O que é o Microsoft Project Online?
Introduzido em 2013, o Project Online é a oferta baseada em nuvem da Microsoft. Ele inclui um modelo de plano de três níveis que fornece recursos já oferecidos em soluções locais do Microsoft Project.
Esses planos, Microsoft Professional Online, Microsoft Premium Online e Microsoft Essentials Online, fornecem funcionalidade expandida para administração central de PPM de recursos. Eles também são muito mais fáceis de atualizar e dimensionar porque não exigem infraestrutura ou servidores adicionais no local. Dependendo do seu plano de assinatura, os usuários podem acessar o MS Project Online por meio de um aplicativo web ou usando um cliente de desktop.
Veja uma comparação direta do Smartsheet e do Microsoft Project
Descubra como essas duas ferramentas se comparam em seis fatores principais, incluindo: experiência do usuário, capacidade de compartilhamento, geração de relatórios, automação, integrações e preço.
Quanto custa o Microsoft Project Online?
O Project Online está disponível em um modelo baseado em assinatura hierárquico por meio de uma versão profissional ou empresarial do Office 365. Os planos baseados em nuvem fornecem funcionalidades conforme necessário e atualizações contínuas. O preço é mensal, por usuário para Project Online Professional, Project Online Premium e o complemento opcional, Project Online Essentials.
Preços do Microsoft Project Online
O Project Online oferece planos hierárquicos baseados em assinatura que incluem gerenciamento de projetos, gerenciamento de portfólio e módulos de gerenciamento de recursos. Confira abaixo uma comparação dos três planos.
Licença do Microsoft Project Online
O Microsoft Project Online é uma solução baseada em assinatura que permite aos usuários pagar uma taxa de assinatura mensal ou anual. Cada usuário requer uma licença de assinatura que inclua instalação em até cinco dispositivos compatíveis e acesso on-line. Além disso, as assinaturas do Microsoft Online exigem uma versão do Office 365 e do SharePoint. Os custos de licenciamento no local também podem levar em conta uma configuração híbrida com o Project Server.
O Project Online Essentials é uma adição opcional às versões Online Professional ou Online Premium e não está disponível como um produto independente. Todos os usuários internos e externos estão sujeitos aos requisitos de licença do Project Online.
Se sua empresa já possui uma licença para o Project Server, existem maneiras de incorporar o modelo de assinatura do Project Online ao Project Server como um serviço híbrido. Todos os usuários, tanto externos quanto internos, devem ter uma licença de assinatura do Project Online.
Devo comprar o Microsoft Project Online ou no local?
A decisão de comprar qualquer solução on-line ou local depende da preferência pessoal e dos requisitos de negócios. Muitas organizações, por motivos de segurança, limitam o uso de aplicativos em nuvem. Essas organizações geralmente escolhem soluções locais. Project Standard, Project Professional e Project Server são produtos locais da Microsoft. No entanto, há requisitos de infraestrutura para instalação. E como a infraestrutura implica em manutenção que algumas organizações não conseguem gerenciar, muitas optam pelo Project Online, que requer uma assinatura do Office 365 para cada usuário. Para algumas organizações, a facilidade de uso, fácil implantação, integração com outros produtos do Office e nenhum requisito de infraestrutura local tornam o Project Online uma escolha fácil.
Existem muitos parceiros da Microsoft que oferecem orientação na escolha do modelo e plano de implantação apropriados, além de fornecer serviços para ajudar a começar a usar o Project Online. Serviços de implantação, educação, treinamento e suporte técnico são algumas das ofertas mais comuns que ajudam as organizações a otimizar como usam o Project Online.
Recursos do Microsoft Project Online
De acordo com a empresa, os recursos Microsoft Project Online Professional e Microsoft Online Premium incluem "acesso virtualmente a qualquer hora/em qualquer lugar através de um navegador web". Esses recursos incluem relatórios integrados que usam gráficos de Gantt e modelos personalizáveis. Eles também fornecem a capacidade de monitorar gráficos de burndown e finanças, bem como atualizações. Ambos os serviços oferecem relatórios e alocação de recursos.
O Microsoft Online Premium também inclui relatórios de desempenho de portfólio, análises avançadas para alinhamento com metas, estratégias gerais e a capacidade de otimizar recursos em vários projetos. Consulte o gráfico do Microsoft Project Online acima para obter uma visão geral dos diferentes recursos compatíveis com o plano. Você também pode adicionar recursos encontrados no Project Online Essentials para permitir que as equipes compartilhem comunicações, atualizem o status da tarefa e enviem quadros de horários.
Quem usa o Microsoft Project Online?
O Project Online é uma ferramenta útil para administração, gerentes de portfólio, tomadores de decisão, líderes de projeto e gerentes de recursos. Um administrador pode configurar acesso específico de função para líderes de equipe ou outros membros importantes de um projeto. As funções são baseadas em opções de serviço de assinatura e podem ser ativadas ou desativadas. Uma função pode ser simples (como permitir que um executivo veja o progresso do projeto usando um visualizador do Microsoft Project) ou de alto nível (como fornecer a um gerente de projeto uma funcionalidade completa para executar o gerenciamento do portfólio de projetos Agile).
Os gerentes de projeto e programa usam o Project Online para gerenciamento de tarefas, alocação de recursos e geração de relatórios ao executar a estratégia e gerenciar o desenvolvimento de um novo produto. Os membros da equipe do projeto usam o produto para controle de tempo e funções de comunicação do projeto.
Dependendo do plano de assinatura, você pode acessar o MS Project Online por meio de um aplicativo web em sua conta qualificada do Office 365 ou por meio de um cliente de desktop. Depois de entrar no Office 365, o Project aparece na sua lista de aplicativos da Microsoft. O link leva você a uma página inicial padrão do Project, onde você encontrará projetos existentes e criará novos projetos.
Como compartilhar o Microsoft Project Online?
Compartilhar projetos de MS com outras pessoas em sua equipe de projeto no SharePoint é simples. Um membro da equipe pode ser um visitante (visualizar o projeto), um membro (adicionar, excluir e fazer edições gerais do projeto) ou um proprietário (obter controle total sobre o projeto). Se a pessoa não tiver uma licença alocada para o MS Project Online, você pode exportar os dados do seu projeto para o Excel ou utilizar um visualizador do MS Project de terceiros on-line.
Saiba mais sobre os visualizadores em: “O que você precisa em um visualizador do Microsoft Project”.
Como o Microsoft Project Online se encaixa na família Microsoft?
O Microsoft Project Online é um produto de serviço baseado em nuvem que faz parte da família de produtos Microsoft Office, fornecido por meio do Office 365. A ferramenta se integra ao MS SharePoint para compartilhar arquivos, com o Outlook para enviar atribuições de tarefas e com o MS Planner para agilizar o trabalho entre as equipes.
Benefícios de usar o Microsoft Project Online
O gerenciamento de projetos é essencial para planejar, priorizar, gerenciar e executar portfólios de projetos. Um dos principais benefícios do uso de uma solução de gerenciamento de projetos on-line é a manutenção mínima de hardware. O Project Online não requer infraestrutura de servidor; é acessível a partir do navegador do usuário. O único requisito é ter um dispositivo compatível e uma conexão com a internet. Os usuários também desfrutam de acesso à versão mais recente do produto (a opção de licenciamento de PPM no local não fornece acesso instantâneo à versão mais recente e, como resultado, muitos usuários experimentam frustração com versões incompatíveis). O Project Online é um serviço ativo que atualiza regularmente a funcionalidade. Os benefícios adicionais incluem:
- Alinhar e fortalecer o portfólio de projetos.
- Melhorar a previsão.
- Aumentar o controle sobre os recursos e identificar os gargalos.
- Obter visibilidade em todo o trabalho do projeto.
- Coletar insights para uma melhor tomada de decisões.
- Aumentar a produtividade.
- Padronizar e simplificar o gerenciamento de projetos.
Limitações do Microsoft Project Online
As soluções de PPM da Microsoft existem há décadas e, mesmo com novas versões e integrações, as reclamações se concentram na complexidade dos recursos, nos altos custos, na curva de aprendizado acentuada e nas dificuldades de compartilhamento de arquivos. Alguns afirmam que vários planos e preços, juntamente com os requisitos do SharePoint e do Office 365, são confusos. Além disso, o Project Online não dá suporte ao uso de um Mac, o que é problemático para muitos usuários.
Requisitos de sistema do Microsoft Project Online
Como mencionado anteriormente, o Project Online não requer hardware ou infraestrutura adicionais para usar a solução. Manutenção e backups estão incluídos na assinatura. No entanto, os dispositivos devem ter funcionalidades mínimas para navegadores, memória adequada e espaço em disco rígido, bem como recursos gráficos. Consulte o gráfico do Microsoft Project Online acima para obter os requisitos de sistema de cada plano. Os requisitos adicionais incluem uma conta qualificada do Office 365 e do SharePoint.
O futuro do Microsoft Project Online
Em setembro de 2018, a Microsoft anunciou melhorias para a próxima geração do Project Online, chamando-o simplesmente de "Project". Essa reformulação do Project Online se concentrará na adição de projetos de coautoria, melhor acompanhamento de projetos multifuncionais de grande escala e recursos de agendamento aprimorados por meio do Dynamic 365. O aspecto visual do Project, que muitos usuários acharam deficiente, se concentrará em recursos mais intuitivos que abrangem a empresa. O novo Project melhorará a usabilidade e se integrará a outras ferramentas e sistemas da família Microsoft e se tornará a principal solução de gerenciamento de projetos da Microsoft.
Alternativas ao Microsoft Project Online
As soluções Microsoft PPM são predominantes, mas devido às limitações e à demanda por gerenciamento de projetos flexível e econômico, alternativas que se concentram em trazer maior facilidade e usabilidade ao gerenciamento de projetos podem ser uma opção melhor para algumas empresas. Muitos produtos baseados em nuvem incorporam painéis, recursos visuais impressionantes, portais de comunicação simplificados, fácil importação de documentos e funções e visualizações de vários projetos. Esses produtos fáceis de usar com funcionalidade pronta para uso estão afastando muitos dos gerentes de projeto do Project Online atualmente. As alternativas incluem Smartsheet, Asana, TeamGantt, Trello, Wrike, Projectmanager.com e muito mais. Confira abaixo uma comparação de software de gerenciamento de projetos.
Todas as ferramentas alternativas abordam falhas, dificuldades e limitações que os usuários enfrentam ao gerenciar projetos complexos. Muitos fornecedores se concentram na simplificação de interfaces, incorporando modelos básicos (como planilhas) e adicionando recursos visuais fáceis de interpretar para oferecer suporte a uma variedade ampla e fluida de opções de gerenciamento de projetos. A maioria dos produtos tem suporte até para Macs, algo que a Microsoft ainda não faz. Assim como o Microsoft Project Online, essas soluções oferecem períodos de avaliação gratuitas de até 30 dias.
A Microsoft fez muitos avanços para melhorar suas ferramentas bem-sucedidas de PPM no local, transferindo o foco para a nuvem. A Microsoft, assim como qualquer provedor de serviços em nuvem, pode oferecer uma atualização e controle de versão mais fácil. O Microsoft Project Online também não é compatível com Mac, o que limita sua viabilidade para algumas empresas. A nuvem também reduz os custos de infraestrutura e oferece acesso a projetos e portfólios a qualquer momento e em qualquer dispositivo. Uma coisa é certa: a demanda por gerenciamento de projetos acessíveis, utilizáveis e Agile está se movendo em alta velocidade e o Microsoft Project Online está enfrentando forte concorrência de muitos fornecedores mais novos e dinâmicos.
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