Quando desastres acontecem, o primeiro impulso da maioria das pessoas é cuidar da própria família. Para a Tellepsen, uma empresa líder em construção sediada em Houston, os funcionários são parte da família.
Assim, quando o furacão Harvey trouxe uma inundação generalizada para a área de Houston em agosto de 2017, a Tellepsen usou o Smartsheet para descobrir a situação de mais de 500 funcionários espalhados pela área metropolitana de Houston e conseguiu ajuda e recursos para as pessoas que precisavam.
Foto fornecida pela Tellepsen
As equipes da Tellepsen já estavam usando o Smartsheet para gerenciar o monitoramento de materiais, prazos e entregas e processos dos funcionários relacionados ao RH. A flexibilidade e os recursos de colaboração da solução fizeram dela uma ferramenta inestimável para gerenciamento de prazos e compartilhamento de informações e etapas de processo entre equipes.
O que as equipes não estavam esperando: o Smartsheet também foi inestimável em ajudar a conseguir para os colegas um auxílio muito necessário e se tornou a principal ferramenta para localizar pessoas durante um desastre natural devastador.
Envio de ajuda depois de um furacão
O furacão Harvey trouxe pancadas de chuva nunca vistas na área de Houston; mais de 48.000 casas foram inundadas, com mais de 1.000 totalmente destruídas e mais de 17.000 apresentando danos severos. A diretora de recursos humanos, Maryanne Henn, estava em um bairro que não foi severamente atingido, mas enquanto assistia à cobertura dos noticiários, ela sabia que muitos de seus colegas na Tellepsen estavam em apuros. Ela precisava descobrir uma maneira de ajudar.
Foto fornecida pela Tellepsen
“Somos uma organização familiar, e a cultura aqui é que todos nós somos uma família”, afirma Henn. “Se alguém for hospitalizado, todos na Tellepsen saberão. Nós enviamos flores e alimentos; nós visitamos. É parte de nossa cultura. Então, quando as enchentes vieram, a primeira coisa que as pessoas pensaram foi ‘oh, meu Deus, onde está a família Tellepsen? Onde estão todos?’”
Henn percebeu que tentar telefonar para os membros da equipe demoraria demais. Em vez disso, ela gastou dez minutos criando um formulário do Smartsheet com campos suspensos que os funcionários podiam usar para marcar a si mesmos como seguros, em um abrigo ou precisando de resgate devido a enchentes próximas. Ela e os gerentes da empresa enviaram aos funcionários um link personalizado para o formulário via mensagem de texto, e-mail, Facebook e Twitter.
O link era fácil de reconhecer imediatamente como uma mensagem da Tellepsen; e o mais importante era que o formulário era fácil de preencher mesmo em dispositivos móveis, que Henn sabia ser uma das poucas posses que os funcionários desabrigados pela enchente teriam disponíveis enquanto procuravam por um lugar seguro.
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As respostas que os funcionários colocaram no formulário preencheram instantaneamente a planilha que Henn e sua equipe usaram para verificar quem estava seguro e obter ajuda para aqueles que não estavam. Henn conseguiu rapidamente atualizar e classificar para se concentrar nas pessoas que precisavam de atenção imediata.
“Uma função incrível do Smartsheet é o fato de você poder mudar uma célula para uma determinada cor se ela atender a condições específicas. Durante as horas mais tensas da crise, se alguém selecionasse ‘em um abrigo’ na lista suspensa, o item da linha ficava vermelho. Se alguém selecionasse ‘em apuros’, ele ficava amarelo. Não foi necessário passar por 200 nomes; eu veria alguém aparecer em vermelho e ligaria para a pessoa.”
Maryanne Henn
Diretora de RH
Tellepsen
Os funcionários da Tellepsen responderam rapidamente; enquanto Henn atualizava ansiosamente a planilha a cada minuto, mais e mais respostas apareciam. Ela conseguia ver quem tinha as necessidades mais urgentes e, em seguida, entrava em contato com um crescente quadro de voluntários que estavam oferecendo resgate, lugares para ficar, roupas para crianças, fraldas e outros artigos para bebês e muito mais.
Foto fornecida pela Tellepsen
“Nós usamos o Smartsheet para disponibilizar voluntários”, afirma Henn. “Bem no começo, quando as enchentes recuaram, nós sabíamos para quais casas disponibilizar equipes de construção para ajudar a iniciar a remoção do drywall, pois o mofo se espalha muito rápido e precisávamos entrar lá imediatamente. Outras pessoas na comunidade tiveram que esperar semanas pela chegada de um perito, e nós conseguimos chegar no dia seguinte.”
Nos dias e nas semanas que se seguiram, Henn e a equipe de voluntários organizaram equipes de demolição e de reparos, entregaram suprimentos para bebês, roupas e vales-compra para os colegas que estavam em abrigos pela cidade e organizaram arrecadações para fornecer dinheiro e recursos para ajudar os membros da família do trabalho a reconstruir suas vidas.
“Se eu trabalhasse em outra organização, honestamente não sei quem eu teria chamado para ajudar”, afirma Henn. “A coisa boa sobre a Tellepsen é que nós acabamos ligando para eles dizendo: ‘oi, eu sei que você está em apuros. Onde você está? Nós vamos buscar você.’”
Compartilhando soluções além da empresa
Capturas de telas de celulares fornecidas pela Tellepsen
Na sequência do furacão, Henn se pegou mostrando o Smartsheet para pessoas de outras empresas locais que tinham visto as publicações no Facebook da Tellepsen com o link de check-in dos funcionários. Outros empregadores em Houston queriam saber como eles poderiam se preparar para futuras emergências e ajudar suas próprias equipes tão prontamente como a Tellepsen tinha reagido ao furacão Harvey.
“Houve muitas empresas dizendo: ‘por que não temos tudo sob controle com rapidez suficiente?’ Nós também não tínhamos, apenas parecíamos ter”, afirma Henn. “Eu pensei: como vou chegar a todas essas pessoas? Foi quando me veio a ideia: com o Smartsheet. Isso fez parecer que nós estávamos só esperando entrar em contato com as pessoas, mas de fato foi só um raciocínio rápido e, honestamente, sem o Smartsheet, não sei se teríamos conseguido fazer o que fizemos.”
Um diretor de desenvolvimento profissional da Tellepsen também usa o Smartsheet para avaliar e preparar seus ambiciosos gerentes de projeto de construção para promoções. Acesse aqui para saber mais.
