Visão geral do Kanban
Para escolher o Software certo do Kanban, você precisa entender o Kanban. O Kanban surgiu no final da década de 1940 no Japão, quando o engenheiro da Toyota Taiichi Ohno analisou como os supermercados estocavam suas prateleiras reordenando produtos apenas quando os suprimentos em estoque se esgotavam. Na Toyota, essa prática desenvolveu-se em reposição de estoque just-in-time (JIT).
A palavra Kanban significa sinal ou outdoor em japonês, e na Toyota, cartões Kanban foram usados para sinalizar ou desencadear outras etapas no processo de produção. Esses conceitos evoluíram e se integraram a outras metodologias Agile, distribuídas por todas as operações de fabricação e, em seguida, para o mundo da TI.
O sistema Kanban fundamenta-se em três ideias-chave:
- Visualização – O fluxo de trabalho é representado de forma visível.
- Baseado em pull – O trabalho passa pelo processo quando um membro da equipe está pronto e faz pull de uma tarefa. Ele é diferente dos sistemas baseados em push, onde o trabalho progride porque alguém terminou sua parte e faz um push para o próximo membro da equipe.
- Limites de trabalho em andamento (WIP) – Em cada fase, apenas um certo número de tarefas e atribuições é permitido. Isso difere de outros sistemas que se concentram em limites de tempo. Os limites de WIP maximizam a eficiência e melhoram o foco e a qualidade, certificando-se de que as pessoas não estejam sobrecarregadas e não sejam solicitadas em diversas tarefas diferentes.
Nos anos 2000, o Kanban evoluiu ainda mais quando o engenheiro de Software David J. Anderson refinou as ideias originais e as transformou no Método Kanban para serviços. Os princípios fundamentais foram incrementados com diversos outros valores-chave: gerenciar o fluxo de trabalho, tornar as políticas explícitas, implementar loops de feedback, melhorar de forma colaborativa e evoluir com a experiência.
O Kanban agora é praticado no desenvolvimento de Software e em muitas outras empresas que não são de TI. A abordagem enfatiza que se inicie de onde você se encontra, para que as equipes em qualquer estágio possam aproveitar o Kanban ao máximo. Você pode manter práticas que estão funcionando bem e fazer mudanças incrementais quando dificuldades ou problemas são descobertos.
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O quadro Kanban
Os sistemas Kanban têm sucesso porque tornam o trabalho visível. Isso é alcançado com um quadro que tem cartões que representam tarefas e trabalhos a serem feitos, chamados de quadros Kanban. Esse quadro é o alicerce do gerenciamento de projetos Kanban.
Um quadro Kanban pode ser tão simples quanto um quadro branco com três colunas para Trabalho Pendente, Trabalho em Progresso (WIP) e Trabalho Concluído. Você também pode adicionar colunas para outras etapas em seu fluxo de trabalho (testes, faturamento, etc.) e cartões diferentes para tipos de tarefas, prioridades ou outros atributos.
Cartão Kanban simples:
Cartão Kanban detalhado:
Essa representação visual do fluxo de trabalho facilita a identificação dos pontos onde o trabalho está progredindo e onde ele está travado. Ela chama a atenção para problemas de modo que se possa ajustar o sistema, redistribuir o trabalho, ou fazer outras correções. Isso ajuda os membros da equipe a se comunicarem sobre o processo de trabalho, mantém a continuidade da produção e leva a uma cultura dedicada à melhoria.
Considerações de alto nível na escolha do Software Kanban
À medida que você se aproxima da sua escolha pelo Software Kanban, você terá algumas escolhas de alto nível para fazer. Aqui estão algumas decisões que são comuns em qualquer escolha de Software:
- Você deve escolher Software de código aberto ou Software proprietário?
- Você deve escolher Software personalizado para o seu setor?
- Você deve escolher uma solução hospedada ou uma que seja baseada em nuvem?
- É importante ter quais integrações?
- Qual é o seu perfil de facilidade de uso e de flexibilidade?
Vamos ver as principais considerações para cada uma dessas decisões.
Código aberto vs. Proprietário — Existem muitas soluções Kanban de código aberto que algumas empresas preferem porque não querem ficar restritas a um fornecedor específico. Outra vantagem do Software de código aberto é que geralmente ele é gratuito ou muito barato e pode ser instalado em qualquer lugar sem precisar monitorar as restrições de licença. Como desvantagens, não há suporte dedicado nem compromisso por parte dos desenvolvedores em atualizá-lo, ao contrário do Software proprietário.
Gerenciamento de projetos gerais ou específicos por setor — Os gerentes de projeto podem buscar Software adaptado a necessidades semelhantes às suas. O desenvolvimento de Software é talvez o uso mais popular para o Kanban, e muitas soluções foram inicialmente projetadas para aplicativos de TI.
No entanto, um dos pontos fortes do Kanban é sua flexibilidade e adaptabilidade. Então, geralmente, você não precisa de Software projetado para um setor específico, desde que você escolha uma solução com funcionalidade consistente do quadro Kanban. Os quadros Kanban podem ser personalizados para se adequar ao seu fluxo de trabalho. Em muitos casos, existem modelos para setores específicos e padrões de processos geralmente encontrados. Embora algumas plataformas gerais de gerenciamento de projetos afirmem que podem ser adaptadas para executar o Kanban, geralmente é prudente evitá-las, a menos que uma solução tenha a capacidade de criar facilmente o quadro visual de projeto de acordo com os princípios Kanban.
Uma observação sobre o uso do Kanban no desenvolvimento de Software: algumas equipes de Software combinam o Kanban com outras técnicas, incluindo o Scrum, cujo foco é um sprint de prazo limitado (duas a quatro semanas). O Kanban não incorpora limites de tempo e é impulsionado pelo limite da quantidade de trabalho em qualquer momento. Mesmo para essas equipes, o quadro Kanban continua sendo sua necessidade mais crítica, de modo que a orientação acima geralmente se aplica. No entanto, as equipes "Scrumban" (como esse híbrido é conhecido) podem querer garantir que os recursos do Scrum, como ferramentas de planejamento de sprint e métricas como gráficos de burndown também estejam disponíveis no Software.
Hospedado vs. Baseado em nuvem — Existem duas principais vantagens do Software hospedado: o potencial de manter os dados mais seguros e o maior controle do ativo de Software. No entanto, os custos iniciais são mais altos, e as opções hospedadas também representam alguns riscos à segurança. Além disso, você assume maior responsabilidade pela manutenção e pelas atualizações. Muitos usuários estão migrando para soluções em nuvem porque elas muitas vezes oferecem custos mais baixos durante o ciclo de vida do produto, facilitam a adição e a exclusão de usuários e de locais, e o fornecedor lida com suporte, manutenção e atualizações.
Integrações — O número e o tipo de integrações são de importância crítica. É ideal que você avalie outros Softwares, ferramentas e plataformas que sua organização usa e escolha o Software Kanban que se integra perfeitamente com o maior número possível deles. Estes incluem serviços de hospedagem de arquivos, extensões de navegador, planilhas, armazenamento de dados, e-mail, assinatura digital, calendários, integradores de aplicativos, programas e ferramentas de desenvolvedor.
Facilidade de uso/flexibilidade — Você quer um Software que os membros da sua equipe saibam como usar, então conheça os pontos fortes e fracos dela. Uma equipe habilidosa em tecnologia ficará confortável com características mais complexas e precisará de menos treinamento. Quem tem aversão a tecnologia vai querer um Software que seja o mais amigável possível. Você também vai querer a capacidade de ocultar informações irrelevantes. Claro, todo mundo adora uma ótima experiência de usuário. Além disso, você deseja confirmar que o Software é flexível o suficiente para atender às suas necessidades, incluindo crescimento no número de usuários, possíveis alterações em seus processos, e funcionalidade para gerenciar vários projetos.
Como o Software Kanban implementa os princípios do Kanban
Neste ponto, você vai querer examinar as características específicas que trazem os princípios Kanban em ação. Aqui estão alguns que valem a pena avaliar e o que procurar:
Visualize o fluxo de trabalho — O foco do Kanban em tornar o trabalho visível significa que esses recursos são provavelmente os mais críticos.
- Quadros Kanban — A tarefa mais importante do seu Software é criar quadros Kanban altamente funcionais e legíveis com cartões de tarefa Kanban. Verifique os modelos que seu fornecedor oferece. Ter acesso a uma biblioteca de modelos que se encaixam em seus fluxos de trabalho é vantajoso.
- Personalização de quadros — Qual a facilidade de personalizar o quadro para suas necessidades específicas? Diferentes programas de Software permitem temas personalizados e widgets, como calendários, visualizações personalizadas, caixas de tarefas, dentre outros.
- Raias — As raias são categorias horizontais ou linhas no quadro Kanban e podem ser usadas para representar diferentes membros da equipe, produtos, proprietário de produtos, prioridade ou dimensão personalizada. A representação e o uso de raias devem ser intuitivos.
- Fluxos de atividade — Esses fluxos fornecem atualizações de status do projeto em tempo real para que você receba uma notificação quando outros usuários fizerem alterações, comentários ou adicionarem arquivos às tarefas. Você também pode assinar atualizações em outros quadros e recebê-las na própria ferramenta ou por e-mail.
Limitar o WIP — Limitar o trabalho em andamento é outro princípio central do Kanban. Estes são geralmente definidos por coluna no quadro Kanban, que é um estágio específico do fluxo de trabalho (codificação, teste etc.), por pessoa ou por equipe.
- Regras — A capacidade de criar regras para limites de trabalho em andamento para que o quadro as imponha automaticamente.
- Monitoramento de processos — Você vai querer ser capaz de monitorar o processo para um projeto individual, detectar atrasos e visualizar o progresso.
- Monitoramento de portfólio — Em uma organização maior, você pode precisar monitorar um portfólio de projetos e alinhar o progresso e a conclusão conforme necessário.
- Relatórios personalizados — Você quer relatórios sobre o progresso e o desempenho da sua equipe com base em critérios personalizados?
Gerenciamento do fluxo — Kanban tem tudo a ver com a manutenção do fluxo de trabalho. Um dos ditados mais comuns em Kanban é: pare de começar, comece a terminar. Esse ditado reflete o seu foco na conclusão do trabalho.
- Monitoramento automatizado de tempo — Essa função permite que você veja onde sua equipe está gastando seu tempo. Você pode fazer o monitoramento por indivíduo, fase de processo ou tempo de ciclo.
- Diagramas de fluxo cumulativos — Os CFDs mostram tarefas em cada etapa do projeto ao longo do tempo e quanto progresso você está fazendo. (O CFD tem basicamente o mesmo propósito do gráfico de burndown no Scrum.) O eixo vertical mostra quantas tarefas estão sendo realizadas ou que foram concluídas, e o eixo horizontal mostra a duração do ciclo, definido como o tempo necessário para completar uma única tarefa.
- Monitoramento de defeitos — As cartas e o quadro deixam claro por meio de cores ou outros atributos quando uma tarefa ou história tem um defeito ou problema?
- Interface de arrastar e soltar — Permite que você mova facilmente as cartas e reorganize o quadro à medida que as circunstâncias mudam.
- Envelhecimento do cartão — Com esse recurso, as cartas começam a desaparecer ou mudar de cor decorrido o tempo predefinido, sinalizando que o trabalho estagnou.
Explicitação de políticas — Você quer que seu quadro se adapte facilmente às suas necessidades e regras, não o contrário.
- Fluxo de trabalho configurável — facilita que você represente seu processo como ele existe, uma parte fundamental do foco do Kanban em começar com o sistema já em vigor.
- Subfluxos de trabalho — Quando uma etapa no seu fluxo de trabalho é composto por várias etapas, você deseja ser capaz de modelar isso em seu quadro.
- Acionadores — Alguns programas permitem definir regras que desencadearão uma ação toda vez que um determinado evento ocorrer, como repor filas quando o trabalho for concluído.
Implemente loops de feedback — O Kanban se esforça pela melhoria contínua, conhecida como Kaizen em japonês. Seu Software tem suporte para essa melhoria, fornecendo feedback sobre o andamento das coisas.
- Gerenciamento de solicitações e de ideias — É fácil receber e gerenciar sugestões, solicitações e ideias?
- Análise — Você pode melhorar sua previsão quando seu Software coleta dados e produz análises que medem desempenho, tempos de leads e de ciclo, bloqueadores e outras métricas. O que o Software habilita?
- Gerenciar vários projetos e equipes — Em um nível de portfólio ou corporativo, você pode querer recursos que possibilitem uma excelente visão geral sobre vários projetos e equipes.
Melhore colaborativamente, evolua com a experiência — Lean Kanban sugere que as equipes agem com seus conhecimentos e experiências para sugerir maneiras de melhorar os processos. Estes são então testados usando modelos e o método científico. Você vai querer um Software que facilite que você mude as coisas.
- Painéis — Seu Software pode dar suporte a esse esforço dando-lhe um instantâneo de métricas-chave. É intuitivo e fácil de organizar?
- Campos personalizados — Essa funcionalidade permite ajustar e modificar seu processo como quiser, em vez de ficar com o projeto bloqueado em um padrão de fluxo de trabalho definido pelo fornecedor do Software.
- Mobile — Você quer que todos os membros da equipe possam acessar o Software onde estiverem para que a colaboração continue fluindo.
- Notificações por e-mail — Certifique-se de que seu Software notifique os membros do projeto por e-mail quando o quadro for atualizado e/ou quando o nome deles for mencionado.
- Atualizações por push — Notificações móveis mantêm os membros da equipe informados o tempo todo.
- Permita que os fluxos de trabalho sejam alterados a qualquer momento — Uma vez que você esteja melhorando continuamente, você não vai querer que as configurações no início do seu quadro fiquem bloqueadas.
- Múltiplos fluxos de trabalho/processos — Se você precisar gerenciar várias equipes ou processos, você vai querer um Software que facilite o uso.
Os benefícios do negócio entregues pelo Software certo
Muitas pessoas querem uma melhor compreensão de como o Kanban e o Software do Kanban se traduzem em benefícios concretos para os negócios. Os princípios do Kanban operam em sinergia e, da mesma forma, o Software certo apoia seu sucesso combinando características-chave, evitando complexidades desnecessárias.
Aqui estão exemplos específicos de como os benefícios são impulsionados por recursos específicos:
- A maior integração das equipes distribuídas resulta de todos os membros da equipe que trabalham a partir da mesma diretoria Kanban, tendo o trabalho visível e vendo atualizações instantâneas sobre o progresso dos colegas.
- Maior qualidade, maior produtividade e proteção contra o atraso no escopo são habilitados pelos limites de WIP, que garantem que os membros da equipe estejam altamente concentrados em suas tarefas.
- Gargalos e problemas são mais facilmente detectados em virtude do quadro visível do Kanban e dos limites de WIP. Estes também reduzem o trabalho e o tempo desperdiçados, garantindo que a carga do projeto seja distribuída de modo estratégico.
- Melhor colaboração e comunicação resultam de notificações e mensagens do Software, interfaces móveis e a capacidade de gerenciar várias equipes e projetos.
- Melhoras de eficiência e de rentabilidade são impulsionadas pelo acompanhamento do tempo, pela redução do tempo de lead e do tempo de ciclo, e pelo fluxo de trabalho aprimorado.
- Os ganhos na satisfação do cliente são resultado de uma melhoria contínua que é facilitada por loops de feedbacks rápidos, acompanhamento de defeitos, análises e a capacidade de ajustar fluxos de trabalho em qualquer momento do ciclo de vida do projeto.
Embora o quadro Kanban esteja no centro do seu processo, os especialistas em Kanban alertam para que não se coloque um foco maior no Software do que nos princípios do Kanban. Equipes que implementam um quadro Kanban sem uma compreensão profunda dos princípios dos limites de trabalho, melhoria contínua e redução de desperdícios têm uma tendência maior de se enfraquecerem. Uma implementação robusta requer uma compreensão profunda do Kanban, bem como de sua mecânica.
Planilha para avaliação e escolha do Software Kanban
Agora você tem uma noção do que é possível com o Software Kanban. Uma boa maneira de determinar o melhor programa para suas necessidades é usar uma matriz de decisão. Tente usar o exemplo abaixo.
- Na primeira linha, elenque os recursos ou funcionalidades mais importantes para suas necessidades. (Adicione mais colunas conforme necessário.) Na planilha acima, preenchemos alguns critérios amostrais.
- Elenque cada programa de Software em consideração na primeira coluna.
- Role a lista e classifique cada programa de 0 (pior) a 5 (melhor) com relação à classificação individual de critérios.
- Na segunda linha (abaixo dos fatores), classifique cada fator em termos de importância relativa em uma escala de 0 (sem importância) a 5 (crítica). Você pode ter vários fatores da mesma importância. (Exemplos na tabela acima.)
- Multiplique a pontuação em cada coluna pela importância relativa do fator para obter uma pontuação ponderada.
- Adicione as pontuações ponderadas de cada Software ao longo da linha.
- A maior pontuação total é a vencedora.
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