O que é um scorecard de fornecedor?
Um scorecard de fornecedor (também chamado de scorecard de prestador de serviços ou scorecard de gerenciamento de fornecedor) é uma ferramenta de negócios que permite o monitoramento do desempenho do fornecedor e garante que você esteja mantendo um relacionamento benéfico com seus fornecedores. Os scorecards de fornecedores também permitem acessar insights para aprimoramento.
Você pode desenvolver scorecards usando planilhas simples ou tirar proveito do software de sistema de gerenciamento de fornecedores (VMS), que as grandes organizações com muitos relacionamentos complexos com fornecedores geralmente preferem. Em todos os setores, os scorecards de fornecedores apoiam o gerenciamento estratégico do relacionamento com fornecedores (SRM). Para saber mais sobre como gerenciar seus relacionamentos com fornecedores, confira o “Guia definitivo para gerenciar relacionamentos com fornecedores”.
Embora cada scorecard seja diferente em suas especificidades, o desenvolvimento do scorecard do fornecedor geralmente envolve as quatro etapas do processo a seguir:
- Identificar KPIs: decida quais métricas de desempenho você usará para decidir de forma conclusiva se a sua organização está ou não atingindo os principais objetivos comerciais.
- Definir métricas: identifique os dados de desempenho do fornecedor que você precisa acompanhar continuamente.
- Ponderar as métricas: algumas métricas serão mais importantes do que outras. Pontue as métricas com base na importância de cada uma para o sucesso da empresa e na forma como elas apoiam seus KPIs.
- Avaliação de classificações: as partes interessadas podem ver o desempenho dos fornecedores com base em três tipos de avaliações: analisar os resultados dos dados métricos e a ponderação desses resultados; determinar as áreas em que um fornecedor precisa de melhorias; e decidir se você deve reconsiderar uma parceria.
Você pode usar vários tipos diferentes de scorecards para avaliar diferentes fornecedores. Como Gerard Blokdyk, CEO da The Art of Service e autor de mais de 50 livros, incluindo Effective Vendor Management: A Complete Guide (2020 Edition), observa: “as empresas tiram proveito de diferentes tipos de scorecards para medir tipos específicos de desempenho do fornecedor... Projete seus scorecards cuidadosamente para garantir que um fornecedor atenda às necessidades definidas por você”.
Avaliação de fornecedores e modelo de scorecard
Use este scorecard em Excel para fazer uma seleção inicial de fornecedores, para comparar vários fornecedores e para avaliar um único fornecedor de forma contínua. Esse modelo compila dados de forma prática, para você poder aplicar uma abordagem de pontuação ponderada e tomar decisões baseadas em evidências. Essa planilha facilita a edição e a adição das métricas mais importantes para sua empresa.
Baixe o modelo de avaliação de fornecedores e scorecard – Excel
Scorecards de fornecedores de TI
Em empresas com relacionamentos múltiplos ou complexos com fornecedores de TI, os gerentes usam scorecards de fornecedores de TI para organizar e avaliar métricas específicas de fornecedores e processos de TI. Esse tipo de scorecard permite que os gerentes cortem custos, reduzam riscos e promovam a melhoria contínua.
Atualmente, quase todas as empresas do mundo dependem da TI para funcionar com eficiência. Quanto maior ou mais multinacional for uma empresa, maior será sua dependência dos fornecedores de TI. Uma área de TI eficaz é essencial para o sucesso dos negócios, portanto, gerenciar cuidadosamente os relacionamentos com os fornecedores de TI (que muitas vezes podem ser bastante caros) é vital para a lucratividade e a funcionalidade operacional.
Gerentes de TI precisam avaliar se as novas tecnologias atenderão às metas comerciais. Para fazer isso com precisão, avalie cuidadosamente as métricas e os critérios que você adicionou ao scorecard do fornecedor de TI. Seguir essa abordagem pragmática em relação à compra ou terceirização de TI ajudará você a evitar possíveis riscos.
Avaliação do fornecedor de TI e modelo de scorecard
Como os serviços que os fornecedores de TI prestam geralmente permitem o acesso a informações confidenciais da empresa, eles constituem uma categoria especial de fornecedores. A verificação desses fornecedores específicos exige um alto nível de análise. Para manter as avaliações de fornecedores de TI no caminho certo e manter a capacidade de fazer comparações homogêneas, use as categorias incorporadas neste modelo de avaliação de riscos e scorecard de fornecedores de TI. Você também pode adicionar categorias mais relevantes à sua empresa.
Baixe o modelo de avaliação de risco e scorecard do fornecedor de TI – Excel
Scorecards de risco do fornecedor
Use os scorecards de risco do fornecedor para tomar uma decisão de compra ou para monitorar os compromissos em andamento. Esses scorecards permitem quantificar a possível desvantagem da TI e de outros fornecedores de alto risco que podem interromper ou afetar negativamente seus negócios.
Um fornecedor de alto risco pode ter acesso a informações confidenciais (como dados de saúde, propriedade intelectual ou registros financeiros de um indivíduo) e, consequentemente, apresentar altos riscos financeiros, de conformidade ou operacionais, além da ameaça de danos à reputação. Para avaliar o risco de um fornecedor, as empresas geralmente classificam as métricas do scorecard de um terceiro como de alto, médio ou baixo risco. Para saber mais sobre a redução de riscos do fornecedor, consulte o “Guia definitivo para o gerenciamento de riscos do fornecedor”.
Avaliação de risco do fornecedor e modelo de scorecard
Como parte da diligência prévia da sua empresa, este modelo para Excel ajuda a identificar e avaliar os riscos potenciais antes de você contratar um fornecedor. Depois de identificar esses riscos, você pode decidir se um fornecedor atende aos seus padrões; você também pode pedir a um fornecedor que remova um risco que considere inaceitavelmente alto. Este modelo de avaliação de risco do fornecedor apresenta uma série de perguntas que você pode ajustar para se adequar à sua situação específica. Para facilitar a tomada de decisões, o modelo também oferece um espaço para você atribuir riscos.
Baixe o modelo de avaliação de risco do fornecedor
Scorecards de fornecedores como uma ferramenta estratégica
Os scorecards de fornecedores que se concentram no cumprimento de metas estratégicas, como KPIs, podem constituir uma vantagem competitiva para as empresas que os utilizam para gerenciar vários fornecedores e cadeias de suprimentos nacionais e internacionais complexas.
Suman Sarkar, sócio da 3S Consulting e autor do livro The Supply Chain Revolution: Innovative Sourcing and Logistics for a Fiercely Competitive World, enxerga o poder de relacionamentos sólidos com os fornecedores como algo exclusivamente ligado ao sucesso organizacional em uma economia global.
“As empresas mais bem-sucedidas reconhecem a importância dos fornecedores para seu sucesso, desde a promoção da inovação e o gerenciamento de operações até o aumento da eficiência”, enfatiza Sarkar. “Os scorecards são uma boa maneira de garantir a responsabilidade dos fornecedores e acompanhar seu progresso para alcançar os resultados comerciais.”
Sarkar cita Steve Jobs como alguém que entendeu a importância de gerenciar as relações com os fornecedores e a cadeia de suprimentos da empresa: “quando Steve Jobs retornou à Apple para dar a volta por cima, suas três metas eram as seguintes: Primeiro, melhorar o fluxo de produtos; segundo, melhorar o marketing; e terceiro, transformar a cadeia de suprimentos.” Os resultados falam por si.
Blokdyk, do The Art of Service, considera os scorecards de fornecedores um componente essencial do planejamento e gerenciamento estratégicos ideais: “O scorecard de fornecedores de uma empresa bem-sucedida geralmente é um scorecard equilibrado que mede e acompanha o desempenho do fornecedor em vários níveis relacionados à estratégia organizacional.” Para saber mais sobre as tabela de desempenho ponderado e a importância de monitorar os indicadores de avanço e de atraso para fazer a empresa avançar, leia “Tudo de que você precisa saber sobre a Tabela de desempenho ponderado”.
Os scorecards de fornecedores podem servir como uma ferramenta estratégica em virtude de sua própria existência. O efeito Hawthorne afirma que quando as pessoas (nesse caso, os fornecedores) sabem que estão sendo observadas, elas modificam seu comportamento. Em outras palavras, quando os fornecedores estão cientes do monitoramento do scorecard, eles fazem o possível para adaptar ou alterar suas ações para atender às expectativas e obter aprovação.
Autoavaliação e criação de scorecard do fornecedor
Muitas vezes, pode ser difícil determinar os KPIs e as métricas ideais para sua empresa. Se você estiver enfrentando esse desafio, faça uma autoavaliação completa com as partes interessadas internas para determinar suas metas.
“É importante fazer uma autoavaliação (ou seja, fazer as perguntas certas) antes de elaborar seu scorecard”, diz Blokdyk, que presta consultoria a clientes para investigar as metas e os problemas da empresa. “O primeiro objetivo é criar um scorecard de fornecedor usando um projeto de processo racional. Em seguida, use o scorecard para analisar rapidamente as operações existentes. Essa revisão servirá como ponto de partida para uma análise de lacunas, que ajudará você a entender as metas e o que precisa melhorar.”
Blokdyk usa sete dimensões. Cada uma delas pode incluir algumas centenas de perguntas orientadas. As respostas a essas perguntas geram automaticamente diagramas de scorecard RACI, juntamente com etapas de ação. O scorecard indica quais áreas precisam de atenção.
Apesar de a sua equipe não gerar centenas de perguntas, essas etapas ajudarão você e as partes interessadas internas a criar um roteiro para estabelecer metas estratégicas e as métricas correspondentes.
Veja a seguir as perguntas que você deve usar para as sete áreas de autoavaliação:
- Reconhecer: o que é valioso para nossos negócios? Quais são os nossos problemas ou sintomas desfavoráveis?
- Definir: quais são as necessidades e os objetivos de nossa empresa?
- Medir: como gerenciamos atualmente os fornecedores e seu desempenho? Quais são os dados de desempenho atuais e o que eles revelam?
- Analisar: o que as nossas descobertas atuais revelam? Quais as causas, suposições e hipóteses que ajudam a explicar nossa situação atual?
- Melhorar: como podemos melhorar os processos e sua implementação? Quais soluções práticas nós temos?
- Controlar: como podemos controlar as entregas e os resultados? Como podemos manter o desempenho e corrigir possíveis complicações?
- Sustentar: como podemos sustentar as práticas no futuro? Como podemos reter os benefícios dos processos comerciais aprimorados?
Depois que você identificar a estratégia de scorecard do fornecedor adequada e as métricas associadas para a sua empresa, use-as para criar seu scorecard personalizado.
Métricas do scorecard do fornecedor
As métricas do scorecard do fornecedor são estatísticas mensuráveis que fornecem dados concretos sobre o desempenho de um fornecedor. Seja comparando possíveis fornecedores ou avaliando os fornecedores atuais, você pode coletar e usar essas informações para quantificar e simplificar seus processos de avaliação e tomada de decisão.
“Um scorecard deve incluir medidas de qualidade e quantidade ou volume”, comenta Sarkar, da 3S Consulting. “Por exemplo, com relação aos serviços terceirizados de contas a pagar, o número de erros representaria uma medida de qualidade e o volume de transações representaria uma medida de quantidade. A maioria das empresas faz um bom trabalho na medição da quantidade, mas não dedica tempo suficiente para pensar nas medidas de qualidade.”
Sarkar acrescenta: “a melhor maneira de criar métricas de qualidade para scorecards é discutir com as partes interessadas sobre seus objetivos comerciais e sobre como um fornecedor pode ajudá-las a atingi-los. O scorecard deve funcionar como um incentivo, e não como uma penalidade, para os fornecedores.”
Veja a seguir algumas métricas básicas que você deve considerar ao iniciar ou reformular seu scorecard:
| Qualidade |
| Tem poucos problemas de erro, engano, material ou desempenho |
| Está em conformidade com um laboratório de testes certificado ou outros órgãos de supervisão |
| Possui um sistema interno de controle de qualidade antes do envio |
| Entrega |
| Demonstra prazos de entrega adequados e pontualidade na entrega |
| Oferece um cronograma de entrega flexível quando necessário |
| Fornece recibos e relatórios de entrega adequados e precisos |
| Identifica corretamente os pacotes ou outros entregáveis |
| Fornece materiais de embalagem adequados |
| Acordo |
| Cumpre com todos os termos do contrato |
| Conformidade |
| Está em conformidade com os requisitos da Alfândega e Proteção de Fronteiras dos EUA |
| Assume a responsabilidade ambiental/engaja-se em um fornecimento ético |
| Acompanha um programa de responsabilidade social |
| Está em conformidade com os requisitos especificados para a segurança do produto que se aplicam à sua empresa |
| Está em conformidade com os padrões de segurança |
| Está em conformidade com os requisitos legais |
| Serviço |
| A disponibilidade de estoque com taxa de preenchimento atende à demanda sem pedidos em atraso, falta de estoque ou perda de vendas |
| Fornece status de estoque em tempo real |
| Oferece excelentes prazos de entrega |
| Envia alertas sobre problemas ou complicações em tempo hábil |
| Mantém os pedidos em atraso e a falta de estoque em um nível mínimo |
| Avisa sobre o status da produção |
| Oferece assistência técnica rápida e precisa |
| Fornece substituição imediata de produtos rejeitados ou com defeito |
| Trata as reclamações de forma eficiente e correta |
| Custos/Preços |
| Oferece a opção de custo mais baixo (ou inferior) |
| Oferece um custo competitivo de mercadorias |
| Comunica com antecedência os aumentos de preços |
| Sugere ideias para redução de custos |
| Finanças/Contabilidade |
| Envio de faturas pontualmente |
| Envia faturas claras |
| Emite estornos de ativos |
| Oferece condições claras de pagamento |
| Faz o faturamento com precisão |
| Emite crédito com rapidez |
Equações para determinar métricas específicas
Para quantificar o desempenho do fornecedor, muitas organizações desenvolvem equações para gerar dados concretos. Veja a seguir alguns exemplos para ajudar você com seus esforços de pontuação:
- Quantidade:
- Quantidade mensal rejeitada ÷ Quantidade mensal entregue = Total de entregas mensais
- Quantidade trimestral rejeitada ÷ Quantidade trimestral entregue = Total de entregas do trimestre
- Prazo de entrega:
- Prazo de entrega real - Prazo de entrega inicial = Valor da melhoria
“Um bom desempenho financeiro, geralmente a principal perspectiva do scorecard para a maioria das empresas, é o resultado de um bom desempenho em todas as outras perspectivas do scorecard”, explica Blokdyk.
Critérios de scorecard do fornecedor
Às vezes, o uso de avaliações qualitativas para avaliar os fornecedores pode ser mais desafiador do que o uso de medidas quantitativas rigorosas. No entanto, as medidas qualitativas também podem aumentar suas chances de sucesso. Com a aceleração da concorrência, as empresas podem ficar vulneráveis se privilegiarem medidas quantitativas, como corte de custos, em detrimento de medidas qualitativas, como inovação ou outras considerações mais brandas.
Gary Gustafson, presidente da G-Force Consulting e escritor, afirma: “desenvolvo cadeias de suprimentos no setor de esportes motorizados (por exemplo, fabricantes de motocicletas, quadriciclos e motos de neve) há mais de 20 anos e fico impressionado com o fato de muitas das mesmas métricas ainda estarem em uso.
“Por que não existe uma métrica de fornecedores para inovação que inclua a contribuição do grupo de engenharia do fabricante do equipamento original (OEM) relevante?” Ajustando essa métrica dessa forma, você a torna adaptável. “Um fornecedor que deseja elevar sua pontuação ou um comprador que busca preservar seu contrato pode usar métricas mais antiquadas, como redução de custos ano a ano (YOY) e entrega no prazo.”
Gustafson enfatiza que o pensamento de longo prazo é o caminho a ser seguido: “Se você não pensar estrategicamente, dificulta a inovação e obscurece oportunidades maiores. Quando as empresas operam no curto prazo, os compradores (que têm o incentivo de manter o status quo ou apenas gerar uma melhoria incremental) recusam oportunidades; outros simplesmente deixam essas oportunidades de lado.
Gustafson enfatiza a necessidade de ver a inovação como um critério crítico do scorecard: “Se você encadear um fornecedor a um comprador que não seja técnico, poderá colocar os fornecedores estabelecidos em desvantagem em relação à introdução de novas ideias de design para um OEM.”
Use a lista a seguir para adicionar ao seu scorecard ou para iniciar discussões sobre os critérios que funcionam para sua empresa:
| Capacidades estratégicas |
| Proposta de valor comercial |
| Equipe forte de P&D |
| Análise da saúde financeira do fornecedor |
| Integração vertical dos recursos da cadeia de suprimentos |
| Políticas em vigor ao longo de toda a cadeia de suprimentos |
| Economia semanal de dólares e unidades de produtos com pedidos em atraso |
| Capacidade de resposta e criatividade |
| Orientação para melhoria contínua |
| Acompanhamento do desenvolvimento de novos produtos |
| Desenvolvimento e inovação de novos produtos |
| Ideias e oportunidades de economia de custos |
O foco em métricas de custo e metas de economia finitas muitas vezes prejudica as perspectivas de negócios. “No meu setor, é comum que a inovação seja a maior contribuição de um fornecedor para um OEM. No entanto, essa inovação pode ter naufragado no OEM, porque o gerente de commodities não tinha o incentivo baseado em métricas para obter ideias inovadoras de seus fornecedores (respeitando a propriedade intelectual). Manter o fluxo de inovações impulsionadas por fornecedores deve ser tão importante quanto o índice PPM (peças por milhão), a redução de custos e outras métricas”, ressalta Gustafson.
KPIs essenciais do scorecard do fornecedor
Um indicador-chave de desempenho do fornecedor é um valor mensurável que demonstra a eficácia com que o desempenho do fornecedor está impulsionando uma empresa a atingir seus objetivos estratégicos de negócios.
“Se você criar um scorecard de fornecedor que aproveite os acordos de nível de serviço (SLA) incluídos em um contrato, deverá ter KPIs bem definidos", diz Sarkar. Os KPIs da sua empresa variam de acordo com a natureza dos seus objetivos comerciais e como você os mede.”
Sumari fornece um exemplo de um SLA/KPI: “Por exemplo, um fornecedor de transporte que deseja fornecer aos funcionários de seus clientes um excelente serviço de transporte elaboraria um SLA afirmando que os motoristas devem prestar um atendimento excepcional ao cliente e manter um histórico de direção segura. Afinal de contas, o motorista é a primeira e a última pessoa com quem o funcionário interage diariamente.
“Para medir o desempenho do fornecedor de transporte nesses aspectos, ou seja, no atendimento ao cliente e na segurança, você deveria criar KPIs que incorporem o feedback do cliente sobre o seguinte: o comportamento geral do motorista, seu nível de informação e seu grau de ajuda. Você usaria essas métricas além do histórico de condução e de acidentes do motorista. Em seguida, você traduziria esses KPIs em um scorecard que mede o desempenho mensalmente.”
Veja a seguir os KPIs essenciais que você deve considerar ao criar seu scorecard de fornecedores:
- Número de fornecedores: acompanhe seu nível de dependência de fornecedores específicos e elimine redundâncias.
- Taxa de conformidade: até que ponto os fornecedores atendem aos requisitos da empresa, de segurança ou estatutários?
- Tempo de ciclo para pedidos de compra: entenda os tempos de atraso e como eles afetam seus negócios.
- Disponibilidade de fornecedores: avalie a capacidade de resposta sob demanda de um fornecedor e sua capacidade de dimensionamento com base nas necessidades de sua empresa e de seus clientes.
- Taxas de defeito do produto: determine seus níveis atuais e o ponto de ruptura para medir as porcentagens de defeitos.
- Taxas de erro: acompanhe a frequência com que um fornecedor entrega produtos ou serviços incorretos.
- Defeitos de materiais: assegure-se de que o fornecedor use o grau e o valor adequados em relação à produção.
- Prazos de entrega competitivos: entenda o tempo total que você leva para atender a um pedido.
- Custo da ordem de compra: controle os custos internos incorridos em cada compra.
- Redução do custo de aquisição: use os dados acumulados para evitar possíveis custos extras no futuro.
- ROI de aquisição: determine o retorno sobre o investimento de um determinado fornecedor.
- Melhoria contínua: determine o nível de dedicação de um fornecedor à melhoria incremental ou revolucionária.
Para obter mais informações e conselhos de especialistas sobre como identificar KPIs e outras medidas de sucesso, leia “Guia essencial para definir métricas de painel de negócios”.
Ponderação das métricas
Ponderar ou atribuir valor às métricas de scorecard do fornecedor é o ato de avaliar o impacto de cada medida no negócio geral. Ponderar ou atribuir valor às métricas do scorecard do fornecedor é o ato de avaliar o impacto de cada medida no negócio geral.
“Os pesos dependem dos seus objetivos comerciais e devem oferecer um incentivo para os fornecedores entregarem os aspectos que são importantes para a sua empresa”, aconselha Sarkar. “Os pesos fornecem à liderança da empresa e aos fornecedores uma visão rápida das medidas a serem tomadas para resolver eventuais problemas de desempenho.”
Blokdyk observa que pesos são subjetivos: “se você, como cliente, valoriza mais a conclusão do projeto no prazo do que o cumprimento do orçamento, pode gastar mais e ainda assim considerar seu esforço um sucesso, principalmente se ponderar os critérios no scorecard do fornecedor de acordo com isso. Se você quiser que o programa de gerenciamento de fornecedores agregue valor à sua empresa, certifique-se de que a avaliação do fornecedor vá além dos requisitos de uma norma ou regulamento.”
“A ponderação ou ampliação dos sucessos e fracassos operacionais ocorre, na verdade, fora do scorecard típico do fornecedor. Por exemplo, você reconhece a competência de um fornecedor ao premiar um novo programa. Você lida com um recall originado por um fornecedor com sanções”, afirma Gustafson, com base em sua experiência no setor de esportes motorizados.
Gustafson apresenta um cenário de ponderação baseado em porcentagem e ilustra como ele pode mudar ao longo do tempo, dependendo das condições do negócio:
“No scorecard do fornecedor, um ponto de partida típico pode ser a alocação de 30% para o desempenho de custos, 30% para a qualidade, 20% para a entrega no prazo e 20% para a inovação. Cada uma dessas quatro categorias incluirá algumas medições de desempenho que as alimentam.
“De ano em ano, uma empresa pode mudar a forma como pondera essas quatro categorias. Em um ano em que uma empresa enfrenta dificuldades financeiras, ela pode transferir uma porcentagem maior de sua nota geral para as reduções de custos anuais. Em um ambiente de inovação em ritmo acelerado, você pode ponderar o scorecard mais em direção a novas ideias ou melhorias de produtos.”
Práticas recomendadas do scorecard de fornecedor
Blokdyk diz: “Os scorecards de fornecedores que você desenvolve usando as práticas recomendadas fornecem uma estrutura para gerenciar seus negócios. Eles fazem isso traduzindo estratégias de alto nível em objetivos operacionais e comunicando esses objetivos em medidas e metas que todas as partes interessadas possam entender.”
Práticas recomendadas dos especialistas para o scorecard de fornecedor:
Veja a seguir algumas dicas indispensáveis dos especialistas em scorecards de fornecedor:
- Mude a meta regularmente: “estabeleça KPIs alcançáveis; defina objetivos anuais e trimestrais enquanto você continua pensando fora da caixa; e desenvolva e implemente novas ideias que definam expectativas”, sugere Blokdyk.
- Pense em colaboração: trabalhar com fornecedores com espírito de colaboração abre o caminho para o sucesso da empresa. Todos os nossos especialistas concordaram que o scorecard deve funcionar como um incentivo, e não como uma penalidade, para os fornecedores. Blokdyk recomenda o seguinte: “avalie o desempenho em relação aos critérios mutuamente acordados ou aceitos e converse sobre as soluções com os fornecedores atuais antes de seguir para os fornecedores que precisarão de integração.”
- Não deixe de fazer medidas de qualidade: “A maioria das empresas faz um bom trabalho na medição da quantidade, mas não dedica tempo suficiente para pensar em medidas de qualidade. Por exemplo, com relação aos serviços terceirizados de contas a pagar, o número de erros representaria uma medida de qualidade e o volume de transações representaria uma medida de quantidade”, diz Sarkar, da 3S Consulting. “Após uma discussão com um fornecedor, você pode fazer acréscimos relevantes ao scorecard.”
- Simplifique: Seu scorecard deve ser fácil de usar. Atenha-se às metas e aos objetivos principais e faça com que as informações do scorecard sejam breves e fáceis de assimilar. Adicione recursos como códigos de cores para sinalizar itens de ação ou para ter uma noção rápida do status de um KPI.
- Envolva as partes interessadas: ao desenvolver ou refinar o scorecard do fornecedor, inclua o envolvimento multifuncional de todos os departamentos afetados da organização.
- Estabeleça marcos: para atingir suas metas de negócios, sincronize seus KPIs com seu conjunto de marcos de referência e o cronograma correspondente.
- Procure vincular incentivos e penalidades: mesmo que todos os nossos especialistas achem que as medidas punitivas são contraproducentes para apoiar as parcerias, você pode considerar a possibilidade de oferecer bônus ou incentivos financeiros com base em métricas. “Não deixe de convidar os fornecedores que estão obtendo as melhores notas no scorecard para participar de novos programas. Faça isso mesmo que seu comprador ou gerente de commodities não tenha certeza de que esses fornecedores específicos oferecem a melhor solução da categoria. Deve haver alguma recompensa pelas notas altas além de um simples troféu”, recomenda Gustafson.
- Esclareça seu processo: defina padrões sobre o que deve ocorrer quando o desempenho for inaceitável e como você deve lidar com as reclamações. “Tenha um processo claro, pois um fornecedor deve ser capaz de contestar elementos de um scorecard sem recriminação. Deixar que o gerente de commodities marque os fornecedores e lide com suas queixas é como ter uma raposa cuidando do galinheiro. Por exemplo, se a solicitação do seu gerente de commodities (digamos, para uma interrupção de engenharia) fez com que um fornecedor perdesse uma remessa, deve haver um caminho claro para corrigir o problema em favor do fornecedor”, aconselha Gustafson
- Defina expectativas: um scorecard bem elaborado define e comunica claramente as expectativas. Ele informa a você exatamente o que constitui um desempenho bom, meramente aceitável, medíocre ou ruim do fornecedor.
- Realize medições e agende auditorias de forma consistente: a avaliação do fornecedor não é um processo único. Informe aos seus fornecedores que as medições são contínuas e que você realizará auditorias regularmente com todos os seus fornecedores contratados.
- Colete dados: pense no que você deseja realizar com os dados que coletar. Você deve ser capaz de dividir os dados por data, categoria, fornecedor, estilo e item. Obtenha dados de pedidos de compra e de entrega do seu sistema de gerenciamento de pedidos para permitir insights detalhados e abrangentes.
- Compare fornecedores: a comparação de um fornecedor com outro para obter dados críticos facilita a seleção de novos fornecedores ou a reformulação do desempenho do fornecedor atual.
- Faça uma pesquisa com todas as partes interessadas: pergunte aos funcionários que trabalham em estreita colaboração com um fornecedor ou que dependem dele sobre o desempenho desse fornecedor específico. Veja se suas opiniões internas refletem os dados e as avaliações dos fornecedores.
- Planeje o futuro (tecnológico): Blokdyk prevê que a inteligência artificial (IA) está entrando nas práticas recomendadas de gerenciamento de fornecedores. Por exemplo, a IA acelera o preenchimento do banco de dados e oferece alertas em tempo real sobre problemas que precisam de atenção humana. “A inteligência de negócios baseada em IA é o futuro do gerenciamento de fornecedores e já está em uso em setores como o aeroespacial e o de saúde”, diz Blokdyk. “Também pode proporcionar à sua empresa uma vantagem sobre os concorrentes que não conseguem acessar suas informações estratégicas.”
Como abordar um fornecedor para falar sobre um scorecard
Se scorecards forem novidade para a sua empresa e para o relacionamento com seus fornecedores, facilite as relações de trabalho e os resultados ideais trazendo seus fornecedores para o processo desde o início e posicionando a mudança como uma parceria. Para obter os melhores resultados em cada estágio do processo, siga os passos abaixo:
- Antes da implementação: discuta casualmente os scorecards com seus fornecedores antes da implementação.
- Orientação: forneça uma notificação formal explicando o programa, os KPIs e as métricas.
- Reunião de fornecedores: marque reuniões para discutir eventuais dúvidas que seus fornecedores possam ter.
- Implementação: faça uma implementação gradual para corrigir problemas. Além disso, consulte frequentemente os fornecedores para ver como os novos padrões estão funcionando para eles e como se sentem em relação à pontuação.
Em última análise, tudo se resume ao envolvimento com os fornecedores. Trabalhe em conjunto para medir o progresso e verifique-o em intervalos regulares: trimestralmente, mensalmente ou até mesmo semanalmente, se necessário.
Por que usar um scorecard de fornecedor?
Os scorecards oferecem um método objetivo para medir o desempenho do fornecedor. Os scorecards de fornecedor fortalecem os relacionamentos, diminuem os custos, reduzem os erros e servem como um veículo mutuamente benéfico para a melhoria contínua.
Os principais benefícios dos scorecards de fornecedor incluem o seguinte:
- Clareza: as métricas e outros KPIs qualificam e quantificam como sua empresa se define, transmitindo as tendências mais relevantes para sua empresa. Elabore um scorecard que equilibre e contemple a função mais ampla de uma parceria. Gerencie as preocupações dos fornecedores de que as empresas dão muita ênfase a questões financeiras e orçamentárias de curto prazo. Seu scorecard deve demonstrar seu compromisso com a responsabilidade social, incorporando elementos de governança ambiental e social.
- Objetividade: de acordo com Gustafson, da G-Force Consulting, “os scorecards de fornecedor fornecem uma análise objetiva e orientada por dados do desempenho do fornecedor, o que ajuda a eliminar erros ou preconceitos pessoais do processo de gerenciamento da cadeia de suprimentos. A empresa deve ter uma maneira objetiva de avaliar o desempenho do fornecedor. Os scorecards oferecem aos fornecedores condições equitativas para avaliar seu próprio desempenho ao longo do tempo e o de outros fornecedores no mesmo espaço.”
- Especificidade: “os scorecards proporcionam benefícios óbvios de uma ferramenta analítica e também oferecem a vantagem da autoavaliação; o próprio processo de personalização dos scorecards de acordo com as necessidades específicas da sua empresa proporciona lições inestimáveis. As soluções de scorecard de fornecedores oferecem meios para gerenciar, monitorar e manter estratégias de crescimento, fornecendo o nível certo de detalhes no momento certo para as pessoas certas”, comenta Blokdyk, da The Art of Service.
- Monitoramento e benchmarking: os scorecards monitoram se os fornecedores estão cumprindo seus SLAs e funcionam como uma ferramenta para avaliar o desempenho do fornecedor. “As medidas do scorecard do fornecedor garantem um equilíbrio entre as medidas externas (ou seja, referentes a acionistas e clientes) e as medidas internas (referentes a processos comerciais críticos, inovação e aprendizado). Essas medidas também acompanham o crescimento ao longo do tempo”, afirma Blokdyk.
- Suporte à negociação: os dados que você coleta dos scorecards fornecem uma plataforma estável e baseada em evidências para negociações novas ou contínuas com fornecedores atuais ou futuros.
- Tomada de decisões e apoio ao consenso: os scorecards permitem visualizar os dados para impulsionar o gerenciamento corretivo e simplificar o processo de tomada de decisão para gerentes ou equipes individuais.
- Justificativa do fornecedor: com um conjunto único ou relacionado de documentos de scorecard, você pode avaliar rapidamente se um fornecedor é um ativo ou um passivo para a sua empresa.
- Parcerias aprimoradas: a transparência dos scorecards dos fornecedores facilita a comunicação e o entendimento entre todas as partes interessadas. Você deve usar os scorecards de forma contínua, tanto interna quanto externamente (ou seja, com os fornecedores). Blokdyk recomenda o uso de scorecards em revisões trimestrais, mensais ou até mesmo semanais, dependendo das prioridades de sua empresa: “não trate um scorecard de fornecedor como uma ferramenta autônoma. Ele deve ser usado como parte integrante dos procedimentos operacionais padrão ou das análises formais de fornecedores. Do contrário, você não conseguirá extrair todo o seu valor.”
Blokdyk resume o efeito cumulativo de “usar o scorecard de fornecedor personalizado específico da empresa: Ele capacita sua equipe, acessa informações críticas rapidamente, executa atividades de gerenciamento de forma mais eficiente e eficaz e fornece relatórios e análises que são essenciais para o seu negócio”.
Para obter mais informações sobre gerenciamento de fornecedores e contratos, consulte o “Guia de soluções de gerenciamento de fornecedores e contratos”.
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