O que é a organização do projeto no gerenciamento de projetos?
O termo organização do projeto refere-se ao estilo de coordenação, comunicação e gerenciamento que a equipe de projeto usa durante todo o ciclo de vida do projeto. Ao aplicar a organização do projeto, você otimiza recursos, fornece comunicação clara sobre funções e responsabilidades e reduz as obstruções potenciais.
Por que a organização do projeto é importante?
Gerentes de projeto usam a organização do projeto para alinhar membros da equipe antes e durante um projeto. O processo minimiza a interrupção do seu fluxo de trabalho e conflitos entre os membros da equipe, bem como leva a produtividade máxima entre os membros da equipe envolvidos em um projeto.
Embora a estratégia e execução excelentes da organização do projeto sejam importantes, você também precisa considerar o custo de oportunidade de um projeto mal organizado.
Anthony C. Taylor, Sócio-Gerente e Facilitador Líder da SME Strategy Management Consulting, trabalha com a liderança sênior para ajudar estrategicamente a implementar o gerenciamento organizacional. Ele observa que os atributos positivos de organização do projeto são priorizar e alocar melhor os recursos, tendo em mente que o projeto terá várias partes interessadas. De acordo com Taylor, se a organização e a estratégia do projeto não são uma parte essencial de um projeto, é fácil cair na "armadilha de destino múltiplo" onde as pessoas não sabem para onde estão indo. Isso cria expectativas diferentes entre os membros da equipe, fazendo com que eles girem em círculos e evitem riscos. A organização de gerenciamento de projetos bem executada faz parte do que cria uma solução de "destino único", diz Taylor, onde todos sabem onde estão indo para entregar valor ao negócio.
Taylor detalha o custo de oportunidade: “Quanto custa se não está funcionando para você? Se os membros da equipe não estiverem focados nas prioridades certas, eles farão x, y e z fora das prioridades do projeto e inibirão o progresso. Se as pessoas não estiverem claras para onde estão indo, elas vão parar sem conhecer o que é preciso, as necessidades e as expectativas de todos ao seu redor. Qual é então o custo para atrair, contratar, re-treinar e perder produtividade?”
Criar e comunicar uma estrutura organizacional de gerenciamento de projetos é uma ferramenta que ajuda a conectar estratégia e visão entre os envolvidos no projeto. O desenvolvimento de uma estrutura de organização de projeto acaba por reduzir interrupções, sobreposições, conflitos, incertezas e confusão antes mesmo de um projeto começar.
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O que é estrutura organizacional no gerenciamento de projetos?
Uma estrutura organizacional de gerenciamento de projetos é usada para determinar a hierarquia e a autoridade das pessoas envolvidas em um projeto específico. A estrutura define a função de cada membro da equipe e as linhas de relatórios em um gráfico para os membros da equipe referenciarem durante um projeto.
Tipos de estruturas organizacionais de projeto
Existem três tipos de estruturas organizacionais no gerenciamento de projetos: funcional, matriz e projetizada. A estrutura de cada projeto é determinada pela autoridade, funções e responsabilidades dos membros da equipe dentro da estrutura organizacional existente.
Como nenhum projeto é igual, nenhuma estrutura organizacional será exatamente igual. A função do gerente de projeto muda dentro de cada uma dessas estruturas, e a estrutura organizacional de cada projeto é cheia de nuances. Entender a coordenação vertical ou horizontal de cada estrutura e a função que o gerente de projeto exercerá pode ajudá-lo a desenvolver uma estratégia bem-sucedida.
Estrutura organizacional de projeto funcional
Uma estrutura organizacional de projeto funcional organiza sua hierarquia em relação aos departamentos que funcionam tradicionalmente. Um gerente funcional dirige cada departamento e se reporta a um executivo. Esses gerentes funcionais - não outros funcionários - coordenam o projeto e selecionam membros da equipe de cada departamento para apoiar o projeto, além de suas responsabilidades funcionais.
Estrutura organizacional projetizada
Uma estrutura organizacional projetizada ou baseada em projeto cria uma divisão de projeto dedicada dentro de uma organização. A coordenação do projeto opera verticalmente sob esta divisão. Os gerentes de projeto mantêm autoridade exclusiva em relação ao projeto e têm uma equipe dedicada que trabalha em direção às metas do projeto.
Estrutura organizacional em matriz
Uma estrutura organizacional em matriz é configurada em uma grade para demonstrar os padrões de relatório da equipe a mais de uma autoridade. É um híbrido de estruturas organizacionais funcionais e projetizadas, e os gerentes de projeto compartilham autoridade com outros gerentes de programa nessa estrutura. Dependendo da capacidade de tomada de decisão do gerente de projeto, uma estrutura em matriz é um dos três subtipos: fraca, equilibrada ou forte.
Estrutura fraca
Uma estrutura fraca é semelhante à estrutura funcional da organização, na qual a coordenação ocorre horizontalmente entre os funcionários sem um gerente de projeto atribuído. A principal diferença entre uma matriz fraca e uma estrutura funcional é que os funcionários dos departamentos, e não os gerentes funcionais, coordenam o projeto (mas o gerente funcional mantém autoridade de tomada de decisão).
Estrutura equilibrada
Em uma matriz equilibrada, o gerente de projeto também ocupa um cargo de equipe e não utiliza a função de gerente de projeto ao máximo. O gerente de projeto ainda tem pouca autoridade sobre decisões de projeto, orçamento, pessoal, etc, e serve principalmente como ponto de contato e coordenador.
Estrutura forte
Uma matriz forte é mais semelhante a uma estrutura organizacional projetizada. Nele, um gerente de projeto dedicado está em um departamento de gerenciamento de projetos funcionais, tem equipes multifuncionais dedicadas e tem o apoio de um gerente de todos os gerentes de projeto. Este subtipo oferece ao gerente de projeto a maior autoridade ao trabalhar em um ambiente de matriz.
Não há uma estrutura organizacional perfeita. Em vez disso, um gerente de projeto deve pesar os prós e contras da alocação e otimização de recursos dentro de cada estrutura e, em seguida, selecionar a estrutura que seja mais ideal. Além dos prós e contras operacionais da equipe de projeto, a autoridade (poder de tomada de decisão) das mudanças do gerente de projeto depende da estrutura selecionada da organização do projeto. Isso significa que o gerente de projeto deve ter tanto o conhecimento quanto as habilidades para aplicar técnicas gerenciais e interpessoais eficazes que levam a uma equipe de projeto de alto funcionamento.
Guia de referência rápida de estrutura organizacional do projeto
Use este guia de referência rápida para ajudar a determinar os prós e contras da estrutura da sua organização de projeto, bem como as habilidades gerenciais que você precisa priorizar para garantir que seu projeto seja executado da maneira mais tranquila possível.
| FUNCIONAL | ||
|---|---|---|
| Pontos a favor do projeto | Pontos contra do projeto | Prioridades de gerenciamento de um gerente de projeto |
|
Recursos ideais: Os recursos não estão sob competição com outras áreas, o que deixa pouca necessidade de competição ou negociação. Familiaridade: Os membros de equipe já estão familiarizados uns com os outros e compartilham habilidades e funções semelhantes. Eficiência operacional: Tem o potencial de alcançar a maior eficiência operacional devido à função e clareza na comunicação. |
Faltando as pessoas certas: Os projetos podem precisar de especialistas adicionais se não tiverem todas as pessoas certas dentro da área. Prioridades concorrentes da equipe: Os membros da equipe podem se sentir desafiados a equilibrar as prioridades concorrentes das responsabilidades do programa e das responsabilidades do projeto. Em silo: Essa estrutura geralmente cria silos organizacionais, o que pode tornar o alinhamento estratégico desafiador. |
Autoridade de PM: Baixa Facilitação da comunicação: Divide os silos entre os departamentos. Coordenação: Envolve equipes interfuncionais. Ênfase no trabalho em equipe: Envolve equipes fora de seu departamento. Clareza contínua da meta: Mantenha as metas do projeto na vanguarda da competição com metas departamentais que distraem o projeto. |
| MATRIZ | ||
| Pontos a favor do projeto | Pontos contra do projeto | Prioridades de gerenciamento de um gerente de projeto |
|
Otimização de pessoas: Aproveita as habilidades de cada especialista em vários projetos. Flexibilidade: Os funcionários podem trabalhar em unidades de departamento sem serem limitados a um só. Controle de projetos: Uma forte coordenação entre os membros da equipe facilita os limites de comunicação e informação. |
Custos: Os custos administrativos são mais elevados, devido à complexidade operacional dos relacionamentos de relatórios. Falha na comunicação da carga de trabalho: Existe um potencial maior para desentendimentos na carga de trabalho de uma equipe, uma vez que eles relatam tanto para um gerente de projeto quanto para um gerente de departamento. Aumento do conflito: A autoridade compartilhada entre gerentes pode gerar confusão em funções. |
Autoridade de PM: Média Habilidades de contenção e negociação: Navega com autoridade limitada com outros gerentes de programa e interações com os membros da equipe de projeto. Liderança de funcionários: Concentra-se na construção de colaboração profunda e comunicação com a equipe e monitora continuamente a divisão do trabalho. Linhas de comunicação abertas: Essas fronteiras são essenciais para identificar e resolver conflitos antes que surgirem problemas maiores. Reconhecimento da equipe: Reconheça que a equipe vem de várias partes da organização. Aproveite o tempo para criar equipes e oportunidades de engajamento. |
| PROJETIZADA | ||
| Pontos a favor do projeto | Pontos contra do projeto | Prioridades de gerenciamento de um gerente de projeto |
|
Autoridade: O gerente de projeto é proprietário de todas as decisões do projeto. Clareza: O alinhamento de projetos, linhas, metas e estratégias são claros em toda a equipe. |
Duplicação de recursos: Os recursos podem não ser otimizados e podem ser caros devido à duplicação de recursos em vários projetos. Crescimento de equipe atrofiado: As equipes podem ser silos, vinculando os membros da equipe a um projeto de cada vez e limitando seu crescimento. |
Autoridade de PM: Alta Responsabilidade da função: Faça jus à confiança e liderança que vem com total autoridade e propriedade do projeto. Mantenha o moral da equipe: Crie confiança na equipe e mantenha a equipe em movimento para cumprir prazos rígidos. Comunicação: A construção de redes fortes de comunicação em todos os projetos é essencial para reduzir a duplicação dos esforços. |
Algumas organizações adotam um escritório dedicado de gerenciamento de projetos (PMO) devido ao alto volume e variedade de projetos. Isso permite uma melhor visibilidade dos projetos em toda a organização, melhora a alocação de recursos e aumenta a produtividade e o ROI entre os projetos. Leia nosso artigo com dicas de especialistas e práticas recomendadas para PMOs.
Características de uma estrutura organizacional
As características de uma estrutura organizacional definem as funções e as relações entre os membros do projeto, bem como entre os projetos. Essas relações são determinadas por autoridade, linhas de comunicação, coordenação, supervisão e responsabilidades.
Especificamente, os recursos principais de uma estrutura organizacional são as seguintes:
- Hierarquia: A hierarquia deve delinear uma linha clara de autoridade e definir as responsabilidades de tomada de decisão.
- Divisão do trabalho: Isso se refere à carga de trabalho (gerencial, orientada a tarefas, etc.) associada às funções.
- Intervalo de controle: Aqui, defina quem gerencia quem. As estruturas de relatórios serão baseadas nesse conceito.
- Tipo de posição (Linha vs. Equipe): Um cargo de linha é um membro da equipe que está diretamente envolvido com o produto. Um cargo de equipe suporta aqueles em posições de linha, mas não estão diretamente envolvidos com o produto.
- Centralização: Isso define como a tomada de decisão ocorre. Em um projeto centralizado, poucas pessoas tomam decisões, enquanto que em um projeto descentralizado, a autoridade de tomada de decisão é distribuída por toda a organização.
Como criar um gráfico organizacional de projeto
Para fazer um gráfico organizacional do projeto, primeiro avalie as metas do projeto, identifique a equipe principal e atribua funções apropriadas ao projeto. Desenvolva o gráfico organizacional mapeando as funções e responsabilidades de cada membro da equipe.
O PM fará o gráfico organizacional durante a fase de início do projeto para que o gerente de projeto possa se comunicar com os membros da equipe antes do início do projeto. A equipe então a usará na fase de planejamento do projeto para ajudar a dividir as tarefas entre os membros da equipe. Fazer isso fornece uma compreensão clara de cada função, capacita os membros da equipe a serem proprietários de suas funções e traz respeito a outras posições dentro do projeto, o que imediatamente constrói a confiança.
A estrutura organizacional do projeto precisa ser flexível e pode exigir ajustes durante as outras fases do projeto. Certifique-se de comunicar quaisquer ajustes no gráfico organizacional (incluindo decisões de pessoal) aos membros da equipe.
O desenvolvimento de um gráfico organizacional do projeto requer as seguintes seis etapas principais:
Etapa 1: Alinhe o projeto com a estratégia organizacional
O gerente de projeto deve ter uma compreensão profunda de como as metas de projeto se alinham com a estratégia da empresa ou do departamento. Isso trará a integração da equipe desde o início, desenvolverá um significado compartilhado com os membros da equipe do projeto e, finalmente, fornecerá a execução de projeto mais perfeita.
Etapa 2: Analise projetos em nível organizacional
Se uma organização não possui um PMO, o gerente de projeto deve analisar o volume e a variedade de projetos ao considerar qual estrutura organizacional selecionar. O Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI) usa a matriz de variedade de volumes, um diagrama que mapeia o volume de projetos de uma organização em relação à variedade de projetos em um contínuo baixo a alto, para ajudar a determinar uma estratégia de estrutura de organização de projeto. Uma alta variedade e baixo volume de projetos sugere que uma estrutura projetizada se adequaria melhor, enquanto uma baixa variedade e alto volume de projetos sugerem uma estrutura funcional. Uma estrutura em matriz se encaixa entre esses dois espectros.
Etapa 3: Determine funções e responsabilidades
Concentre-se primeiro nas funções e responsabilidades necessárias antes de considerar o pessoal. Se um gerente de projeto tem autoridade para decidir quem faz parte da equipe, é importante pesquisar os membros potenciais da equipe para encontrar as pessoas mais adequadas para o projeto. Independentemente da forma como a equipe principal é reunida, é essencial entender os pontos fortes que cada membro da equipe traz para o projeto. Passe tempo conhecendo todos da equipe; no processo, você pode criar relacionamento e avaliar suas habilidades.
Etapa 4: Estruture o gráfico
Estruturar um gráfico pode ser complexo, mas você pode tornar o processo mais fácil, aproximando-o da estrutura geral até os detalhes das tarefas, ou vice-versa. Comece analisando os pontos fortes da equipe, as tarefas de projeto que precisam ser concluídas e a estrutura existente da organização. Decida quais pontos fortes das pessoas se enquadram em cargos de liderança e quais pessoas são mais orientadas a tarefas.
Naturalmente, a estrutura organizacional começará a emergir como um dos três tipos de estruturas organizacionais. Mapeie as funções do fluxo de trabalho, dos relatórios e das funções hierárquicas e compare-as para ver se uma estrutura organizacional diferente seria mais adequada. Dependendo do seu estilo de aprendizado, pode ser útil usar post-its para mover os membros da equipe antes de elaborar sua estrutura on-line. Conforme você planeja, certifique-se de distribuir a carga de trabalho uniformemente entre a equipe.
Etapa 5: Finalize o Gráfico Organizacional
Desenvolva e finalize a representação visual do gráfico organizacional. Inclua nomes e informações de contato para que os membros da equipe se correspondam facilmente uns com os outros durante todo o projeto. Leia este resumo de modelos de estrutura organizacional para criar e adaptar-se rapidamente à sua equipe de projeto.
Etapa 6: Comunique
Um gráfico organizacional do projeto é tão bom quanto o número de membros da equipe que estão cientes disso. Geralmente, os membros da equipe não sabem que existe um gráfico e estão confusos sobre a quem eles se reportam e as responsabilidades dos outros. Isso leva a perda de tempo e causa conflitos desnecessários. Por mais simples que possa parecer, compartilhar o gráfico da organização do projeto com todos os membros da equipe antes do início do projeto reduz a confusão. Você também permite que os membros da equipe não apenas entendam seu papel antes da execução do trabalho, mas também lhes dá a chance de fazer perguntas enquanto visualizam como seu trabalho será conduzido em tempo real. Durante esse período, o PM e a equipe também podem determinar como a hierarquia do projeto será governada.
Etapa bônus: Crie um gráfico de organização que represente a estrutura de relatórios do cliente
Autoridade líder em liderança prática do projeto, Eric Verzuh, presidente e fundador da Versatile Company, destaca que "um gerente de projeto precisa entender sua própria estrutura de relatórios, bem como a estrutura de relatórios do cliente. Quando a equipe de projeto e o cliente entendem as estruturas de relatórios uns dos outros, eles podem planejar a comunicação com as pessoas certas”.
O que considerar ao criar um gráfico organizacional de projeto
Um gráfico organizacional do projeto é moldado por vários fatores, que criam o ambiente para a tomada de decisões relacionadas a projetos. Esses fatores podem incluir restrições internas do projeto (física e operacional), bem como fatores externos, como condições de mercado.
Em seu artigo: "Uma análise das principais estruturas organizacionais do projeto: Vantagens, desvantagens e fatores que afetam sua seleção", J.R. San Cristóbal, V. Fernández e E. Diaz afirmam que há "vários aspectos importantes a serem considerados. Todos esses fatores moldarão o contexto em que as decisões são tomadas, a forma da estrutura organizacional, a capacidade dos gerentes de projeto de tomar decisões e (em primeiro lugar) o futuro do projeto”.
Esses fatores podem ser agrupados em três considerações amplas para a criação de um gráfico de organização de projeto:
- Tomada de decisões: Considere a complexidade das fronteiras físicas e operacionais para a forma como as decisões são tomadas. Pergunte: Quão simples são os relacionamentos? As responsabilidades são alocadas igualmente? Quem receberá que autoridade? Quais tarefas são mais pesadas que as outras?
- Concepção: Lembre-se que todos os recursos (divisão do trabalho, intervalos de controle, etc.) devem fazer parte do processo de concepção e tome cuidado para visualizar como os membros da equipe do projeto irão interagir. Montar o controle, a coordenação e a comunicação pode parecer um quebra-cabeça. Experimente alguns arranjos diferentes para imaginar como esses três C's funcionarão para que você possa encontrar as linhas mais limpas entre os membros da equipe. Mantenha a concepção simples e flexível para permitir a mudança de funções à medida que o projeto evolui.
- Equilíbrio: Você pode reduzir problemas administrativos, sociais e técnicos prestando atenção na forma como as funções e responsabilidades são distribuídas. Almeje limitar o número de relatórios diretos em qualquer pessoa (cinco no máximo é o sugerido).
Práticas recomendadas ao escolher uma estrutura e criar um gráfico
Ao escolher uma estrutura organizacional, otimize talentos e recursos. Ao fazer isso, cria uma equipe de alto desempenho que pode alcançar com êxito as metas do projeto.
Verzuh, da Versatile Company, também recomenda manter as coisas simples. Ele exorta as pessoas a perguntarem: "'Qual é a melhor estrutura organizacional para ajudá-lo a conquistar suas metas e sua visão?' Sem metas e visão claras, a estrutura selecionada pode não fazer sentido.” Leia mais sobre a especialização de Verangoh em seu livro O MBA rápido em Gerenciamento de Projetos: O guia abrangente, um manual fácil de ler para iniciantes e profissionais.
Ele continua: "Não há uma melhor maneira. Não importa o que você traga, haverá prós e contras em cada estrutura organizacional. Sua organização tem que criar, testar, adaptar e ver qual será melhor para as necessidades, recursos e metas finais do projeto.”
Taylor, da Strategy Management Consulting, acrescenta que você deve se perguntar: "Como posso estruturar minha equipe para que elas possam ter alto desempenho para a máxima qualidade, produção, dinheiro e comunicação?" Não force o que não serve. Ao criar uma equipe, o aspecto pessoal é mais importante, junto com a comunicação. Lembre-se de como as pessoas trabalham juntas, especialmente ao adicionar um novo membro da equipe. Quando uma pessoa na equipe muda, você tem uma nova equipe.
Abaixo estão algumas práticas recomendadas que foram aprendidas:
- Cada projeto será diferente.
- Nenhuma estrutura organizacional será perfeita. Mantenha metas, visão, pessoas e comunicação como prioridades.
- Demore o que for necessário para construir o gráfico com cuidado. Identifique os principais tomadores de decisão e autoridades e atribua a cada indivíduo um papel apropriado e claramente definido. Identifique como as funções estão vinculadas e defina e descreva os canais de relatório e comunicação. Construa o gráfico. Use um modelo de gráfico organizacional para simplificar o processo.
Exemplos de estrutura organizacional de gerenciamento de projetos
As estruturas organizacionais de gerenciamento de projetos variam de acordo com as necessidades do projeto e da organização. Em uma organização estabelecida, já existe uma estrutura de gerenciamento. Exemplos de estruturas de gerenciamento de projetos caberão na estrutura organizacional existente para melhor utilizar os recursos.
Quando aplicados a exemplos do mundo real, podemos ver como indústrias como fabricação, construção e desenvolvimento de software usam as estruturas funcionais, matrizes e organizacionais projetadas.
Exemplo de estrutura organizacional do projeto funcional para fabricação
Uma equipe usando uma estrutura organizacional funcional na fabricação mostra a estrutura direta de relatórios de cada departamento para o executivo. Gerentes funcionais (gerente de fabricação, gerente de marketing, gerente de engenharia, etc.) são responsáveis por coordenar todas as partes do projeto, conforme indicado pelo destaque verde na imagem abaixo. Observe a verdadeira coordenação horizontal do projeto. Este exemplo também mostra que os departamentos existentes na estrutura organizacional (finanças, RH, etc.) podem não estar envolvido em projetos.
Exemplo de estrutura organizacional de projeto projetizado para construção
As equipes de construção geralmente usam estruturas organizacionais projetadas. Gerentes de projeto dedicados coordenam todos os aspectos do projeto e vários gerentes de projeto relatam ao executivo da empresa. Outros departamentos de suporte também podem existir para gerenciar as operações comerciais da empresa.
Exemplo de estrutura organizacional de projeto em matriz para desenvolvimento de software
As estruturas de gerenciamento de projetos de desenvolvimento de software podem variar bastante, mas na maioria das vezes otimizam para equipes multifuncionais. A estrutura da matriz mostrada abaixo é uma visualização desse reporte interfuncional, em que cada especialista técnico relata tanto um chefe de disciplina quanto o proprietário do produto (em vez de um gerente de projeto).
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