Definição de utilização de recursos
A utilização é definida como a quantidade de tempo disponível de um funcionário que é usado para um trabalho produtivo e faturado, expresso como uma porcentagem.
A taxa de utilização de um funcionário é uma métrica crítica para as organizações acompanharem. É uma medida de eficiência de faturamento que ajuda a empresa a entender se está faturando o suficiente para cobrir seu custo mais despesas gerais.
Quando se trata de gerenciamento de recursos, as taxas de utilização ajudam na previsão, na otimização de recursos e em muitas outras funções comerciais essenciais. É uma métrica simples que tem efeitos poderosos sobre o funcionamento da empresa.
Fórmula da taxa de utilização
Aqui está a fórmula para calcular a utilização:
Total de horas faturáveis/Total de horas disponíveis
Digamos que queremos encontrar a taxa de utilização para Leslie, uma desenvolvedora front-end de uma empresa de web design. Em uma determinada semana, ela tem 40 horas disponíveis. Isso resulta em 2.080 horas por ano. Supondo que ela tire duas semanas de férias, seu total de horas disponíveis para o ano é de 2.000.
Agora vamos dizer que ela fatura 1.500 horas em vários projetos de clientes ao longo do ano. Usando essa taxa de utilização, podemos realizar o seguinte cálculo.
1.500 / 2.000 = 0,75
Sua taxa de utilização foi de 75%. Isso significa que no ano passado Leslie foi 75% faturável Se ela tivesse faturado todas as 2.000 horas disponíveis para o trabalho faturável do cliente, sua taxa de utilização teria sido de 100%, mas isso quase nunca acontece e não é desejável.
Por que não? Porque, realisticamente, os funcionários têm outras responsabilidades de trabalho que não são cobradas dos clientes, e as taxas de utilização ideais precisam levar em consideração o tempo não faturável.
Leslie é a chefe de seu departamento, então ela é encarregada de treinar os membros juniores do departamento. Ela é responsável por ajudar nas estimativas do projeto. E ela reserva um tempo para o almoço e para as (muito necessário) pausas para tomar café. Nenhuma dessas funções é faturável, então a taxa de utilização ideal de Leslie deve levar em conta o tempo que ela gasta nessas atividades.
Por esse motivo, a maioria das organizações define a meta de taxas de utilização para os funcionários que levam em consideração quantas horas disponíveis eles precisam gastar fazendo trabalho não faturável e quantas horas precisam cobrar da empresa para manter a lucratividade.
A meta das taxas de utilização varia de pessoa para pessoa e entre cargos. Os gerentes geralmente têm taxas de utilização de destino mais baixas, enquanto o pessoal da linha de frente tem taxas mais altas.
No caso de Leslie, sua meta de taxa de utilização é de 75%. No caso de Leslie, sua meta de taxa de utilização é de 75%. Isso significa que pelo menos 75% de seu tempo disponível deve ser gasto em trabalho faturável, enquanto não mais do que 25% deve ser administrativo não faturável, revisões não faturáveis ou trabalho pro bono. Contanto que ela permaneça nessas porcentagens, ou acima delas, ela é considerada utilizada com eficiência.
O que você pode aprender com as taxas de utilização?
Há muitos insights valiosos que você pode obter ao quantificar as taxas de utilização.
Ao observar as taxas de utilização dos funcionários por departamento ou por função de trabalho, você pode ver onde a demanda é mais pesada (eles têm as taxas de utilização mais altas). Isso ajuda a identificar oportunidades de crescimento da empresa e onde você pode considerar adicionar pessoal.
Se você vincular as taxas de utilização ao lucro, obterá informações sobre quais serviços são mais lucrativos.
Esses dois insights ajudam os vendedores. Ao saber quais tipos de projetos são mais lucrativos e quais atendem aos pontos fortes exclusivos da empresa, eles não precisam perder tempo valioso com leads que não se alinham com a estratégia de negócios da organização.
Uma taxa de utilização que se aproxima consistentemente de 100% indica que você está sobrecarregando sua equipe e pode ser hora de expandir.
Uma taxa de utilização consistentemente baixa significa que não há trabalho suficiente em andamento, muitas horas estão sendo desperdiçadas em funções administrativas não faturáveis ou pode indicar que sua empresa tem muitos freelancers em projetos
Taxas de utilização consistentemente muito altas ou muito baixas não são boas para sua organização e geralmente indicam riscos futuros.
Mas o que é muito alto? E o que é muito baixo? Para descobrir, primeiro você precisa saber a taxa de utilização ideal para sua situação específica.
O que é uma taxa de utilização ideal?
A taxa de utilização ideal para sua organização equilibra a taxa faturável desejada com todas as despesas de pessoal da empresa, além de despesas gerais e margem de lucro. Mas estamos nos adiantando um pouco.
Primeiro, precisamos falar sobre taxas de utilização organizacional ou taxas de utilização da capacidade.
Taxa de utilização da capacidade
A taxa de utilização da capacidade é a taxa média de utilização de cada funcionário da organização, que pode ser calculada usando esta fórmula de utilização:
Total de todas as taxas de utilização dos funcionários/Número total de funcionários
Portanto, se imaginarmos que Leslie trabalha para uma empresa muito pequena com cinco funcionários faturáveis, podemos calcular a taxa de utilização da capacidade como:
(75% + 80% + 60% +85% + 70%) / 5 =
370% / 5 = 74%
(As cinco primeiras porcentagens nesta fórmula representam as taxas de utilização dos cinco funcionários)
Isso significa que a taxa média de utilização na empresa de Leslie é de 74%.
A taxa de utilização da capacidade é uma figura importante porque ilustra a eficiência de toda a empresa na utilização de suas horas disponíveis.
Uma empresa com uma taxa de utilização de baixa capacidade está perdendo o valor faturado de todas essas horas, desperdiçando muito dinheiro.
Com a taxa de utilização da capacidade para calcular a taxa de faturamento ideal
Normalmente, quando uma empresa deseja saber quanto deve cobrar por hora por todos os seus recursos de mão de obra, ela usa esta fórmula:
(Custos de recursos + despesas gerais + margem de lucro) / Carga média total de horas de trabalho
Digamos que o custo médio de mão de obra na empresa de Leslie seja de US$ 100.000, as despesas gerais por funcionário sejam de US$ 20.000 e sua meta seja uma margem de lucro de 20% (US$ 120.000 x 0,20 = US$ 24.000). Supondo que todos tenham 2.000 horas disponíveis, você pode calcular sua taxa de faturamento da seguinte forma:
(100.000 + 20.000 + 24.000) / 2.000 =
144.000 / 2.000 = 72
A empresa de Leslie precisaria cobrar US$ 72 por hora para cobrir suas despesas e obter um lucro de 20%.
No entanto, essa fórmula pressupõe que cada funcionário tenha uma taxa de utilização de 100%, e já falamos sobre como isso é irreal e indesejável.
Incluir a taxa de utilização da capacidade nesta equação dá uma figura muito mais realista:
(144.000 / 2.000) / Taxa de utilização da capacidade (que era de 74% para a empresa de Leslie, ou 0,74)
(144.000 / 2.000) / 0,74 =
72 / 0,74 = 97,29
Arredondado para baixo, a taxa faturável ideal para realizar sua margem de lucro de 20% é de US$ 97 por hora. Essa taxa é maior porque tem que contabilizar os outros 26% das horas disponíveis da empresa que não são faturáveis, não gerando receita.
Cálculo da taxa de utilização ideal
Agora estamos prontos para entender a taxa de utilização ideal. Embora não haja problema em usar a taxa de utilização da capacidade de uma organização para calcular uma cobrança por hora ideal, isso pressupõe que a taxa de utilização da capacidade seja saudável.
E se a taxa de utilização da capacidade da empresa de Leslie fosse de 50% em vez de 74%? Isso daria uma taxa de faturamento por hora ideal de US$ 144 em vez de US$ 97, e isso pode ser mais do que os clientes da empresa querem pagar por hora. Você estaria penalizando seus clientes por causa de sua falta de horas faturáveis.
É melhor começar com uma meta de tarifa horária faturável e, em seguida, trabalhar novamente para uma taxa de utilização ideal que permita que a meta de tarifa faturável forneça a margem de lucro desejada de 20%.
Assim, a fórmula para a taxa de utilização ideal é:
(Custos de recursos + despesas gerais + margem de lucro) / Total de horas disponíveis x Taxa alvo faturável
Digamos que queremos atingir uma taxa faturável de US$ 80 por hora. Usando os custos totais anteriores, obtemos:
144.000 / 2.000 x 80 =
144.000 / 180.000 = 0,80
Isso nos diz que, para que a empresa de Leslie pudesse cobrir todas as suas despesas, além de obter um lucro de 20%, ela precisaria de uma taxa de utilização de capacidade de 80% se quisesse cobrar de seus clientes US$ 80 por hora.
Agora você deve estar se perguntando, como é possível aumentar as taxas de utilização?
Como aumentar as taxas de utilização
Para aumentar a taxa de utilização da capacidade de uma organização, é necessário aumentar todas as taxas de utilização de seus funcionários, pois a capacidade é uma média dos indivíduos.
Um bom primeiro passo é definir as linhas de base para cada funcionário, como discutimos anteriormente. Relembrando, a utilização de Leslie é de 75%, o que permite a ela algum tempo para trabalho administrativo não faturável.
É vital que você compartilhe essas metas de taxas de utilização com cada funcionário e seus gerentes. É impossível acertar um alvo se você não sabe para o que está atirando. Permita que os funcionários assumam a propriedade de sua taxa de utilização e não puna os funcionários que não atingirem sua taxa de meta (a menos que seja por negligência). Provavelmente não é culpa deles se não houver trabalho faturável suficiente para cobrar.
Em vez disso, recompense os funcionários que conseguem atingir ou exceder suas metas de utilização. Os funcionários que estiverem positivamente motivados a atingir seus objetivos assumirão um papel mais ativo na empresa. Eles podem até chegar ao ponto de tentar atrair negócios para aumentar as horas faturáveis. Idealmente, seus funcionários devem ver as metas de taxa de utilização como um desafio empolgante, não como um peso sobre seus ombros.
Use um software de monitoramento de tempo
Há muitos benefícios em usar um software de monitoramento de tempo para rastrear horas faturáveis, desde que a ferramenta seja fácil de usar. É possível que seus funcionários já estejam faturando a taxas mais altas, mas como o acompanhamento de tempo é um incômodo, eles não estão cobrando todas as horas adequadamente ou com precisão. Ou talvez algumas de suas horas estejam sendo mal categorizadas devido ao design e implementação de software insatisfatórios.
O software de monitoramento de tempo idealmente torna o processo o mais fácil e preciso possível. Assim que seus funcionários começarem a registrar com precisão suas horas em tempo hábil, você poderá descobrir que sua organização está indo melhor do que você pensava.
Minimize o tempo não faturável
Este é um grande problema. Como dissemos, toda empresa precisa de algum tempo não faturável embutido em sua programação, mas muito tempo não faturável é um indício de desperdício. Isso pode ser um indício de que:
- Você não tem trabalho faturável suficiente para preencher seu pipeline e os funcionários estão ociosos
- Existem ineficiências nos processos internos que estão causando excesso de tempo administrativo
- Os gerentes precisam voltar à ativa e assumir um trabalho mais faturável
- O tempo de treinamento disponível não está preparando adequadamente os membros da equipe júnior para lidar com a carga de trabalho disponível
Já sabemos que o tempo disponível é um recurso finito. Se muito tempo está sendo sugado por trabalho administrativo não faturável, isso distorce a disponibilidade de sua equipe e a percepção do número de horas que poderiam ser dedicadas ao trabalho remunerado.
Isso pode levar a consequências desastrosas, como rejeição por uma percepção de falta de capacidade para fazer o trabalho e degradar ainda mais o acúmulo de trabalho faturável que pode aumentar as taxas de utilização.
Nessa perspectiva, a redução de horas não faturáveis desperdiçadas pode criar um ciclo de feedback positivo que aumenta as taxas de utilização em uma trajetória ascendente.
Há um método melhor
A melhor maneira de otimizar as taxas de utilização é reunir informações boas e precisas. Ter uma compreensão sólida dos dados históricos de utilização ajuda a entender as tendências anteriores. Esses insights podem ser usados para prever a utilização com mais precisão, para que você possa planejar com antecedência e tomar decisões mais inteligentes sobre seu pipeline de negócios.
O 10.000ft do Smartsheet oferece poderosas ferramentas de relatórios para ajudar a entender a utilização de recursos de sua organização e obter um controle firme sobre as etapas acionáveis que você pode tomar para aumentar (ou diminuir) suas taxas de utilização.
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