O que é gerenciamento da força de trabalho?
O gerenciamento da força de trabalho (WFM) é um conjunto de processos destinados a aumentar a produtividade dos funcionários de uma empresa. As empresas empregam sistemas WFM em vários níveis (individual, departamental, em toda a empresa) e por uma série de razões que vão desde contratação e agendamento até folha de pagamento. Essencialmente, o WFM é uma estratégia integrada projetada para agilizar processos internos para que os funcionários possam dedicar mais tempo ao seu trabalho real (e gastar menos tempo preenchendo formulários, concluindo itens para equipes internas desagregadas, solicitando informações etc.). O WFM também tem como objetivo padronizar esses processos em todos os departamentos, em vez de fazer trabalhos através de equipes agrupadas, todas trabalhando com sistemas diferentes.
Os sistemas WFM podem ajudar sua empresa a alcançar uma série de objetivos diferentes, mas não há uma estratégia única e geral para garantir o sucesso. Em vez disso, as empresas podem aplicar políticas e programas específicos que atendem às suas necessidades e manter o uso de todos os sistemas atuais que já são produtivos. Pense no WFM como uma série de programas de eficiência que você pode selecionar e implementar dentro de sua empresa para ajudá-lo a organizar e gerenciar todos os aspectos das relações com os funcionários.
As empresas começaram a chamar a atenção para o WFM na década de 1980 para agilizar os processos internos. No entanto, o foco no WFM durante a década de 1990 foi principalmente na cadeia de suprimentos e outros pipelines de mercado, e nunca ganhou muita força com outras equipes de administração de funcionários (ou os próprios trabalhadores). Hoje, o WFM está experimentando um ressurgimento da popularidade à medida que se expandiu para incluir muitas atividades de recursos humanos (RH), bem como previsão de mão de obra, orçamento e sucessão. Mais tarde, falaremos com especialistas sobre por que essa tendência está acontecendo agora. Primeiro, vamos nos aprofundar no próprio WFM.
O que o gerenciamento da força de trabalho engloba?
Como mencionado, o gerenciamento da força de trabalho pode ser aplicada a uma grande variedade de programas de funcionários. Os sistemas WFM geralmente se aplicam a aspectos da administração de RH e são usados para simplificar e agilizar a entrada de dados. Isso cria um sistema mais eficiente que pode reduzir redundâncias, resolver discrepâncias e economizar tempo. Abaixo está uma lista de categorias comuns baseadas em tarefas que fazem parte do WFM:
- Agendamento: Para trabalhadores que trabalham por hora, um sistema WFM pode ser usado como um criador de cronogramas.
- Ausência/licença: Funcionários e RH trabalham juntos para solicitar e aprovar uma folga.
- Relógios de tempo: Muitos sistemas WFM tornam o registro de entrada e saída ainda mais fácil para garantir que não haja discrepâncias.
- Folha de pagamento: Simplifique a folha de pagamento ao ter o trabalho de todos os funcionários e as informações sobre depósito direto em um local central.
- Benefícios: Fique por dentro de aumentos, bônus e outros benefícios sem consultar várias fontes ou bancos de dados.
- Tarefas de integração: Os funcionários podem concluir a papelada de novos contratados e outras tarefas de integração, e o RH pode acompanhar o status desses itens no mesmo hub.
Mais recentemente, o WFM expandiu-se para além desses itens tangíveis de tarefa em uma arena chamada "monitoramento da força de trabalho", que monitora os dados ao longo do tempo (em vez de uma entrada ou produção singular). Alguns exemplos desse tipo de trabalho incluem:
- Previsão de demanda: Fique atento a lacunas ou mudanças no pessoal para que você possa começar a entrar em contato com possíveis substituições.
- Orçamento trabalhista: Planeje novos projetos ou avalie a largura de banda de funcionários/equipes para garantir que você sempre tenha uma equipe para atender às suas necessidades de crescimento.
- Monitoramento de desempenho: Acompanhe detalhes de desempenho sobre seus funcionários (isso o ajudará a fazer previsões sobre outras áreas de pessoal).
- Correspondência de habilidades de funcionários: Identifique os conjuntos de habilidades dos candidatos ou funcionários atuais para que você possa colocá-los onde eles serão mais valiosos.
- Acompanhamento de ativos: Acompanhe os recursos da empresa que se deslocam entre departamentos ou equipes.
Embora o WFM normalmente inclua o gerenciamento interno de recursos listado acima, ele também pode se estender a outros aspectos como gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM), gerenciamento de ativos da força de trabalho (WAM), serviços de planejamento de produção (PPS) ou gerenciamento de serviços de campo (FSM). Seu sistema WFM não precisa incluir todas as facetas dos negócios; no entanto, se você estiver implementando sistemas de eficiência nessas áreas, pode ser útil padronizá-los sob proteção do WFM por causa da consistência.
Quaisquer que sejam os domínios do trabalho que você escolher aplicar ao seu sistema WFM, o objetivo permanecerá o mesmo: agilizar e padronizar processos internos para maximizar a produtividade. Em casos de sucesso, os sistemas WFM funcionarão como uma ferramenta de gerenciamento de tarefas para ajudá-lo a reduzir riscos, atender à conformidade, aumentar a mobilidade e a agilidade da força de trabalho, aumentar as taxas de retenção e, por fim, tornar-se uma equipe interna mais eficiente.
Explicando a recente popularidade do gerenciamento da força de trabalho
Embora o conceito de WFM tenha começado na década de 1980 e continuado a se formar na década de 1990, ele nunca teve muita popularidade - até recentemente. Queríamos entender o que motivou esse aumento de popularidade, então conversamos com alguns especialistas na área de gerenciamento de projetos.
Tim Hiller, Consultant Relations Manager at Surety Systems offers the following explanation. “WFM is a hot topic right now because of it's immense impact on how a business operates and performs. Anything ranging from labor costs to employee satisfaction can fall under this umbrella, and companies that do it well can see huge cost savings and increased productivity within their workforce.”
Por outro lado, Hiller diz: "As empresas que optarem por ignorar sua importância verão um impacto negativo em várias áreas, incluindo engajamento, retenção e, finalmente, seu resultado final."
Hiller também citou um estudo recente do The Workforce Institute da Kronos Incorporated and Coleman Parkes Research. O estudo descobriu que as empresas dos EUA gastam US$ 687 bilhões por ano em tarefas administrativas desnecessárias - é aí que entra o WFM (e o software WFM). "Muitas das tarefas ... podem ser automatizadas, ou pelo menos tornarem-se mais eficientes, usando a tecnologia de forma efetiva", diz Hiller. "E essa tecnologia tornou-se cada vez mais fácil de usar, tornando-a mais acessível do que nunca para equipes de todos os tamanhos."
De acordo com Hiller, a tecnologia é em grande parte responsável por gerar novos interesses em torno do WFM. Ao automatizar programas administrativos e facilitar o uso de sistemas antigos, os funcionários estão achando mais fácil acompanhar seus dados internos.
We also talked to Charina Flores, Vice President of Human Resources at Barbelo Group. She credits the rapid rise of WFM software with making WFM such a hot topic: “Although many organizations recognize the importance of WFM, most organizations did not have the time and resources to correctly implement WFM across multiple disciplines,” she says.
"A disponibilidade e a acessibilidade de novas tecnologias que acompanham a força de trabalho KSA e a vinculam à estratégia e previsão de negócios levaram a um acesso mais fácil ao WFM, aumentando a popularidade." A disponibilidade e a acessibilidade de novas tecnologias que acompanham a força de trabalho KSA e a vinculam à estratégia e previsão de negócios levaram a um acesso mais fácil ao WFM, aumentando a popularidade."
Flores também cita as mudanças demográficas como o envelhecimento da força de trabalho, a ascensão do "Gig Market" e a ascensão dos trabalhadores freelancers (entre outras coisas) como razões para as empresas adotarem novos sistemas de organização. "As empresas têm que repensar suas abordagens para o emprego e o treinamento - [e] deixar de ser reativas", diz ela.
Por fim, o software WFM torna os dados e as métricas mais disponíveis, para que os administradores tenham mais facilidade no acompanhamento dos recursos. "O WFM pode levar a uma melhor gerenciamento de talentos, recrutamento e retenção mais eficazes, prestação de serviços ideal para custos, maior agilidade da força de trabalho e, acima de tudo, melhor valor para os acionistas", diz Flores. Além disso, os dados facilitam a medição da eficácia do seu sistema WFM.
Olhando para a frente, Hiller está confiante de que o WFM continuará sendo um tópico atual. "O software WFM veio para ficar e continuará tendo um foco maior nos próximos anos para todas as empresas", diz ele. "As empresas que reconhecerem que seu capital humano é tão importante quanto qualquer inventário ou produto que produzem verão resultados positivos em toda a sua organização."
Flores concorda, mas incentiva a liderança e os profissionais seniores de RH a aprender a parte “estratégica” do WFM. "A maioria das organizações ainda não tem uma compreensão aprofundada do que o WFM realmente é, de como ele se conecta à estratégia de negócios e como usar as ferramentas ou tecnologia", diz ela. "Construir uma força de trabalho qualificada, motivada, acessível e eficientemente implantada, com uma estratégia alinhada com o negócio, será cada vez mais um diferencial fundamental do desempenho dos negócios e do sucesso financeiro."
Benefícios do software de gerenciamento de força de trabalho
Embora você certamente possa projetar um sistema do zero, existem muitas plataformas abrangentes de WFM que permitirão que você integre automaticamente seus sistemas e os gerencie de forma multifuncional. A chave no WFM orientado por software é a otimização, o que significa que você esteja aproveitando ao máximo as eficiências do software, em vez de depender de sistemas complicados, vários registros ou processos de evolução lenta. Abaixo está uma lista adicional dos principais benefícios proporcionados pelo software WFM:
- Visibilidade: Obtenha uma visão detalhada de seus processos e recursos.
- Automação: Procure sistemas que automatizem determinados processos para você, reduzindo o tempo gasto em atualizações manuais.
- Algoritmos de agendamento: Como grande parte do WFM é agendamento, os algoritmos economizarão tempo e frustração ao dedicar recursos.
- Colocação em escala: A maioria dos softwares WFM foi projetada para empresas em crescimento, para que seus processos internos possam se manter organizados à medida que você evolui.
- Avaliação em tempo real: Não espere o final do trimestre para avaliar seus funcionários - monitore o desempenho em tempo real para que você possa prever a demanda com mais precisão e continuar contratando.
Esses são apenas alguns dos muitos benefícios que um programa WFM bem-sucedido proporcionará à sua equipe. Ao selecionar um produto, tenha em mente as necessidades de sua empresa (e olhe para o futuro) a fim de selecionar a ferramenta que é melhor para você.
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