O que é o gerenciamento de inventário Kanban?
O gerenciamento de inventário Kanban é um sistema visual que sinaliza às equipes, gerentes e fornecedores quando reordenar peças, materiais ou produtos. Ele usa a demanda real para acionar o reabastecimento. Isso ajuda as empresas a reduzir o desperdício, evitar o excesso de estoque e trabalhar com mais eficiência.
O Kanban (pronunciado Kahn-bahn) começou na Toyota no final da década de 1940. O engenheiro Taiichi Ohno viu como os supermercados americanos reabasteciam as prateleiras somente quando os itens eram vendidos e aplicaram a mesma ideia à fabricação. Ele anexou cartões físicos — chamados kanban, que significa sinal em japonês — às caixas para mostrar quando produzir ou reabastecer peças específicas. Esse método just-in-time (JIT) se tornou um componente central do gerenciamento Lean e ajudou a Toyota a otimizar a produção e reduzir o desperdício. Atualmente, os sistemas Lean Kanban operam em todos os setores — incluindo manufatura, saúde, logística, varejo e muito mais — usando cartões físicos ou quadros Kanban digitais.
Saiba como fazer mais com menos neste guia completo de gerenciamento Lean e confira como o Kanban melhorou as indústrias, da manufatura ao software, neste estudo sobre a jornada do Kanban para o Lean Kanban.
Como funciona o Sistema Kanban de gerenciamento de inventário
Os sistemas de inventário Kanban usam sinais visuais, como cartões, caixas ou alertas digitais, para acionar o reabastecimento com base no consumo real. Em vez de prever, cada sinal responde à demanda em tempo real. Esse método ajuda as equipes a evitar a superprodução, reduzir o desperdício e manter um fluxo constante de materiais ou produtos.
Uma vez instalado, um sistema Kanban funciona como um loop: quando o inventário é usado, um sinal é enviado para reabastecê-lo. Esse sinal pode ser um cartão físico anexado a uma lixeira vazia ou um alerta digital em um painel. A equipe reabastece apenas o suficiente para repor o que foi consumido, e nada mais. Assim que o item for reabastecido, o sinal retorna ao ponto inicial, pronto para ser reiniciado.
Como o Kanban é um sistema de extração, o estoque é movido somente quando necessário. Não há “push” com base em previsões ou cronogramas de lotes. Isso torna mais fácil manter os níveis de estoque baixos e, ao mesmo tempo, atender à demanda. Também oferece à equipe uma maneira visual de rastrear onde os materiais estão no processo e onde a ação é necessária.
Kanban board in Smartsheet
Aqui está um exemplo clássico de como o sistema de inventário Kanban de dois compartimentos funciona na manufatura:
Em um sistema de dois compartimentos em uma linha de montagem, dois recipientes idênticos seguram os parafusos. Uma lixeira está em uso enquanto a outra fica atrás dela. Quando a primeira lixeira é esvaziada, o funcionário remove o cartão Kanban anexado e o coloca em um quadro com o rótulo Pedido. O segundo compartimento se encaixa para manter a produção em andamento.
Enquanto isso, a lixeira vazia é enviada para reabastecimento. Depois de reabastecido, a lixeira e o cartão retornam à linha, prontos para o próximo ciclo. Todo o sistema funciona sem que ninguém precise contar o estoque ou verificar uma planilha.
Uma versão digital funciona da mesma maneira, em princípio:
Em uma sala de suprimentos hospitalares, a equipe escaneia um código QR quando um compartimento de tubos intravenosos está vazio. Essa verificação aciona um alerta em um quadro Kanban digital usado pela equipe de compras. O item é movido para a coluna Para pedido e um técnico faz um pedido de reabastecimento.
Quando a remessa chega, o item é marcado como Recebido e o ciclo de estoque é reiniciado. O processo ainda é visual e orientado pela demanda — acontece apenas em uma tela em vez de em uma parede ou em caixas físicas.
Componentes principais de um sistema Kanban no inventário
Um sistema de inventário Kanban começa com dois componentes principais: cartões e caixas. Os cartões descrevem os itens e as caixas armazenam os itens. Outros componentes usuais incluem um painel Kanban, físico ou digital, com colunas de fluxo de trabalho para rastreamento. O sistema também usa limites de trabalho em andamento (WIP) e regras de reabastecimento.
Aqui está uma visão geral mais detalhada dos componentes de um sistema de inventário Kanban:
- Cartões Kanban: esses são os sinais que solicitam o reabastecimento. Cada cartão inclui detalhes, como nome do item, quantidade por compartimento, fornecedor e local de armazenamento. Quando um compartimento fica vazio, o cartão é movido para uma placa central ou painel para solicitar mais.
- Caixas ou contêineres: o estoque é armazenado em caixas padronizadas, geralmente em pares. Um compartimento é usado enquanto o outro serve como backup. Quando o primeiro compartimento está vazio, ele aciona um reabastecimento enquanto o segundo compartimento continua funcionando.
- Quadro ou painel Kanban: O sistema Kanban usa um quadro físico ou digital (ou ambos) para rastrear o status de cada item. Os cartões se movem por colunas como Pedido, Pedido, Em trânsito e Reabastecido. O quadro oferece às equipes uma visão instantânea do que precisa de atenção.
Os quadros físicos de Kanban são comuns em manufatura, saúde e armazéns. Eles usam colunas em um quadro branco ou parede com cartões físicos ou etiquetas que são movidas manualmente. Os quadros digitais Kanban são usados quando as equipes estão espalhadas, precisam de rastreamento em tempo real ou desejam automação. As ferramentas de software permitem que os usuários arrastem cartões entre colunas, acompanhem o status e acionem alertas ou atualizações automaticamente.
- Colunas do fluxo de trabalho: as colunas do fluxo de trabalho, físicas ou digitais, representam os estágios do processo de reabastecimento. Mover um cartão de uma coluna para a próxima ajuda as equipes a ver o progresso em um piscar de olhos.
- Limites de trabalho em andamento (WIP): esses limites limitam quantos itens podem estar em cada estágio ao mesmo tempo. Eles evitam o excesso de pedidos e mantêm o sistema focado em concluir uma tarefa antes de iniciar outra. Dependendo do seu setor, WIP também pode significar trabalho em andamento.
- Regras de reabastecimento: Cada sinal segue instruções claras: quando acionar, quem responde, qual quantidade reordenar e para onde vai o cartão ou o compartimento após o reabastecimento. Essas regras tornam o sistema consistente e confiável.
Essas ferramentas opcionais podem fortalecer seu sistema Kanban:
- Etiquetas de prateleira: elas fornecem dicas visuais que ajudam os membros da equipe a identificar rapidamente caixas, categorias de produtos ou reordenar pontos sem precisar ler todos os cartões.
- Scanners de código de barras: os dispositivos de digitalização rastreiam produtos, caixas ou cartões quando eles são movidos. Isso pode acionar atualizações digitais, reduzir o rastreamento manual e aumentar a rastreabilidade.
- Aplicativos digitais Kanban: ferramentas de software (como Smartsheet, Kanbanize ou Trello) exibem visualizações do quadro em tempo real, permitem atualizações de arrastar e soltar e rastreiam automaticamente o status do pedido entre as equipes.
- Integrações com fornecedores: alguns sistemas se conectam diretamente aos fornecedores. Quando um cartão Kanban é acionado, um pedido é enviado automaticamente, acelerando o reabastecimento e reduzindo o trabalho administrativo.
- Dispositivos móveis: as equipes podem usar tablets ou telefones para digitalizar itens, atualizar o status do cartão ou monitorar painéis no chão. Isso ajuda as equipes a se manterem conectadas ao sistema sem estarem vinculadas a um desktop.
Fluxo de inventário Kanban
Em um sistema de fluxo de trabalho de inventário Kanban, o processo começa na lixeira e a equipe move o cartão ou anota o progresso do item quando precisa fazer um novo pedido. A partir daí, a equipe envia o sinal para iniciar o pedido de substituição e reabastecer a lixeira.
Baixe o fluxo de trabalho do inventário Kanban em Adobe PDF
Você também pode visualizar o sistema de fluxo de inventário Kanban como um ciclo de quatro etapas. Ao atingir a quarta etapa e reabastecer a lixeira, você volta para a primeira etapa até atingir o limite da lixeira.
Como calcular o número de cartões (ou caixas) Kanban
Para configurar um sistema Kanban que funcione, você precisará descobrir quantos compartimentos ou cartões são necessários para manter seu processo funcionando sem ficar sem estoque. Existe uma fórmula simples para isso, geralmente chamada de quantidade Kanban ou fórmula do cartão Kanban.
Aqui está a versão básica da fórmula do cartão Kanban:
Número de cartões Kanban =
[Demanda média diária × (tempo de espera + dias de estoque de segurança)] ÷ quantidade por compartimento
Ou, dito de outra forma:
C = [D × (L + SSD)] ÷ S
Onde:
- C = Número de cartões Kanban (ou compartimentos)
- D = Demanda média diária
- L = Prazo de entrega (em dias) para reabastecimento
- SSD = dias de estoque de segurança (um buffer para cobrir a variabilidade)
- S = Quantidade por compartimento (ou a quantidade que cada sinal Kanban representa)
Por exemplo, você usa 40 unidades de uma peça por dia. São necessários três dias para reabastecê-lo e você quer um dia extra de estoque de segurança. Você mantém 50 unidades em cada caixa. Veja como a fórmula progride:
C = (40 × (3 + 1)) ÷ 50
C = (40 × 4) ÷ 50
C = 160 ÷ 50
C = 3,2
Você arredondaria até 4 cartões Kanban. Isso significa que você gostaria de quatro caixas em rotação para essa peça, cada uma contendo 50 unidades.
Aqui estão algumas dicas para usar essa fórmula:
- Sempre arredonde para cima: é melhor ter um pouco mais do que ficar sem.
- Use prazos de entrega reais: Não adivinhe — use seu fornecedor real ou os tempos de reabastecimento.
- Revise regularmente: Se a demanda ou os prazos de entrega mudarem, o tamanho do seu Kanban também deve mudar.
- Tempo de buffer orçamentário: talvez você precise de mais tempo de buffer se a demanda for imprevisível ou se os fornecedores estiverem lentos.
Como implementar um sistema de gerenciamento de inventário Kanban
Para implementar um sistema de inventário Kanban, primeiro mapeie seu fluxo de trabalho. Em seguida, projete seu processo de sinalização, defina quantidades de compartimentos, crie regras e responsabilidades, treine sua equipe e execute um piloto em pequena escala. Revise regularmente e ajuste seu sistema à medida que você aprende o que funciona melhor.
Siga estas instruções passo a passo sobre como implementar um sistema de inventário Kanban:
1. Mapeie seu fluxo de trabalho de
Faça uma análise completa do seu processo de inventário, do recebimento ao armazenamento, do uso ao reabastecimento. Converse com as pessoas que trabalham com inventário todos os dias para obter suas opiniões. Em seguida, esboce todas as informações em um diagrama aproximado que o ajude a identificar lacunas ou atrasos e a identificar onde as coisas ficam mais lentas ou sobrecarregadas. Depois de ter um esboço ou um mapa do fluxo de trabalho, identifique onde as decisões de reabastecimento acontecem. Eles se tornarão seus pontos de sinal Kanban.
Certifique-se de que o sistema e o mapa do fluxo de trabalho estejam claramente identificados e que o estoque desatualizado seja removido. Continue aprimorando seus dados de lead time.
Andrew Lokenauth, consultor financeiro que assessora empresas sobre estratégia operacional e gerenciamento de estoque, enfatiza que acertar o processo significa começar com as pessoas que estão no local.
“Eu sempre começo com uma semana apenas observando os trabalhadores do chão, aprendendo seus processos e recebendo suas opiniões sobre o posicionamento dos cartões e o tamanho dos compartimentos”, diz Lokenauth.
2. Crie sua configuração do Kanban
Defina as quantidades do compartimento com base no uso real e nos prazos de entrega do fornecedor, não em suposições. Para cada compartimento, crie um cartão Kanban identificando o nome, a quantidade, o fornecedor e o local do item.
Tenha um local claro onde os sinais são coletados — uma placa de parede, uma caixa de depósito ou uma placa digital compartilhada — e um sistema claro do que acontece quando um sinal é acionado, quem precisa responder e como o cartão é devolvido após o reabastecimento.
Kiara DeWitt, BSN, RN, CPN, é fundadora e CEO da Injectco, uma cadeia de clínicas de estética médica e perda de peso. Ela criou seu próprio sistema Kanban do zero, sem consultores externos.
“Não exagere no design”, diz DeWitt. “Um Sharpie e uma fita adesiva de pintor podem ensinar à sua equipe 90% do que eles precisam saber. Adicione painéis sofisticados mais tarde.”
3. Estabeleça regras e limites
Definir limites de trabalho em andamento (WIP) significa decidir quantos itens ou pedidos podem estar em cada estágio ao mesmo tempo. Isso mantém o processo fluindo sem problemas. Atribua regras e responsabilidades claras sobre o que acontece depois que o sinal de reabastecimento é acionado, como quem faz o pedido, quem move o cartão ou o compartimento ou quem altera o status do estoque no sistema. Publique essas regras onde as pessoas possam vê-las ou acessá-las facilmente.
Também é importante planejar exceções ou emergências, como quando um cartão é perdido ou a demanda aumenta inesperadamente. Lokenauth enfatiza a importância de ter um plano alternativo.
“Você precisa de um plano alternativo para quando as coisas falharem”, diz ele. “Eu faço com que todos os meus clientes criem um processo de substituição do Kanban — uma forma documentada de contornar o sistema quando necessário, sem criar caos.”
4. Treine sua equipe
Treinar a equipe é crucial ao implementar um sistema de gerenciamento de inventário Kanban, pois o sistema envolve pessoas entendendo e seguindo dicas visuais específicas. Certifique-se de que todos os envolvidos no processo entendam o valor dele e estejam a bordo.
Use inventário real no treinamento. Designe alguns líderes de equipe confiáveis para orientar as pessoas e deixá-las acompanhar o processo do início ao fim. As folhas de dicas podem ajudá-los a se lembrar de todas as etapas do processo. DeWitt avisa que mesmo um sistema bem projetado falha se a equipe não o seguir. “Treine sua equipe para respeitar a diretoria”, diz ela. “Não significa nada se as pessoas pularem as etapas.”
5. Execute um piloto
Depois de concluir o treinamento e configurar o sistema, é hora de executar um piloto. Escolha uma área ou grupo de itens pequeno e de alta utilização para começar. Deixe o sistema funcionar por algumas semanas e veja como os cartões fluem, como o reabastecimento acontece e onde ele para. Obtenha feedback de todos os envolvidos no sistema e faça ajustes de forma contínua — e comece aos poucos, se necessário. Lokenauth relembra um cliente que aprendeu da maneira mais difícil a não começar muito grande.
“Um dos meus clientes queria implantar o Kanban em todo o armazém — 12 milhões de dólares em estoque”, diz ele. “Grande erro. Acabamos reduzindo para apenas os SKUs mais rápidos em uma linha de produtos, fizemos com que funcionassem sem problemas por dois meses e depois expandimos.”
6. Revise e melhore
Ao implementar seu sistema, acompanhe o desempenho e as métricas, como tempos de ciclo, erros de pedidos e falta de estoque. Observe quando as coisas mudam e ajuste seu cronograma ou vários outros fatores, conforme necessário, e treine os trabalhadores regularmente para que sua equipe esteja atualizada sobre o sistema à medida que ele é aprimorado. Certifique-se de comemorar as vitórias e incentivar a equipe para que as pessoas se mantenham motivadas.
Em algumas etapas simples, você pode criar qualquer tipo de quadro Kanban no Smartsheet. Além disso, veja esses exemplos de cartões Kanban em todos os setores para obter mais inspiração.
Alisha Navarro é fundadora e CEO da 2 Hounds Design, fabricante de arreios, coleiras e coleiras para cães com sede na Carolina do Norte. Sua equipe usa um sistema físico de Kanban para gerenciar dezenas de variações de cores e tamanhos na área de produção. Com o tempo, ela aprendeu que o sucesso depende de se manter flexível e ajustar o sistema conforme necessário.
“Esta não é uma única vez para configurar e esquecer”, diz ela. “O Lean é um jogo de melhoria contínua.”
Confira nosso guia completo sobre a melhoria do processo Lean para obter um guia passo a passo com exemplos e estudos de caso.
Benefícios de um sistema de inventário Kanban
Um sistema de inventário Kanban ajuda as equipes a reduzir o desperdício, evitar faltas de estoque e simplificar o reabastecimento. Ele aciona o reabastecimento com base no uso real, não nas previsões, para que as empresas possam manter o estoque enxuto e as operações eficientes sem suposições ou supervisão constante. Embora a ideia seja simples — reordenar somente o que foi usado — os resultados são abrangentes.
Aqui estão alguns dos benefícios mais comuns e mensuráveis de um sistema de inventário Kanban:
- Menos desperdício: o Kanban ajuda as equipes a reduzir o excesso de estoque vinculando os níveis de estoque diretamente ao consumo real. Isso significa menos itens vencidos, salas de fundo menores e menos capital investido em materiais que simplesmente ficam na prateleira.
“A vantagem do Kanban é que eu posso definir os níveis de estoque com base no número de cartões disponíveis”, diz Navarro. “Se houver cartas suficientes para ter 10 peças em estoque e estivermos constantemente ficando sem esse tamanho ou cor, posso adicionar outra carta e ajustar. Ou, se estivermos sempre sobrecarregados em um tamanho ou cor, posso tirar uma das cartas da rotação.”
- Menos estoques e surpresas: o Kanban ajuda as equipes a responder antes que o estoque chegue a zero. Os sinais são acionados pelo uso, não por horários, portanto, o reabastecimento ocorre a tempo de evitar atrasos.
“Para ser honesto, o Kanban salvou meu negócio”, diz DeWitt, fundador da Injecto. “Reduzimos o desperdício de produtos em 40% no primeiro trimestre, evitamos três emergências de estoque e recuperamos duas horas por semana por injetor de chumbo.”
- Alta visibilidade: os sistemas Kanban tornam o trabalho visível. Se você estiver usando cartões, caixas ou um painel digital, toda a equipe pode ver o que foi usado, o que precisa ser reordenado e o que foi reabastecido, sem precisar vasculhar planilhas ou tópicos de e-mail.
“Sistemas transparentes reduzem o atrito”, diz DeWitt. “E isso lhe dá velocidade sem caos.”
- Fluxo mais suave e entrega mais rápida: como o reabastecimento está vinculado ao consumo real, os itens fluem pelo sistema sem gargalos ou pedidos de lotes exagerados. O resultado é um ritmo mais consistente entre equipes e locais.
“Nosso objetivo é usar 100% do estoque e 'transformá-lo' repetidamente ao longo do dia”, diz Navarro, fundador da 2 Hounds Design. “Sabemos que leva cerca de duas horas para que um cartão passe pelo nosso sistema, então nossos níveis de estoque se baseiam aproximadamente em quantos desses arreios usaremos, para que sempre cheguemos perto, mas nunca acabemos.”
- Funções claras: o Kanban cria transparência em torno das responsabilidades: quem aciona, quem faz pedidos, quem reabastece.
- Flexibilidade: os sistemas Kanban são flexíveis por design. As equipes podem adicionar ou remover cartões, ajustar quantidades ou ajustar as regras de reordenamento à medida que aprendem o que funciona melhor para cada produto.
Navarro refinou seu sistema na 2 Hounds Design por meio de tentativa e erro práticos.
“Começamos com 30 arreios por vez em um cartão, e isso foi uma piada!” ela diz. “Demoramos mais de um dia para receber um cartão durante todo o processo (com todos os outros cartões alinhados na frente do que acabamos de enviar). Em seguida, cortamos para 15 arreios em um cartão, depois 10, depois cinco, depois três e depois voltamos para cinco — pois descobrimos que cinco era o número ideal de chicotes para justificar o tempo necessário para trocar a linha e a bobina na máquina.”
- Escalabilidade: o Kanban começa de forma simples — com cartões físicos, compartimentos ou prateleiras — e pode ser expandido para sistemas híbridos ou totalmente digitais conforme suas necessidades aumentam. A lógica central permanece a mesma, mesmo com a evolução de suas ferramentas.
Carl Jacobs é cofundador e CEO da Apicbase, uma plataforma de inventário usada por grupos de restaurantes na Europa e na América do Norte. Em resposta aos desafios dos sistemas físicos Kanban, sua equipe desenvolveu ferramentas digitais, como alertas de baixo estoque e rastreamento de sinais, para ajudar a agilizar os processos de reabastecimento.
“Comece com o que é mais fácil para sua equipe adotar”, diz Jacobs. “Mas opte pelo digital se quiser escala, consistência e melhores previsões.”
Desafios de um sistema de estoque Kanban
Os sistemas Kanban são simples e seus benefícios são claros, mas a implementação nem sempre é tranquila. Os problemas mais comuns decorrem de execução inconsistente, falta de treinamento, fornecedores não confiáveis ou processos pouco claros.
Aqui estão os principais obstáculos para um sistema de estoque Kanban e como evitá-los:
- Sinais perdidos: Quando uma equipe perde um sinal Kanban - seja por distração, hábito ou falta de treinamento - a reposição não acontece a tempo. Esse é um dos pontos de ruptura mais comuns em sistemas físicos.
Jacobs, CEO da Apicbase, viu isso em primeira mão ao ajudar as equipes de restaurantes a gerenciar o estoque em vários locais.
"Vimos cartões serem ignorados ou caixas serem reabastecidas sem acionar o processo de reabastecimento", diz ele. "Para corrigir isso, criamos verificações digitais e alertas de estoque baixo no Apicbase que notificam automaticamente as equipes de compras quando o estoque atinge um limite. Meu conselho: Se você estiver confiando apenas em cartões físicos, espere problemas e crie uma responsabilidade clara para quem os movimenta e monitora."
Lokenauth tem visto problemas semelhantes com equipes que não usam os cartões Kanban adequadamente.
"A maior dor de cabeça que eu sempre encontro é a disciplina do cartão - as pessoas perdem cartões ou não os movimentam no momento certo", diz ele. "Em uma fábrica, perdemos cerca de 30% de nossos cartões no primeiro mês." Para solucionar o problema, Lokenauth diz que a equipe aumentou o tamanho dos cartões ("Muito maior do que seria necessário", diz ele) e começou a usar cartões de cores diferentes para áreas diferentes.
- Problemas com o fornecedor ou com o prazo de entrega: Alguns fornecedores não conseguem lidar com pedidos pequenos e frequentes ou responder rapidamente aos sinais. "As interrupções na cadeia de suprimentos podem destruir um sistema Kanban", alerta Lokenauth. "Aprendi isso da maneira mais difícil com um cliente em março passado, quando seu principal fornecedor teve um atraso de seis semanas. Agora, sempre incluo gatilhos de estoque de segurança e acordos com fornecedores alternativos antes de implementar qualquer novo sistema."
- Excesso de escopo: Uma implementação em grande escala aumenta o risco de confusão e fracasso. "Comece pequeno e vá aumentando", diz Jacobs. "Não faça o Kanban de toda a sua operação no primeiro dia. Escolha um item ou processo de alta movimentação, como o rastreamento de produtos frescos ou embalagens, e teste o sistema nesse local. Isso facilita a detecção precoce de problemas no fluxo de trabalho."
- Falta de propriedade clara: Mesmo quando um quadro Kanban é bem projetado, ele não funcionará se ninguém for o responsável pelo processo. Se funções como movimentador de cartões, colocador de pedidos ou reabastecedor de compartimentos forem deixadas vagas, os sinais ficam ociosos e as lacunas no estoque aumentam. Atribuir a responsabilidade - de preferência a uma função, não apenas a uma pessoa - mantém o ciclo em movimento.
Treinamento ou hábitos inconsistentes: Os sistemas Kanban geralmente são lançados sem problemas, mas, com o tempo, as equipes podem cair em velhos hábitos, especialmente se ninguém reforçar o processo. As novas contratações podem não ser treinadas, e a equipe experiente pode cortar gastos quando as coisas estiverem ocupadas. Sem um reforço consistente, até mesmo um sistema bem projetado se desfaz.
Yogesh Choudhary, CEO e cofundador da FieldCircle, ajuda as empresas de serviços de campo e de inventário pesado a implementar sistemas práticos e dimensionáveis adaptados às operações diárias.
"Mesmo o melhor sistema Kanban falha se as pessoas se esquecerem de mover os cartões ou escanear os itens", diz ele. "Uma atualização semanal de 10 minutos é muito útil."
Ele também enfatiza o poder de dicas visuais simples para facilitar o acompanhamento do processo. "Muitos de nossos clientes nos setores de serviços e manutenção se beneficiam do uso de gatilhos visuais simples, como caixas codificadas por cores ou etiquetas de código de barras, para sinalizar quando o estoque está acabando."
Exemplos de sistemas de inventário Kanban em ação
O Kanban trabalha em todos os setores, desde a fabricação de alto mix até operações clínicas em vários locais. Esses dois exemplos reais mostram o quão flexível e escalável o sistema pode ser:
- Kanban físico na fabricação: na 2 Hounds Design, fabricante de coleiras e arreios para cães, um sistema Kanban ajuda a gerenciar a produção em dezenas de variações de cores e tamanhos. Cada cartão laminado representa uma “receita” para produzir cinco chicotes e acompanha o produto em todas as etapas da fabricação.
“Temos cartões feitos e laminados que têm a 'receita' (cortes, medidas, instruções) de como fazer cinco arreios para cães — e a cor e o tamanho são específicos desse cartão Kanban”, diz o fundador Navarro. “Os cartões passam para o início do processo (corte por correia) e acompanham a caixa por todo o processo de fabricação até que os chicotes sejam inspecionados, concluídos e pendurados ordenadamente na parede.”
O número de cartões determina os níveis de estoque. Se o estoque acabar, eles adicionam um cartão. Se os itens ficarem muito longos, eles puxam um.
- Kanban híbrido na área da saúde: a Injectco, uma rede de oito clínicas de estética médica e perda de peso fundada pela enfermeira neurológica Kiara DeWitt, usa um sistema Kanban híbrido que combina caixas físicas com rastreamento digital.
“Eu gerencio o inventário em oito clínicas e construí nosso sistema Kanban do zero — sem consultores, sem modelos, apenas iteração prática”, diz DeWitt. “Minha equipe supervisiona suprimentos médicos, injetáveis, materiais de laboratório e kits de treinamento usando um sistema Kanban híbrido totalmente personalizado que mantém nossos fluxos de trabalho enxutos e nosso desperdício mínimo.”
Cada item de suprimento tem uma caixa rotulada e um código QR. Quando a última unidade é usada, a equipe escaneia o código, o que aciona uma solicitação de reabastecimento e registra a ação em um rastreador baseado na nuvem.
“Se você tocar na última unidade, você escaneia ou para — sem exceções”, diz DeWitt. “Rastreie as violações como faria com qualquer outro erro de fluxo de trabalho. É proteção de processos, não microgerenciamento.”
Os resultados foram imediatos: 40% menos desperdício de produto, duas horas de tempo economizadas por injetor por semana e muito menos interrupções no estoque.
“Ela cresce porque respeita a realidade”, diz ela. “Sistemas transparentes reduzem o atrito e isso proporciona velocidade sem caos.”
Software de controle de inventário Kanban
O software de inventário Kanban automatiza o processo de rastreamento, reabastecimento e gerenciamento de estoque com base no uso em tempo real. Essas ferramentas reduzem o trabalho manual, melhoram a visibilidade e ajudam a garantir que as equipes reabasteçam somente o necessário, no momento certo e na quantidade certa.
A solução certa depende do tamanho, da complexidade e do orçamento da sua empresa. Uma pequena operação pode começar com um sistema manual ou híbrido, usando compartimentos e códigos QR, antes de passar para uma plataforma totalmente digital. Organizações maiores com mais inventário e peças móveis geralmente se beneficiam de softwares que oferecem suporte à automação, rastreamento de vários locais e relatórios avançados.
Muitos sistemas modernos integram códigos de barras, códigos QR ou etiquetas RFID, permitindo que o inventário seja atualizado automaticamente à medida que os itens são digitalizados ou movidos. As plataformas digitais Kanban também podem gerar pedidos de reabastecimento, calcular prazos de entrega e acompanhar o desempenho do fornecedor.
Para empresas que estão considerando suas opções, aqui está um guia sobre como escolher o software Kanban certo para sua empresa.
Usando o Smartsheet para criar um quadro de inventário Kanban
A visualização em quadro no Smartsheet facilita a criação de um quadro Kanban que rastreia as solicitações de inventário desde o sinal até o reabastecimento. Embora você possa estar mais familiarizado com os quadros Kanban que exibem tarefas em um fluxo de trabalho, seu layout flexível também funciona bem para visualizar o fluxo de inventário em um sistema de gerenciamento de inventário Kanban.
Siga estas etapas para transformar uma planilha de gerenciamento de inventário no Smartsheet em um fluxo de trabalho Kanban:
- Abra a planilha de gerenciamento de inventário no Smartsheet. Clique em Visualização em grade na faixa de opções e clique em Quadro.
- A visualização mudará para Visualização em quadro, semelhante a um fluxo de trabalho de gerenciamento de inventário Kanban. Para alternar os cabeçalhos das colunas, clique em Fornecedor na faixa de opções e escolha outra opção, como Condição do ativo.
- Clique nos campos mostrados na faixa de opções para personalizar as informações no quadro Kanban. Use os botões deslizantes correspondentes para revelar quais elementos aparecem novamente e estão ocultos em cada cartão.
Você também pode obter uma visão rápida do status do estoque visualizando-o no painel de gerenciamento de estoque correspondente.
Experimente o Smartsheet Card View para ter uma melhor visibilidade do gerenciamento de inventário Kanban
É fácil as tarefas se perderem na loucura dos projetos diários no trabalho. Você precisa de um jeito melhor e mais visual de acompanhar e gerenciar as tarefas.
Apresente à sua equipe a exibição em quadro no Smartsheet, uma solução simples de acompanhamento de tarefas que garante a devida priorização das tarefas, mais visibilidade sobre os projetos e colaboração ágil e fácil.
Precisa gerenciar projetos, otimizar cargas de trabalho ou acompanhar tarefas pendentes? A exibição em quadro ajuda a eliminar reuniões desnecessárias sobre o status, permitindo que os membros da equipe acompanhem o progresso dos projetos, as tarefas concluídas e as próximas etapas com cartões.
Os cartões intuitivos de arrastar e soltar, a colaboração em tempo real e o aninhamento de cartões organizacionais podem ajudar sua organização a se adaptar às mudanças e entregar resultados com mais eficácia.
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