Tudo o que você precisa saber sobre cartões Kanban

Kanban é um termo japonês: ‘kan' significa 'visual' e 'proibição' significa cartão, tão grosseiramente traduzido, que significa 'cartão que você pode ver.’ Taiango Ohno, pai do Toyota Production System (TPS), originou o termo e o sistema de cartões Kanban na década de 1950 para gerenciar o fluxo de partes em linhas de produção just-in-time (JIT).

Ainda em uso hoje, a inspiração para Kanban atingiu pela primeira vez uma mercearia Piggly Wiggly nos EUA quando Ohno notou que as planilhas das lojas só estavam estocadas com produto suficiente para atender à demanda de compradores. O inventário só seria reabastecido quando houvesse um lugar vazio na plataforma. Isso deu origem à sua idéia de fornecer marcadores visuais - o cartão Kanban - para reduzir o inventário desnecessário e uma maneira de descobrir fluxos de trabalho e problemas de processo.

A finalidade do Kanban e os cartões Kanban

O Kanban ajuda a criar locais de trabalho responsivos em fábricas e outras organizações, a facilitar o controle de qualidade e a projetar locais de trabalho que suportam a integridade humana e permitem que os trabalhadores realizem todo o seu potencial.

O "Toyota Way" ou Kanban foi adotado e ainda está sendo evoluído por empresas no negócio de carros e em negócios e serviços, incluindo saúde, governos e desenvolvimento do software Agile - na verdade, qualquer organização que queira melhorar continuamente.

Ohno escreveu três livros dedicados às suas idéias sobre "a eliminação completa do desperdício" e o aumento da produtividade: Sistema de produção da Toyota: Além da produção em larga escala e do gerenciamento do local de trabalho em 1988, e do Gerenciamento do Local de Trabalho em 2007. Como Ohno disse: "Por que não tornar o trabalho mais fácil e mais interessante para que as pessoas não tenham que suar? O estilo toyota não é para criar resultados trabalhando duro. É um sistema que diz que não há limite para a criatividade das pessoas. As pessoas não vão para a Toyota para 'trabalhar', vão lá para 'pensar.’”

Nos EUA., O sistema da Ohno se chama Lean, e também se concentra em maximizar o valor do cliente, minimizando o desperdício. Lean Transformation (Transformação enxuta) é o termo usado para caracterizar organizações que estão passando a usar o sistema para gerenciar seus negócios desde o escritório de frente até a produção. Para aumentar a eficiência, as organizações Kanban e Lean usam os principais indicadores de desempenho (KPI) ou métricas para acompanhar o desempenho e responsabilizar indivíduos e equipes.

No conceito de Ohno, os aspectos emocionais e psicológicos relacionados à mudança são considerados. É por isso que ele estabeleceu um conjunto claro de limites de proteção para orientar a ação, explicar o que é necessário para tornar um sistema eficiente e maneiras de capacitar as pessoas que estão contribuindo para ele. Comprovadas com o passar do tempo, essas ideias são incorporadas aos Quatro Princípios Básicos e às Seis Práticas Gerais.

Os Quatro Princípios Básicos do Kanban

Os quatro princípios fundamentais de gerenciamento de mudanças descrevem o que ou como você precisa pensar para gerenciar com sucesso a eficiência:

    1.    Comece com o que você faz agora. O método Kanban não determina processos específicos. O Kanban pode ser usado para examinar processos existentes, mas mudanças radicais não precisam ser feitas imediatamente.

2.Concorde em buscar mudanças incrementais. Por sua natureza, o método Kanban suporta pequenas mudanças contínuas em qualquer sistema atual em vigor. Mudanças radicais e abrangentes são desencorajadas porque são inevitavelmente recebidas com resistência.

3.Respeito ao processo atual, às funções, às responsabilidades e aos títulos. Kanban não proíbe ou manda alterar e reconhece que o estado atual das organizações tem valor. Mudanças incrementais no estilo kanban criam um suporte de implementação mais amplo porque pequenas correções são mais palatáveis do que alterações completas no processo.

4.Incentive atos de liderança em todos os níveis. Kaizen, ou a mentalidade de melhoria contínua por todos na organização, é compatível. O conceito é que grandes ideias podem ser geradas por qualquer um da equipe, não apenas pela gestão.

As Seis Práticas Gerais de Kanban

Existem também práticas que descrevem o que você precisa fazer em um sistema Kanban para trabalhar de maneira otimizada em direção a um objetivo:

1.Visualize o fluxo de trabalho. É aqui que os cartões Kanban entram em jogo. Uma vez que você pode realmente ver o trabalho, o número de solicitações, a quantidade de tempo necessário para cumprir uma solicitação, quem está fazendo as solicitações e os riscos, você pode tomar medidas para gerenciá-los melhor individualmente e como uma equipe. Os cartões são colocados em um quadro kanban para que todos os membros da equipe possam seguir o fluxo de trabalho atual.

2.Limitar o trabalho em andamento (WIP). Este é um pilar de Kanban. Limitar o WIP força a equipe a se concentrar em um número limitado de tarefas e trabalhos até a conclusão. Isso destaca onde o trabalho está sendo obstruído no fluxo de entrega antes que uma situação se torne crítica.

3.Gerencie o fluxo. Com base nos dados coletados, no tempo do ciclo e em outras métricas acordadas e usando informações sobre o estado atual do trabalho no quadro, o Kanban ajuda a rastrear e gerenciar tarefas visualmente, a fim de entregar o valor máximo.

4.Explicite as políticas. As equipes Kanban trabalham juntas para criar regras básicas sobre fluxos de trabalho para diferentes itens, quando mover um item para a próxima raia ou linha e como observar e gerenciar tarefas de trabalho bloqueadas. Esses itens são marcados perto do quadro e a equipe trabalha para melhorar.

5.Implemente ciclos de feedback. A maioria das equipes Kanban faz reuniões diárias de stand-up em frente ao seu conselho de Kanban, onde discute maneiras de melhorar a entrega de tarefas e o processo geral, e ver onde os resíduos podem ser eliminados.

6.Colabore para melhorar, evolua experimentalmente. Um sistema Kanban ilumina as áreas que exigem melhorias. Uma vez destacados, os grupos de trabalho desenvolvem uma maneira de resolver o problema, hipóteses e testar soluções.

Usando esses mesmos princípios e práticas gerais, o Kanban é útil em muitas áreas comerciais diferentes: gestão de projetos de marketing, recursos humanos, liderança estratégica e executiva organizacional, gerenciamento de tarefas pessoais e equipes de auditoria.

Para ser bem-sucedida, a equipe precisa "comprar" o sistema. Todos precisam lidar com suas tarefas dentro dos padrões definidos e seguir essas regras antes de entregar as tarefas ao próximo indivíduo ou equipe. Além disso, manter as informações do Kanban atualizadas e facilmente acessíveis para cada membro da equipe é essencial. É por isso que os painéis Kanban digitais e on-line fazem sentido - você pode acessá-los a qualquer hora, em qualquer lugar e manter-se atualizado instantaneamente sem precisar contar com cartões físicos e atualizações manuais.

Pense no design de cartões Kanban em duas categorias: cartões físicos ou analógicos e cartões digitais, que são desenvolvidos e usados em um ambiente on-line.

Cartão Kanban físico

Cartões Kanban digitais

Caso você esteja criando um quadro Kanban físico ou virtual, as etapas são semelhantes, embora possam ser mais elaboradas, dependendo do tipo de projeto e tamanho da equipe. O mais importante a lembrar é que você está documentando as etapas do seu processo e sobrepondo-as ao seu processo existente. Há sempre coisas que você está fazendo esse trabalho. Não há necessidade de começar do zero e perder coisas que já estão funcionando. Kanban é tudo sobre melhoria gradual, por isso há um risco mínimo em aplicá-lo como parte de sua jornada de melhoria. Veja como começar:

Etapa 1: Visualize seu trabalho
    •    Divida todas as etapas do início ao fim e crie uma raia ou coluna para cada etapa.
    •    Anote as tarefas separadamente em um cartão virtual ou físico.
    •    Código de cores diferentes tipos de trabalho para facilitar a visualização.
    •    As tarefas se movem da esquerda [a fazer] para a direita [concluídas].

Etapa 2: Limitar o trabalho em andamento (WIP)
    •    Com 100% da capacidade, você simplesmente consegue menos. Se um projeto é básico ou complicado ou se a equipe é composta por duas ou 100 pessoas, há um limite para a quantidade de trabalho que pode estar em processo de cada vez e ainda manter a eficiência.
    •    Colocar limites nas colunas em que o trabalho está sendo realizado.
    •    O objetivo dos limites da WIP é o fluxo de trabalho suave e a eliminação de resíduos.

Etapa 3: Adapte- se, monitore e melhore
    •    A melhora deve ser sempre baseada em medidas objetivas, portanto, localize e aplique boas métricas.
    •    Use os dados para ajustar seu processo para maximizar o fluxo e a eficiência.

Usando estas etapas, você poderá identificar onde seus itens precisam ser ajustados e o que funciona melhor para você e seus grupos de trabalho.

Uma das perguntas básicas no design do sistema Kanban é decidir quantos cartões devem ser usados. Nos sistemas "push", para onde o material ou as ideias são movidas para cumprir um cronograma, o trabalho pode ser forçado a diminuir o fluxo se esse parceiro está pronto ou não. O “Push" também pode causar congestionamento, o que cresce exponencialmente à medida que mais itens entram na fila. Um sistema de "puxar", como o Kanban, incentiva a cooperação, elimina a sobreprodução, a subprotração, limita o trabalho em processo e controla o inventário. Essa mesma ideia se aplica ao trabalho do conhecimento e ao desenvolvimento de software.

Existem fórmulas, geralmente aplicadas em instalações do tipo produção que estão monitorando o inventário, que podem ser usadas para ajudar a tomar a decisão sobre quantos cartões Kanban são necessários.

Aqui está um exemplo de fórmula, do Curso de MBA em Produção e Gerenciamento de Operações da Rai University:

Y = Número de cartões
D = Demanda por unidade de tempo
T = Tempo de liderança
C = capacidade de contêineres
X = Tampão, ou fator de segurança

Os grupos de trabalho precisam determinar quantos cartões Kanban são necessários para gerenciar um processo com eficácia e a quantidade pode variar dependendo do tipo de projeto, sua complexidade e número de membros da equipe. Como o Kanban é sobre aprender o que funciona melhor, mesmo estabelecer quantos cartões vai usar é um processo evolutivo. O processo de três etapas coberto anteriormente é uma boa maneira de descobrir o número de cartões Kanban necessários.

Ao usar cartões físicos para rastrear o processo Kanban, você precisa de uma maneira para exibi-los para que você, se estiver trabalhando sozinho, ou sua equipe possa ver o status do processo. Os titulares de cartões nos quadros de Kanban devem permitir que os cartões sejam facilmente movidos para acompanhar o progresso do trabalho. Existem várias maneiras de exibir cartões de inventário Kanban para acompanhar o inventário, estágios de trabalho e muito mais. Eis alguns exemplos:

Sistemas Kanban Caixa. Em sistemas de dois caixas e três lixeiras, usadas principalmente para rastrear inventário, os itens são repostos em uma linha de produção ou configuração de fornecimento. Um funcionário puxa as tarefas da caixa número um e, uma vez vazia, vira o cartão Kanban ou a caixa inteira (se o cartão estiver permanentemente fixo) sobre ela. O funcionário então puxa os itens da segunda caixa enquanto o pedido para o reabastecimento da primeira caixaé feito.. Em um terceiro sistema de caixas, uma caixa é o inventário e é mantida no local do fornecedor.

Porta-cartões e racks Kaban. Geralmente, eles são usados em ambientes de manipulação de materiais, os porta-cartões e racks, são, em geral montados na parede e auxiliam no fluxo de projetos e comunicações. Em vez dos cartões que representam a demanda ou a capacidade, o quadro utiliza ímãs, chips plásticos, anilhas coloridas ou notas pegajosas para representar itens de trabalho. Cada um desses objetos representa um item em um processo de produção ou um trabalho de conhecimento à medida que se move ao redor do quadro.

Quadros Kanban. Representados originalmente como boletins ou quadros, os quadros de Kanban acompanham as três principais áreas do fluxo de trabalho: "a fazer", "em andamento" e "feito" (ou uma variação desses termos). Muitas pessoas ainda trabalham desta maneira, e fornece um bom visual de onde seu projeto está atualmente e para onde ele está indo.

Atualmente, para a maioria dos gerentes de projeto , um quadro branco é muito limitador, especialmente quando o trabalho está sendo feito remotamente. A maneira mais recente e eficiente de 'segurar' cartões Kanban - particularmente para projetos complicados ou virtualmente conduzidos - é com um quadro kanban on-line ou digital usando um aplicativo para representar um quadro de brancos virtuais.

Com um quadro kanban on-line, você pode usar sua própria tela de dispositivos para visualizar, gerenciar fluxos de trabalho e colaborar em tempo real com sua equipe. Os quadros kanban on-line imitam o modelo de quadro branco ou de quadros de avisos usando aplicativos, mas fornecem muito mais: flexibilidade, trabalho mais rápido, clareza e transparência. O Kanban pode ser usado para gerenciar todos os tipos de trabalho e ajudá-lo a:

• Visualizar o trabalho em andamento
• Ver gargalos e obstáculos e decidir como removê-los
• Melhorar a comunicação da equipe
• Capacitar as equipes à autogestão do trabalho
• Inspirar a colaboração em equipe

Os painéis e modelos Kanban baseados na Web e na nuvem podem ser facilmente personalizados para atender às necessidades de qualquer fluxo de trabalho. Você pode alterar a maneira de como designa colunas ou raias e ajustar o cartão Kanban para se adequar ao seu projeto. Se você está em dúvida sobre uma solução Kanban digital, você pode aprender facilmente como escolher o melhor aplicativo Kanban para suas necessidades. E se você estiver pensando em Kanban on-line, é provável que você seja um membro de uma equipe de desenvolvimento do software Agile, os usuários mais comuns de painéis digitais.

Como há o "pai" da fabricação de Kanban, Taivirus Ohno, há um "pai" de outro tipo de Kanban, que usou os princípios para aplicar o mesmo modelo de aprimoramento contínuo e evolutivo ao trabalho de conhecimento e desenvolvimento de software. Consultor de gestão David J. Anderson ajudou o grupo Team Server da Microsoft a criar um sistema que visualiza e limita o trabalho em andamento no trabalho de desenvolvimento de software e tecnologia da informação (TI). De acordo com Anderson, "Kanban não é uma metodologia de ciclo de vida de desenvolvimento de software ou uma abordagem de gestão de projetos. Isso requer que já haja algum processo em vigor para que o Kanban possa ser aplicado a fim de alterar gradualmente o processo subjacente.”

O Lean Software Development (LSD) adotou os princípios Kanban e Lean, que foram descritos por Mary e Tom Papoula em seu livro, Lean Software Development. Como o processo de desenvolvimento de David J.Anderson, seus princípios são executados perto dos de Kanban:

1. Eliminar o desperdício
2. Amplificar o aprendizado
3. Decidir o mais tarde possível
4. Entregar o mais rápido possível
5. Capacitar a equipe
6. Construir integridade

Hoje, os métodos Kanban são amplamente usados na LSD e em outros trabalhos de conhecimento realizados em ambientes Agile.

O termo Agile foi criado pela primeira vez em 2001, no Manifesto para o Desenvolvimento do Software Agile, que foi escrito por dezessete desenvolvedores de software independentes. Uma abordagem iterativa e flexível, os métodos Agile permitem que as equipes segmentem o processo de desenvolvimento em peças gerenciáveis para que as mudanças sejam mais fáceis de fazer, à medida que o trabalho continua e impede que o projeto de desenvolvimento inteiro seja interrompido.

A capacidade de aceitar mudanças incrementais, de tornar as tarefas e o progresso transparentes e de adaptar-se é a razão pela qual os gerentes de projeto gostam de usar um quadro de Kanban para gestão de projetos. Embora as equipes Agile, provavelmente, precisem de mais opções do que o Kanban básico - para o "a fazer", "fazenfo", "feito" - a natureza adaptativa do Kanban significa que ele pode ser facilmente ajustado às necessidades de seu projeto. Tarefas e fluxos de trabalho mais complexos podem ser apresentados visualmente em um quadro Kanban físico ou digital usando combinações de caminhos verticais e horizontais e aplicando codificação por cores para identificar tipos de cartões.

Um dos usos mais importantes do Kanban no desenvolvimento do Agile é o limite que ele impõe ao trabalho em andamento. Com a capacidade de rastrear visualmente onde o trabalho está sendo recuado em qualquer raia específica, você pode executar ações para impor limites predeterminados para o número máximo de itens permitidos em uma raia para manter o fluxo de trabalho sem problemas.

Muitas equipes do Agile, hoje, estão aproveitando os aplicativos para agilizar ainda mais seus projetos. Os aplicativos facilitam o compartilhamento e a atualização de informações, o acompanhamento e a melhora das métricas para melhoria contínua, a integração com ferramentas já em uso e a economia de tempo. Escolher o software certo para gestão de projetos é essencial para atingir as metas de seu trabalho de desenvolvimento - saiba como escolher as ferramentas ágeis certas para o seu projeto.

Uma estrutura extremamente simples, o Scrum é um subconjunto do Agile. Criado por Jeff Sutherland em 1993, também é um modelo de desenvolvimento de software que emprega iteração. Ela foi projetada para gerenciar softwares e desenvolvimento de produtos complexos, mas também funciona bem para qualquer escopo de trabalho complexo, não relacionado ao desenvolvimento de software. As iterações que o Scrum usa são de comprimento fixo. Essas iterações são chamadas de sprint e duram uma ou duas semanas, o que permite que a equipe envie software em intervalos regulares. Ao final de cada sprint, uma reunião é realizada com as partes interessadas e os membros da equipe para gerar as próximas etapas.

O Scrum segue um conjunto inalterado de funções, responsabilidades e reuniões. Por exemplo, o Scrum solicita quatro procedimentos: planejamento de sprint, stand-up diário, demonstração de sprint e retrospectiva de sprint. Esses procedimentos são projetados para motivar melhorias e velocidade e aprofundar o comprometimento dos membros da equipe em gerar mudanças positivas nas atitudes e na entrega. Embora o Scrum esteja intrinsecamente mais estruturado que o Kanban, pois o Kanban pode ser aplicado a qualquer processo, é uma ferramenta útil para empurrar o trabalho "para a direita". Durante cada sprint, as equipes usam ferramentas visuais como quadros Kanban para mostrar o progresso e gerar feedbacks, tanto em raias verticais quanto nas raias horizontais designadas para diferentes tipos de trabalho.

Uma coisa que o Kanban e os aplicativos Kanban adicionam ao Scrum é a disciplina dos limites de trabalho em andamento (WIP) para evitar ou limpar rapidamente obstáculos para manter os projetos avançando rapidamente em direção à entrega. Se isso soar como a ferramenta que você está procurando para aprimorar seu processo do Scrum, leia Como escolher a ferramenta Scrum certa.

O Software JIRA é uma ferramenta de desenvolvimento personalizável que pode ser adotada para qualquer prática de desenvolvimento do Agile, Scrum, Kanban ou uma combinação de metodologias. Embora muitos desenvolvedores achem que é um software de código aberto, é um produto de propriedade da Atlassian. Mais do que apenas um "rastreador de bugs", o JIRA é usado para rastrear problemas. Ele pode seguir novas solicitações de recurso, tarefas de administração de sistema ou Scrum, ou qualquer outro recurso que os usuários precisem. O JIRA também pode ser usado para gerenciar tarefas, designar prioridade e enviar tickets dinamicamente através do sistema. Desta maneira, o JIRA é semelhante a Kanban porque é fácil ver backlogs e você pode impor limites de tempo.

Muitos não desenvolvedores trabalham em empresas que usam JIRA e, se eles não são experientes em TI, dar uma olhada no progresso do trabalho em projetos pode ser um desafio. Há uma resposta por meio da integração que é sincronizada automaticamente em qualquer direção. Ao sincronizar ativamente os dados entre ferramentas, os esforços de todos são compartilhados e visíveis para criar projetos colaborativos e gerenciamento de processos, e a informação em ambos os sistemas está sempre atualizada.

Saiba mais sobre as diferenças e semelhanças entre os Agile, Scrum e Kanban.

Você também pode criar um quadro kanban no Excel. Dê um nome às colunas da sua planilha para refletir as etapas do trabalho - Fazer, Fazendo, Concluído e quaisquer outras etapas relevantes para o seu projeto - e preencher as colunas com suas tarefas. Você manterá toda a funcionalidade de um projeto típico monitorado no Excel, mas poderá adotar os princípios Kanban para maior visibilidade e flexibilidade. Além disso, você pode criar um quadro kanban com facilidade no PowerPoint, o que facilita a apresentação de trabalhos externamente para as partes interessadas ou o gerenciamento que desejam uma visão do alto do trabalho que está sendo feito.

Embora comumente usado em desenvolvimento de software, o princípio Agile também pode ser aplicado ao gerenciamento de tarefas pessoais. Procurando uma maneira de lidar com a sua própria lista de coisas a fazer de forma mais eficaz? Jim Benson, o guru do personal Kanban que escreveu um livro sobre o assunto com Toniann DeMaria, Personal Kanban, Mapeando Trabalho, Navegando pela Vida, avisou que Kanban pode ajudar a resolver a carga de trabalho e prioridades de vida pessoal concorrentes, como férias, casamentos ou projetos domésticos. Em seu livro, ele escreve: "À medida que a autoestrada se aproxima de 100% da capacidade, ela deixa de ser uma autoestrada. Ela se torna um estacionamento.” Os mesmos princípios que se aplicam ao Kanban podem ser aplicados à forma como você organiza suas próprias tarefas de trabalho ou vida. Como outros quadros Kanban, o personal Kanban pessoal ajuda você a identificar seu fluxo de trabalho e visualizar seu trabalho usando as linhas básicas do quadro do Kanban: Para fazer, fazendo, concluído (ou alguma variação desses). Uma das coisas que devemos ter em mente ao criar um personal Kanban é entender, realisticamente, quantas coisas você pode fazer de cada vez. Limitando o trabalho em andamento, você será obrigado a concluir as tarefas antes de passar para a próxima.

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