A automação está no topo da lista de prioridades de todos os líderes operacionais, especialmente daqueles em operações de TI em que a complexidade e a escala causam interrupções digitais e um grande aumento de dados. Há enormes benefícios em simplificar os fluxos de trabalho de TI com automação, pois as equipes do setor enfrentam muitas tarefas repetitivas e robóticas, que se tornam uma montanha de dívidas técnicas ao longo dos anos.
Porém, a TI também automatiza para valer. No entanto, a maior parte dessa automação é fragmentada, desconectada e não vinculada a uma estratégia de negócios. A automação conectada aos resultados de negócios faz mais sentido, mas é um fato que muitas organizações automatizam primeiro e depois pensam nos possíveis benefícios para os negócios. A automação como ferramenta tática é de baixo valor e, portanto, pouco suportada na maioria das organizações.
Mais importante ainda, algumas dessas organizações de TI nem mesmo criaram processos e fluxos de trabalho unificados que podem ser bons alvos para a automação.
O desafio dos diretores de tecnologia da informação
Conforme um relatório recente, 68% das empresas não perceberam benefícios em suas iniciativas digitais, o que coloca os diretores de tecnologia da informação sob enorme pressão para demonstrar o valor desses programas liderados por TI. Para garantir o sucesso da transformação digital que a TI proporciona, eles precisam construir equipes mais duradouras, melhorar o gerenciamento da capacidade e criar um modelo de entrega dinâmico que se adapte com rapidez às mudanças nos objetivos e resultados-chave (OKR). Com a automação, as organizações de TI podem ganhar a velocidade e a agilidade necessárias para atender às novas expectativas de um local de trabalho em transformação.
Casos de uso de automação para gerenciamento de projetos de TI
Existem dezenas de casos de uso de automação para TI, como gerenciamento de pipeline, planejamento de capacidade, criação de projetos, acompanhamento de projetos, documentação e conformidade.
1. Orquestração de pipeline: centralize e automatize as solicitações de trabalho com visibilidade em tempo real dos atrasos e gerenciamento de aprovação para garantir que o pipeline de TI inundado continue avançando.
2. Planejamento de capacidade: envolve principalmente a implementação de monitoramento automatizado em toda a vasta infraestrutura de TI para monitorar a utilização de recursos. A automação também pode ajudar na integração e desligamento de funcionários de TI e na reatribuição de recursos em projetos de TI.
3. Fluxo de trabalho/criação de projetos: a velocidade dos projetos de TI pode sobrecarregar qualquer gerente de projetos experiente e é por isso que o uso de modelos para a criação de fluxos de trabalho comuns e blueprints para automatizar a criação de projetos pode trazer um nível de consistência e velocidade que os esforços manuais não conseguem.
4. Acompanhamento de projetos: o uso de acionadores baseados em eventos para monitorar prazos, progresso, tarefas em risco e relatórios automatizados reduz muito o tempo gasto nessas atividades.
5. Documentação: usar modelos para elaborar a documentação essencial, planejar e acompanhar projetos diminui o trabalho manual relacionado ao controle de versões, planejamento e criação de relatórios.
6. Conformidade: os requisitos de conformidade empresarial estão em constante evolução, tornando o monitoramento e a documentação de conformidade um processo muito intensivo e chato. Criar um processo operacional automatizado e totalmente integrado para monitoramento contínuo de conformidade e criação de relatórios pode ajudar as organizações a evitar as armadilhas da não conformidade.
Como automatizar?
É certo que a IA é uma prioridade para a maioria dos diretores de tecnologia da informação, pois ajuda as empresas a usar padrões de dados e aprendizado de máquina para empregar análises preditivas e insights para melhorar os processos. No entanto, em razão dos altos investimentos necessários para a orquestração de processos liderada por IA, a automação com pouco código ainda é a melhor opção, porque amplia o escopo de quem pode criar e implementar fluxos de trabalho e projetos.
O Smartsheet oferece muitas dessas opções com pouco código para automatizar muitas tarefas de gerenciamento de projetos e programas. Vamos conhecer algumas aqui:
1. Criar fluxos de trabalho automatizados
Os fluxos de trabalho automatizados são como uma linha de montagem digital. Você pode criá-los no Smartsheet do zero ou usando um modelo personalizado. Você pode inserir acionadores, condições e ações juntos, de um bloco inicial a um ou mais blocos finais. Por exemplo, você pode definir acionadores em um projeto para alertar as pessoas quando tarefas específicas forem atribuídas a elas, quando marcos estiverem se aproximando ou até mesmo para monitorar e fazer relatórios sobre o progresso.
2. Personalizar fluxos de trabalho
É possível adicionar condições aos fluxos de trabalho para criar um filtro para um caminho de ação específico. Por exemplo, enviar um e-mail automatizado para uma ou mais pessoas quando uma determinada data é atingida para uma tarefa.
3. Criar alertas do Smartsheet
Alertas e lembretes podem ser adicionados a um novo fluxo de trabalho ou mesmo a um fluxo de trabalho existente para notificar as pessoas e garantir que elas obtenham as informações certas no momento certo. Os alertas são reativos, pois informam as pessoas quando uma ação ocorreu. Os lembretes são proativos. Eles têm como objetivo manter suas equipes cientes de datas e marcos importantes: por exemplo, enviar documentação para a próxima auditoria de conformidade. Esses alertas podem ser recorrentes (diários, semanais ou personalizados), dependendo da proximidade da data de término da tarefa.
4. Criar projetos e programas
Aproveite o kit de ferramentas de modelo, que inclui uma planilha de metadados, uma planilha de métricas e um plano de projeto, para provisionar projetos automaticamente sem ter que criar tudo do zero. Isso pode ser feito no nível do programa, onde uma área de trabalho, composta por painéis, planilhas de entrada e resumo, além de modelos de origem do blueprint, será criada automaticamente. A criação de um programa também criará um portfólio do WorkApp para gerar relatórios sobre todos os projetos vinculados ao programa. Mesmo que as solicitações do projeto sejam enviadas de sistemas de terceiros, como Jira ou ServiceNow, a criação do projeto pode ser feita sem dificuldades no Smartsheet.
5. Criação de relatórios
Há várias opções para criar relatórios com o Smartsheet – e lembre-se de que todos os relatórios são automatizados. Os relatórios podem ser criados em um nível de tarefa granular (digamos que cada linha seja uma tarefa e, em seguida, um relatório de linha pode ser criado) ou no nível do programa/portfólio (usando agrupamento e resumo com dados extraídos de várias planilhas). Os relatórios também podem ser selecionados com base no perfil do usuário.
Tudo pronto para automatizar seus projetos e programas de TI?
Está na hora de corrigir ineficiências de processos, automatizar tarefas repetitivas mundanas e focar no trabalho de alto valor usando uma plataforma de automação confiável e baseada em regras. Gerenciar programas grandes e complexos com um número limitado de recursos pode ser assustador. Mas você pode fazer isso usando a automação para gerar visibilidade operacional em tempo real em toda a cadeia de recursos para atender à demanda. Ajude suas equipes a se tornarem ágeis hoje para que consigam responder às mudanças nas necessidades empresariais. Saiba mais sobre como usar a automação no Smartsheet.