Artigo
Como este líder de projeto de TI resolve fluxos de trabalho de escritório de projetos (PMO) da TI
by Guest Author
Nota do editor: aqui na Smartsheet, nossos clientes nos inspiram todos os dias. Este artigo foi escrito por Juan Vargas, PMP, que trabalha como líder de projeto de TI na Sabra e possui Certificação de produto da Smartsheet.
Minha carreira em TI (tecnologia da informação) tem sido uma jornada bem gratificante. Na Sabra Dipping Company, um provedor líder de produtos alimentícios preparados, comecei como consultor de suporte técnico. Trabalhar no suporte técnico permitiu que eu entendesse a natureza e as nuances dos problemas que nossos clientes estavam enfrentando.
Passei meus primeiros três anos na Sabra dando suporte aos negócios globais em todos os níveis e ajudei a resolver vários problemas, da memorização de senha ao acesso a e-mail, para nossa mão de obra remota, trabalhadores da fábrica, equipes de vendas que tentam fechar negócios e executivos.
Quando surgiu a necessidade de gerenciamento de projeto na Sabra, especialmente dentro da função de TI, nós adotamos o Smartsheet. Eu usei a plataforma na minha função como coordenador de projeto de TI (e agora líder de projeto de TI) para resolver os problemas cotidianos do projeto. Depois, quando nossa equipe técnica precisou que as informações ficassem mais prontamente acessíveis e um hub central para nossas operações se tornou crucial, o Smartsheet nos salvou.
Aqui estão algumas maneiras que nosso departamento de TI multifuncional na Sabra usa para colaborar entre diferentes locais usando o Smartsheet.
Abordar projetos de TI com o Smartsheet
Como parte do escritório de projetos (PMO) de TI, eu gerencio todas as comunicações de TI dentro da organização, incluindo interrupções e campanhas de comunicação para projetos que apresentam novas ferramentas e recursos para a empresa. Francamente, o alinhamento é importante. Se suas ferramentas de software não centralizam fluxos de trabalho e informações com acesso fácil ao controle de versão integrado, pode ser muito desafiador (e frustrante) obter alinhamento de seus parceiros.
Nosso departamento de TI é composto por mais de 20 profissionais perspicazes divididos em equipes para dar suporte às operações globais da Sabra. A equipe de soluções técnicas, da qual faço parte, dá suporte às operações de bastidores. Isso inclui a rede, a infraestrutura, o data center, a recuperação de desastres, a central de serviço de TI e a entrega de serviços, tudo o que está relacionado aos serviços técnicos.
Gerenciamento computacional corporativo
O primeiro projeto que eu gerenciei com o Smartsheet foi para implementar nossa solução de gerenciamento computacional JAMS. Foi algo importante porque nós precisávamos muito de um controle administrativo sobre todos os computadores dentro da empresa. Na época, um membro da equipe de soluções técnicas levou um dia inteiro de trabalho para configurar um único computador.
Como você pode imaginar, era um sistema ineficiente que precisava se tornar mais eficiente. Depois que sincronizamos o plano do projeto com o Smartsheet, foi possível reduzir essa tarefa para uma hora, com apenas cinco a dez minutos de tempo ativo.
Mais segurança com o login único (single sign-on)
Além disso, é essencial para nós que o Smartsheet tenha single sign-on (SSO), sobretudo para gerar uma rápida adoção em toda a nossa organização. Pelo ponto de vista da segurança, se um usuário precisar tomar muitas medidas para fazer algo, ele provavelmente procurará por alternativas. Essas medidas se tornam excessivas, já que os departamentos de TI precisam equilibrar um extensivo portfólio de aplicativos empresariais e serviços. Você não quer que todos os seus usuários fiquem escrevendo senhas em post-its.
Conteúdo relacionado
Cinco maneiras práticas de se tornar mais eficaz no trabalho
Meu departamento também está empolgado em usar a integração do Smartsheet para Microsoft Azure Active Directory, pois isso nos permite direcionar os funcionários da Sabra para um local para acessar todos os aplicativos e serviços com um único clique. Quanto mais fácil for para um usuário acessar uma ferramenta, maior a probabilidade de ele a usar. A facilidade de uso que experimentamos com o Smartsheet também facilitou a organização de projetos maiores em andamento.
Atualizações de rede demoram menos tempo para serem gerenciadas
Precisávamos de uma maneira de gerenciar melhor as atualizações de rede. São miniprojetos em andamento baseados em solução que se acumulam com o tempo. Quando fizemos a atualização para a Cisco Meraki — uma maneira de controlarmos o encaminhamento, a segurança e o Wi-Fi por meio da nuvem — nós rapidamente percebemos que a plataforma tinha muitas partes móveis que precisávamos configurar em paralelo à rede de negócios existente a fim de evitar interrupções do serviço.
Gerenciar esse projeto em andamento costumava exigir uma equipe inteira, incluindo um provedor de serviço contratado e pelo menos três pessoas do nosso departamento de TI, que se concentrariam unicamente em resolver problemas relacionados à rede.
Com o Smartsheet, só é necessário um membro da equipe de TI para gerenciar o projeto, além de um funcionário para substituí-lo caso haja necessidade. Essa pessoa gerencia a rede sem fio global e todas as suas complexidades, subdivisões, instalações de rede VLAN e encaminhamentos de modo a garantir que os dispositivos estejam conectados ao SSID certo e indo para o nó certo. Executar esse processo no Smartsheet nos ajudou a transformar nossa rede e garantiu que pudéssemos dividir as responsabilidades com mais transparência. Foi outra grande vitória para nós.
Processo mais suave de gerenciamento de mudanças
Os fluxos de trabalho do gerenciamento de mudança de TI tendem a ficar bastante complicados, a não ser que você invista em um sistema que possa fazer isso imediatamente, o que custa muito. Dito isso, realmente não há uma maneira construtiva e rápida de implementar o gerenciamento de mudanças. Nós encontramos um desafio que se transformou em uma oportunidade para usar o Smartsheet: as pessoas estavam fazendo mudanças sem passar por um processo.
Conteúdo relacionado
Oito etapas para o gerenciamento eficaz de mudanças
O gerenciamento de mudanças é crítico para organizações de TI porque ele nos ajuda a monitorar o impacto de uma mudança durante o seu ciclo de vida. Sempre que você quiser fazer uma mudança, é importante que as pessoas falem sobre seu impacto, especialmente dentro da TI. Além disso, terceirizar o processo de gerenciamento de mudanças pode custar pelo menos US$ 20.000,00. Assim, quando o gerenciamento de mudanças caiu no meu colo, ficou muito claro que precisávamos ser criativos.
Usando o Smartsheet, eu criei um sistema de gerenciamento de mudanças por meio de uma estrutura formal, o que permite aos solicitadores internos e externos colocar mudanças em uma fila e a nós analisá-las sistematicamente. Isso é essencial para parceiros externos, pois eles não têm acesso ao nosso sistema interno de geração de tíquetes de TI. Eu criei um formulário do Smartsheet para que os fornecedores pudessem providenciar as informações necessárias para a mudança e fosse enviado para o conselho de controle de mudanças. Esse processo é completamente funcional e adaptável ao ambiente de negócios.
Uma nova maneira de trabalhar com clientes de TI
Um dos maiores desafios do escritório de projetos (PMO) da TI foi fazer com que nossos parceiros externos entendessem e acessassem as informações que usamos para tomar decisões diárias. Com o Smartsheet, eu criei um relatório de rotação de plantão que oferecemos aos fornecedores parceiros. Isso dá a eles uma identificação sobre quem é o contato de plantão para uma semana definida durante qualquer mês.
Toda segunda-feira, à meia-noite, nós enviamos um e-mail automático com o relatório, que inclui quem está de plantão, o telefone de contato, os dias de plantão e a melhor maneira de entrar em contato. Estou muito orgulhoso desse sistema porque ninguém me pede para repassar o cronograma de plantão atual. Em vez disso, eu só preciso pedir para verificarem seus e-mails ou darem uma olhada rápida no nosso painel de plantão que criamos no Smartsheet.
Conteúdo relacionado
Transforme painéis e portais com conteúdo web interativo
O nível de visibilidade que os painéis nos dão vai além de manter parceiros e fornecedores externos informados. Para nossos parceiros internos, organizamos um fórum de consenso do projeto. Durante essa reunião, nós juntamos todos os nossos gerentes de projeto de TI para discutir o status de seus projetos e, depois, a gerência superior toma decisões ou medidas quando houver necessidade.
São reuniões realmente rápidas porque os status dos projetos, os itens em risco e outras informações importantes ficam visíveis antecipadamente para todos por meio dos painéis. Líderes e gerentes de projetos podem se conectar com mais frequência por conta do aumento de visibilidade que alcançamos.
Eles também, com frequência, reduzirão a reunião para dez minutos e, às vezes, poderão cancelar a reunião toda, devolvendo a todos o tempo tão necessário. Nossa equipe de gerenciamento de TI gosta muito do Smartsheet porque os painéis fornecem informações prontamente acessíveis e precisas em tempo real.
Inscreva-se no Boletim informativo de TI do Smartsheet para obter dicas, estratégias e ideias focadas em ajudar os profissionais de TI a aumentar seu impacto nos negócios.
