O que é automação de tarefas?
A automação de tarefas é a aplicação da tecnologia moderna para minimizar ou eliminar a necessidade de envolvimento humano para concluir uma tarefa. Vivenciamos muitas formas de automação de tarefas em nossas vidas cotidianas: quiosques de check-in em aeroportos, caixas eletrônicos, pedidos de fast food, renovação de receitas médicas e serviços de assinatura. Essas automações eliminaram o elemento humano de pelo menos uma etapa do processo. Por exemplo, o check-in no aeroporto anteriormente exigia que todos os passageiros pegassem uma fila para receber um cartão de embarque ou despachar a bagagem. Hoje, essas tarefas são automatizadas pela tecnologia: é possível imprimir os cartões de embarque, obtê-los em um quiosque do aeroporto e até baixá-los no celular. Em muitos casos, toda a intervenção humana foi eliminada da verificação de cartões de embarque e manuseio de bagagem.
Os chatbots são outra forma de automação de tarefas prontamente disponível para uso pessoal e comercial. Os chatbots de suporte estão disponíveis em sites corporativos para responder às perguntas dos usuários orientá-los em um processo. Os chatbots de habilidade podem ser usados em casa para acender automaticamente as luzes ou ajustar as configurações do termostato, e os chatbots de assistência pessoal, como Amazon Alexa e Siri, tornaram-se muito populares e oferecem uma variedade impressionante de recursos.
Celulares, tablets e outros dispositivos inteligentes também podem aproveitar aplicativos de automação de tarefas. Um aplicativo popular, IFTTT (If This Then That), faz com que outros aplicativos e dispositivos conversem entre si. Por exemplo, se você for marcado em uma publicação no Facebook, o IFTTT pode tweetar a mesma publicação automaticamente.
Como automatizar tarefas comerciais
Os profissionais de negócios gastam inúmeras horas executando tarefas que podem ser facilmente automatizadas com a tecnologia certa. Abaixo estão três dicas para começar com a automação de tarefas comerciais:
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Pesquise o que há de mais recente em IA e aprendizado de máquina (ML). As ferramentas disponíveis, juntamente com as constantes inovações feitas para AI e ML, irão prepará-lo para a automação de tarefas. Os chatbots, por exemplo, utilizam o conteúdo da base de conhecimento para criar uma base de conhecimento inteligente que irá prepará-lo para a automação futura.
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Documente ou crie processos a fim de identificar tarefas que podem ser automatizadas, especificamente atividades repetitivas nas quais a automação melhorará a experiência do cliente.
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Selecione soluções tecnológicas que substituirão tarefas repetitivas, para que sua equipe possa se concentrar em atividades mais geradoras e valiosas de receita. Por exemplo, ferramentas como o Hootsuite permitem agendar publicações em mídias sociais com antecedência, para que você não precise publicar manualmente todos os dias.
O objetivo é automatizar tudo o que for possível, permitindo que a equipe se concentre em atividades mais valiosas.
Dez tarefas comerciais que você pode automatizar hoje
Um equívoco comum é que a automação de tarefas resulta em demissões de funcionários. Na verdade, a maioria das funções de trabalho não são totalmente substituíveis pela tecnologia. Em vez disso, você terá a oportunidade de redefinir as funções de trabalho ao automatizar tarefas e fluxos de trabalho. Seus funcionários se tornarão mais produtivos e você reduzirá custos, economizará tempo e aumentará a eficiência. De acordo com um relatório publicado pelo McKinsey Global Institute, "até 45% das atividades que os indivíduos são pagos para executar podem ser automatizadas adaptando tecnologias conhecidas atualmente".
Tarefas tediosas e recorrentes são as principais candidatas à automação. Abaixo estão 13 tarefas comerciais que você pode automatizar agora:
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Criação de relatórios
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Solicitações de software/hardware/tecnologia
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Solicitações de RH (contratação/rescisão de funcionários)
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Agendamento de compromissos
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Pagamento de contas
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Faturamento/contabilidade
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Publicações em redes sociais
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Respostas de e-mail, assinaturas e classificação
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Funções de processamento de texto (por exemplo, substituição de texto, renomeação de arquivos)
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Mineração de dados
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Modelos de propostas
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Comunicação com o cliente
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Credenciais de login e o preenchimento de informações do formulário
De acordo com a American Psychological Association, "mesmo breves bloqueios mentais criados pela mudança de tarefas podem custar até 40% do tempo produtivo de alguém". Então, por que não automatizar o máximo possível? Para determinar as tarefas que sua empresa deve automatizar, considere os benefícios que você gerará usando tecnologia em vez de humanos, bem como o valor que os funcionários podem entregar ao se concentrar em outras atividades.
Quem pode se beneficiar da automação de tarefas?
Profissionais de negócios em todos os departamentos verticais e de negócios da indústria podem se beneficiar da automação de tarefas. Por exemplo, o McKinsey Institute estima que 10 a 15 por cento do tempo de um executivo de marketing pode ser "automatizado pela adaptação da tecnologia conhecida atualmente".
Technology marketing executive Jennifer Holtvluwer utilizes task automation to encourage social selling that engages buyers and increases brand awareness. “Marketers tasked with growing voice share for a challenger brand understand the power of employee advocacy,” she says. “Leveraging the networks of your employees is one way to expand brand recognition — and having consistent messages to share externally is crucial for success.”
"Utilizar a automação de tarefas para publicações em mídias sociais fornece aos funcionários conteúdo que é relevante, de marca e [pode ser] facilmente compartilhado em seus perfis sociais em questão de segundos", acrescenta Holtvluwer. "Uso plataformas como o EveryoneSocial para simplificar e agilizar a automação de tarefas e aproveitar os canais sociais para aumentar o reconhecimento da marca."
De escritórios de advocacia a equipes de vendas a profissionais de marketing, as atividades que podem ser automatizadas usando tecnologia moderna são infinitas.
| Indústria/departamento | Tarefa |
|---|---|
| Jurídico | Mineração de dados |
| Saúde | Agendamento de pacientes, lembretes de consultas, renovação de receitas |
| Governo | Licenças de construção, licenciamento |
| Educação | Matrícula na aula |
| Vendas | Geração de leads |
| Marketing | Modelos de e-mail, consolidação de publicações nas redes sociais, distribuição de conteúdo |
| Contabilidade | Pagamentos automatizados |
| TI | Backups de dados, gerenciamento de rede, manutenção de PC, desinstalação de aplicativos/programas, conversão de arquivos em massa, criação de contas, transferências de arquivos, extração de dados |
| RH | Agendamento de folha de pagamento, recrutamento de candidatos |
| Desenvolvimento/programação | Scripts para copiar arquivos e executar ações repetitivas, otimização de imagens |
| Suporte ao cliente | Pesquisas e questionários |
Como escolher a ferramenta certa de automação de tarefas
Ferramentas especializadas de desktop e nuvem foram desenvolvidas para automatizar tarefas em quase todos os departamentos de negócios. Confira abaixo uma lista de ferramentas úteis para a maioria das organizações:
| Ferramenta | Tarefa |
|---|---|
| Hootsuite | Publicações em redes sociais |
| Dropbox | Backups de dados |
| Google Analytics | Relatórios de tráfego da Web |
| Gmail | Respostas de e-mail automatizadas |
| Wordpress | Agendamento de publicações no blog |
| Alertas do Google | Busca de termo de pesquisa |
| Microsoft Office | Localizar/substituir, convenções de renomeação de arquivos |
| Assistente de foco do Windows | O gerenciamento dos alertas do MS Windows |
| SurveyMonkey |
Pesquisas e questionários de clientes, coleta de dados |
A seleção de ferramentas varia conforme a vertical dos negócios e a necessidade da empresa, mas com qualquer processo de seleção de software, crie uma lista de critérios que apoiem suas necessidades comerciais. As funções gerais de automação de tarefas podem incluir o seguinte:
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Interface de arrastar e soltar fácil de usar
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Integrações com outras ferramentas
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Acesso de dispositivos Web e móvel
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Funções de pesquisa e relatório
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Notificações automatizadas por e-mail e/ou alertas
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Agendamentos de tarefas recorrentes
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Cronograma em tempo real que considera finais de semana e feriados
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A capacidade de configurar sem codificação
Os benefícios da automação de tarefas
A inteligência artificial e a robótica estão a caminho de aprimorar tudo nos negócios e em sua vida pessoal. Os executivos de alta gerência classificam a automação de processos e tarefas como prioridade máxima para aumentar a eficiência. Além disso, a tecnologia inovadora alimentada por inteligência artificial, robótica e análise preditiva permite que a equipe automatize todas as funções de negócios. Com as ferramentas certas, as empresas terão os seguintes benefícios da automação de tarefas:
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Custos reduzidos
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Aumento da produtividade
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Aumento da disponibilidade do sistema
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Maior precisão e confiabilidade
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Melhor desempenho
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Aumento da disponibilidade de recursos humanos
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Maior foco em atividades estratégicas de alto valor
Mike Palazzolo, Owner of Fintentional, relies on task automation for appointment planning: "Automating the task of scheduling client appointments is a major time saver for everyone. I use Calendly. Automation reduces the time I spend scheduling appointments, provides clients the flexibility to schedule at any time, and allows me to efficiently balance my day between appointments and office work."
Passado e futuro da automação de tarefas
A automação com computadores começou há mais de 50 anos com o primeiro sistema operacional capaz de executar trabalhos em lote. A tecnologia continuou a progredir ao longo dos anos e, hoje, dezenas de milhares de ferramentas estão disponíveis para automatizar várias tarefas, atividades e processos de negócios.
De acordo com uma pesquisa conduzida pelo McKinsey Institute, "60% dos cargos poderiam automatizar 30% de suas atividades ou mais". Isso não significa que os robôs tomarão os trabalhos, e sim que a tecnologia pode facilmente automatizar tarefas rotineiras e complexas, permitindo que você redefina funções que fornecem mais valor ao negócio. A automação de tarefas e processos são tendências válidas a serem seguidas, pois vemos a robótica e a inteligência artificial se tornarem mais inteligentes e integradas em nossas vidas cotidianas.
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