Histórico de gerenciamento de mudanças
As filosofias por trás das práticas atuais de gerenciamento de mudanças são estruturadas para prever os desafios da mudança organizacional. Essa estrutura surgiu na década de 1940 e foi adotada pelas empresas no final do século e continuou a evoluir ao longo do tempo.
O conceito de gestão de mudanças remonta ao início e meados da década de 1900. O modelo de mudança em três etapas de Kurt Lewin foi desenvolvido na década de 1940. O livro de Everett Rogers, Diffusion of Innovations, foi publicado em 1962 e o Modelo de Transição de Bridges foi desenvolvido em 1979. No entanto, foi só na década de 1990 que a gestão de mudanças se tornou bem-conhecida no ambiente de negócios, e os processos organizacionais formais ficaram disponíveis na década de 2000.
Há razões concretas para o crescimento acelerado no setor de gerenciamento de mudanças. Produtos, tecnologias ou ideias que costumavam levar anos para serem projetados, desenvolvidos, testados e implementados, agora, demoram meses ou mesmo semanas. A evolução das expectativas do consumidor por produtos melhores, mais rápidos e mais baratos também impulsiona a necessidade de reorganizar a cultura de trabalho para atender à demanda. Os livros que divulgam esses conceitos vão desde o óbvio, como Change the Culture, Change the Game, de Roger Connors e Tom Smith, até o chamado à ação de Alan Deutschman em Change or Die, Beyond Change Management de Linda Ackerman Anderson e Managing at the Speed of Change de Daryl Conner. Além disso, modelos e certificações da Associação de profissionais de gerenciamento de mudanças ganharam vida em apoio a esse setor que está crescendo.
Veja como o Smartsheet pode ajudá-lo a ser mais eficiente
Assista à demonstração para ver como você pode gerenciar de maneira mais eficiente sua equipe, projetos e processos com gerenciamento de trabalho em tempo real no Smartsheet.
Entendendo a terminologia do gerenciamento de mudanças
Como disciplina, o gerenciamento de mudanças evoluiu para incluir modelos, processos e planos de gerenciamento de mudanças que ajudam a reduzir o impacto negativo da mudança nas organizações. Dividimos as diferenças entre esses elementos abaixo:
- Os Modelos de gerenciamento de mudanças foram desenvolvidos com base em pesquisas e experiências sobre como gerenciar melhor as mudanças em uma organização ou em sua vida pessoal. A maioria dos modelos de gerenciamento de mudanças fornece um processo de suporte que pode se aplicar à sua organização ou ao crescimento pessoal.
- Os Processos de gerenciamento de mudanças incluem uma sequência de etapas ou atividades que movem uma mudança desde a ideação até a entrega.
- Os Planos de gerenciamento de mudanças são desenvolvidos para apoiar um projeto que promove uma mudança. Normalmente, eles são criados durante o estágio de planejamento de um processo de gerenciamento de mudanças.
Aqui você encontra um ótimo recurso para obter uma visão geral de modelos, metodologias e estruturas de mudança eficazes. Você encontrará teorias, como a estrutura de gerenciamento de mudanças da McKinsey, o modelo de gerenciamento de mudanças de John Kotter, o processo ADKAR de Prosci e o Ciclo de Deming.
8 passos essenciais para um processo eficaz de gestão da mudança
Os processos de gerenciamento de mudanças devem incluir as seguintes etapas: primeiro, identifique oportunidades de melhoria e busque a aprovação das partes interessadas. Em seguida, faça um plano e avalie seus processos. Comunique as mudanças, monitore o progresso e continue a avaliar os riscos.
Todas as organizações passam constantemente por mudanças, sejam elas causadas por implementações de novas tecnologias, atualizações de processos, iniciativas de conformidade, reorganização ou melhorias no atendimento ao cliente. Mas isso não é necessariamente negativo, na verdade, a mudança é muitas vezes necessária para o crescimento e a lucratividade. Nosso relatório de prioridades de gerenciamento de projetos e portfólios para 2025, que pesquisou mais de 1.450 profissionais de gerenciamento de projetos e portfólios (PPM), constatou que 99% dos profissionais de PPM acreditam que sua organização se beneficiaria de melhores tecnologias e ferramentas que os ajudem a se adaptar às mudanças. Um processo consistente de gerenciamento de mudanças ajudará a minimizar o impacto negativo das mudanças na sua organização e na sua equipe.
Descrevemos as oito etapas essenciais para um processo eficaz de gerenciamento de mudanças abaixo.
1. Identifique o que será melhorado
Como a maioria das mudanças ocorre para melhorar um processo, um produto ou um resultado, é fundamental identificar o foco e esclarecer as metas. Isso também envolve a identificação dos recursos e dos indivíduos que facilitarão o processo e liderarão o empreendimento. A maioria dos sistemas de mudança reconhece que saber o que deve ser melhorado cria uma base sólida para clareza, facilidade e implementação bem-sucedida.
2. Apresente um caso de negócios sólido às partes interessadas
Há várias camadas de partes interessadas que incluem a alta gerência que dirige e financia o empreendimento, os defensores do processo e aqueles que são diretamente encarregados de instituir o novo normal. Todos têm expectativas e experiências diferentes e deve haver um alto nível de "adesão" de todo o espectro. O processo de integração dos diferentes componentes varia de acordo com cada estrutura de mudança, mas todos oferecem planos que exigem tempo, paciência e comunicação.
3 Planeje a mudança
Esse é o "roteiro" que identifica o início, a rota a ser seguida e o destino. Você também integrará no plano os recursos a serem utilizados, o escopo ou objetivo e os custos. Um elemento crítico do planejamento é fornecer um processo de várias etapas, em vez de mudanças repentinas e não planejadas. Isso envolve delinear o projeto com etapas claras com metas, incentivos, medições e análises mensuráveis. Por exemplo, um processo de gerenciamento de mudanças bem planejado e controlado para serviços de TI reduzirá drasticamente o impacto das mudanças na infraestrutura de TI sobre os negócios. Há também uma advertência universal para que se tenha paciência durante todo esse processo e se evitem atalhos.
4. Forneça recursos e use dados para avaliação
Como parte do processo de planejamento, a identificação de recursos e o financiamento são elementos cruciais. Isso pode incluir infraestrutura, equipamentos e sistemas de software. Considere também as ferramentas necessárias para reeducar, reciclar e repensar prioridades e práticas. Muitos modelos identificam a coleta e a análise de dados como um elemento subutilizado. A clareza de relatórios claros sobre o progresso permite uma melhor comunicação, a distribuição adequada e oportuna de incentivos e a avaliação de sucessos e marcos.
5. Comunicação
Esse é o "fio de ouro" que permeia toda a prática do gerenciamento de mudanças. Identificar, planejar, integrar e executar um bom plano de gerenciamento de mudanças depende de uma boa comunicação. Infelizmente, 45% dos profissionais de PPM pesquisados citaram a "falta de comunicação e colaboração eficazes" como uma barreira fundamental para a adaptação às mudanças. Existem realidades psicológicas e sociológicas inerentes às culturas de grupo. As pessoas que já estão envolvidas estabeleceram conjuntos de habilidades, conhecimentos e experiências. Mas eles também têm ordens hierárquicas, território e costumes corporativos que precisam ser abordados. É por isso que é necessária uma abordagem personalizada para garantir a adesão de diferentes níveis da organização (por exemplo, a pesquisa também constatou que os executivos têm duas vezes mais probabilidade de relatar um "aumento significativo" nas mudanças no trabalho do que os funcionários de nível de diretoria). Fornecer linhas de comunicação claras e abertas durante todo o processo é um elemento essencial em todas as modalidades de mudança. Os métodos defendem a transparência e as estruturas de comunicação bidirecional que oferecem caminhos para desabafar as frustrações, aplaudir o que está funcionando e mudar sem problemas o que não funciona.
6. Monitorar e gerenciar a resistência, as dependências e os riscos orçamentários
A resistência é uma parte muito normal do gerenciamento de mudanças, mas pode ameaçar o sucesso de um projeto. A maior parte da resistência ocorre devido ao medo do desconhecido. Também ocorre porque há uma quantidade razoável de risco associado à mudança. O risco de afetar as dependências, riscos de retorno sobre o investimento e riscos associados à alocação de orçamento para algo novo. Antecipar e se preparar para a resistência, munindo a liderança com ferramentas para gerenciá-la, ajudará em um ciclo de vida de mudança tranquilo.
7. Comemore o sucesso
Reconhecer as conquistas dos marcos é uma parte essencial de qualquer projeto. Ao gerenciar uma mudança ao longo de seu ciclo de vida, é importante reconhecer o sucesso das equipes e das pessoas envolvidas. Isso ajudará na adoção de seu processo de gerenciamento de mudanças e na adoção da própria mudança.
8. Analise, revise e melhore continuamente
Por mais que a mudança seja difícil e até dolorosa, ela também é um processo contínuo. Até mesmo as estratégias de gerenciamento de mudanças são comumente ajustadas ao longo de um projeto. Assim como a comunicação, isso deve ser intrínseco a todas as etapas para identificar e remover os obstáculos. E, como a necessidade de recursos e dados, esse processo é tão bom quanto o compromisso com a medição e a análise.
Desafios comuns do gerenciamento da mudança
A gestão de mudanças, como qualquer outro processo de negócios, envolve alguns desafios únicos. Desde as abordagens em evolução até a necessidade de ajuste e melhoria contínuos, o gerenciamento de mudanças é uma tarefa que, às vezes, é difícil, mas que sempre vale a pena.
Devido às expectativas em constante mudança dos consumidores e à concorrência na economia global, a ciência da mudança organizacional está em constante mudança e evolução. O elemento humano do gerenciamento de mudanças pode ser um dos mais difíceis de navegar, porque as pessoas não gostam inerentemente de mudanças ou não se ajustam bem a elas.
A maioria dos métodos de mudança concorda que a mudança é difícil e complicada. Portanto, é fundamental envolver as pessoas desde o início, implementar processos e se ajustar continuamente para melhorias. Isso inclui planejamento completo, garantia de adesão e recursos, desenvolvimento de normas de comunicação fortes e avaliação contínua de seus processos.
Ferramentas e componentes de suporte para implementar processos de gerenciamento de mudanças
Os processos eficazes de gerenciamento de mudanças dependem de atividades e ferramentas de suporte, que, geralmente, são desenvolvidas e gerenciadas pela equipe de gerenciamento de mudanças ou por outras partes interessadas. Incluímos exemplos de ferramentas para implementar o gerenciamento de mudanças abaixo:
- Roteiros de produtos ou negócios
- Avaliações de prontidão
- Tutoriais de treinamento e sessões de educação
- Fóruns de feedback das partes interessadas
- Revisão post-mortem
- Medições e análises
- Gerenciamento de resistência
- Plano de melhoria contínua
- Caso de negócio
Atualmente, existem inúmeras metodologias comprovadas. Alguns modelos se concentram em mudar o indivíduo como um método de mudança cultural e alguns têm estruturas e esquemas para mover toda a organização em direção a mudanças e melhorias focadas. Não há uma solução "certa", mas com pesquisa, exploração e planejamento de recursos, uma estratégia de gerenciamento de mudanças é possível, independentemente do tamanho ou da necessidade da organização. Se o crescimento explosivo no setor de gerenciamento de mudanças é uma indicação, o negócio da mudança veio para ficar.
Gerenciamento de mudanças em organizações de saúde
O setor de saúde usa ferramentas digitais para otimizar seus processos e seus procedimentos. Testes e ensaios clínicos, credenciamento de serviços de saúde, integração de equipes e aberturas de clínicas são exemplos de processos que se beneficiam de uma abordagem mais simplificada e automatizada.
No entanto, a implementação de mudanças em uma organização de saúde requer visibilidade de alto nível das atualizações, organização eficiente de contratos e linhas do tempo e documentação segura e armazenamento de informações confidenciais. À medida que a demanda por processos melhores e mais padronizados aumenta, a necessidade de uma ferramenta colaborativa, visível e em tempo real é mais evidente que nunca.
O Smartsheet é uma plataforma de execução de trabalho que possibilita a melhoria da eficiência do trabalho das empresas do setor de saúde, bem como a colocação em escala de processos repetitivos e o armazenamento e compartilhamento seguros de informações de saúde protegidas de acordo com os requisitos regulatórios da HIPAA (Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Provedores de Saúde). Simplifique a documentação, melhore a comunicação em sua organização e aprimore os processos do setor de saúde, ao mesmo tempo em que mantém o mais alto nível de segurança de dados e conformidade.
Quer saber mais sobre como o Smartsheet pode maximizar o resultado das suas iniciativas? Descubra o Smartsheet para o setor de saúde.
Por que o Smartsheet é a ferramenta definitiva para gerenciar processos
Capacite seu pessoal para ir além com uma plataforma flexível desenvolvida para atender às necessidades da sua equipe e se adaptar conforme essas necessidades mudam. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período de tempo. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.