Desmistificar as 5 fases do gerenciamento de projetos

A fase de planejamento é essencial para o gerenciamento de projetos bem-sucedido e se concentra no desenvolvimento de um roteiro para a equipe seguir. Durante a fase de planejamento, os gerentes de projeto devem organizar suas equipes, configurar recursos colaborativos e definir metas.

Dois dos métodos mais populares para definir metas são S.M.A.R.T. e CLEAR:

SMART. Objetivos – Este método ajuda a garantir que as metas tenham sido cuidadosamente examinadas. Também fornece uma maneira de entender claramente as consequências do processo de definição de metas.

Específico– Para definir metas específicas, responda às seguintes perguntas: quem, o que, onde, quando, o que e por quê.
Mensurável– Crie critérios que você pode usar para medir o sucesso de uma meta.
Alcançável– Identifique os objetivos mais importantes e o que será necessário para alcançá-los.
Realístico– Você deve estar disposto e capaz de trabalhar em direção a um objetivo específico.
Com prazos determinados– Crie um cronograma para alcançar o objetivo.

Para obter mais informações sobre os objetivos do S.M.A.R.T. e para baixar modelos de metas gratuitos de S.M.A.R.T., leia "O guia essencial para escrever S.M.A.R.T. Objetivos."

C.L.E.A.R. Objetivos – Um método mais novo para definir metas que leva em consideração o ambiente das empresas atuais em ritmo acelerado.

Colaborativo– O objetivo deve incentivar os funcionários a trabalharem juntos.
Limitado– Eles devem ter um escopo e tempo limitados para mantê-lo gerenciável.
Emocional– Os objetivos devem explorar a paixão dos funcionários e ser algo ao qual eles podem formar uma conexão emocional. Isso pode otimizar a qualidade do trabalho.
Calculável– Divide metas maiores em tarefas menores que podem ser rapidamente conseguidas.
Aprimorável– À medida que novas situações surgem, seja flexível e refine as metas conforme necessário.
 
Durante esta fase, o objetivo do projeto é definido e um plano de gerenciamento de projetos é desenvolvido. Envolve a identificação de custo, qualidade, recursos disponíveis e um cronograma realista. Os planos do projeto também incluem estabelecer linhas de base ou medidas de desempenho. Eles são gerados usando o escopo, o cronograma e o custo de um projeto. Uma linha de base é essencial para determinar se um projeto está no caminho certo.
 
Neste momento, as funções e responsabilidades são claramente definidas, para que todos os envolvidos saibam pelo que são responsáveis. Aqui estão alguns dos documentos que um PM criará durante esta fase para garantir que o projeto permanecerá no caminho certo:

• Instrução de escopo – Um documento que define claramente a necessidade do negócio, os benefícios do projeto, objetivos, produtos e marcos importantes. Uma instrução de escopo pode mudar durante o projeto, mas não deve ser feita sem a aprovação do gerente de projeto e do patrocinador.
• Cronograma de detalhamento do trabalho (WBS) - Trata-se de uma representação visual que divide o escopo do projeto em seções gerenciáveis para a equipe.
• Marcos – Identifique metas de alto nível que precisam ser cumpridas ao longo do projeto e inclua-as no gráfico de Gantt.
• Gráfico de Gantt – Um cronograma visual que você pode usar para planejar tarefas e visualizar o cronograma de seu projeto.
• Plano de comunicação – Isso é de grande importância se o seu projeto envolve partes interessadas externas. Desenvolva as mensagens adequadas em torno do projeto e crie um cronograma de quando se comunicar com os membros da equipe com base em produtos e marcos.
• Plano de Gerenciamento de Riscos – Identifica todos os riscos previsíveis. Riscos comuns incluem estimativas de tempo e custos irreais, ciclo de revisão de clientes, cortes no orçamento, mudança de requisitos e falta de recursos comprometidos.

Dica: Ao criar um WBS, os pacotes de trabalho não devem ter mais do que 10 dias. Certifique-se de solicitar a entrada e a perspectiva dos membros da equipe sobre suas tarefas específicas.

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