A Tellepsen Builders ajuda os funcionários a progredir com o Smartsheet

A Tellepsen Builders é uma empresa familiar que tem operado em Houston há mais de 100 anos, focando em projetos que fazem a diferença nas vidas das pessoas, como sedes corporativas, hospitais e escolas. A equipe de gerenciamento de projetos de construção é uma das maiores da empresa e uma das mais importantes. Os gerentes de projetos trabalham em canteiros de obras organizando toda uma variedade de operações locais.

Kendall Pouland, diretora de desenvolvimento profissional, subiu na escala corporativa por meio das classificações de gerenciamento de projetos. Passar dez anos trabalhando em canteiros de obras usando capacete de segurança a ensinou que o trabalho de um gerente de projetos é complexo e que um feedback claro é essencial para ter domínio no trabalho.

Ainda que os gerentes de projetos da Tellepsen soubessem como construir um prédio, a empresa não criara uma estrutura clara para crescimento de carreira e promoção do funcionário. O ambicioso grupo de gerentes de projetos estava ansioso por criar um impacto em suas carreiras e na comunidade, e os gerentes assistentes queriam avançar para os níveis seniores o mais rápido possível. Pouland descobriu que as habilidades e os critérios de promoção não estavam padronizados, causando confusão sobre quem estava pronto para uma promoção e quais treinamentos eram necessários para chegar lá.

Pouland precisava de uma maneira melhor para gerenciar o treinamento de habilidades e o processo de promoção para uma equipe crescente de gerentes de projetos ambiciosos. Então, ela trabalhou com a equipe para identificar 66 habilidades de gerenciamento de projetos em cinco categorias principais, com seis níveis de proficiência, indo de novo assistente até o status de sênior experiente.

Encontrando a ferramenta certa

Para divulgar as habilidades e os níveis, Pouland escolheu o Smartsheet. Ela criou uma matriz de competência e uma grade detalhando os 396 níveis de habilidades, tudo organizado em planilhas individuais para cada gerente de projetos.

“Eu criei isso com tudo marcado com um status 'incompleto', e se você quiser avançar em nossa organização, tome a frente. Agora, você tem a habilidade e as informações necessárias para ir até o fim”, afirma Pouland. “Se precisar de ajuda com qualquer uma das habilidades, é nossa responsabilidade fornecer a você o conhecimento – meu, do seu chefe ou de outro gerente de projetos –, mas você está no comando do seu destino.”

A codificação por cores fornece feedback

A codificação por cores ajuda os gerentes de projetos a identificar quais habilidades eles dominaram e quais ainda requerem trabalho. Quando um gerente de projetos marca uma habilidade como concluída, a planilha alerta o gerente via e-mail, e ele pode aprovar ou dar um feedback específico sobre o que ainda precisa ser aprendido. Os gerentes podem acessar e atualizar as planilhas de matriz de competência dos membros da equipe em dispositivos móveis e enviar o feedback do local da construção, de qualquer sala de reunião ou de casa, em vez esperar por um dia em que estiverem no escritório.

“A usabilidade móvel foi importante para nós”, afirma Pouland. “Ela simplificou o trabalho dos aprovadores. Eles são realmente ocupados, não ficam sentados em frente a um computador o dia todo e talvez nem mesmo sejam tão técnicos, então poder aprovar a partir de um celular com alguns cliques é vantajoso.”

Na medida em que um gerente de projetos conclui as habilidades necessárias, as células na planilha mudam de vermelho para amarelo e para verde. Quanto mais verde a matriz de competência estiver, mais preparado o gerente de projetos estará para uma promoção. Se a planilha não estiver ficando verde suficientemente rápido, as razões serão fáceis de identificar.

“Para o gerente, às vezes é uma sensação — ‘eu não acho que ele esteja pronto para uma promoção’—, mas é difícil apontar o motivo”, afirma Pouland. “Esse seria o momento perfeito para o gerente dizer ‘você precisa desenvolver esta habilidade de comunicação’ ou ‘você precisa melhorar no rastreamento e acompanhamento das tarefas'.”

Processos de RH simplificados

A matriz de competência não apenas torna o avanço individual mais fácil, ela faz com que as análises de desempenho anual sejam mais eficientes. Como os gerentes de projetos e seus gerentes se comunicam durante o ano, o processo de análise não traz surpresas e pode ser concluído com um rápido questionário. No primeiro ano após a adoção da matriz de competência do Smartsheet, a equipe de gerenciamento de projetos concluiu suas análises de desempenho em uma semana, enquanto outras equipes levaram quase um mês.

Pouland está trabalhando para estender a estrutura de matriz de competência para outras equipes, uma categoria de trabalho por vez, para que todos na empresa possam obter uma direção mais clara para o gerenciamento de suas carreiras.

“Estamos repletos de personalidades tipo A”, afirma Pouland. “Esta solução facilitou as conversas difíceis porque já tínhamos um comitê que sentava e anotava exatamente os pontos nos quais você precisa ser bom. Ela definitivamente ajudou as pessoas a encontrarem um destino para o qual elas deviam caminhar.”