O gerenciamento de recursos do Smartsheet oferece à Cornerstone uma visão mais clara do planejamento de recursos para atender a demandas de tecnologia de viagens

As viagens de negócios foram drasticamente interrompidas pela pandemia da COVID-19, com redução considerável de reservas em geral e novas restrições e regras para proteger a saúde. A Cornerstone Information Systems fornece softwares e serviços de gerenciamento de viagens para clientes, que incluem agências de turismo e gerentes de viagens corporativas.

Ao se concentrar em soluções que estão ajudando os clientes a adaptar seus programas de viagem diante da crise sanitária global, a Cornerstone nunca esteve tão movimentada. Com o gerenciamento de recursos do Smartsheet, a Cornerstone pode aumentar a produtividade e organizar recursos para atender às demandas desafiadoras dos clientes.

Criando produtos de tecnologia para ajudar os clientes a planejar

“Nós não diminuímos o ritmo; embora nossas transações tenham reduzido, nosso trabalho não diminuiu”, conta Laurie Reese, vice-presidente executiva de atendimento ao cliente da Cornerstone. “Isso ocorre porque as pessoas estão encontrando valor nos dados e nos produtos que temos.

Podemos ajudar os clientes quando os viajantes começarem a viajar: obter informações sobre a obrigação de fazer quarentena ou teste de COVID-19 para os viajantes e ajudar os gerentes de viagens das empresas a saber onde estão os viajantes e aprovar as viagens. Nós mudamos um pouco o foco para garantir que as pessoas possam obter os dados de que precisam e quando precisam e ajudá-las e voltar ao mundo das viagens nacionais e internacionais.”

Muito antes de a pandemia da COVID-19 começar, a Cornerstone criou produtos de tecnologia que ajudam os clientes a agilizar e automatizar seus programas de viagens corporativas. Esses produtos são complementados com serviços que poupam tempo e esforço dos clientes ao permitir a personalização para melhorar a experiência de cada viajante.

Quando a pandemia causou cancelamentos de voos e lockdowns localizados, os clientes precisavam de ajuda para monitorar o valor de passagens sem uso ou acompanhar requisitos de teste e isolamento em destinos de viagem. A Cornerstone está desenvolvendo novos produtos e evoluindo os existentes para atender essas necessidades.

Previsão de recursos mais precisa com o gerenciamento de recursos do Smartsheet

Os produtos da empresa aproveitam a automação e a análise de dados para entregar resultados rápidos e efetivos para os clientes, mas seu gerenciamento de projetos internos dependia de processos manuais ineficientes. As solicitações e atualizações ficavam em e-mails ou planilhas, ou até em registros manuscritos de projetos. A equipe de atendimento ao cliente introduziu o Smartsheet para evoluir seus processos a fim de proporcionar crescimento e melhorar a eficiência.

“Eu lembro das histórias de 2002 da chamada ‘pasta azul’, onde registrávamos nossos projetos manualmente e circulávamos a pasta de mesa em mesa”, conta Jenny Tracy, gerente de facilitação de atendimento ao cliente da Cornerstone.

“O Smartsheet é muito automatizado, muito mais alinhado ao que fazemos como empresa com automação e dados para tentar ser mais eficientes. Gradualmente, caminhamos para torná-lo mais eficiente, ligando pontos desde o encerramento de uma venda no Salesforce, passando pelo projeto e até o final. Basicamente, é isso o que o gerenciamento de recursos do Smartsheet tem feito para nós.”

A Cornerstone começou a usar o Smartsheet para gerenciamento de projetos, supervisão e monitoramento de tempo. Contudo, precisavam de mais para prever e planejar a utilização de recursos. Reese e Amy Burns, diretoras de experiência do cliente, participaram da Smartsheet ENGAGE de 2019 e conheceram o gerenciamento de recursos do Smartsheet. Elas achavam que poderia ajudar na previsão de recursos, essencial para fechar vendas para contratos de novos clientes.

“Ter o gerenciamento de recursos do Smartsheet é muito importante porque o desenvolvimento de projetos grandes envolve muitas pessoas”, afirma Tracy. “Portanto, quando o projeto seguinte chega, Laurie e Amy olham o pipeline e dizem: ‘Ah, Jodi está trabalhando neste item e não pode parar; ela estará livre no dia 30 de novembro, mas talvez Jerry tenha algum tempo antes; Mark estará de férias na outra semana’. Poder ver todas essas datas ocupadas pode nos ajudar a estabelecer onde existem aberturas de horário para começar com as pessoas certas em um projeto.”

Melhorias duradouras nos processos de projetos

“Quando o Smartsheet foi introduzido, conseguimos criar modelos e armazenar nosso processo de projetos”, afirma Burns.

“A etapa seguinte que integramos foi o processo do Control Center, o que ligou os pontos entre o processo de vendas e o processo de implementação de projetos: ser capaz de introduzir o projeto, distribuí-lo, alocar recursos e de fato deixar isso colaborativo e visível para o pessoal da empresa. Em seguida, a terceira parte foi o gerenciamento de recursos do Smartsheet e a capacidade de projetar nossa mobilização de recursos. O gerenciamento de recursos do Smartsheet tem reduzido aproximadamente 90% da carga de trabalho de mobilização de recursos.”

A previsão de recursos mais precisa é especialmente importante porque muitos clientes deixaram projetos em espera nos primeiros dias da pandemia. O gerenciamento de recursos do Smartsheet fornece visibilidade de quais projetos estão em espera, quais estão parados e se as pessoas alocadas a eles foram afastadas ou transferidas. Enquanto os clientes decidem quando reiniciar os projetos, os gerentes podem reagrupar ou criar rapidamente novas equipes de projeto.

Tracy afirma que a visão mais clara da disponibilidade de recursos também é importante para atender a demandas dos clientes, bem como as metas de rentabilidade da empresa. Os gerentes podem monitorar o trabalho em relação aos orçamentos e garantir que o serviço mais completo possível esteja sendo prestado.

Ganhos de eficiência com a automação do Smartsheet

“Temos um processo chamado SOW Express que criamos originalmente no Salesforce”, afirma Tracy. “As pessoas podiam comprar blocos de horas de projeto e podíamos trabalhar com base nisso. Era um pouco automatizado, mas, quando envolvemos o Smartsheet, ficou totalmente automatizado.

Os clientes podem não entender inteiramente a real eficiência que desenvolvemos, mas, se analisarem os próprios dados, verão o quanto mais rápido nós concluímos o trabalho deles. Além disso, temos um painel para mostrar as horas disponíveis e garantir que não acabemos perdendo dinheiro.”

A execução de projetos mais eficaz impulsiona a rentabilidade

Enquanto o gerenciamento de recursos do Smartsheet ajuda a Cornerstone a monitorar e visualizar dados com mais detalhes, a empresa está iniciando uma análise mais profunda do tempo que leva para executar projetos. Com a melhor compreensão das horas de trabalho e da velocidade de execução do trabalho que foi feito no passado, a Cornerstone pode otimizar o planejamento de projetos futuros para aumentar a rentabilidade e a eficiência de processos.

Tracy conta que inicialmente era cética quanto ao Smartsheet, mas foi convencida pela facilidade de aprendizado e uso da plataforma. Com as aulas e os tutoriais on-line da Smartsheet Academy, rapidamente foi capaz de desenvolver habilidades e obter a Certificação de produto do Smartsheet, e agora tem confiança para assumir projetos mais ambiciosos.

“O Smartsheet era uma das ferramentas que antes provavelmente eu não teria sequer tocado sem alguma hesitação”, diz Tracy. “A capacidade do Smartsheet é imensa, mas isso não deve ofuscar a facilidade de uso.”

“Acho que as pessoas se prendem a isso. Tive muita sorte de ter gerentes como Amy e Laurie, que puderam ajudar a superar meus medos. Portanto, se você está pensando em conferir o Smartsheet, é melhor trabalhar dentro da plataforma para realmente ver como é incrível.”