida que souber mais detalhes.
Criação da estrutura analítica do trabalho
O primeiro passo para criar uma estrutura analítica do trabalho é reunir a equipe. Se a equipe está trabalhando no local ou remotamente, é essencial que os membros participem da identificação dos subentregáveis. Rod Baxter diz: "Você não cria uma estrutura analítica do trabalho sem alguém na equipe que seja especialista no assunto (SME). Você precisa de pessoas na equipe que realmente saibam o que está acontecendo." Os SMEs podem ajudar a listar todas as tarefas necessárias em uma EAT e identificar responsabilidades sobrepostas ou lacunas no gráfico preenchido.
Você também precisará reunir esses documentos-chave para iniciar o desenvolvimento da EAT: o termo de abertura de projeto, a declaração do problema do projeto ou a definição do escopo, toda a documentação aplicável do contrato e do acordo e os processos existentes da prática de gerenciamento de projetos da organização.
Uma estrutura analítica do trabalho eficaz deve conter cada um dos seguintes elementos ou componentes:
- Uma declaração da visão do projeto
- Fases do projeto definidas que dependem do tamanho do projeto
- Uma lista de tarefas com entregáveis
O Dr. Larry Bennett, engenheiro civil, gerente de projetos e autor de quatro livros, vê pelo menos duas vantagens quando uma estrutura analítica do trabalho é criada pela equipe: "Há um potencial para grandes quantidades de contribuições de pontos de vista variados e a propriedade que resulta da participação".
As ferramentas para capturar informações podem ser tão simples quanto uma pilha de cartões de 5x3 ou um bloco de notas adesivas que você usa para anotar os entregáveis e as partes relacionadas. Em seguida, você pode organizá-los em um quadro branco, quadro de cortiça ou até em uma parede. As equipes virtuais podem realizar uma atividade semelhante por meio de um software colaborativo de quadro branco.
Para começar a criar uma EAT, defina o nível um, o entregável principal do projeto. Em seguida, adicione o máximo de detalhes possível ao nível dois antes de passar para partes menores de trabalho no nível três e além, se necessário. Sempre tente definir o que é necessário no nível anterior com o máximo de detalhes possível antes de passar para os próximos níveis.
Como criar uma EAT: a exibição de alto nível
Antes de se aprofundar nos detalhes da estrutura analítica do trabalho, é importante começar a aprimorá-la em alto nível. Siga estas etapas preliminares importantes primeiro:
- Determine e descreva a declaração do projeto.
- Destaque todas as fases necessárias do projeto.
- Crie e liste os entregáveis (além de como o sucesso será medido).
- Divida os entregáveis em tarefas gerenciáveis.
- Atribua cada seção e garanta que cada proprietário tenha a capacidade de entregar.
Ferramentas para criar uma EAT e informações vinculáveis
Embora você possa capturar a EAT com cartões de índice ou caneta e papel, os modelos e as ferramentas eletrônicas facilitam o registro, edição e disseminação do gráfico para os membros da equipe e, em seguida, o salvamento dele com configurações de controle de documentos para que as atualizações sejam registradas por meio do processo de controle de mudanças.
Os modelos simplificam o trabalho. Sua equipe ou empresa pode já ter um modelo. Caso não tenha, você pode criar sua própria EAT ou baixar um dos modelos da web e personalizá-lo. Procure esses recursos úteis em um modelo:
- Campo de codificação da EAT
- Campo de etiqueta do componente
- Bloco do logotipo da empresa
- Espaço para o nome da equipe
- Seção para o nome do gerente de projeto
As informações a seguir normalmente podem ser vinculadas a cada elemento em uma EAT para que sejam ainda mais úteis, dinâmicas e compartilháveis para a equipe:
- Número da EAT: este é o esboço ou número de índice atribuído a cada componente ou etapa do processo. Por exemplo, na seção "1", as tarefas e os entregáveis seguintes nessa seção ou fase de um projeto seriam chamados de "1.1", "1.2" e assim por diante.
- Título de cada elemento: este é o nome abreviado acordado de cada marco ou entregável que é organizado e explicitado na EAT.
- Definição: um rótulo curto e cativante não é útil se não for claro para as partes interessadas, por isso é importante escrever — o mais brevemente possível — o que cada nome significa. Por exemplo, pode ser necessário esclarecer o que significa "Encerramento do projeto". Isso significa que as faturas finais foram pagas? Que o projeto final, com detalhe suplementar, foi entregue? Se houver alguma chance de alguém não entender o que qualquer um dos títulos significa ou se você os ajustar para cada EAT, escreva.
- Nomes e funções das partes interessadas: lista dos nomes de cada parte interessada e designação da função (participante, responsável, manter informado, aprovação necessária e assim por diante).
- Atividades e tarefas: especifique as etapas necessárias para concluir cada marco e a quem elas estão atribuídas, especialmente se elas incluírem colaboradores fora da equipe principal.
- Definição de "Concluído": descreva os requisitos para a conclusão de cada tarefa e marco. Como deve ficar, o que deve conter, quem deve ver e para onde vai a seguir?
- Formato do entregável: descreva como será — por exemplo, um documento do Word com cerca de 10 páginas fornecido eletronicamente ou um modelo de PDF ou UX entregue por e-mail ou como um documento compartilhado.
- Dependências ou riscos: reúna todos os riscos e dependências que podem afetar a entrega de cada marco. Estes podem ser riscos internos (um cliente que busca mais rodadas de revisão, por exemplo) ou externos (uma queda de energia que afeta a entrega de certos componentes).
- Orçamento estimado: isso deve levar em conta todas as solicitações envolvidas, o custo de pessoal, recursos de hardware e software e outros fatores.
- Fase ou ciclo de vida do projeto: é opcional, mas pode ser útil para projetos mais longos ou complexos. Para certos entregáveis, uma fase ou ciclo de vida pode ser construído em detalhes que não são necessários para outros componentes ou marcos no projeto.
Dicas e melhores práticas para criar a EAT mais útil
Embora as estruturas analíticas do trabalho sejam e devam ser flexíveis e adaptadas a cada projeto, essas dicas ajudarão os gerentes de projeto e as organizações a criar a EAT mais útil:
- Organize uma sessão de brainstorming entre os vários departamentos envolvidos no projeto.
- Se quiser, permita que as equipes de projeto usem ferramentas de baixa tecnologia, como um quadro branco, cartões de anotações ou notas autoadesivas para identificar os principais entregáveis, subentregáveis e pacotes de trabalho específicos.
- Aproveite as ferramentas que apoiam o mapeamento mental e o brainstorming.
- Adote uma estrutura padrão para fornecer informações descritivas para cada elemento da EAT no dicionário da EAT para garantir consistência.
- Adapte a quantidade de detalhes. O nível de detalhe fornecido deve ser menor para elementos da EAT que estão em posição mais elevada na hierarquia e maior para elementos de nível inferior.
- Garanta revisões frequentes. Como a EAT é um documento orgânico, revise seu conteúdo com frequência e faça ajustes conforme o necessário para garantir o desempenho e a entrega adequados do projeto.
- Certifique-se de capturar a documentação e os ciclos de revisão, o tempo que eles levam, além do treinamento no início do projeto e dos testes no final.
- Observe os entregáveis de gerenciamento de projetos, incluindo a produção de um plano de projeto. Defina os entregáveis que o cliente ou uma parte externa deve atender ou entregar. Verifique a abordagem do projeto descrita no termo de abertura de projeto para quaisquer atividades que precisem ser incluídas na EAT.
Características de uma estrutura analítica do trabalho eficaz
Uma estrutura analítica do trabalho eficaz não pode ser montada da noite para o dia ou por uma só pessoa. Para ser verdadeiramente eficaz, uma EAT deve:
- Explicar tudo relacionado à criação e entrega do projeto, incluindo todos os entregáveis e marcos.
- Ser criada pelo gerente de projeto e outras pessoas diretamente envolvidas no projeto e não ser entregue, por exemplo, a um gerente de projeto "de cima" ou de um cliente. Dessa forma, aqueles que serão responsabilizados explicam o que farão e podem entender completamente o que e como será entregue.
- Expressar todas as informações visualmente, para que os conceitos sejam facilmente compreendidos e organizados.
- Ser um documento vivo; dependências e riscos podem afetar a linha do tempo e/ou escopo, portanto, a EAT precisa ser tratada como um guia orgânico, que funciona como o "norte" do projeto, enquanto é adaptada e modificada conforme necessário.
- Ser adaptável a qualquer formato ou plataforma, para que os membros da equipe possam acessá-la e agir rapidamente, onde quer que estejam, em qualquer dispositivo.
Baixe o modelo de dicionário da estrutura analítica do trabalho (EAT)
O dicionário da EAT: principais termos e etapas para você continuar evoluindo
A estrutura da EAT, ou dicionário, é um documento fluido, mas sempre incluirá certas informações. Aqui estão os elementos de um dicionário completo e confiável da EAT. Observe que os elementos desenvolvidos sob cada fase podem ser movidos ou ajustados conforme desejado. Aqui está um exemplo, envolvendo o desenvolvimento de software, mas observe que o projeto não é simplesmente sobre as fases de criação e teste de software.
- O título do projeto
- Início
- Desenvolvimento do termo de abertura de projeto
A - Entregável: enviar o estatuto do projeto
B - O patrocinador do projeto revisa o termo de abertura de projeto
C - O termo de abertura de projeto é assinado e aprovado - Planejamento
A - Criar a declaração de escopo preliminar
B - Determinar a equipe do projeto
C - Reunião inicial da equipe do projeto - O plano do projeto
A - Desenvolver o plano do projeto
B - Enviar o plano do projeto
C - Marco: aprovação do plano do projeto - Execução
A - Reunião inicial do projeto
B - Verificar e validar os requisitos do usuário
C - Projetar o sistema
D - Adquirir hardware e software
E - Instalar o sistema de desenvolvimento - Fase de teste
A - Instalar o sistema ativo
B - Fazer o treinamento do usuário - Lançamento
- Controle
- Gerenciamento do projeto
A - Reuniões de status do projeto
B - Atualizar o plano de gerenciamento do projeto.
C - Gerenciamento de riscos - Encerramento
- Auditoria de aquisição
- Documentação das lições aprendidas
- Atualização de arquivos e registros
- Ganho de aceitação do formato
- Arquivamento de arquivos e toda a documentação
Itens adicionais do dicionário:
- Data de conclusão: a data em que o entregável da EAT foi entregue.
- Status do entregável: pode ser aplicado a entregáveis ou marcos individuais dentro do projeto ou pode refletir o status geral do entregável do projeto.
- Dependências e riscos: descreve as dependências que afetam a conclusão do entregável.
- Data estimada de conclusão: data em que você acha que é razoável que o trabalho seja concluído.
- Registro de problemas: lista de problemas que atualmente estão afetando o entregável (engajamento reativo).
- Porcentagem concluída até a data: a quantidade de conclusão do entregável expressa como uma porcentagem em uma determinada data — por exemplo, 20% em 14 de dezembro de 2020.
- Comentários sobre o progresso: um campo de memorando que permite manter um registro diário/semanal do progresso.
- Pessoa responsável: esta pessoa é encarregada de concluir o entregável. Pode não ser necessariamente a pessoa ou equipe que está fazendo o trabalho, mas pode ser um gerente funcional.
- Registro de riscos: lista de possíveis elementos ou fatores que podem afetar negativamente o entregável e as alternativas de planejamento (engajamento proativo).
- Data de início: especifique quando o projeto começa, que pode ser a data em que um escopo de trabalho é assinado e inclua outras "datas de início", como a criação de um termo de abertura de projeto, início formal do trabalho etc.
Como criar uma EAT no Microsoft Project
- No Microsoft Project, adicione o nome do entregável principal no campo Task Name (Nome da tarefa).
- Adicione a lista de subentregáveis no campo Task Name (Nome da tarefa). Para recuar os subentregáveis, use a tecla de seta para frente do projeto.
Domine as estruturas analíticas do trabalho no gerenciamento de projetos: dicas de especialistas
Com a sensibilidade necessária para evitar listas de tarefas e manter os pacotes de trabalho gerenciáveis, mensuráveis e orientados para entregáveis, como um novo gerente de programa ou novo usuário da estrutura analítica do trabalho ganha habilidade?
Michelle Watkins, a solutions consultant for Smartsheet, has over 20 years’ experience in project management. “Start with templates,” she suggests. “Something with a baseline, and make your adjustments from there.”
Rod Baxter says, “You just keep practicing.” According to Baxter, a good project manager needs training and skill in risk management, communications management, and work breakdown structure. Project managers can gain confidence through mentoring newbies as they work their way through the ranks from such positions as project analyst to associate program manager.
Dr. Bennett echoes this notion that practice is the key to mastering work breakdown structures.
“How does one develop confidence in any new endeavor?” he asks. “There are no magic formulae. But confidence is built through a combination of study, getting close to those who are using the method successfully, watching, asking questions, doing it oneself, soliciting feedback, learning from that feedback, and doing it again.”
Bennett says the best way to learn is probably from finding out where and how the WBS was used to create a good result. This type of information probably isn’t in scholarly publications. “Look for ‘real world’ practitioners who discuss their experience at professional meetings,” he says.
Aprimore as estruturas analíticas do trabalho com o Smartsheet para gerenciamento de projetos
Capacite seu pessoal para ir além com uma plataforma flexível desenvolvida para atender às necessidades da sua equipe e se adaptar conforme essas necessidades mudam. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período de tempo. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.