O que é escopo do projeto?
De acordo com o texto, A Guide to the Project Management Book of Knowledge (Guia PMBOK®) produzido pelo Project Management Institute (PMI), “O escopo do projeto é o trabalho necessário para produzir a entrega de um projeto”. Essencialmente, o escopo do projeto é a fase do planejamento na qual você identifica as metas, produtos, orçamento e cronograma do projeto. Observe que o escopo do projeto não deve ser confundido com o escopo do produto. Embora semelhante na intenção, o escopo do produto define os produtos e restrições necessários de um produto, em vez de um projeto.
Embora os requisitos do projeto e do produto possam mudar ao longo do tempo, o objetivo é evitar o scope creep, que é o aumento não planejado ou não gerenciado das expectativas. Se ficar sem controle, o aumento inesperado da abrangência do escopo pode resultar em excessos de custos, atrasos e redução da qualidade. Também pode levar a uma perda de confiança, uma reputação manchada ou falha no projeto. Embora existam muitas maneiras de atenuar o scope creep, dedicar o tempo necessário para definir seu projeto ou escopo de produto pode ser um bom caminho para garantir que você tenha os recursos, cronograma e orçamento adequados para concluir seu empreendimento como planejado.
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Como você define o escopo de um projeto?
Definir o escopo de um projeto significa identificar a finalidade e os produtos do seu projeto, bem como os recursos necessários para executar suas tarefas. No processo de definição do escopo do projeto, você também determinará o que está fora de escopo, ou seja, aquilo que está fora da responsabilidade de seu projeto. Para isso, pode ser necessário trabalhar com membros da equipe, gerenciamento ou partes interessadas externas, mas o objetivo de definir o escopo do projeto é nivelar as expectativas entre todas as partes. Portanto, seja minucioso em suas estimativas e leve o tempo necessário para garantir que todos estejam atualizados.
Ao definir o escopo de seu projeto, você determinará objetivos, produtos, restrições, suposições, exclusões, cronograma e orçamento do projeto, entre outros itens.
O PMI descreve seis fases de definição de escopo, e você pode usar sua fórmula para determinar os critérios acima para você mesmo. Em seguida, você documentará formalmente esses itens em uma declaração de escopo do projeto (detalhada na próxima seção).
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Escopo de planejamento: nesta fase, você decide como o escopo será definido, monitorado e controlado. Além disso, você define os processos de gerenciamento de escopo: como as expectativas das partes interessadas serão gerenciadas, as divergências serão resolvidas e os requisitos serão priorizados. Esta primeira etapa é fundamental porque define o estágio e a integridade de toda a sua operação de projeto.
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Escopo de controle: nesta fase contínua, você gerencia as expectativas das partes interessadas. Em geral, você deve agir a favor do cliente, mas deve ser realista e responsável ao aceitar alterações do cliente. Você deve avaliar continuamente requisitos adicionais e como eles se acumulam em relação ao escopo básico e decidir se aceitam ou não mudanças. Em última análise, o objetivo desta fase é evitar um aumento desnecessário do escopo do projeto, ou score creep.
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Requisitos de coleta: este é o ponto crucial do escopo do seu projeto. Nesta fase, você define o requisito do projeto (qualquer condição ou recurso que deve ser cumprido ou entregue pelo produto final). Neste momento, você também define a estratégia e o trabalho do projeto para entender os objetivos, restrições, tarefas/subtarefas, fases/subfases, suposições, exclusões, marcos, risco conhecido, justificativa, estimativa de custos, ferramentas e tecnologia necessárias para realizar seu projeto. Além disso, você atribui um patrocinador do projeto, identifica as partes interessadas e define critérios de aceitação.
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Definição do escopo: agora que você coletou todos os requisitos, você pode definir formalmente seu escopo de projeto proposto, inclusive o que está fora do escopo. Nesta fase, você escreve a declaração de escopo (definida em detalhes na próxima seção): liste os produtos do seu projeto, restrições, suposições, exclusões, orçamento, cronograma, requisitos de aprovação etc. Também é apropriado incluir alternativas ao orçamento e/ou cronograma se os benchmarks propostos não puderem ser cumpridos.
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Criação da estrutura analítica do projeto (EAP): uma estrutura de divisão de trabalho desconstrói o amplo escopo do projeto em uma estrutura hierárquica dos menores itens de ação pontuais (chamados de pacotes de trabalho). Esta é uma etapa crucial e uma entrega que ajudará sua equipe a entender o trabalho tangível a ser feito e delegar os pacotes de trabalho às partes apropriadas.
Você pode visualizar seus pacotes de trabalho em um formulário de esboço e diagrama com este modelo EAP para Microsoft Excel. A representação visual facilita que as partes interessadas vejam como os pacotes de trabalho são organizados e se relacionam entre si, e você pode personalizar os campos para atender às suas necessidades.
Baixar modelo de estrutura de tópicos e diagrama de EAP — Excel
Você pode encontrar mais modelos de estrutura analítica do trabalho aqui.
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Escopo de validação: nesta fase (também chamada de verificação de escopo), as partes interessadas externas (clientes) assinam formalmente os produtos. Lembre-se de que você ainda tem controle sobre sua produção, para não aceitar cegamente as mudanças que o cliente propõe.
Nas seções a seguir, descreveremos as fases da definição do escopo do projeto em detalhes e mostraremos como documentar formalmente essas informações em uma declaração de escopo do projeto.
O que é uma declaração de escopo do projeto?
Uma declaração de escopo do projeto é um documento que descreve o escopo de seu projeto. Ele serve como um registro formal de entregas propostas, cronograma, custo, recursos e outros, para que todas as partes interessadas alinhem suas expectativas.
As declarações de escopo do projeto são semelhantes, mas não idênticas aos documentos de planejamento do projeto a seguir. Abaixo, fornecemos algum contexto em cada tipo de documento e incluímos modelos gratuitos e para download para ajudar você a começar no planejamento de seu projeto.
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Plano de gerenciamento de projetos (PMP): este documento provavelmente terá alguns elementos em comum com a declaração de escopo, mas um PMP está mais focado nos objetivos do projeto e na execução geral. Por outro lado, uma declaração de escopo define os limites e requisitos específicos de um projeto.
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Termo de abertura do projeto: um termo de abertura do projeto descreve as metas e intenções de um projeto, muitas vezes em relação às decisões gerais de negócios. As equipes consultam o termo de abertura do projeto durante a produção para garantir que as decisões comerciais estejam alinhadas com a intenção inicial do projeto. Você pode usar este modelo de termo de abertura do projeto para Excel para listar a finalidade do projeto, caso comercial, metas, métricas, produtos esperados e cronograma provisório.
Baixar modelo de estatuto do projeto
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Declaração de trabalho (SOW): a SOW descreve o contrato de trabalho entre duas partes e é usada para garantir que todos os acordos sejam cumpridos na entrega final. Uma declaração de trabalho geralmente incluirá o escopo do projeto, mas vai além para delinear os resultados esperados e termos e condições adicionais. Este modelo de SOW inclui espaço para descrever objetivos e suposições do projeto, bem como aspectos de negócios, solução, técnicos, serviços e segurança para o projeto. Você pode encontrar modelos de SOW adicionais e específicos do setor aqui.
Baixar a declaração de trabalho de gerenciamento de projetos
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Design conjunto de aplicativos (JAD): o JAD é um processo no qual os profissionais de conhecimento e de TI definem os requisitos comerciais de um projeto de desenvolvimento. O JAD geralmente é facilitado por meio de um workshop formal que busca resolver quaisquer falhas de comunicação entre as partes e mediar os requisitos comerciais com as restrições técnicas. Os participantes geralmente incluem o patrocinador executivo, os especialistas do assunto, um responsável pelo registro (também chamado de escrivão ou especialista em documentação), um facilitador e outros membros da equipe que desejam observar a oficina. O resultado de um JAD pode se assemelhar a uma declaração de escopo na forma como as expectativas formais são definidas.
Como criar uma declaração de escopo do projeto
Uma declaração de escopo do projeto é um documento relativamente simples, mas ao qual você deve dedicar tempo adequado para pesquisar e finalizar, pois servirá como referência principal para as expectativas de projeto ou produto.
No mínimo, uma declaração de escopo do projeto deve incluir o seguinte:
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Objetivos e metas do projeto
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Principais produtos da entrega
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Restrições de projeto
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Suposições e exclusões do projeto
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Um esboço de cronograma ou programação
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Um orçamento
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Relação aos objetivos gerais do negócio (como seu projeto se alinha com as atividades organizacionais)
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Aprovação das partes interessadas
Você pode usar o modelo a seguir do Microsoft Word para escrever sua declaração de escopo. Além dos elementos listados acima, ele inclui espaço para listar tarefas que estão fora do escopo, anexar um EAP e descrever orçamento e cronograma como restrições do projeto.
O que é gerenciamento do escopo?
O PMI descreve o processo de gerenciamento de escopo durante o ciclo de vida de um projeto: "Mudanças acontecem, e o gerenciamento do escopo do projeto inclui o processo de gerenciar mudanças de escopo e garantir que o projeto ainda aconteça dentro do prazo e dentro do orçamento." No mundo dos negócios, isso significa que você precisará monitorar ativamente o escopo ao longo do seu projeto ou ao longo do desenvolvimento de produtos, mesmo que você tenha definido seu escopo de projeto e criado uma declaração do escopo. O gerenciamento do escopo define como continuar observando e controlando o escopo para evitar excessos de custos e atrasos.
O gerenciamento eficaz do escopo oferece vários benefícios, mas a maior vantagem é evitar o scope creep, ou o aumento inesperado da abrangência do escopo. Para isso, você precisará de uma estimativa precisa de tempo e custo; se conseguir lidar com essas duas preocupações, você terá maior chance de executar um projeto ou produto que entregue o valor planejado e cumpra os objetivos. O gerenciamento eficaz do escopo também ajuda a garantir a continuidade da adesão das partes interessadas e pode ajudar a criar confiança com os clientes. Além disso, o gerenciamento do escopo pode melhorar a qualidade do projeto ou do produto e gerar uma reputação aos gerentes como membros e líderes de equipe responsáveis e confiáveis.
Por outro lado, o escopo mal gerenciado geralmente resulta em um aumento inesperado da abrangência do escopo, que pode se manifestar como projetos atrasados, sobrecarga de custos ou baixa qualidade. Em última análise, a falta ou má gestão do escopo do projeto pode levar ao estresse e ao fracasso.
O gerenciamento de escopo do projeto é frequentemente discutido em conjunto com o seguinte:
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Gerenciamento de mudanças: o gerenciamento de mudanças é a identificação e a implementação proativas de mudanças e desenvolvimento dentro de uma empresa. Existem vários modelos diferentes de gerenciamento de mudanças, mas o termo em si se refere às ações coletivas tomadas para facilitar os ajustes organizacionais. O gerenciamento eficaz do escopo inclui o gerenciamento de mudanças, pois os requisitos, o orçamento e o cronograma inevitavelmente mudam ao longo de um projeto. No entanto, você deve ter iniciativa e visão para identificar e comunicar mudanças às partes interessadas: você não deve simplesmente aprovar ou rejeitar ações sem a aprovação de todas as partes envolvidas. Além disso, o termo gerenciamento integrado de mudanças refere-se ao objetivo de integração simultânea entre mudanças organizacionais e individuais e entre o gerenciamento de projetos e mudanças.
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Gerenciamento de portfólio de projetos (PPM): o PPM é uma estratégia de gestão que ajuda a avaliar e priorizar vários projetos em um portfólio. Se você detalhou adequadamente o escopo de cada projeto, a priorização deles se torna muito mais fácil.
O que é um plano de gerenciamento de escopo do projeto?
Um plano de gerenciamento de escopo do projeto é um documento que descreve a abordagem de gerenciamento de um determinado processo. Enquanto uma declaração de escopo do projeto detalha os produtos, o custo, o cronograma e as restrições de um projeto, um plano de gerenciamento de escopo do projeto explica como o escopo do projeto será administrado (incluindo como as mudanças serão monitoradas). O plano de gerenciamento do escopo geralmente inclui funções e responsabilidades, métodos de controle de mudança, verificação e a estrutura de analítica do projeto.
Melhores práticas de gerenciamento de escopo do projeto
Por natureza, o gerenciamento do escopo é uma ciência inexata: você não pode antecipar todas as mudanças ou desenvolvimentos que desafiarão o cronograma ou orçamento do seu projeto. No entanto, você pode seguir várias práticas recomendadas para ajudar a maximizar suas chances de sucesso no projeto:
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Seja específico e preciso. Quanto mais precisas suas projeções, menor a chance de aumento inesperado da abrangência do escopo do projeto (ou "scope creep"). Evite ambiguidades, resolva incertezas e aja logo se tiver dúvidas.
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Crie objetivos de alta importância. Mantenha os objetivos em alta importância para criar flexibilidade em seu plano de projeto. Use uma linguagem que descreva a intenção abrangente do projeto ou produto (o PMI recomenda verbos como substituir, projetar, implementar, instalar e automatizar) e forneça especificações concretas nas outras seções da sua declaração de escopo.
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Colabore Trabalhe com todos que dependem do sucesso do seu projeto, dentro e fora de sua organização. Isso o ajudará a esclarecer as expectativas desde o início.
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Envolva as partes interessadas corretas. Tão importante quanto a comunicação, é a comunicação com as pessoas certas. Envolva apenas as partes necessárias. Isso é um auxílio para que as negociações ocorram da forma mais tranquila e rápida possível.
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Leve em conta possíveis mudanças. Como discutido, as mudanças são inevitáveis ao longo de um projeto. Tenha isso em mente durante toda a produção e esteja aberto a mudanças, mas somente após cuidadosa consideração e cálculos.
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Solicite aprovação das partes interessadas. Lembre-se de que as partes interessadas estão contando com a conclusão bem-sucedida do seu projeto dentro do prazo e do orçamento. Embora você deva permanecer aberto a mudanças, como líder da equipe, é sua responsabilidade comunicar mudanças e solicitar a aprovação das partes interessadas antes que as mudanças sejam implementadas.
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Cuidado com o "banhar a ouro", ou trabalho supérfluo. "Banhar a ouro" é uma expressão que remete a quando os membros da equipe oferecem recursos adicionais de projeto ou produto para impressionar os clientes. Embora ir além possa fortalecer o relacionamento com o cliente, muitas vezes a estratégia pode sair pela culatra e custar mais tempo e dinheiro a ambas as partes. (Esse trabalho supérfluo do "banhar a ouro" é frequentemente considerado uma versão do aumento inesperado do escopo ou "scope creep".)
Abaixo estão técnicas concretas adicionais para garantir que você não negligencie nenhum fator em sua declaração de escopo e plano de gerenciamento de escopo. Se você optar por incluir documentação extra, certifique-se de mantê-la clara, simples e direta, para que você não confunda as partes interessadas ou crie mais trabalho.
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Crie metas SMART. Saiba mais sobre como escrever metas SMART, sigla em inglês para "inteligentes, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com limite de tempo", aqui.
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Use um mapa mental para criar sua declaração de escopo: um mapa mental é uma exibição visual de informações. É frequentemente usado em sessões de brainstorming para acompanhar suas ideias e ver como elas estão relacionadas. Você pode usar um mapa mental para gerar ideias ao elaborar sua declaração de escopo, mas também pode empregar a técnica para identificar relacionamentos hierárquicos entre os requisitos de seu projeto. Há até mesmo um software de mapeamento mental que permite que você reduza ou amplie "ramos" de seu brainstorm, dependendo do público.
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Inclua uma análise SWOT: analise seu projeto de acordo com as quatro lentes SWOT ou FOFA: Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças), para identificar espaço para melhorias e influências que podem apresentar dificuldade ou forçar mudanças em seu projeto.
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