Cinco coisas que diminuem a produtividade da equipe e que poderiam ser automatizadas

À medida que as iniciativas aumentam e o número de funcionários diminui nas grandes organizações, os líderes empresariais são desafiados a fazer mais com menos. Apesar dos melhores esforços, a produtividade pode ser baixa quando hábitos e convenções que geram perda de tempo persistem no local de trabalho.

Tarefas improdutivas comuns podem fazer com que os funcionários utilizem menos da metade de seu tempo nos trabalhos principais. Pesquisas sugerem que, em um turno de oito horas, o trabalhador médio só é produtivo durante cerca de três horas, de acordo com a Thrive Global.

Confira cinco ações que estão drenando a produtividade da sua equipe e roubando o tempo que deveria ser destinado ao trabalho criativo e inovador. Veja também o que você pode fazer para ajudar a equipe a realizar mais trabalho de alto valor.

1. Verificação constante do e-mail

Sua equipe está perdendo tempo demais com o e-mail? A Harvard Business Review relatou que o trabalhador médio gasta 28% do dia de trabalho lendo e respondendo e-mails, e o trabalhador de tempo integral médio gasta 2,6 horas e recebe 120 mensagens por dia nesse processo.

Mas não é como se pudéssemos nos livrar do e-mail. De acordo com o relatório State of Enterprise Collaboration, apesar da rápida adesão às ferramentas de colaboração, 58% dos tomadores de decisão de TI relataram um aumento no uso de e-mail em sua empresa.

É improvável que sua equipe esteja perdendo tempo com e-mail de propósito. Provavelmente o funcionário se preocupa com a possibilidade de alguém ter lhe enviado algo que precise de resposta e não quer deixar a pessoa no vácuo. Talvez o funcionário esteja à espera de algum e-mail. Por isso, fica verificando a caixa de entrada. Ou talvez você tenha construído a expectativa de que o contato por e-mail é imediato.

As plataformas de gerenciamento de trabalho colaborativo (CWM) podem ajudar a reduzir a dependência do e-mail no gerenciamento de projetos ao dar às equipes um espaço para organizar e gerenciar o trabalho fora da caixa de entrada. Segundo o relatório The Forrester Wave™: ferramentas de gerenciamento de trabalho colaborativo empresarial, quarto trimestre de 2018, as plataformas de CWM permitem que as organizações criem espaços de trabalho que planejam e acompanham o progresso de atividades repetíveis orientadas por processos e fluxos de trabalho orientados por artefatos. Isso ajuda as equipes a adaptar os recursos de planejamento e colaboração de acordo com suas necessidades.

2. Reuniões de atualização de status

Quanto tempo sua equipe perde em reuniões ineficazes de atualização de status? Você sabe do que eu estou falando. Todos entram em uma sala para discutir as tarefas em que estão trabalhando, em que etapa do projeto estão e qual será a próxima atividade. Isso desvia o tempo que poderia ser usado para fazer o trabalho de fato.

Se a sua equipe gasta uma hora com atualizações que podem ou não ser relevantes para o trabalho que estão fazendo, é hora de rever essa abordagem. Uma plataforma de execução de trabalho como o Smartsheet pode ajudar a exibir o status de cada elemento do projeto em um só lugar, eliminando a necessidade de reunir todos em uma sala.

Além disso, o Smartsheet permite automatizar as solicitações de atualização de status com facilidade para que as partes interessadas saibam imediatamente quais informações você busca e onde colocá-las. Você também pode criar um relatório de status que é enviado de modo automático para as principais partes interessadas toda semana para informar que seus projetos estão sob controle.

3. Lembretes de prazos

Você ou alguém da sua equipe perde tempo lembrando as pessoas de prazos futuros e verificando se está tudo dentro dos conformes? Isso aumenta o volume de e-mails desnecessários e não é um uso inteligente do seu tempo.

Existe um jeito de ajudar a equipe e os colaboradores multifuncionais a cumprir os prazos. Você pode criar lembretes automatizados no Smartsheet com base nos marcos ou prazos estabelecidos no plano e no cronograma do projeto, no calendário de marketing de conteúdo, no plano de lançamento do produto etc. Por exemplo, você pode fazer com que o Smartsheet envie automaticamente um lembrete aos responsáveis por uma tarefa três dias antes do prazo e outro no dia em que o prazo acaba.

4. Busca por informações

Procurar as informações necessárias para realizar o trabalho pode ser um desperdício de tempo considerável para sua equipe. Em média, os trabalhadores passam 36% do dia procurando e compilando informações, de acordo com a CMSWire. Mas em 44% das vezes, eles não conseguem encontrar as informações.

Existe um jeito de centralizar todas as informações necessárias para a conclusão ou o gerenciamento de projetos. Segundo o relatório The Forrester Wave™: ferramentas de gerenciamento de trabalho colaborativo empresarial, quarto trimestre de 2018, as plataformas de CWM servem como um sistema de trabalho de registro para as equipes, especialmente as que contribuem para a criação de conteúdo digital. As plataformas de CWM também se integram a soluções de gerenciamento de conteúdo, como Box, Google Drive e Microsoft OneDrive for Business. Assim, o conteúdo atualizado é associado à tarefa ou área de trabalho designada e disponibilizado sem problemas para toda a equipe. Isso também ajuda a reduzir o tempo gasto na procura por anexos em e-mails.

5. Reação a interrupções

De acordo com a American Psychological Association, "mesmo breves bloqueios mentais criados pela mudança de tarefas podem custar até 40% do tempo produtivo de alguém". Algumas dessas interrupções podem ser de natureza mais social, mas geralmente se manifestam na procura por informações, na solicitação de atualização do status do projeto ou na tentativa de rastrear aprovações para manter o projeto avançando.

Com a automação de tarefas repetitivas e manuais como aprovações, atualizações de status e lembretes, é possível reduzir essas interrupções na equipe. As pessoas poderão responder quando tiverem tempo, sem serem interrompidas. Você também pode estabelecer e comunicar blocos de tempo sem pausa com sua equipe para que ela possa ter algum tempo livre de interrupções para um trabalho focado.

Reserve mais tempo para trabalho de alto valor.

Analise as tarefas que fazem sua equipe perder tempo e veja quais soluções você pode implementar para dedicar tempo aos trabalhos de alto valor. Sua equipe ficará mais satisfeita e gerará mais impacto.