O que é a organização do projeto no gerenciamento de projetos?
O termo organização do projeto refere-se ao estilo de coordenação, comunicação e gerenciamento que a equipe usa ao longo do ciclo de vida do projeto. Ao aplicar a organização do projeto, você otimiza recursos, oferece comunicação clara sobre funções e responsabilidades e reduz possíveis obstáculos.
Por que a organização do projeto é importante?
Os gerentes de projeto usam a organização do projeto para alinhar os membros da equipe antes e durante um projeto. O processo minimiza a interrupção do seu fluxo de trabalho e o conflito entre os membros da equipe, bem como leva à máxima produtividade entre os participantes de um projeto.
Embora a excelente estratégia e execução da organização do projeto sejam importantes, você também precisa considerar o custo de oportunidade de um projeto mal organizado.
Anthony C. Taylor, sócio-gerente e moderador principal da SME Strategy Management Consulting, trabalha com a liderança sênior para ajudar a implementar estrategicamente o gerenciamento organizacional. Ele observa que os atributos positivos da organização do projeto são priorizar e alocar melhor os recursos, tendo em mente que o projeto terá várias partes interessadas. De acordo com Anthony, se a organização e a estratégia do projeto não são uma parte essencial de um projeto, é fácil cair na “armadilha de múltiplos destinos”, onde as pessoas não sabem para onde estão indo. Isso cria expectativas diferentes entre os membros da equipe, fazendo com que eles andem em círculos e evitem riscos. Uma organização de gerenciamento de projetos bem executada faz parte da criação de uma solução de “destino único”, diz Anthony, em que todos sabem em que ponto agregarão valor comercial.
Anthony detalha o custo de oportunidade: “Quanto custa se não estiver funcionando para você? Se os membros da equipe não estiverem focados nas prioridades certas, eles farão x, y e z fora das prioridades do projeto e atrapalharão o progresso. Se as pessoas não souberem para onde estão indo, elas desistirão sem saber os desejos, necessidades e expectativas de todos ao redor. Então, qual é o custo para atrair, contratar, treinar novamente e perder a produtividade?”
Criar e comunicar uma estrutura organizacional de gerenciamento de projetos é uma ferramenta para ajudar a conectar estratégia e visão entre os envolvidos. Desenvolver uma estrutura organizacional de projeto, em última análise, reduz interrupções, sobreposições, conflitos, incertezas e confusões antes mesmo de um projeto começar.
O que é a estrutura organizacional no gerenciamento de projetos?
Uma estrutura organizacional de gerenciamento de projetos é usada para determinar a hierarquia e a autoridade das pessoas envolvidas em um projeto específico. A estrutura define a função de cada membro da equipe e as linhas de subordinação em um gráfico para os membros da equipe consultarem durante um projeto.
Tipos de estruturas organizacionais de projetos
Existem três tipos de estruturas organizacionais no gerenciamento de projetos: funcional, matricial e projetizada. Cada estrutura do projeto é determinada por autoridade, funções e responsabilidades dos membros da equipe dentro da estrutura organizacional existente.
Como não há dois projetos iguais, nenhuma estrutura organizacional será exatamente igual. O papel do gerente de projeto muda dentro de cada uma dessas estruturas, e a estrutura organizacional de cada projeto é altamente diferenciada. Entender a coordenação vertical ou horizontal de cada estrutura e o papel que o gerente de projeto desempenhará pode ajudar a desenvolver uma estratégia bem-sucedida.
Estrutura organizacional de projeto funcional
Uma estrutura organizacional de projeto funcional organiza a hierarquia em torno de departamentos que funcionam de forma tradicional. Um gerente funcional lidera cada departamento e é subordinado a um executivo. Esses gerentes funcionais, e não outros funcionários, coordenam o projeto e selecionam membros da equipe de cada departamento para apoiar o projeto, além das próprias responsabilidades funcionais.
Estrutura organizacional projetizada
Uma estrutura organizacional projetizada ou baseada em projeto cria uma divisão de projeto exclusiva dentro de uma organização. A coordenação do projeto opera verticalmente sob essa divisão. Os gerentes mantêm a autoridade exclusiva do projeto e recebem uma equipe exclusiva que trabalha para atingir as metas do projeto.
Estrutura organizacional matricial
Uma estrutura organizacional matricial é configurada em uma grade para demonstrar os padrões de subordinação da equipe a mais de uma autoridade. É uma mistura de estruturas organizacionais funcionais e projetizadas, e os gerentes de projeto compartilham a autoridade com outros gerentes de programa nessa estrutura. Dependendo da capacidade de tomada de decisão do gerente de projeto, uma estrutura matricial pode ter um dos três subtipos: fraca, equilibrada ou forte.
Estrutura fraca
Uma estrutura fraca é semelhante à estrutura organizacional funcional, na qual a coordenação ocorre horizontalmente entre a equipe sem um gerente de projeto designado. A principal diferença entre uma matriz fraca e uma estrutura funcional é que o projeto é coordenado pela equipe entre os departamentos, e não pelos gerentes funcionais (mas o gerente funcional mantém a autoridade de tomada de decisão).
Estrutura equilibrada
Em uma matriz equilibrada, o gerente de projeto também ocupa um cargo na equipe e não utiliza a função de gerente de projeto em sua capacidade plena. O gerente de projeto ainda tem pouca autoridade sobre as decisões do projeto, orçamento, equipe etc. e serve principalmente como ponto de contato e coordenador.
Estrutura forte
Uma matriz forte é mais semelhante a uma estrutura organizacional projetizada. Nela, um gerente de projeto exclusivo se enquadra em um departamento de gerenciamento de projeto funcional, possui uma equipe multifuncional exclusiva e é apoiado por um gerente de todos os gerentes de projeto. Esse subtipo oferece ao gerente de projeto a maior autoridade, pois ele trabalha em um ambiente matricial.
Não há estrutura organizacional perfeita. Assim, um gerente de projeto deve pesar os prós e contras da alocação e otimização de recursos dentro de cada estrutura e, em seguida, selecionar a estrutura ideal. Além dos prós e contras operacionais da equipe de projeto, a autoridade (poder de decisão) do gerente de projeto muda dependendo da estrutura de organização selecionada. Isso significa que o gerente de projeto deve ter o conhecimento e as habilidades para aplicar técnicas gerenciais e interpessoais eficazes que levem a uma equipe de projeto de alto rendimento.
Guia de referência rápida da estrutura organizacional de projeto
Use este guia de referência rápida para ajudar a determinar os prós e contras da estrutura da organização do projeto, bem como as habilidades gerenciais que você precisa priorizar para garantir que seu projeto seja executado da maneira mais tranquila possível.
| FUNCIONAL | ||
|---|---|---|
| FUNCIONAL Prós do projeto | FUNCIONAL Contras do projeto | FUNCIONAL Prioridades de gerenciamento para um gerente de projetos |
| FUNCIONAL Recursos ideais: os recursos não estão concorrendo com outras áreas, o que deixa pouca necessidade de concorrência ou negociação. Familiaridade: os membros da equipe já estão familiarizados uns com os outros e compartilham habilidades e funções semelhantes. Eficiência operacional: tem o potencial de alcançar a maior eficiência operacional devido ao papel e clareza de comunicação. | FUNCIONAL Ausência das pessoas certas: os projetos podem precisar de especialistas adicionais se não tiverem todas as pessoas certas dentro da área. Prioridades concorrentes da equipe: os membros da equipe podem se sentir desafiados a equilibrar as prioridades concorrentes das responsabilidades do programa e do projeto. Em silos: essa estrutura geralmente cria silos organizacionais, o que pode criar um desafio para o alinhamento estratégico. | FUNCIONAL Autoridade do PM: baixa Viabilização de comunicação: desfaça os silos entre os departamentos. Coordenação: envolva as equipes multifuncionais. Ênfase no trabalho em equipe: envolva as equipes fora dos respectivos departamentos. Clareza contínua da meta: mantenha as metas do projeto na vanguarda da concorrência, com as metas departamentais distraindo o projeto. |
| FUNCIONAL, FUNCIONAL, FUNCIONAL MATRIZ | ||
| FUNCIONAL Prós do projeto | FUNCIONAL Contras do projeto | FUNCIONAL Prioridades de gerenciamento para um gerente de projetos |
| FUNCIONAL Otimização de pessoas: aproveita o conjunto de habilidades de cada especialista em vários projetos. Flexibilidade: os funcionários podem trabalhar em todas as unidades departamentais sem estar vinculados a uma. Controle do projeto: uma forte coordenação entre os membros da equipe facilita os limites de comunicação e informação. | FUNCIONAL Custos: os custos administrativos são mais altos devido à complexidade operacional das relações de subordinação. Falha de comunicação da carga de trabalho: há um maior potencial de mal-entendidos sobre a carga de trabalho de uma equipe, pois ela é subordinada a um gerente de projetos e um gerente de departamento. Aumento de conflitos: a autoridade compartilhada entre gerentes pode criar confusão sobre as funções. | FUNCIONAL Autoridade do PM: média Habilidades de influência e negociação: trabalhe com autoridade limitada com outros gerentes de programa e interações com os membros da equipe do projeto. Liderança servidora: concentre-se na construção de uma profunda colaboração e comunicação com a equipe e monitore continuamente a divisão do trabalho. Linhas de comunicação abertas: esses limites são essenciais para identificar e resolver conflitos antes que problemas maiores surjam. Reconhecimento da equipe: reconheça que a equipe vem de várias partes da organização. Reserve um tempo para a formação de equipes e oportunidades de engajamento. |
| FUNCIONAL, FUNCIONAL, FUNCIONAL PROJETIZADA | ||
| FUNCIONAL Prós do projeto | FUNCIONAL Contras do projeto | FUNCIONAL Prioridades de gerenciamento para um gerente de projetos |
| FUNCIONAL Autoridade: o gerente de projetos é o responsável por todas as tomadas de decisões do projeto. Clareza: alinhamento, linhas, metas e estratégia do projeto são claros para toda a equipe. | FUNCIONAL Duplicação de recursos: os recursos podem não ser otimizados e podem ser caros devido à duplicação de recursos em vários projetos. Crescimento atrofiado da equipe: as equipes podem ser isoladas, vinculando os membros da equipe a um projeto de cada vez e limitando seu crescimento. | FUNCIONAL Autoridade do PM: alta Responsabilidade da função: faça jus à confiança e à liderança inerentes à total autoridade e propriedade do projeto. Mantenha o moral da equipe: desenvolva a confiança da equipe e a mantenha em movimento para cumprir prazos apertados. Comunicação: construir redes de comunicação fortes em todos os projetos é essencial para reduzir a duplicação de esforços. |
Algumas organizações adotam um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) exclusivo devido ao alto volume e variedade de projetos. Isso permite uma melhor visibilidade dos projetos em toda a organização, melhora a alocação de recursos e aumenta a produtividade e o ROI em todos os projetos. Leia nosso artigo com dicas de especialistas e melhores práticas para PMOs.
Características de uma estrutura organizacional
As características de uma estrutura organizacional definem as funções e as relações entre os membros do projeto, bem como entre os projetos. Essas relações são determinadas por autoridade, linhas de comunicação, coordenação, supervisão e responsabilidades.
Especificamente, as principais características de uma estrutura organizacional são as seguintes:
- Hierarquia: a hierarquia deve delinear uma linha clara de autoridade e definir as responsabilidades pela tomada de decisão.
- Divisão do trabalho: refere-se à carga de trabalho (gerencial, voltada para as tarefas etc.) associada às funções.
- Extensão do controle: defina quem gerencia quem. As estruturas de subordinação serão baseadas nesse conceito.
- Tipo de cargo (linha vs. funcionário): um cargo de linha é um membro da equipe que está diretamente envolvido com o produto. Um cargo de funcionário apoia as pessoas em cargos de linha, mas não está diretamente envolvido com o produto.
- Centralização: define como ocorre a tomada de decisões. Em um projeto centralizado, poucas pessoas tomam decisões, já em um projeto descentralizado, a autoridade de tomada de decisão é distribuída por toda a organização.
Como criar um organograma de projeto
Para criar um organograma do projeto, primeiro avalie as metas, identifique a equipe principal e atribua as funções apropriadas ao projeto. Desenvolva o organograma mapeando as funções e responsabilidades de cada membro da equipe.
O PM fará o organograma durante a fase de iniciação do projeto para que o gerente de projeto possa se comunicar com os membros da equipe antes do início do projeto. A equipe o usará na fase de planejamento do projeto para ajudar a dividir as tarefas entre os membros da equipe. Isso oferece uma compreensão clara de cada função, capacita os membros da equipe a assumir as funções e traz respeito a outras funções dentro do projeto, o que imediatamente cria confiança.
A estrutura organizacional do projeto precisa ser flexível e pode exigir ajustes durante as outras fases do projeto. Certifique-se de comunicar quaisquer ajustes no organograma (incluindo decisões de pessoal) aos membros da equipe.
O desenvolvimento de um organograma de projeto requer as seguintes seis etapas principais:
Etapa 1: alinhar o projeto à estratégia organizacional
O gerente de projetos deve ter uma compreensão profunda de como as metas do projeto se alinham à estratégia da empresa ou do departamento. Isso trará a equipe a bordo desde o início, desenvolverá o significado compartilhado dos membros da equipe do projeto e, finalmente, fornecerá uma execução integrada do projeto.
Etapa 2: analisar projetos em nível organizacional
Se uma organização não tiver um PMO, o gerente de projetos deverá analisar o volume e a variedade de projetos ao considerar qual estrutura organizacional selecionar. O Project Management Institute (PMI) usa a matriz de volume-variedade, um diagrama que traça o volume de projetos de uma organização em relação à variedade de projetos em uma sequência de baixo a alto para auxiliar na determinação de uma estratégia de estrutura para organização de projetos. Uma alta variedade e baixo volume de projetos sugere que uma estrutura projetizada se encaixaria melhor, enquanto uma baixa variedade e alto volume de projetos sugeriria uma estrutura funcional. Uma estrutura matricial fica entre esses dois espectros.
Etapa 3: determinar funções e responsabilidades
Concentre-se primeiro nas funções e responsabilidades necessárias antes de considerar o pessoal. Se um gerente de projeto tem autoridade para decidir quem está na equipe, é importante pesquisar possíveis membros da equipe para encontrar as pessoas mais adequadas para o projeto. Independentemente de como a equipe principal é montada, é essencial entender os pontos fortes que cada membro da equipe traz para o projeto. Passe um tempo conhecendo todos na equipe; no processo, você pode construir um relacionamento e avaliar as habilidades.
Etapa 4: estruture o gráfico
A estruturação de um gráfico pode ser complexa, mas você pode facilitar o processo abordando-o a partir da estrutura mais ampla até os detalhes da tarefa ou vice-versa. Comece revisando os pontos fortes da equipe, as tarefas do projeto que precisam ser concluídas e a estrutura existente da organização. Decida quais pontos fortes das pessoas se enquadram em papéis de liderança e quais pessoas são mais focadas na execução de tarefas.
Naturalmente, a estrutura organizacional começará a emergir como um dos três tipos de estruturas organizacionais. Mapeie o fluxo de trabalho, os relatórios e as funções hierárquicas e compare-os para ver se uma estrutura organizacional diferente seria mais adequada. Dependendo do seu estilo de aprendizagem, pode ser útil usar notas adesivas para mover os membros da equipe antes de redigir sua estrutura online. Ao planejar, certifique-se de distribuir a carga de trabalho uniformemente entre a equipe.
Etapa 5: finalizar o organograma
Desenvolva e finalize a representação visual do organograma. Inclua nomes e informações de contato para que os membros da equipe se comuniquem facilmente durante todo o projeto. Leia este resumo sobre os modelos de estrutura organizacional para criar rapidamente sua equipe de projetos e fazer adaptações conforme necessário.
Etapa 6: comunicar
Um organograma do projeto é tão bom quanto o número de membros da equipe que estão cientes dele. Muitas vezes, os membros da equipe não sabem que existe um gráfico e ficam confusos sobre quem são seus superiores e as responsabilidades dos outros. Isso leva à perda de tempo e causa conflitos desnecessários. Por mais simples que possa parecer, compartilhar o organograma com todos os membros da equipe antes do início do projeto reduz a confusão. Você também permite que os membros da equipe não apenas entendam a função antes de executar o trabalho, mas também lhes dá a chance de fazer perguntas enquanto visualizam como o trabalho será conduzido em tempo real. Durante esse período, o PM e a equipe também podem determinar como a hierarquia do projeto será governada.
Etapa bônus: criar um organograma que represente a estrutura de relatórios do cliente
A principal autoridade em liderança prática de projetos, Eric Verzuh, presidente e fundador da Versatile Company, ressalta que “um gerente de projetos precisa entender a própria estrutura de subordinação, bem como a estrutura de subordinação do cliente. Quando a equipe do projeto e o cliente entendem as estruturas de subordinação uns dos outros, eles podem planejar se comunicar com as pessoas certas.”
O que considerar ao criar um organograma de projeto
Um organograma de projeto é moldado por muitos fatores, que criam o ambiente para a tomada de decisões relacionadas ao projeto. Esses fatores podem incluir restrições internas do projeto (físicas e operacionais), bem como fatores externos, como condições de mercado.
No artigo “Uma análise das principais estruturas organizacionais do projeto: vantagens, desvantagens e fatores que afetam a seleção”, J.R. San Cristóbal, V. Fernández e E. Diaz afirmam que há “vários aspectos importantes a serem considerados. Todos esses fatores moldarão o contexto em que as decisões são tomadas, a forma da estrutura organizacional, a capacidade dos gerentes de projeto de tomar decisões e (em primeiro lugar) o futuro do projeto”.
Esses fatores podem ser agrupados em três considerações gerais para elaborar um organograma do projeto:
- Tomada de decisão: considere a complexidade dos limites físicos e operacionais de como as decisões são tomadas. Pergunte: qual o grau de simplicidade dos relacionamentos? As responsabilidades são alocadas igualmente? Quem receberá cada autoridade? Quais tarefas são mais pesadas do que outras?
- Design: lembre-se de que todos os recursos (divisão de trabalho, extensões de controle etc.) devem fazer parte do processo de design e tenha o cuidado de visualizar como os membros da equipe do projeto interagirão. Juntar o controle, a coordenação e a comunicação pode parecer um quebra-cabeça. Experimente alguns arranjos diferentes para imaginar como esses três Cs funcionarão para que você possa encontrar as linhas mais limpas entre os membros da equipe. Mantenha o design simples e flexível para permitir a mudança de funções à medida que o projeto evolui.
- Equilíbrio: você pode reduzir problemas administrativos, sociais e técnicos prestando atenção em como as funções e responsabilidades são distribuídas. Procure limitar o número de subordinados diretos de qualquer pessoa (sugerimos no máximo cinco).
Melhores práticas ao escolher uma estrutura e criar um gráfico
Ao escolher uma estrutura organizacional, otimize talentos e recursos. Isso cria uma equipe de alto desempenho que pode cumprir com sucesso as metas do projeto.
Eric, da Versatile Company, também recomenda manter as coisas simples. Ele pede que as pessoas perguntem: “‘Qual é a melhor estrutura organizacional para ajudar a alcançar suas metas e visão?’ Sem objetivos e visão claros, a estrutura que você seleciona pode não fazer sentido.” Leia mais sobre a experiência de Eric em seu livro, The Fast Forward MBA in Project Management: The Comprehensive Guide, Easy-to-Read Handbook for Beginners and Pros.
Ele continua: “Não existe a melhor maneira. Não importa o que você faça, haverá prós e contras em cada estrutura organizacional. Sua organização precisa criar, testar, adaptar e ver o que será melhor para necessidades, recursos e metas finais do projeto.”
Anthony, da Strategy Management Consulting, acrescenta que você deve se perguntar: “Como posso estruturar minha equipe para que ela possa ter um alto desempenho para obter o máximo de qualidade, produção, dinheiro e comunicação?” Não force o que não se encaixa. Ao criar uma equipe, o aspecto pessoal é mais importante, juntamente com a comunicação. Lembre-se de como as pessoas trabalham juntas, especialmente ao adicionar um novo membro à equipe. Quando uma pessoa da equipe muda, você tem uma nova equipe.
Veja algumas conclusões importantes sobre as melhores práticas:
- Cada projeto será diferente.
- Nenhuma estrutura organizacional será perfeita. Mantenha as metas, a visão, as pessoas e a comunicação como as principais prioridades.
- Dedique um tempo para elaborar cuidadosamente o gráfico. Identifique os principais tomadores de decisão e autoridades e atribua a cada indivíduo uma função apropriada e claramente definida. Identifique como as funções estão vinculadas e defina e descreva os canais de subordinação e comunicação. Crie o gráfico. Use um modelo de organograma para simplificar o processo.
Exemplos de estrutura organizacional de gerenciamento de projetos
As estruturas organizacionais de gerenciamento de projetos variam de acordo com as necessidades do projeto e da organização. Em uma organização estabelecida, já existe uma estrutura de gerenciamento. Exemplos de estruturas de gerenciamento de projetos se encaixarão na estrutura organizacional existente para aproveitar os recursos da melhor forma.
Quando aplicadas a exemplos do mundo real, podemos ver como setores como manufatura, construção e desenvolvimento de software usam as estruturas organizacionais funcionais, matriciais e projetizadas.
Exemplo de estrutura organizacional de projeto funcional para manufatura
Uma equipe que usa uma estrutura organizacional funcional na manufatura mostra a estrutura hierárquica direta de cada departamento ao executivo. Os gerentes funcionais (gerente de fabricação, gerente de marketing, gerente de engenharia etc.) são responsáveis por coordenar todas as partes do projeto, conforme indicado pelo destaque verde na imagem abaixo. Observe a verdadeira coordenação horizontal do projeto. O exemplo também mostra que os departamentos existentes na estrutura organizacional (finanças, RH etc.) podem não estar normalmente envolvidos em projetos.
Exemplo de estrutura organizacional de projeto projetizada para construção
As equipes de construção geralmente usam estruturas organizacionais projetizadas. Gerentes de projeto exclusivos coordenam todos os aspectos do projeto e vários gerentes de projeto se reportam ao executivo da empresa. Outros departamentos de suporte também podem existir para administrar as operações comerciais da empresa.
Exemplo de estrutura organizacional de projeto matricial para desenvolvimento de software
As estruturas de gerenciamento de projetos de desenvolvimento de software podem variar muito, mas na maioria das vezes são otimizadas para equipes multifuncionais. A estrutura de matriz mostrada abaixo é uma visualização de tais relatórios multifuncionais, em que cada especialista técnico se reporta a um chefe de sua área e ao proprietário do produto (no lugar de um gerente de projeto).
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