Entendendo o gerenciamento de inventário Kanban e seus usos em vários setores

By Andy Marker | 1 de September de 2016

No final da década de 1940, Taichi Ohno, Engenheiro Industrial da Toyota, começou a estudar a maneira como os supermercados lidavam com o estoque. A abordagem de apenas reabastecer itens quando necessário estimulou uma ideia: Ohno aplicou o método de reabastecimento para melhorar a eficiência da fabricação. O sistema que ele desenvolveu se chama Kanban e, desde então, foi refinado para ajudar as equipes de qualquer setor a gerenciar o trabalho. O Kanban foi projetado para promover o fluxo de produtos através do processo de fabricação e, finalmente, eliminar o desperdício de mão de obra e inventário. No centro do Kanban está o Just-in-Time (JIT), que significa "apenas o que é necessário, quando necessário e na quantidade necessária". No início da década de 1950, a Toyota desenvolveu o Toyota Production System (TPS), que usa Kanban, e o lançou para sua principal loja de máquinas de fábrica. 

O Kanban é frequentemente associado à Lean Manufacturing. Lean Manufacturing, muitas vezes chamado de "enxuto", é um método sistemático que elimina ou reduz o desperdício em um sistema de fabricação. Como Kanban se concentra no reabastecimento oportuno dos suprimentos que você precisa quando precisa deles, os dois andam lado a lado. Embora o Kanban seja usado além do chão da fábrica, desde o desenvolvimento de software até a contratação e o marketing, ainda é uma parte essencial de um sistema de inventário eficiente e eficaz. Continue lendo para saber como usar o gerenciamento de inventário Kanban em sua empresa e ver como outros setores estão usando-o hoje.

Como funciona o Sistema Kanban de gerenciamento de inventário

O objetivo de um sistema de estoque Kanban é manter continuamente a quantidade mínima de estoque. A beleza da forma como o supermercado gerenciava seu estoque era que ele só estocava itens que esperava vender em um determinado tempo. Por exemplo, o supermercado não pedia mais caixas de sardinhas quando já havia muito em estoque. Em vez disso, os produtos vendidos eram monitorados no supermercado e reabastecidos de acordo. Quando a Toyota lançou o TPS em sua fábrica, a empresa também introduziu seis regras.

Seis regras da Toyota para sistemas Kanban eficazes

  1. Os processos do cliente (downstream) retiram os itens nas quantidades precisas especificadas pelo Kanban.
  2. O fornecedor (upstream) produz itens nas quantidades e sequências precisas especificadas pelo Kanban.
  3. Nenhum item é feito ou movido sem um Kanban.
  4. Um Kanban deve acompanhar cada item, o tempo todo.
  5. Defeitos e valores incorretos nunca são enviados para o próximo processo downstream.
  6. O número de Kanbans é reduzido cuidadosamente para diminuir estoques e para revelar problemas.

Da mesma forma, o sistema Kanban alinha as necessidades de inventário com o que está realmente sendo usado. Isso é frequentemente chamado de "puxada". Quando o estoque de um item específico é esgotado, o fornecedor é sinalizado para entregar um novo carregamento, e o sinal para fazer outro pedido é monitorado por meio do ciclo de reabastecimento. Dessa forma, é simples acompanhar a frequência com que o reabastecimento é necessário. Em um sistema de inventário Kanban, uma empresa pode usar cartões ou caixas Kanban para sinalizar quando o estoque precisa ser reabastecido.

 

Kanban Cards in Smartsheet

No sistema de caixas Kanban, as empresas contam com sugestões visuais para iniciar o processo de reabastecimento. Os trabalhadores têm dois contêineres de inventário e trabalham com os suprimentos em uma caixa antes de passar para a outra. Quando a primeira caixa está vazia, ela envia um gatilho para reordenar o inventário. Idealmente, quando um trabalhador chegar ao final de uma segunda caixa, o estoque será reabastecido. Antes de determinar a quantidade de estoque em qualquer caixa, é importante saber quanto tempo levará para obter um novo estoque do fornecedor. Se o estoque que não puder ser reabastecido quando a segunda caixa estiver vazia, isso causará uma defasagem na produção.

 

Benefícios e obstáculos de um sistema de Inventário Kanban

A abordagem lógica da Kanban para monitorar os níveis de inventário e atender à demanda do cliente faz sentido para os negócios. No entanto, há certas coisas que precisam ser levadas em consideração antes que um sistema sólido possa ser implementado. Entender os muitos benefícios e possíveis desvantagens do uso de um sistema de inventário Kanban ajudará a garantir que sua equipe tenha sucesso na implementação do Kanban.

7 Benefícios de um sistema de inventário Kanban
Aqui estão algumas das vantagens de usar um sistema Kanban de inventário e gerenciamento:

  1. Reduz os níveis e os custos do inventário: Quando você não tem muito inventário para armazenar, há mais espaço disponível para trabalhar. Além disso, apenas ter apenas a quantidade necessária de inventário economiza dinheiro, pois você não está usando a renda comercial para comprar itens que não serão usados.
  2. A demanda do cliente determina a necessidade: você será capaz de identificar facilmente qual de seus produtos está vendendo bem, já que você só está reabastecendo à medida que o inventário se esgota. Se as peças necessárias para um item raramente forem reabastecidas, provavelmente esse não é um produto de alta demanda.
  3. Sem armazenamento na área de produção: no Kanban, as peças só são entregues na linha de produção quando necessário. Esta economia de espaço aumenta a área na linha de produção para os trabalhadores montarem o produto.
  4. Fornece relatórios de progresso de gerentes: o software Kanban pode fornecer análises que mostram quanto produto está sendo produzido e quanto tempo leva. Um software de inventário Kanban poderoso pode executar uma série de relatórios que ajudam os gerentes a planejar, organizar e melhorar o fluxo de trabalho.
  5. Reduz inventário obsoleto: se uma empresa produz em excesso, os produtos geralmente ficam em um estoque por longos períodos, e a empresa tem que decidir o que fazer com o excesso (vender, doar ou descartar). Além disso, quando o estoque não é analisado imediatamente, pode ser difícil determinar se há unidades danificadas. Você não quer esperar até que o defeito seja descoberto no chão de fábrica, possivelmente seis meses depois, quando não há muito que você possa fazer sobre isso.
  6. Impede a superprodução: quando você está apenas puxando itens necessários (determinados pela demanda do cliente), é improvável que acabe com um excesso de produtos que não foram vendidos.
  7. Inventário Lean: como observado anteriormente neste artigo, o Kanban trabalha bem com o Lean Manufacturing. Quando você usa o Kanban em conjunto com o Lean Manufacturing, você não tem estoque excessivo que ajuda a eliminar itens de estoque obsoletos ou defeituosos.

Obstáculos a serem superados ao implementar um sistema de inventário Kanban
Os benefícios de um sistema Kanban são abundantes, economizando dinheiro e aumentando a eficiência. No entanto, antes de configurar um sistema de inventário Kanban, é preciso ter algumas coisas em mente. Você precisará monitorar de perto a quantidade de estoque que está sendo usado no momento para saber quanto deve ser encomendado para reabastecimento. Esse processo levará tempo, então espere uma flutuação inicial nos níveis da caixa enquanto você descobre seus padrões de inventário e, portanto, necessidades. Esteja ciente de que você pode ter uma produção mais lenta enquanto descobre os níveis de Kanban.

Para ajudar a determinar quantos itens devem ir para cada caixa, você precisará saber quanto tempo levará para um fornecedor entregar os itens. Em seguida, organize esse tempo para determinar quantos itens colocar em cada caixa. Por exemplo, se você colocar cinco itens em cada caixa e levar 10 dias para passar por cada caixa, o fornecedor precisará entregar o novo estoque dentro de seis a oito dias para evitar atrasos na produção. 

Fórmula para ajudar a desenvolver um sistema de inventário Kanban de duas caixas

 

Para que um sistema de inventário e agendamento Kanban seja eficaz, você precisa de uma compreensão firme do fluxo de inventário e do processo de reabastecimento existente. Embora provavelmente sejam necessárias algumas tentativas para fazer o sistema funcionar sem problemas, existem fórmulas Kanban que podem ajudar na configuração inicial. Aqui está uma equação Kanban que a Oracle desenvolveu:

Número de Kanban = (C-1)*S=D*A*(L+SSD)

  • C: Número de cartões Kanban
  • S: Tamanho do Kanban
  • A: Alocação presente
  • L: Tempo necessário para reabastecer o estoque
  • D: Demanda diária média de um determinado produto
  • SSD: Dias de estoque de segurança

Software de controle de inventário Kanban

Graças a códigos de barras, tags RFID e software, manter o controle dos níveis e padrões de inventário tem sido muito mais fácil nos últimos anos. Existem muitas soluções de software de estoque Kanban disponíveis que ajudam a automatizar o processo. Embora o sistema físico de duas caixas possa estar em vigor na linha de produção, o software de estoque Kanban usa cartões conectados aos códigos de barras ou tags RFID nas caixas e um banco de dados eletrônico para acompanhar e reabastecer o estoque. 

Um sistema de inventário Kanban automatizado robusto será capaz de gerenciar a cadeia de suprimentos completa. O sistema pode sinalizar e colocar uma ordem de reabastecimento quando a primeira caixa estiver esgotada, e também pode acompanhar os tempos de início e reabastecimento para garantir que a quantidade certa de estoque esteja sempre disponível na linha de produção. Além disso, os gerentes podem usar o sistema de inventário para executar relatórios sobre produtividade e ver quais produtos estão sendo vendidos. Como esses sistemas de inventário baseados em puxo abrangem uma miríade de departamentos de negócios, ele devem ser gerenciados por uma equipe multifuncional e permitir que as partes interessadas visualizem e atuem em dados em tempo real.

5 empresas que usam o sistema de inventário Kanban para aumentar a eficiência e economizar dinheiro

Embora o Kanban tenha se originado no chão de fábrica, ele pode ser usado em qualquer setor para gerenciar melhor o fornecimento de produtos. Agora que você sabe como funciona um sistema de inventário e gerenciamento Kanban e como seu uso pode economizar dinheiro enquanto aumenta a produtividade, vamos explorar como diversos setores estão usando-o hoje. 

  1. Gerenciamento de carrinhos de suprimentos médicos
    No Hospital Infantil de Seattle, itens como curativos cirúrgicos, tubos especializados, cateteres e grampos estavam em falta. Como esses itens são imperativos para o cuidado, as enfermeiras começaram a estocar produtos em locais aleatórios ao redor do hospital para garantir que eles tivessem os itens necessários para tratar os pacientes. Esse estoque não padronizado causou atrasos, e a quantidade de tempo que os médicos gastavam reabastecendo os suprimentos atrapalhou severamente o verdadeiro trabalho: ajudar e tratar os pacientes.

    O hospital implementou um sistema Kanban de duas caixas da BlueBin para remediar a situação. Depois de analisar os dados e o fluxo de trabalho por um ano, a empresa determinou os níveis ideais que devem ser estocados em caixas de suprimentos. O estoque foi revigorado com um sistema Kanban de duas caixas. Quando uma caixa é esgotada, ela é enviada para o escritório central de abastecimento, onde os códigos de barras na caixa são escaneados e um novo pedido é feito. O pessoal do hospital pode visualizar o painel do sistema de inventário Kanban a qualquer momento para ver cada parte da cadeia de suprimentos. Como resultado da mudança para o Kanban, o depósito encolheu de tamanho, o hospital economizou dinheiro por não ter que descartar produtos expirados, e a equipe médica tem mais tempo para fazer seu trabalho: cuidar das pessoas.
  2. Empresa de equipamentos eletrônicos atende a pedidos on-line
    A Milwaukee Electronics, uma empresa de design e fabricação que produz peças para eletrônicos médicos, industriais e de consumo, que atende também a clientes aeroespaciais, iniciou o Screaming Circuits no início dos anos 2000. Screaming Circuits é um serviço de montagem de QTA baseado na internet que desenvolve protótipos e alguma produção de pequeno volume. Os clientes usam o site da empresa exclusivamente para gerar cotações e fazer pedidos. Para garantir a entrega rápida de pedidos, o Screaming Circuits utiliza um sistema Kanban para clientes contratados. A empresa faz um estoque de duas semanas e criou programas personalizados com fornecedores para garantir que o tempo de reabastecimento seja de duas semanas, para que eles nunca fiquem sem peças. Como resultado, quando os clientes fazem um pedido de entrega à tarde, eles podem receber o produto na manhã seguinte.
  3. Empresa de fabricação de sensores simplifica o gerenciamento da rede de fornecedores
    A Dynisco, líder no processamento de extrusão de plásticos e fabricante de um sensor de pressão livre de mercúrio precisava reduzir o custo de carregar estoque em excesso e aumentar a eficiência e produtividade dos recursos existentes. Para enfrentar essas questões, a empresa implementou o design para as práticas recomendadas de fabricação e montagem. A Dynisco foi capaz de simplificar novos projetos de produtos, padronizar custos e melhorar o gerenciamento de fornecedores.

    Infelizmente, ainda havia problemas com os tempos de lead e a qualidade. A empresa procurou aliviar esses problemas com um sistema Kanban manual. De fato, o sistema de inventário Kanban ajudou no fluxo de materiais e melhorou o tempo de resposta do cliente. A Dynisco ainda tinha muito inventário em mãos, no entanto, então eles recorreram ao SyncKanban para automatizar o sistema. O novo sistema Kanban de inventário forneceu dados precisos de inventário e fornecedores em menos tempo do que levou para fazer o mesmo manualmente. O sistema de reabastecimento de estoque baseado no SyncKanban é facilmente integrado com os produtos ERM, CRM e financeiros existentes. Ao fazer a mudança para um sistema de inventário Kanban automatizado, a empresa reduziu seu inventário ativo em 40% em todas as instalações.
  4. Reabastecimento de suprimentos automotivos para uma oficina
    A Suburban Collision Center administra três oficinas e estava procurando uma maneira de melhorar os lucros. Como muitas oficinas, eles não faziam um inventário de fim de mês, então nem sempre tinham certeza do que (e quanto) estava em estoque. Eles precisavam organizar seu estoque e desenvolver um método consistente que pudesse funcionar em cada local. A empresa recorreu ao sistema de inventário Sherwin-Williams Lean Stock, que usa Kanban. Com este sistema, os suprimentos são colocados em carrinhos que todos os técnicos usam. Quando uma caixa está vazia, o técnico escaneia o código de barras e o novo inventário é encomendado automaticamente. O novo sistema melhorou a produtividade, agilizou a oferta de estoque da organização, aumentou o ROI e ajudou os técnicos a produzir um produto de qualidade.
  5. Empresa de ortopedia consolida inventário
    Na área médica, os fornecedores estão vendo margens reduzidas devido ao declínio constante do reembolso. Na indústria de produtos ortopédicos, as empresas produzem um volume menor de produtos e, por isso, podem não ver imediatamente os benefícios de um sistema de inventário Kanban. No entanto, a dj Orthopedics, uma empresa que cria produtos de reabilitação, regeneração e reparos ortopédicos sem operação, experimentou o Kanban. Em uma das fábricas da empresa, eles instalaram um dispositivo Kanban de cinco lados que contém cartões Kanban para muitos dos produtos armazenados em estoque. Quando os itens precisam ser reabastecidos, um cartão sinaliza aos fornecedores e à equipe que gerencia o depósito. Este sistema ajuda a diminuir o tamanho do armazém e a reduzir o tempo de produção. Ao implementar um sistema de inventário Kanban junto com outras práticas de fabricação Lean, a empresa foi capaz de melhorar seu processo de entrega dentro do prazo e continua a aumentar os lucros, apesar das mudanças no campo da saúde.

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