A AVI Systems atende aos clientes com consistência, eficiência e transparência

A AVI Systems é a maior integradora global de sistemas que fornece soluções de áudio visual (AV) e comunicações unificadas (UC) para organizações em todo o mundo. A empresa também é a maior acionista do GPA, provedor global que auxiliou projetos em 50 países em 2022. A AVI ajuda organizações de todos os tamanhos e em todos os setores a melhorar a comunicação e a colaboração, com soluções unificadas e inovadoras. Com quase 900 funcionários em 28 escritórios nos Estados Unidos, a AVI Systems projeta, instala e oferece suporte a iniciativas de AV, UC e mídia digital nos Estados Unidos desde 1974. 

“Nossa meta com cada cliente é ajudar a se envolver e criar impacto humano. Instalamos soluções de AV em tudo, desde salas de conferência típicas a estádios, cafés, museus e centros de experiência”, diz Zach Valigura, diretor do escritório de gerenciamento de projetos (PMO) e de entrega da AVI Systems. “Ajudamos nossos clientes a se tornarem globais e padronizarem suas instalações de AV em diversos fusos horários de maneira consistente.”

Coesão para projetos complexos

Durante a pandemia de COVID-19, muitas empresas precisaram adicionar soluções habilitadas para vídeo em suas salas de conferência para que os funcionários pudessem se reunir, quer estivessem trabalhando remotamente ou no escritório. Isso criou para a AVI Systems um enorme fluxo de trabalho, que se tornou difícil de administrar para os gerentes de projeto e de programa. “Era um enorme desafio logístico implantar tudo no prazo”, explica Valigura. “Precisávamos nos coordenar com as equipes internas do cliente, como TI, instalações, gerenciamento de projetos e compras, para garantir que todas as dependências estivessem prontas antes do início da instalação. Levar as informações aos clientes era apenas metade da batalha: também precisávamos coletá-las. Enquanto isso, nossos gerentes de programa precisavam garantir que os projetos fossem realizados de um modo consistente em todo o mundo.”

Sem uma solução centralizada de gerenciamento de projetos ou dados agrupados, a AVI Systems enfrentava muitos problemas para coordenar e padronizar projetos complexos.

“Quando comecei a trabalhar na empresa em novembro de 2021, percebi que todas as informações de que precisávamos estavam soterradas em e-mails e planilhas”, lembra Valigura. “Precisávamos desesperadamente de uma planilha de acompanhamento simples para organizar tudo.”

Valigura já havia trabalhado com o Smartsheet, então decidiu começar a monitorar os projetos com ele. “Apenas três pessoas em nossa empresa tinham licença na época”, lembra ele. “Em pouco tempo, um especialista de TI me procurou e me disse: ‘O Smartsheet é incrível! Começamos a usá-lo para monitorar nossos projetos de TI e adoramos!’ Embora eles tivessem tentado vários outros produtos de software ao longo dos anos, nunca os adotaram. O Smartsheet, no entanto, ofereceu a sensação de uma planilha familiar, com a possibilidade de uso aprofundado no gerenciamento de projetos.”

Funcionários capacitados

Logo, a AVI Systems apresentou uma solução de PMO mais elaborada, trabalhando em estreita colaboração com a equipe da Smartsheet e garantindo que os requisitos de conformidade e governança fossem atendidos. Para os gerentes de projeto e programa da AVI Systems, a nova solução tornou-se uma fonte confiável onde eles podem acompanhar projetos e coletar, visualizar e compartilhar informações com as equipes e os clientes. “Usamos tudo, desde painéis abrangentes, o Control Center e o Dynamic View até o Pivot e o Calendar, para nos dar clareza sobre o que está acontecendo em nossos projetos”, diz Valigura. “Inicialmente, até tentamos imitar a experiência de uma planilha comum para dar aos nossos funcionários um nível de familiaridade, usando o Data Shuttle para trazer os dados para o Smartsheet. Também contamos com o recurso DataMesh para mapear colunas para diferentes áreas da solução e criar novas planilhas.” 

Com a nova solução de PMO, os funcionários da AVI Systems agora estão mais bem equipados para gerenciar projetos complexos. “Contamos com nossos gerentes de projeto e programa para orientar nossos clientes durante a experiência; por sua vez, os clientes ficam totalmente capacitados com o Smartsheet”, acrescenta Valigura.

“O maior impacto é a capacidade de organizar montanhas de dados — podemos criar quantas planilhas quisermos e vinculá-las a painéis. Todo mundo sabe exatamente o que está acontecendo na empresa, somos um livro aberto. E o Smartsheet me ajuda a evitar uma crise quase todos os dias.”

Clientes satisfeitos e informados

A AVI Systems tem mais de 520 projetos em todo o mundo abertos para seus programas empresariais. Com projetos mais transparentes e melhor gerenciados, a AVI Systems conquistou mais confiança dos clientes. “O que vimos ao longo dos anos é que, se os clientes não sabem o que está acontecendo, geralmente supõem o pior”, diz Valigura. “Com o Smartsheet, disponibilizamos atualizações para eles em tempo real. Eles podem simplesmente olhar os painéis ativos e obter transparência em tempo real em um formato personalizado e usar termos que sejam significativos para eles.”     

Os representantes das empresas podem compartilhar facilmente os relatórios consolidados com partes interessadas e executivos internos, economizando cerca de 4.000 horas por ano em relatórios para as equipes da AVI e cerca de 20% do tempo dos clientes da AVI na coleta de informações. “Nossos clientes frequentemente nos contam que sua comunicação interna melhorou, dizendo ‘as pessoas pararam de me ligar para receber atualizações’”, acrescenta Valigura.

“Graças ao Smartsheet, temos um sucesso extraordinário em orientar os clientes nas implantações globais, o que nunca pensei ser possível. E estamos criando uma experiência tão incrível e consistente que eles não querem buscar outra opção. Quando nos tornamos um parceiro confiável, os clientes querem continuar trabalhando conosco — eles estão vindo até nós, em vez de nós irmos até eles, e isso se reflete em aumento na receita recorrente.”   

Compartilhamento das vitórias

Além do gerenciamento de projetos, o Smartsheet mostrou ser útil para outras áreas, como gerenciamento financeiro, de operações e de TI. Ele até ajudou a equipe de vendas na apresentação dos projetos. “Quando apresento nossas práticas de gerenciamento de programas a clientes em potencial, abro o Smartsheet, compartilho um painel ativo com o logotipo deles e dados anônimos para dar a eles uma ideia de como são nossos resultados”, explica Valigura. “Na verdade, os clientes ficam tão impressionados que querem que sua equipe de TI assista à nossa demonstração. É uma grande inspiração para explorar novas formas de trabalhar.”

Para o futuro, a AVI Systems continuará refinando as práticas e soluções de gerenciamento de projetos e as compartilhará com os líderes do GPA em 26 unidades executivas regionais localizadas em todo o mundo. “Nossa meta número um é tornar nossa abordagem útil para gerentes de projeto em todo o mundo, ajudar a manter a organização e oferecer transparência em nossos processos”, conclui Valigura.