Diretora de operações orienta campanha da Pip Hare Ocean Racing com o Smartsheet

O trabalho de Lou Adams era difícil. Como você junta pessoas que não se conhecem e as faz colaborar mutuamente, garante patrocinadores para uma competição de barco à vela seis meses antes do início e gerencia remotamente a campanha de uma corrida de vários meses ao redor do mundo… enquanto ainda tem um trabalho em tempo integral?

Este era o desafio que esperava Adams, que se juntou à equipe da Pip Hare Ocean Racing como diretora de operações em meados de 2020. Enquanto administrava um departamento médico de emergência em meio à pandemia de COVID-19, Adams entrou para dar suporte à campanha de Pip para a competição Vendée Globe 2020-2021 antes do seu início em novembro.

Com diversos outros voluntários, a equipe de operações rapidamente partiu em busca de empresas para patrocinar a corrida de Pip. Por sorte, a equipe de voluntários compartilhava o mesmo propósito: ajudar Pip a realizar seu sonho de completar a Vendée Globe.

Considerando que 97% dos funcionários e executivos acreditam que o desalinhamento dentro de uma equipe afeta o resultado de um projeto, de acordo com os dados da McKinsey, era essencial que a equipe compartilhasse um mesmo objetivo, que era dar suporte à campanha de Pip. Estivessem eles garantindo patrocinadores, preparando Pip para o corrida, apoiando suas necessidades em terra enquanto ela estava a milhares de quilômetros de distância sozinha no oceano, o trabalho efetivo da equipe a mantinha em atividade.

Mas nem tudo foi fácil.

Campanhas de missão crítica executadas no Smartsheet

Enquanto a equipe buscava patrocinadores corporativos e gerenciava os aspectos empresariais da campanha antes do lançamento da corrida, Adams percebeu que havia vários prazos, cronogramas e esforços acontecendo simultaneamente.

Sem uma fonte confiável comum e com voluntários e parceiros da campanha trabalhando em locais e fusos horários diferentes, o risco de ter prazos perdidos e entregas negligenciadas estava aumentando. Além disso, ela às vezes não sabia quem estava trabalhando em qual tarefa, criando a possibilidade de trabalho duplicado, o que não é ideal quando sua equipe de voluntários também tem trabalho em tempo integral em outros lugares e tempo disponível limitado.

Adams precisava de uma solução para inverter a maré. Foi aí que ela descobriu a plataforma Smartsheet.

“A natureza de executar uma campanha esportiva é muito urgente. Um prazo pode ser fundamental para a missão. No caso de Pip, era o início da corrida. Não havia uma solução implementada para gerenciar a campanha, e aí o Smartsheet chegou.”

Usando o Smartsheet, Adams criou planilhas para gerenciar os patrocinadores que entravam para dar suporte à campanha de Pip. Ela monitorou os compromissos de contrato, os entregáveis e os prazos e gerou responsabilidade ao atribuir tarefas a diferentes membros da equipe. “Todos tinham acesso e podiam ver tudo em um só lugar”, observou Adams.

E assim que a corrida de Pip começou, um novo desafio surgiu: como eles poderiam verificar a saúde e o status de Pip quando ela não pudesse entrar em contato com a equipe de terra?

A Vendée Globe é uma corrida de barco solo ininterrupta ao redor do mundo. Pip poderia estar navegando pelas águas das partes mais remotas do mundo, como o Ponto Nemo, que fica tão longe de qualquer lugar que, com exceção de seus concorrentes, as pessoas da estação espacial internacional seriam as mais próximas dela. Entre possíveis problemas de conectividade e outras situações que exigissem a atenção de Pip, ela não estaria sempre disponível para atualizar a equipe.

Como parte do patrocínio da Smartsheet para a campanha de Pip, nós criamos um painel para que os fãs pudessem acompanhar seu progresso. Com integrações incluindo um mapa em tempo real e relatórios de dados em parceria com o patrocinador Aparito, os fãs e a equipe de Pip puderam ver onde seu barco estava, quando foi a última vez que ela dormiu e os dados de saúde, incluindo batimentos cardíacos e passos dados.

Infelizmente, enquanto ela estava no Oceano Antártico, um desastre aconteceu.

“Houve um ponto em que Pip perdeu seu transmissor vertical de vento. Foi a primeira coisa que observamos no painel do Smartsheet, porque sabíamos que havia dados regulares ao vivo, então foi possível ver uma anomalia nos dados de vento”, afirmou Adams. “Não tínhamos recebido nenhum sinal de Pip, mas conseguimos verificar o painel para ver onde ela estava e conferir os dados. Nós alinhamos o momento quando falamos com ela pela última vez e a última vez que recebemos dados de vento do barco e soubemos que havia um problema com os instrumentos.”

O painel do Smartsheet não foi só uma maneira de envolver os fãs durante a corrida, ele também ajudou a equipe a monitorar o paradeiro e o desempenho de Pip e afastar crises ao longo do caminho.

Recursos amplos para dar suporte a múltiplos aspectos de uma campanha

Depois que Pip estava na água, seu foco estava na corrida, na sua saúde e na funcionalidade do barco. Mas no lado empresarial de uma campanha de corrida, as prioridades são enormes: gerenciar as perguntas da mídia, cumprir com os acordos e as solicitações do patrocinador, monitorar o desempenho e as necessidades de Pip, coordenar cronogramas e muito mais.

Adams arranjou tudo com a ajuda de recursos do Smartsheet e complementos, incluindo:

• Aplicativo de calendário — Com a ajuda do Aplicativo de calendário, Adams pode monitorar prazos, compromissos, entrevistas com a mídia e apresentações programadas para Pip. Todos na equipe de gerenciamento têm acesso às informações mais recentes e podem se manter atualizados.
• Formulários — Os formulários do Smartsheet permitiram a Adams agilizar as perguntas da mídia e as solicitações de apresentações. Vinculados diretamente do site de Pip Hare, os envios de formulários são encaminhados diretamente para uma planilha na qual Adams pode selecionar as solicitações, monitorar a gerenciar as oportunidades comprometidas.
• Brandfolder — Aproveitando o Brandfolder, uma solução digital de gerenciamento de ativo, Adams consegue garantir que a equipe da campanha e seus patrocinadores tenham acesso à iconografia, ao conteúdo de vídeo HD e aos logotipos mais recentes e muito mais. Em vez de engendrar um outro site externo, o Brandfolder se integra ao Smartsheet para que Adams possa manter uma fonte confiável comum. “[Ter tudo] em um só lugar quando se está gerenciando uma campanha tão apertada é uma grande economia”, ela compartilhou.
• Automação — Um dos recursos favoritos de Adams no Smartsheet é a automação. Com um emprego em tempo integral na área de saúde, é bem fácil perder alguma coisa na avalanche de solicitações que ela está gerenciando para Pip. Para evitar um problema, Adams configurou a automação em sua planilha para que quando se passassem três dias e ela não tivesse lidado com uma solicitação, essa solicitação seria sinalizada como alta prioridade e ela receberia um lembrete.
• Aplicativo móvel — Hoje em dia, o trabalho acontece em qualquer lugar, então Adams conta com o aplicativo móvel do Smartsheet para permanecer atualizada sobre todas as coisas de Pip, não importando sua localização.

“Eu me sinto confortável com o que sei. Não foi como aprender um novo idioma; o [Smartsheet] é muito mais simples e lógico. Você não pode desmembrá-lo, mas pode adaptá-lo ao modo como você trabalha. Você pode personalizar o Smartsheet e adequá-lo para melhorar sua empresa e sua campanha.”

Tecnologia fácil de usar

Não importa se for uma campanha de corrida ou uma campanha corporativa, os membros da equipe são oriundos de experiências e históricos diversos com diferentes habilidades em tecnologia e convivências. O Smartsheet funcionou imediatamente para todos na equipe de Pip.

“Se você não faz parte do mundo da tecnologia ou não é um perito nessa área, é assustador ter uma nova tecnologia”, Adams admitiu. “As pessoas não estavam usando as mesmas plataformas, especialmente vindo de uma base voluntária e setores diferentes. O Smartsheet foi uma maneira excelente de alinhar e agilizar o trabalho. [Sem o Smartsheet] nós teríamos alcançado o sucesso, mas não de um modo tão inteligente”.

Saiba mais sobre como a equipe de Pip executou sua campanha no Smartsheet.