O que é um modelo de pontuação no gerenciamento de projetos?
Um modelo de pontuação é uma ferramenta que você usa para atribuir um valor comparativo a um ou mais projetos ou tarefas. Os modelos de pontuação permitem que as equipes de governança classifiquem os projetos potenciais com base em critérios como nível de risco, custo e retornos financeiros potenciais.
O tipo e a ponderação dos critérios escolhidos afetarão os resultados, portanto, selecione os fatores mais essenciais para sua organização e pondere-os da maneira correspondente. Embora os tomadores de decisão de alto nível da sua empresa escolham quais elementos são mais importantes, um gerente de projetos pode facilitar esse processo de tomada de decisão fornecendo uma pesquisa ou modelo para determinar os fatores mais importantes para cada participante.
Princípios de um modelo de pontuação
Um modelo de pontuação deve ser simples e personalizável, além de produzir resultados fáceis de entender. Modelos de pontuação fornecem insights sobre o valor geral de um projeto, mas como o "valor" é subjetivo, o modelo deve refletir os valores da sua organização.
Para manter a simplicidade do modelo, escolha até cinco dos critérios do projeto mais cruciais para sua organização. Depois de selecionar esses critérios, considere a ponderação que corresponderá a cada um deles; você provavelmente achará alguns fatores mais significativos do que outros. Por fim, não importa que tipo de modelo de pontuação você use, certifique-se de que as descobertas do modelo sejam fáceis de entender. Inclua uma legenda que a equipe possa usar para decodificar números ou cores específicos.
Como usar um modelo de pontuação de projeto
Os modelos de pontuação do projeto são uma ferramenta crucial para a seleção do projeto. Ao criar uma lista ponderada por valor para comparar projetos potenciais, uma organização pode identificar facilmente onde deve alocar recursos e identificar a próxima sequência de ações.
A meta final de um modelo de pontuação é priorizar uma lista de tarefas ou projetos potenciais para que a equipe entenda melhor o que resolver e quando. Por exemplo, você pode não ter os recursos para iniciar um projeto de alta prioridade imediatamente, mas pode ser capaz de concluir uma tarefa menor e de prioridade mais baixa enquanto espera que esses recursos estejam disponíveis.
Você pode usar muitos tipos de modelos, mas, em geral, um projeto que pontua mais alto em sua matriz é mais importante para a empresa. Os resultados do modelo são um ótimo ponto de partida, mas você também deve considerar outros fatores menos tangíveis, como a interrupção potencial de outros projetos, conflitos de cronograma interdepartamentais ou o apoio geral da equipe executiva ao projeto.
Para saber mais sobre seleção de projetos, leia nosso guia para a seleção de projetos.
Critérios de pontuação para projetos
Os critérios de pontuação mais comuns para os projetos incluem custo total, tempo e nível de risco. Os projetos são mais complicados do que tarefas simples, por isso é essencial criar uma visão holística de um empreendimento ao considerar quais critérios incluir.
Mantenha a simplicidade: não escolha mais do que cinco critérios ao criar seu modelo. A maioria dos modelos de pontuação usa uma numeração em escala entre 0-5 para representar a importância de cada critério para a organização.
A seguir estão as categorias de critérios que você pode considerar em seu modelo de pontuação:
- Critérios estratégicos: essa categoria é geralmente o critério mais intangível, incluindo elementos como estratégias empresariais gerais, ofertas ou linhas de produtos existentes e competitividade do mercado. Os critérios estratégicos às vezes podem ser difíceis de quantificar e pode ser benéfico medi-los junto com considerações financeiras.
"No final das contas, mesmo que um projeto não seja um sucesso financeiro, ainda pode ser bom para a empresa. Sempre nos perguntamos: 'Este projeto vai ajudar a melhorar nossa empresa?' Se sim, então é uma alta prioridade", diz Jeremy Lyman, CEO e cofundador da Birch Coffee. - Critérios financeiros: você normalmente visualiza esse valor como uma série de custos para cada elemento do projeto. O cálculo final classificará os projetos em relação às necessidades gerais do orçamento. Esse número é importante, mas não conta toda a história do projeto; por isso é melhor combiná-lo e compará-lo com outros fatores.
- Fatores de risco: fatores de risco como valores negativos ou invertidos. Por exemplo, se a meta de um modelo de pontuação é determinar o projeto de maior pontuação, os fatores de alto risco devem ser subtraídos – não adicionados – a esse total. Para os fatores de risco, pense em definir o valor de baixo risco como 5 e o de alto risco como 0, para que os fatores de alto risco não aumentem sua pontuação total.
Em geral, você deve ponderar uma série desses critérios uns com os outros para obter a melhor visão geral em um projeto complicado. A organização deve chegar a um acordo sobre quais fatores são mais importantes e, em seguida, ponderá-los e compará-los da maneira correspondente. Pense em fazer uma pesquisa de seleção de critérios com o seu conselho de governança para ajudar a facilitar o processo de seleção e ponderação.
Modelo de priorização de projetos por critérios de pontuação
Baixar o modelo de priorização de projeto por critérios de pontuação
Use este modelo de critérios de pontuação do projeto para ajudar a escolher os critérios mais importantes para sua organização. Ao registrar a importância de cada critério para cada tomador de decisão, você pode ver o valor médio de cada fator e distribuir a ponderação para cada um deles em seu modelo de pontuação da maneira correspondente.
Modelo de pontuação simplificado no gerenciamento de projetos
Nem todo modelo de pontuação precisa refletir um projeto inteiro. Você pode precisar de informações sobre alguns elementos ou uma classificação final dos projetos em potencial. Nesses casos, considere um modelo emparelhado ou uma matriz de Eisenhower.
Um modelo emparelhado é uma grade simples que você pode usar para comparar múltiplos projetos ou elementos, um de cada vez, para criar uma lista em ordem de importância. Uma matriz de Eisenhower é uma grade ainda mais simples de quatro quadrantes que você pode usar para comparar tarefas por urgência e importância.
Modelo de priorização em pares do projeto
Baixar o modelo de priorização em pares do projeto
Use este modelo para priorizar uma lista de tarefas ou projetos em relação uns aos outros. Identifique o elemento mais importante de cada linha com a classificação de 1; o modelo marcará sua pontuação e criará uma lista de tarefas por ordem de importância decrescente.
Modelo de pontuação ponderado para seleção de projeto
Um modelo de pontuação ponderado cria uma pontuação numérica ponderada por valor para projetos potenciais exclusivos da equipe. Selecionando seus critérios cuidadosamente e ponderando-os por importância, você pode gerar uma pontuação que ajudará a comparar projetos.
Um modelo de pontuação ponderado tem a vantagem de permitir que uma equipe classifique certos critérios como mais importantes do que outros. Usando esse modelo, você pode enfatizar necessidades específicas enquanto ainda contabiliza diversas variáveis em seu processo de seleção.
Como construir um modelo de pontuação no gerenciamento de projetos em quatro etapas
Existem quatro etapas importantes para construir modelos de pontuação para qualquer tipo de projeto. Você precisa ter uma meta como foco, determinar seus critérios de pontuação, atribuir pontuações a esses critérios e comparar os resultados dos dados agregados.
"As equipes de gerenciamento precisam elaborar uma estratégia e, em seguida, concordar com critérios e fatores de ponderação para priorizar projetos", diz Randall Englund, consultor executivo da Englund Project Management Consultancy. "Compare todos os projetos e repita o processo para cada critério. O objetivo é criar uma lista ordenada de projetos."
- Identifique os critérios de pontuação: pesquise seu conselho de governança e determine os critérios de pontuação mais relevantes para os projetos. Se possível, limite os critérios a não mais do que cinco fatores para facilitar a comparação.
- Pondere os critérios de pontuação: determine a ponderação de cada critério. Todos eles podem ter a mesma ponderação, ou você pode achar que alguns critérios são mais essenciais do que outros. Considere usar nosso modelo de seleção de critérios de pontuação para priorizar seus critérios e simplificar esse processo.
- Registre sua entrada: insira as pontuações para cada critério e cada projeto. Considere encontrar uma pontuação média para cada elemento com base nas pontuações dos membros individuais da equipe de seleção.
- Analise os resultados: compare as pontuações resultantes e determine se você precisa de mais informações para chegar a um consenso. Se dois ou mais projetos receberem a mesma pontuação, considere comparar orçamentos ou cronogramas específicos para restringir ainda mais a escolha.
Modelo de pontuação no modelo de exemplo de gerenciamento de projetos
Baixar o modelo de exemplo de seleção de projeto ponderado
Use este modelo para ponderar e ajudar a selecionar os próximos projetos. Insira facilmente os próprios projetos, ponderações e critérios para personalizar este modelo conforme suas necessidades. Esta matriz foi projetada com muitos critérios de amostra, mas você pode personalizá-la para atender às suas necessidades.
Como calcular a prioridade do projeto?
Geralmente, dê uma prioridade mais alta aos projetos que pontuam mais alto no modelo de pontuação do que aos que pontuam mais baixo. Os modelos de pontuação podem ajudar você a identificar quais projetos têm menos risco inerente ou a maior oportunidade para ROI, por exemplo.
Stephen Light, the Co-Owner of Nolah Mattress, gives his take on why all small businesses should have a budget in place: “For small businesses, creating an effective budget is one of the most important tools to carve a successful path to profitability. Budgets are crucial for allocating funds efficiently and curbing any unnecessary or wasteful spending, [which is] an easy trap to fall into if you don’t have a framework or goalposts to stay within. Budgets are especially important to small business owners who might be using their personal funds.”
Stephen Light, CMO e Coproprietário da Nolah Sleep, compartilha sua experiência com matrizes de prioridades. "A melhor maneira de priorizar projetos é seguir a matriz de priorização de tarefas, que é um guia visual que categoriza as tarefas em quatro categorias diferentes: urgentes e importantes, urgentes e não importantes, não urgentes, mas importantes, não urgentes e não importantes.
Pode ser desafiador saber quais projetos priorizar, pois as pessoas não sabem como segregar cada projeto da maneira correspondente. Com esse método, é fácil ver quais projetos têm uma prioridade mais alta do que os outros, com base na urgência e importância. A hierarquia das tarefas da matriz está em ordem decrescente, então você deve concluir as tarefas que estão em um nível mais alto antes das encontradas abaixo delas."
Para obter mais informações sobre como calcular a prioridade do projeto, confira nossos modelos gratuitos de matriz de priorização e priorização de projetos.
Modelo de pontuação da priorização de projetos
Os modelos de priorização do projeto comparam uma variedade de fatores, tanto tangíveis quanto intangíveis. Um modelo de priorização pode considerar elementos como a opinião do cliente, bem como números concretos do orçamento. Modelos de priorização ponderados são usados para classificar opções para facilitar a seleção do projeto.
Benefícios dos modelos de pontuação na seleção do projeto
Há muitos benefícios em usar modelos de pontuação no processo de seleção de projetos. Você tem a capacidade de comparar diferentes tipos de projetos e a facilidade de compartilhar esses resultados. Pedimos aos nossos especialistas para explicar esses benefícios abaixo:
- Compare diferentes tipos de projeto: os modelos de pontuação podem ajudar você a comparar e priorizar projetos de diferentes tipos ou estratégias, usando critérios mais concretos.
"Decida sobre uma mistura de projetos consistente com a estratégia executiva, como 50% projetos de plataforma, 20% de projetos derivativos, projetos 10% inovadores e 10% de parcerias", sugere Englund. "Observe que essas ponderações totalizam apenas 90% – aprenda uma lição com o gerenciamento do portfólio financeiro: diversifique o conjunto de projetos investindo também em alguns projetos especulativos." - Classificação menos tendenciosa: os modelos de pontuação ajudam a criar uma lista de projetos com menos decisões emocionais anexadas. Englund recomenda que as empresas "[tenha o] cuidado de equilibrar os projetos importantes em vez de ceder a demandas urgentes, mas não tão importantes."
- Saiba quando dizer não: alguns projetos soam ótimos na superfície, mas se tornam menos ótimos quando você compara os critérios de pontuação.
"Não é apenas o fato de que você pode ser mais seletivo, mas sim, de que você precisa ser mais seletivo. Precisamos trabalhar com empresas alinhadas à nossa e só faremos projetos com as empresas que achamos que fazem isso", diz Lyman. - Fácil de comparar rapidamente: atribuir uma pontuação numérica a cada projeto em potencial agrega critérios diversos em um formulário simples e comparável. Usando os mesmos critérios para cada projeto de uma lista, você pode garantir que essas pontuações reflitam umas às outras de uma maneira que você possa compará-las de modo confiável.
- Organização e facilidade de compartilhamento: criar e usar um modelo de pontuação é uma ótima maneira de compartilhar informações com a equipe. Em vez de ter notas de reunião de compartilhamento do conselho de governança, que podem não contar uma história inteira, eles podem compartilhar uma cópia do seu modelo para que as partes interessadas possam ver o processo e os resultados.
Desvantagens dos modelos de pontuação na seleção do projeto
Nenhum modelo é perfeito, e não há uma solução única para a seleção de projetos. Nossos especialistas compartilham algumas dificuldades com o uso de modelos de pontuação, incluindo sua rigidez e o desafio de atribuir valores numéricos a conceitos abstratos.
- Requer ponderação suficiente de critérios: pode ser difícil ponderar os critérios uns contra os outros para que eles realmente reflitam os valores de uma empresa. Também é possível que a importância desses critérios mude ao longo de um projeto, o que pode ser impossível de refletir no modelo.
- É difícil conceituar conceitos abstratos: alguns critérios de seleção e priorização são mais abstratos do que outros. Pode ser difícil atribuir um valor numérico à satisfação do cliente ou à divulgação da comunidade, em oposição aos números ou cronogramas do orçamento.
- Visão limitada do escopo: é impossível prever todas as facetas de um novo empreendimento, e um modelo de pontuação é limitado em demonstrá-las. É possível que você negligencie critérios importantes no processo de seleção, o que pode representar grandes obstáculos.
- Rigidez na tomada de decisões: formulários e modelos geralmente parecem mais rígidos, o que pode ser menos atraente para o gerenciamento executivo criativo ou no estilo de uma startup.
Como Lyman diz: "Somos uma organização menor, sem muitas pessoas diferentes para criar várias equipes para executar múltiplos projetos grandes. Descobrimos que os modelos e software às vezes são muito rígidos e desperdiçam tempo. Entramos em uma sala, conversamos e sabemos intuitivamente o que é mais importante." - Nem sempre reflete a realidade: um modelo nem sempre pode prever o que vai acontecer em um mercado de consumidores ou uma parceria com outro negócio. "Muitas vezes, acho que as pessoas assumem um projeto com a promessa de que ele trará mais negócios", diz Lyman. "Nós nos esforçamos muito em coisas que acabaram não dando certo e, às vezes, isso estava completamente fora do nosso controle. Às vezes você tem que cometer erros para aprender. Odeio dizer não a um novo projeto legal, mas às vezes é preciso. Você aprende com a experiência. À medida que você aprende como uma marca, tem mais flexibilidade para escolher projetos que acabarão funcionando para você."
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