Estratégias para gerenciar vários projetos
Para gerenciar vários projetos de forma eficiente, eficaz e completa, você precisa de estratégias estruturadas. O uso dessas estratégias ajuda a garantir que os projetos se alinhem às metas e ofereçam o máximo valor. As táticas e metodologias escolhidas dependem de suas necessidades, estrutura organizacional e capacidades da equipe.
1. Priorize e selecione projetos
A priorização de projetos ajuda a garantir que as iniciativas mais estratégicas recebam o foco e os recursos necessários. Implemente essa estratégia para alinhar projetos aos resultados desejados e otimizar a alocação de recursos em vários projetos.
As táticas de apoio incluem o seguinte:
- Usando um Scorecard do Projeto: Avalie e classifique os projetos com base em critérios estabelecidos, como ROI, alinhamento estratégico, risco e recursos necessários.
- Usando a matriz de Eisenhower: para determinar o nível de prioridade de um projeto, avalie-o com base na urgência e na importância.
- Alocando recursos com sabedoria: garanta que os recursos estejam disponíveis para projetos priorizados.
Usando metodologias: os princípios Lean enfatizam a priorização para reduzir o desperdício, enquanto o gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) ajuda a priorizar projetos com base no ROI, alinhamento estratégico e disponibilidade de recursos.
“Priorizamos projetos com base em seu impacto em nossas metas de negócios e delegamos tarefas de acordo com os pontos fortes e as capacidades dos membros da equipe”, compartilha Jake Munday, CEO e cofundador da Custom Neon, fabricante e varejista australiana de luzes e letreiros LED de néon. “A priorização nos ajuda a equilibrar a carga de trabalho com sucesso e garante que iniciativas importantes recebam a atenção de que precisam. Usamos o método Eisenhower Box para dividir os trabalhos em categorias importantes/sem importância e urgentes/não urgentes. Isso facilita o processo de priorização.”
Jason Woo, fundador da Able Hardware, uma fabricante chinesa de fabricação de metais, também depende muito da priorização. “Isso me ajuda a concentrar recursos em projetos de alto valor que envolvem técnicas de manufatura enxuta que eliminam o desperdício”, explica ele.
2. Desenvolva um cronograma
Se você está agendando para um projeto específico, equipe, portfólio de projetos ou toda a organização, crie um cronograma de projeto que melhor atenda às necessidades da sua organização. Por exemplo, um cronograma mestre fornece uma visão abrangente de todos os cronogramas do seu projeto, ajudando você a gerenciar dependências e evitar conflitos. Ao usar essa abordagem, você pode aprimorar a coordenação e a alocação de recursos em vários projetos.
As táticas incluem o seguinte:
- Criando um calendário de projeto: use a ferramenta de calendário certa para mapear os cronogramas do projeto.
- Implementação de gráficos de Gantt: visualize os cronogramas do projeto e acompanhe o progresso usando gráficos de Gantt.
- Sincronização com calendários de equipe: certifique-se de que os membros da sua equipe alinhem seus calendários com os cronogramas do projeto para evitar conflitos.
- Usando metodologias: O método do caminho crítico (CPM) ajuda a identificar tarefas cruciais e garantir a conclusão em tempo hábil, enquanto o PPM oferece uma visão geral de alto nível de todos os cronogramas do projeto.
Mario Gerard, vice-presidente de gerenciamento de programas técnicos da SoCi, diz que os gráficos de Gantt e o método do caminho crítico são essenciais para sua organização. O SoCi fornece uma plataforma SaaS para as empresas gerenciarem suas mídias sociais, reputação e pesquisa local.
Gerard, que também tem um blog e um podcast sobre gerenciamento técnico de programas, diz: “Para acompanhar vários projetos, você precisa primeiro entender suas dependências e usar uma ferramenta para vinculá-las. Depois de fazer isso, você conhecerá seu caminho crítico e poderá gerenciar seus projetos de forma eficaz.”
3. Divida projetos em tarefas gerenciáveis
Dividir projetos em tarefas menores e gerenciáveis facilita o rastreamento e o gerenciamento de projetos complexos. O uso dessa abordagem garante responsabilidade e clareza na propriedade e no progresso da tarefa.
As táticas incluem o seguinte:
- Usando estruturas analíticas de trabalho (WBS): decomponha projetos em tarefas menores e gerenciáveis.
- Atribuição de proprietários de tarefas: designe pessoas responsáveis por cada tarefa.
- Definindo marcos: defina os principais marcos para acompanhar o progresso e comemorar as conquistas.
- Usando metodologias: metodologias ágeis, como Scrum e Kanban, enfatizam a divisão do trabalho em tarefas gerenciáveis e o estabelecimento de metas de curto prazo.
4. Use ferramentas de gerenciamento de projetos
As ferramentas de gerenciamento de projetos podem centralizar os dados do projeto e aprimorar a comunicação, facilitando o acompanhamento do progresso e o gerenciamento de tarefas. Essas ferramentas também oferecem recursos de automação, rastreamento e geração de relatórios para melhorar a eficiência.
As táticas incluem o seguinte:
- Aproveitando as soluções de software: use as ferramentas de gerenciamento de projetos certas para sua situação.
- Centralizando a comunicação: use uma plataforma de comunicação central.
- Automatizando tarefas rotineiras: implemente a automação para tarefas repetitivas.
- Usando metodologias: As ferramentas ágeis geralmente incluem recursos para gerenciamento de tarefas e comunicação, enquanto os princípios Lean defendem ferramentas que otimizam o fluxo de trabalho e reduzem o desperdício.
Josh Qian, COO e cofundador da Best Online Cabinets, com sede na Califórnia, descreve o valor das ferramentas corretas de gerenciamento de projetos: “As ferramentas avançadas de rastreamento de projetos permitem o agendamento dinâmico de recursos, o gerenciamento do valor agregado e a geração de relatórios em nível de portfólio. Táticas como análise de caminhos críticos, registros de risco e alertas baseados em exceções me ajudam a identificar e mitigar possíveis obstáculos antes que eles atrapalhem os cronogramas do projeto.”
Alina Samchenko, COO da startup de tecnologia HireDevelopersBiz, também defende ferramentas avançadas de gerenciamento de projetos: “Utilizamos sistemas integrados de gerenciamento de projetos para permitir dados em tempo real em todos os projetos. Eles nos permitem ver o progresso em relação aos nossos prazos e ao uso de recursos em relação ao portfólio.”
5. Estabeleça um escritório de gerenciamento de projetos (PMO)
Organizações maiores geralmente se beneficiam de ter um hub central para gerenciar projetos ou portfólios de projetos inteiros. A instituição desse escritório designado ajuda a desenvolver experiência em PM e processos padronizados.
As táticas incluem o seguinte:
- Desenvolvendo processos padronizados: crie procedimentos e modelos uniformes para gerenciamento de projetos.
- Centralizando a alocação de recursos: use o PMO para gerenciar e alocar recursos em todos os projetos.
- Implementação de estratégias de gerenciamento de riscos: use o PMO para supervisionar os esforços de avaliação e mitigação de riscos.
- Usando metodologias: implemente metodologias de PPM para priorizar iniciativas, equilibrar cargas de trabalho e garantir o alinhamento com as metas organizacionais.
“Uma das minhas principais estratégias é estabelecer um escritório centralizado de gerenciamento de projetos para supervisionar a coordenação e a execução de todos os projetos ativos”, compartilha Qian. “É um hub para alocação de recursos, gerenciamento de riscos e dependências entre projetos. Normalmente, envolve o uso de metodologias de gerenciamento de portfólio de projetos para priorizar iniciativas, equilibrar cargas de trabalho e garantir o alinhamento com as metas organizacionais”, acrescenta.
6. Equilibre a carga de trabalho de gerentes de projeto e equipes
Os gerentes de projeto devem ser capazes de equilibrar sua carga de trabalho de forma eficaz, para que possam lidar com vários projetos com sucesso. Sobrecarregar os PMs pode levar à diminuição da eficiência, ao esgotamento e a resultados ruins do projeto.
As táticas incluem o seguinte:
- Avaliação da capacidade: Avalie a carga de trabalho de cada gerente de projeto e membro da equipe regularmente para garantir que eles não fiquem sobrecarregados.
- Distribuindo tarefas com base nos pontos fortes: atribua tarefas aos gerentes de projeto e aos membros da equipe com base em suas habilidades e conhecimentos.
- Fornecimento de suporte: certifique-se de que os gerentes de projeto tenham os recursos e o apoio necessários da equipe para que possam gerenciar sua carga de trabalho com eficiência.
- Uso de metodologias: a implementação de ferramentas e técnicas de gerenciamento de recursos, como nivelamento e suavização de recursos, pode ajudar a equilibrar a carga de trabalho e otimizar a utilização de recursos.
Os gerentes de projeto podem efetivamente liderar vários projetos, mas apenas até certo ponto, de acordo com um estudo de 2013 publicado na revista IEEE Transactions on Engineering Management. Neste estudo específico, “Principais fatores de eficácia no gerenciamento de um grupo de vários projetos”, o autor escreve: “Atribuir vários projetos a um gerente de projetos pode ajudar a promover o gerenciamento e a eficiência, coordenar projetos inter-relacionados e transferir conhecimento e tecnologia. Mas um gerente de vários projetos pode ser menos eficaz ao liderar muitos projetos. Essa ineficácia pode levar a um desempenho ruim do projeto e, por sua vez, afetar negativamente o desempenho organizacional.”
7. Monitore o progresso e ajuste os planos
Monitore o progresso e seja flexível ao ajustar os planos para garantir que os projetos permaneçam em dia. O uso dessa abordagem proativa permite que você responda rapidamente às mudanças e desafios.
As táticas incluem o seguinte:
- Realizando check-ins regulares: Agende reuniões semanais ou quinzenais para revisar o status do projeto.
- Usando indicadores-chave de desempenho (KPIs): acompanhe os KPIs para medir o desempenho do projeto.
- Ser flexível: esteja preparado para ajustar planos e realocar recursos à medida que a dinâmica do projeto muda.
- Usando metodologias: as metodologias ágeis, com seus ciclos iterativos e revisões regulares, suportam monitoramento e ajuste contínuos. As estruturas de PPM também enfatizam as revisões regulares do progresso e a flexibilidade.
George Yang, fundador da YR Fitness, com sede na Filadélfia, e experiente empresário, diz: “As reuniões e atualizações regulares da equipe mantêm todos alinhados e falam muito sobre o progresso de um projeto ou qualquer outro tipo de desafio”.
8. Comunique-se efetivamente
Estabeleça canais de comunicação claros e forneça atualizações regulares às partes interessadas para garantir que todos estejam informados e engajados. A comunicação eficaz promove a colaboração e ajuda a resolver problemas rapidamente.
As táticas incluem o seguinte:
- Estabelecendo canais claros: defina como e onde a comunicação deve ocorrer.
- Fornecendo atualizações regulares: forneça atualizações frequentes às partes interessadas.
- Mantendo um ciclo de feedback em andamento: incentive o feedback aberto dos membros da equipe.
- Usando metodologias: as metodologias Agile e Lean enfatizam a importância da comunicação eficaz e do feedback contínuo para melhorar os resultados do projeto.
“A comunicação eficaz é uma das formas mais rápidas de os gerentes de projeto agregarem valor”, diz Lulu Richter, gerente sênior de projetos técnicos da Smartsheet. “Muitos princípios de boa comunicação são universais, como consistência, brevidade e clareza. Como gerente de projetos, estou constantemente avaliando a eficácia das minhas práticas de comunicação e as adaptando com base no público ou na fase do projeto”, acrescenta.
9. Use o gerenciamento de riscos
Identifique e gerencie os riscos de forma proativa para evitar que possíveis problemas aumentem. Revisões regulares de risco e planejamento de contingência são essenciais para manter a estabilidade do projeto.
As táticas incluem o seguinte:
- Identificação precoce de riscos: faça avaliações de risco no início de cada projeto. Um tipo é a análise de RAID, que significa riscos, suposições, problemas e dependências.
- Desenvolvimento de planos de contingência: prepare planos de backup para lidar com os riscos identificados.
- Realizando análises de risco regulares: monitore os riscos e atualize as estratégias de mitigação continuamente.
- Usando metodologias: a estrutura DMAIC do Six Sigma inclui o gerenciamento de riscos como um componente chave, e as estruturas de PPM enfatizam a avaliação contínua de riscos em um portfólio de projetos.
“Realizar um exercício de análise de RAID desde o início pode ajudá-lo a gerar informações sobre os riscos potenciais, para que você possa desenvolver planos de mitigação antes que seu projeto comece”, diz Richter, da Smartsheet. “Dedicar tempo a um exercício em equipe ajuda a enfatizar a importância do gerenciamento de riscos e a responsabilidade coletiva da equipe de identificar riscos de forma contínua”, observa ela.
10. Acompanhe os orçamentos do projeto
O monitoramento dos orçamentos do projeto ajuda você a controlar as finanças e alocar recursos com eficiência. Quando você controla os orçamentos e faz ajustes regularmente com base nas necessidades do projeto, você pode manter a disciplina orçamentária.
As táticas incluem o seguinte:
- Definindo linhas de base de orçamento: Estabeleça orçamentos iniciais para cada projeto.
- Monitoramento de despesas: acompanhe regularmente os gastos em relação às projeções orçamentárias.
- Ajustando conforme necessário: faça ajustes no orçamento com base nas necessidades do projeto e no desempenho financeiro.
- Usando metodologias: as ferramentas de PPM geralmente incluem recursos de controle de orçamento, enquanto os princípios Lean enfatizam a economia de custos.
11. Delegar de forma eficaz
Quando você delega de forma eficaz, você otimiza o desempenho da sua equipe atribuindo tarefas com base nos pontos fortes individuais. Para aumentar a responsabilidade e a motivação, certifique-se de capacitar os membros da equipe e fornecer supervisão sem microgerenciamento.
As táticas incluem o seguinte:
- Conhecendo os pontos fortes da sua equipe: atribua tarefas com base nos pontos fortes e na experiência de cada membro da equipe.
- Capacitando os membros da equipe: dê aos membros da equipe a autoridade e os recursos de que precisam.
- Confiando, mas verificando: forneça supervisão sem microgerenciamento.
- Usando metodologias: os princípios Lean defendem o aproveitamento dos pontos fortes da equipe e o empoderamento dos funcionários, enquanto as práticas ágeis enfatizam as equipes auto-organizadas.
“A delegação é crucial, pois capacita os membros da nossa equipe a assumir a responsabilidade e incentiva a iniciativa”, diz Woo, da Able Hardware. Ele continua: “Logo no início, coloquei muita ênfase na perfeição e no microgerenciamento. Mas, ao longo dos anos, descobri que a verdadeira chave para o sucesso é a confiança na equipe e o foco na melhoria contínua.”
12. Promova a colaboração e o trabalho em equipe
Ao promover a colaboração e o trabalho em equipe, você pode atingir as metas do projeto por meio do esforço coletivo. Criar espaços de trabalho colaborativos e promover a multifuncionalidade das equipes pode aumentar a produtividade e a inovação.
As táticas incluem o seguinte:
- Criação de espaços de trabalho colaborativos: use ferramentas que promovam a colaboração em equipe, o compartilhamento de documentos e a comunicação.
- Incentivando a funcionalidade cruzada das equipes: promova a colaboração entre diferentes departamentos ou funções.
- Realizar reuniões regulares da equipe: Agende reuniões regulares para discutir o progresso e os desafios do projeto.
- Usando metodologias: as práticas ágeis, particularmente o Scrum, enfatizam o trabalho em equipe e a colaboração, enquanto os princípios Lean apoiam a solução colaborativa de problemas.
Yang, da YR Fitness, compartilha: “Construímos equipes de projeto multifuncionais compostas por membros com diferentes aspectos de especialização e, portanto, perspectivas diferentes”.
13. Implemente uma abordagem de gerenciamento de portfólio de projetos
A implementação de uma abordagem de gerenciamento de portfólio de projetos ajuda você a gerenciar e supervisionar vários projetos de forma eficaz. Ao usar essa estratégia, você pode alinhar todos os seus projetos com suas metas estratégicas e alocar recursos de forma ideal. O PPM funciona melhor em grandes organizações matriciais que executam vários projetos simultaneamente.
As táticas incluem o seguinte:
- Usando ferramentas de PPM: implemente o software PPM para gerenciar e supervisionar vários projetos.
- Alinhando projetos com metas estratégicas: garanta que todos os projetos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização.
- Equilibrando a carga do projeto: equilibre os projetos em seu portfólio com base em fatores como risco, disponibilidade de recursos e orçamento.
- Usando metodologias: O PPM é projetado especificamente para gerenciar vários projetos, fornecendo ferramentas e estruturas para alinhar projetos com metas estratégicas.
Yang está entre os muitos profissionais que usam o processo de PPM: “Priorizamos nossos projetos pelo impacto potencial e pelo alinhamento relativo com os objetivos de negócios. Por exemplo, no último ano, trabalhamos no desenvolvimento de uma nova linha de equipamentos de ginástica — aumentando as vendas em 30%. As táticas de apoio incluem análises regulares de portfólio e sessões de planejamento de recursos, para que possamos ajustar as prioridades e os recursos de forma adequada.”
14. Aplique os princípios de gerenciamento de programas
O gerenciamento de programas se concentra na coordenação de um grupo de projetos relacionados para alcançar objetivos estratégicos e benefícios que não seriam possíveis se os projetos fossem gerenciados individualmente. O uso dessa abordagem permite alinhar projetos com metas estratégicas mais amplas e gerenciar suas interdependências de forma eficaz.
As organizações podem aplicar estratégias de gerenciamento de programas dentro de uma estrutura de gerenciamento de portfólio de projetos.
As táticas incluem o seguinte:
- Coordenação de projetos relacionados: gerencie projetos relacionados simultaneamente para garantir que eles contribuam para um objetivo estratégico comum e se beneficiem de sinergias.
- Alinhamento com a estratégia organizacional: certifique-se de que todos os projetos do programa estejam alinhados e contribuam para os objetivos estratégicos gerais da organização.
- Otimizando a utilização de recursos: compartilhe recursos entre projetos para melhorar a eficiência e maximizar o uso dos recursos disponíveis.
- Gerenciando interdependências: identifique e gerencie as interdependências entre projetos para evitar conflitos e garantir uma progressão suave.
“A maioria das organizações que executam vários projetos pode se beneficiar da implementação de uma estrutura de gerenciamento de programas”, diz Richter. “No gerenciamento de programas, o PM estabelece um conjunto de metas organizacionais e avalia todos os projetos em relação a esses objetivos orientadores. Ter essa perspectiva de cima para baixo permite que os gerentes de projeto priorizem melhor os projetos e reduzam as redundâncias”, acrescenta ela.
15. Use metodologias ágeis
As metodologias ágeis permitem que você aprimore a flexibilidade e a capacidade de resposta ao gerenciar vários projetos. O envolvimento no desenvolvimento iterativo e a realização de análises regulares garantem a melhoria contínua e a adaptabilidade.
As metodologias incluem o seguinte:
- Scrum: Use o Scrum para gerenciamento iterativo de projetos, certificando-se de implementar sprints e revisões regulares. O Scrum é baseado principalmente no timeboxing e na entrega do melhor valor no menor tempo possível.
- Kanban: implemente quadros Kanban para visualizar o trabalho e gerenciar o fluxo de trabalho. Usando o Kanban, as equipes trabalham com uma lista de pendências priorizada e estão melhor preparadas para a autogestão.
- Scrumban: combine os princípios do Scrum e do Kanban para uma abordagem flexível ao gerenciamento de projetos.
As táticas por trás dos métodos ágeis incluem o seguinte:
- Usando a entrega contínua: implemente práticas de entrega contínua para garantir que o software e os produtos estejam sempre implantáveis, permitindo lançamentos frequentes e feedback imediato.
- Desenvolvimento iterativo: divida os projetos em iterações menores e gerenciáveis, permitindo avaliação e adaptação regulares com base no feedback e na mudança de requisitos.
- Dar autonomia à equipe: capacite as equipes a tomar decisões e gerenciar seu próprio trabalho, promovendo responsabilidade, inovação e capacidade de resposta às mudanças.
“Descobri que aproveitar metodologias ágeis, como Scrum ou Kanban, pode ser altamente eficaz”, diz Qian, da Best Online Cabinets. Ele enfatiza que “essas abordagens promovem a entrega incremental, check-ins frequentes e melhoria contínua”.
Qian acrescenta: “Inicialmente, concentrei-me mais nas metodologias tradicionais de gerenciamento de projetos baseadas em Waterfall, destacando o planejamento inicial e os rígidos processos de controle de mudanças. No entanto, à medida que a necessidade de maior agilidade e capacidade de resposta crescia, comecei a enfatizar estruturas iterativas e colaborativas que capacitam as equipes de projeto a se adaptarem rapidamente às mudanças de prioridades e requisitos.”
Munday também passou por uma mudança de pensamento ao longo dos anos. “Com o tempo, minha abordagem para gerenciar e acompanhar vários projetos mudou de uma estratégia mais tradicional, baseada em planos, para uma metodologia mais ágil e flexível. Essa mudança foi impulsionada pela necessidade de se adaptar rapidamente às mudanças do mercado e à dinâmica interna. O ritmo acelerado do setor de comércio eletrônico, juntamente com a escalabilidade na Custom Neon, deixou claro que uma abordagem rígida era menos eficaz”, observa Munday.
Para obter mais informações sobre metodologias ágeis, confira este guia abrangente sobre gerenciamento ágil de projetos.
16. Implemente a melhoria contínua
Promova uma cultura de melhoria contínua para ajudar a identificar as lições aprendidas e aplicar as melhores práticas em projetos futuros. O treinamento contínuo e as análises pós-projeto aprimoram o desempenho geral do projeto.
As táticas incluem o seguinte:
- Conduzindo retrospectivas de projetos: identifique as lições aprendidas e as áreas de melhoria.
- Manutenção de um banco de dados de lições aprendidas: documente insights de projetos concluídos para informar trabalhos futuros.
- Incentivando o treinamento: promova o aprendizado contínuo e o desenvolvimento de habilidades em sua equipe.
- Usando metodologias: o Six Sigma e o Lean enfatizam a melhoria contínua por meio de avaliação e treinamento contínuos, enquanto as estruturas ágeis incentivam retrospectivas regulares para identificar áreas de melhoria.
“O conceito de melhoria contínua desafia as equipes a operar fora de um binário de sucesso e fracasso e adotar uma mentalidade de crescimento”, diz Richter. “Os líderes desempenham um papel crucial no apoio a uma cultura de melhoria contínua; a forma como uma organização lida com os contratempos determina como a equipe do projeto reage aos desafios como um todo”, acrescenta.
Kit inicial para gerenciar vários projetos
Baixe o kit inicial de vários projetos
Esse kit inicial fornece modelos para usar em um conjunto de projetos. Eles levam você da priorização e do planejamento até a execução e o encerramento. Você pode usá-los para implementar as estratégias e táticas especializadas descritas neste artigo.
Neste kit, você encontrará:
- Um modelo de projeto proposto para o Microsoft Word para delinear uma ideia para avaliação.
- Um scorecard de projetos para o Microsoft Word para avaliar projetos de acordo com critérios estabelecidos.
- Uma matriz de Eisenhower para o Microsoft Word para classificar projetos com base na importância e na urgência.
- Um modelo de avaliação de risco de projeto para Excel para avaliar suas iniciativas e como você responderia aos riscos.
- Uma carta de projeto com e sem dados de exemplo para o Excel definir projetos e metas.
- Um modelo de planejamento de vários projetos com gráfico de Gantt para Excel.
- Um modelo de estrutura analítica de projeto com gráfico de Gantt para Excel .
- Um modelo de relatório de status de vários projetos para Excel para manter as partes interessadas e outras pessoas informadas.
- Um modelo de revisão post-mortem de projeto para o Microsoft Word para capturar as lições aprendidas.
Estratégias para rastrear vários projetos
O monitoramento eficaz de vários projetos ajuda você a cumprir o cronograma, permanecer dentro do orçamento e atingir seus objetivos. Usar as estratégias certas pode melhorar a visibilidade do progresso do projeto e ajudá-lo a tomar decisões informadas.
1. Implemente um painel centralizado
Um painel centralizado oferece um único ponto de referência para acompanhar todos os seus projetos, fornecendo visibilidade em tempo real das métricas de progresso e desempenho.
As táticas de apoio incluem o seguinte:
- Usando o software de gerenciamento de projetos: Escolher o software certo para sua organização é essencial para alcançar suas metas.
- Personalizando visualizações: personalize o painel para mostrar as principais métricas, cronogramas e indicadores de progresso.
- Obter atualizações em tempo real: certifique-se de que o painel forneça atualizações em tempo real.
Qian, da Best Online Cabinets, diz: “As ferramentas de gerenciamento de projetos baseadas na nuvem e a disponibilidade de dados em tempo real transformaram a forma como eu acompanho e monitoro o desempenho do projeto. Agora confio mais na análise preditiva, no aprendizado de máquina e na visualização dinâmica para identificar tendências, prever possíveis problemas e tomar decisões baseadas em dados.”
Munday, da Custom Neon, descreve os benefícios de uma plataforma completa de gerenciamento de projetos: “Essas ferramentas oferecem painéis com uma visão geral rápida de todos os projetos, dependências de tarefas, prazos e atualizações de progresso. A personalização de notificações e relatórios dessas ferramentas ajuda a manter as partes interessadas relevantes informadas e garante que nenhum projeto falhe.”
Outro entusiasta é Soumya Mahapatra, CEO da Essenvia, uma plataforma de tecnologia médica. “Para acompanhar vários projetos, adoro ter um único painel. Também gosto de receber atualizações qualitativas de vários membros da equipe para ter perspectivas diferentes sobre como as coisas estão progredindo”, diz Mahapatra.
2. Conduza reuniões regulares de status e distribua relatórios úteis
Realizar reuniões regulares de status e criar relatórios padronizados mantém todos informados sobre o progresso e os desafios do projeto.
As táticas incluem o seguinte:
- Realização de check-ins semanais: realize reuniões regulares de status com as equipes do projeto.
- Padronização de relatórios: desenvolva um formato de relatório padrão para atualizações de status do projeto.
- Compartilhamento de atualizações com as partes interessadas: forneça atualizações regulares às partes interessadas.
“Realizamos análises e auditorias semanais de todos os projetos para acompanhar o progresso em relação aos marcos e orçamentos”, diz Munday. “Para fazer isso, rastreamos KPIs quantitativos específicos para cada projeto”, acrescenta.
3. Use gráficos e diagramas
Os gráficos e cronogramas de Gantt oferecem representações visuais dos cronogramas do projeto, facilitando a visualização das dependências e o acompanhamento do progresso. Gráficos PERT e diagramas de espinha de peixe fornecem ferramentas adicionais para planejamento detalhado e solução de problemas.
As táticas incluem o seguinte:
- Criação de gráficos de Gantt: visualize cronogramas, dependências e marcos do projeto.
- Destacando o caminho crítico: identifique e monitore as tarefas no caminho crítico.
- Usando gráficos PERT: planeje e agende tarefas de projeto, especialmente para projetos complexos com várias dependências.
- Empregando diagramas de espinha de peixe (Ishikawa): identifique possíveis causas de problemas em um projeto.
- Usando metodologias: O modelo Waterfall é ideal para projetos com estágios e requisitos bem definidos, embora outros métodos também possam ser aplicados.
“Criar representações visuais de dados (como gráficos de Gantt ou quadros Kanban) durante nossas auditorias regulares permite uma avaliação e comunicação mais claras”, diz Munday.
4. Use indicadores-chave de desempenho
Os KPIs ajudam você a medir o desempenho do projeto em relação aos objetivos, fornecendo insights acionáveis para a tomada de decisões.
As táticas incluem o seguinte:
- Definindo KPIs relevantes: Estabeleça KPIs que se alinhem aos objetivos do projeto e às metas organizacionais.
- Rastreando KPIs de forma consistente: monitore esses KPIs regularmente.
- Ajuste com base em insights de KPI: use dados de KPI para tomar decisões e ajustes informados.
Samchenko, da HireDevelopersBiz, diz: “Definimos indicadores-chave de desempenho específicos para cada projeto e os monitoramos com painéis personalizados. O uso de KPIs nos dá uma visão geral da integridade do projeto e, portanto, da capacidade de identificar rapidamente os projetos que estão saindo do caminho certo, para que possamos tomar medidas corretivas rápidas.”
5. Aproveite a automação e os alertas
O uso de automação e alertas ajuda a otimizar os processos de rastreamento e garantir respostas oportunas a eventos críticos.
As táticas incluem o seguinte:
- Configurando notificações automatizadas: use ferramentas de gerenciamento de projetos para automatizar alertas para eventos críticos.
- Automatizando relatórios de rotina: agende a geração e distribuição automatizadas de relatórios de status do projeto.
- Implementando a automação do fluxo de trabalho: automatize tarefas e fluxos de trabalho repetitivos.
6. Utilize ferramentas de gerenciamento visual
Ferramentas de gerenciamento visual, como quadros Kanban e listas de tarefas, fornecem uma visão geral clara das tarefas do projeto e seu status.
As táticas incluem o seguinte:
- Usando painéis Kanban: visualize as tarefas do projeto e seu status.
- Utilizando listas de tarefas: mantenha listas de tarefas claras e detalhadas para cada projeto.
- Usando gráficos de progresso: use gráficos como gráficos de burndown para acompanhar o progresso ao longo do tempo.
- Empregando metodologias: O Scrumban combina os princípios do Scrum e do Kanban para gerenciar e acompanhar projetos de forma eficaz.
7. Gerencie riscos e acompanhe problemas
Quando você gerencia os riscos e acompanha os problemas de forma proativa, você pode mitigar os possíveis problemas antes que eles se agravem.
As táticas incluem o seguinte:
- Manter um registro de riscos: acompanhe os riscos potenciais, seu impacto e estratégias de mitigação.
- Realizando análises regulares de risco: atualize o registro de riscos e discuta riscos novos ou em evolução.
- Implementação de um sistema de rastreamento de problemas: acompanhe os problemas à medida que eles surgirem, atribua responsabilidades e monitore o progresso da resolução.
- Usando metodologias: os diagramas de espinha de peixe ajudam a identificar as causas dos problemas.
8. Envolva as partes interessadas e comunique-se com transparência
Quando você envolve as partes interessadas e mantém uma comunicação transparente, você garante que todos estejam alinhados e informados sobre o status do projeto.
As táticas incluem o seguinte:
- Realizar reuniões regulares com as partes interessadas: analise o progresso do projeto, aborde as preocupações e colete feedback.
- Manter uma comunicação transparente: comunique-se abertamente com as partes interessadas sobre o status, os desafios e as mudanças do projeto.
- Emissão de relatórios das partes interessadas: forneça relatórios detalhados adaptados às necessidades das partes interessadas.
Nick Valentino, vice-presidente de operações de mercado da Bellhop em Atlanta, aconselha consultas regulares com as partes interessadas do projeto. “Embora os benchmarks possam ser úteis, eles também podem falhar em capturar as lutas individuais. Você precisa ter uma noção clara de como todo o projeto está indo, e isso significa ouvir várias partes interessadas”, diz Valentino
9. Monitore e ajuste os planos continuamente
Monitore seus planos de projeto continuamente para manter o alinhamento do projeto com as metas.
As táticas incluem o seguinte:
- Usando ferramentas de monitoramento em tempo real: use ferramentas que forneçam monitoramento em tempo real das atividades do projeto.
- Ajustando os planos conforme necessário: ajuste os planos do projeto com base em dados em tempo real e mudanças nas circunstâncias.
- Mantendo um ciclo de feedback em andamento: incentive o feedback contínuo das equipes do projeto.
- Empregando metodologias: o uso do Scaled Agile Framework (SAFe) ajuda a escalar as práticas ágeis em várias equipes e projetos.
10. Enfatize a melhoria contínua
Enfatize a melhoria contínua por meio de análises pós-projeto e treinamento contínuo para refinar o acompanhamento do projeto e melhorar o desempenho geral.
As táticas incluem o seguinte:
- Realização de análises pós-projeto: conduza análises completas após o projeto, incluindo a coleta de feedback das partes interessadas.
- Manutenção de um banco de dados de lições aprendidas: mantenha um banco de dados de lições aprendidas.
- Realizar treinamento contínuo: invista em treinamento contínuo para gerentes de projeto e membros da equipe.
- Usando metodologias: O Processo Unificado Racional (RUP) fornece uma abordagem estruturada para conduzir ciclos de desenvolvimento iterativos.
11. Acompanhe os orçamentos do projeto
Monitore os orçamentos do projeto para promover o controle financeiro e a alocação de recursos.
As táticas incluem o seguinte:
- Definindo linhas de base de orçamento: Estabeleça orçamentos iniciais para cada projeto.
- Monitoramento de despesas: acompanhe regularmente os gastos em relação às projeções orçamentárias.
- Ajustando conforme necessário: faça ajustes no orçamento com base nas necessidades do projeto e no desempenho financeiro.
12. Use ferramentas de relatórios visuais
As ferramentas de relatórios visuais aprimoram os insights de dados do projeto e facilitam uma melhor tomada de decisões.
As táticas incluem o seguinte:
- Usando painéis: use painéis para apresentar visualmente as principais métricas e dados do projeto.
- Utilizando gráficos e tabelas: Utilize vários gráficos e tabelas para representar tendências de dados e métricas de desempenho.
13. Implemente um sistema de controle de tempo
O uso de um sistema de controle de tempo ajuda a garantir um faturamento preciso, um gerenciamento eficiente do tempo e um melhor planejamento do projeto.
As táticas incluem o seguinte:
- Usando software de controle de tempo: use ferramentas para monitorar o tempo gasto em diferentes tarefas e projetos.
- Analisando dados de tempo: revise os dados de tempo monitorados regularmente para identificar ineficiências e áreas de melhoria.
- Otimizando a alocação de recursos: use dados de controle de tempo para alocar recursos com mais eficiência.
14. Integrate Different Methodologies
Dependendo da natureza de seus projetos e das necessidades organizacionais, a integração de diferentes metodologias pode aprimorar o rastreamento e o gerenciamento.
As táticas incluem o seguinte:
- Cachoeira: Use a Cachoeira para projetos com estágios bem definidos.
- Ágil: implemente o Agile para desenvolvimento iterativo e flexibilidade.
- Scrumban: combine Scrum e Kanban para gerenciamento de projetos híbridos.
Ao decidir quais estratégias e táticas usar, considere as necessidades específicas de seus projetos, as capacidades de sua equipe e as metas de sua organização. Nem todas as estratégias e táticas se aplicam a todas as situações, e algumas abordagens podem até ser mutuamente exclusivas. Por exemplo, as metodologias Agile e Waterfall oferecem abordagens diferentes e talvez você não consiga usá-las simultaneamente. Escolha as estratégias que melhor se adequam aos requisitos do seu projeto e ao contexto organizacional.
Processo passo a passo para gerenciar vários projetos
Gerenciar vários projetos de forma eficaz requer uma abordagem clara e estruturada. Aqui estão algumas etapas gerais que podem ser aplicadas a diferentes cenários, metodologias e táticas.
Identifique projetos potenciais — Pessoas de toda a organização propõem ideias de projetos, descrevendo-as com detalhes suficientes para permitir a comparação e a avaliação. Durante esse estágio inicial, você reúne um conjunto diversificado de ideias para considerar todas as oportunidades significativas.
Priorizar e selecionar projetos — Os líderes da empresa ou do gerenciamento de projetos avaliam o valor de cada projeto usando ferramentas de priorização, como um scorecard ou uma matriz. A realização dessa avaliação ajuda você a classificar projetos e alocar recursos com eficiência. Ao priorizar, você pode garantir que os projetos mais importantes recebam a atenção e os recursos necessários e evitar gargalos de recursos e atrasos no projeto.
Envolva e gerencie as partes interessadas — Os gerentes de projeto identificam todas as partes interessadas relevantes e se certificam de compreender suas necessidades e expectativas. Os PMs então mantêm as partes interessadas informadas e engajadas durante todo o ciclo de vida do projeto. Quando você gerencia as partes interessadas de forma eficaz, você pode minimizar a resistência e executar projetos sem problemas.
Elabore planos de projeto individuais — Os gerentes de projeto desenvolvem cartas e planos detalhados do projeto, especificando o escopo, os objetivos, as entregas, os cronogramas e as funções das partes interessadas. Este trabalho inclui definir os KPIs e os critérios de sucesso, bem como delinear os planos de comunicação e gerenciamento de riscos. Ao prestar atenção aos detalhes durante a fase de planejamento, você pode criar um roteiro claro e definir expectativas para cada projeto, facilitando a execução tranquila.
Gerencie riscos e problemas — Os gerentes de projeto identificam riscos potenciais desde o início e desenvolvem planos de mitigação. Eles rastreiam os problemas à medida que surgem e os resolvem imediatamente para evitar qualquer impacto no progresso de um projeto. Quando você gerencia riscos de forma proativa, não permite que problemas inesperados atrapalhem seus projetos.
Desenvolva um plano mestre — Os gerentes de projeto criam um plano de alto nível que inclui todos os projetos e seus cronogramas e dependências relacionados. Eles usam ferramentas de planejamento de alto nível, como gráficos de Gantt ou calendários de projetos, para visualizar o cronograma. Ao usar essas ferramentas habilitadas por imagem, você pode entender as interdependências e gerenciar cronogramas de forma eficaz, permitindo que você avance com seus projetos de forma coordenada.
Divida projetos em tarefas — Os gerentes de projeto dividem as tarefas em partes gerenciáveis de trabalho. Ao decompor tarefas, você pode atribuir tarefas aos membros da equipe com base em suas habilidades e conhecimentos, garantindo assim o seguinte: distribuir o trabalho de forma adequada e eficiente; acompanhar o progresso com eficiência; e identificar possíveis problemas com mais facilidade.
Alocar recursos — Os gerentes de projeto colaboram com as equipes para identificar e alocar os recursos necessários para cada projeto, incluindo pessoal, orçamento e ferramentas. Eles usam esses recursos de forma eficiente em todos os projetos para evitar desperdícios ou gargalos. Ao alocar recursos adequadamente, você garante que cada equipe tenha o que precisa para concluir projetos com êxito sem se sobrecarregar.
Estabeleça marcos e prazos — Os gerentes de projeto estabelecem marcos e prazos importantes para cada projeto. Em seguida, eles comunicam esses prazos a todas as partes interessadas. A divulgação dessas informações ajuda você a manter a transparência e a manter todos informados sobre o progresso e as expectativas do seu projeto. Os marcos servem como pontos de verificação para ajudar você a manter os projetos em dia e atingir metas críticas.
Use ferramentas de gerenciamento de projetos — Os líderes da empresa concordam em comprar um software de gerenciamento de projetos, e as equipes de TI e gerenciamento de projetos o implementam. Os gerentes de projeto o usam para acompanhar o progresso, gerenciar tarefas e facilitar a comunicação. A escolha de um software com recursos de dados em tempo real pode aprimorar significativamente os processos de monitoramento e rastreamento. Essas ferramentas fornecem uma plataforma centralizada para todas as informações relacionadas ao projeto, facilitando a colaboração.
Monitore e acompanhe o progresso — Os gerentes de projeto analisam regularmente o progresso de cada projeto em relação a seus marcos e prazos. A realização de análises regulares ajuda a identificar quaisquer desvios e a tomar medidas corretivas imediatamente.
Ajuste os planos conforme necessário — Os gerentes de projeto ajustam os planos do projeto com base no progresso, no feedback e nas mudanças nas circunstâncias. Eles realocam recursos e revisam os cronogramas conforme necessário para manter os projetos em dia. Manter a flexibilidade permite que você se adapte aos novos desafios e oportunidades do projeto sem perder o ímpeto.
Documento e relatório — Os gerentes de projeto documentam as atividades, decisões e mudanças do projeto. Eles fornecem relatórios regulares às partes interessadas para informá-las sobre o status e os resultados do projeto. Ao documentar projetos minuciosamente, você garante a responsabilidade e fornece uma referência para projetos futuros.
Promova a comunicação e a colaboração — Os gerentes de projeto estabelecem canais de comunicação claros para os membros da equipe e as partes interessadas. Eles incentivam atualizações regulares, feedback e colaboração. Manter uma comunicação aberta ajuda você a resolver qualquer problema imediatamente e a preservar a coesão da equipe.
Realizar análises e avaliações regulares — Os gerentes de projeto realizam reuniões regulares para analisar o desempenho do projeto e resolver quaisquer problemas. Eles usam essas reuniões para tomar decisões informadas e se ajustar conforme necessário.
Garanta a melhoria contínua — Os gerentes de projeto conduzem retrospectivas de projetos para identificar as lições aprendidas. Eles mantêm um banco de dados de melhores práticas e insights para aplicar em projetos futuros, garantindo a melhoria contínua nos processos de gerenciamento de projetos.
Comemore os sucessos — As equipes reconhecem e comemoram a conclusão dos principais marcos e sucessos do projeto. Celebrar as conquistas aumenta o moral da equipe e reforça a cultura positiva do projeto.
Seguir essas etapas ajudará você a gerenciar vários projetos de forma eficaz, permanecer no caminho certo, permanecer dentro do orçamento e atingir os objetivos. Personalize essas etapas conforme necessário para atender aos requisitos específicos de sua organização e projetos.
Gerencie e acompanhe vários projetos como um profissional com o Smartsheet
Do gerenciamento de tarefas simples e planejamento de projetos à gestão de portfólio e recursos complexos, o Smartsheet ajuda a melhorar a colaboração e acelerar a velocidade do trabalho — aumentando sua produtividade. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.
