A Flowserve usa o Smartsheet para obter melhor visibilidade dos processos de produção, levar produtos aos clientes mais rapidamente e aumentar a proatividade

Empresas em todo o mundo confiam nas soluções de controle de movimento de fluidos da Flowserve para dar suporte às suas aplicações mais críticas. A Flowserve, fundada em 1997, fabrica e presta serviços a mais de 100 modelos de bombas e uma variedade de válvulas e produtos de vedação. "Criamos e prestamos serviços aos produtos que ajudam a mover líquidos e gases para clientes de todos os setores", diz Matt Wagner, engenheiro de projetos da Flowserve. Por exemplo, a Flowserve criou bombas que impulsionaram a água de volta para o mar após o furacão Katrina e fabricou os lacres de proteção da vacina contra COVID-19 da Pfizer.

Várias equipes de gerenciamento de projetos da Flowserve contam com o software Smartsheet para gerenciar projetos, controlar tarefas urgentes, planejar cronogramas de produção e fornecer dados atualizados de projetos aos líderes. "O Smartsheet torna nossos processos muito mais eficientes", diz Wagner. 

A estratégia corporativa da Flowserve é baseada em três "Ds": descarbonização, diversificação e digitalização. "Assim como nossa empresa, muitos de nossos clientes estão passando por uma transição energética. Usamos os "Ds" para melhorar a forma como fazemos negócios e impulsionamos a inovação enquanto levamos os produtos aos clientes mais rapidamente", diz Wagner. Em alguns momentos, a Flowserve teve dificuldades para oferecer suporte ao terceiro D, a digitalização, porque usava processos manuais e propensos a erros para comunicação e colaboração interna. "O projeto e a criação de nossas válvulas podem ser bastante complexos, e muita comunicação é necessária entre as várias equipes e indivíduos", diz Wagner. "Temos muitos locais diferentes e contamos com uma combinação de anotações em papel, planilhas e e-mails para colaborar nos produtos. Isso nem sempre apresentava as informações mais precisas e atualizadas, especialmente ao gerenciar mudanças de projeto." 

A Flowserve também precisava de melhores ferramentas de comunicação porque cada vez mais funcionários trabalhavam remotamente. "Entre a pandemia e o aumento do trabalho com nossas equipes de tecnologia em todo o mundo, precisávamos melhorar a colaboração", diz Wagner. "Ainda usávamos e-mails e arquivos digitalizados, mas isso não era consistente nem preciso em muitos casos."

Integração de conjuntos de válvulas e informações de pedidos com o Smartsheet 

Várias equipes da Flowserve já usavam o Smartsheet, portanto, Wagner buscou expandir a solução para a equipe de pós-venda de bombas e válvulas de controle. "Busquei informações sobre diferentes soluções, e o Smartsheet realmente se destacou em termos de personalização e funcionalidade", diz ele. Após escolher o Smartsheet, Wagner criou um sistema de entrega de pedidos para agilizar o fluxo de trabalho no local de fabricação. "Com o Smartsheet, criei uma planilha mestre conectando painéis específicos do departamento. A automação ajuda a otimizar o fluxo de informações entre várias planilhas e funções de negócios, incluindo engenharia de pedidos e criação virtual de montagem de válvula", diz Wagner. 

Agora, a equipe de válvulas de controle usa o Smartsheet para começar a rastrear o processo de gerenciamento de pedidos imediatamente na entrada de um novo pedido no local de fabricação. "Algumas de nossas planilhas têm mais de 50 fluxos de trabalho automatizados, o que é muito abrangente", diz Wagner. A solução Smartsheet também contém notificações de lembrete para funcionários envolvidos em diferentes etapas do processo de pedido, o que é útil para melhorar a entrega no prazo. 

Anteriormente, os funcionários da válvula de controle dependiam de papel, caneta e e-mail para rastrear os processos, o que gerava ineficiências e dados imprecisos. "Perdíamos muito tempo", diz Wagner. "O Smartsheet resolve esse problema padronizando informações e processos. Isso melhora a consistência e a precisão, para que possamos colaborar com mais facilidade e atualizar o processo para solucionar eventuais problemas." A Flowserve também usa um painel de gerenciamento de projetos do Smartsheet para visualizar a alocação de recursos.

Além disso, os funcionários no local da bomba de reposição usam o aplicativo móvel Smartsheet para acessar os dados de envio e recebimento em tempo real. "Os trabalhadores podem usar o aplicativo móvel em seus telefones para inserir dados no registro de envio e recebimento, que aciona uma notificação para informar funcionários específicos quando uma bomba chega e precisa ser consertada", diz Wagner. "Na verdade, os funcionários podem simplesmente tirar uma foto da bomba no aplicativo móvel e adicioná-la diretamente a um formulário do Smartsheet."

Tempo de ciclo e entrega de produtos mais rápidos 

A Flowserve também expandiu o uso do Smartsheet para gerenciar um processo crítico de reparo e geração de relatórios de bombas. "Sempre que precisamos consertar uma bomba, primeiro a desmontamos para identificar o problema. Em seguida, coordenamos o processo de reparo com o cliente. Todo o reparo pode ser bastante complexo e variar muito dependendo do tipo de bomba", diz Wagner. "Nossos dois produtos são a bomba fixa real e um relatório detalhando os reparos que fizemos. Alguns desses relatórios podem ter mais de 50 páginas e agora usamos o Smartsheet para gerenciar o processo de criação dos relatórios." 

Ao utilizar a automação, a Flowserve conseguiu promover a padronização e a prestação de contas. Isso diminuiu o tempo de ciclo para relatórios de reparo em 50 dias e melhorou a entrega no prazo em 8%.

Uma abordagem mais proativa 

Através dos insights obtidos com suas implementações do Smartsheet, a Flowserve pode ser mais proativa na resolução de problemas de fabricação de válvulas. Por exemplo, a empresa tem melhor visibilidade dos gargalos de fabricação, porque agora pode visualizar facilmente diferentes prazos de entrega em diferentes partes do processo.

"Podemos rastrear métricas e fazer melhorias de processo mais facilmente por causa dessa visibilidade aprimorada", diz Wagner. "Podemos comparar informações de uma forma que não podíamos antes, e isso certamente nos ajuda a ser mais proativos."

A Flowserve também está usando o Smartsheet para rastrear erros específicos identificados durante o processo virtual de montagem da válvula, parte do trabalho de transformação digital da empresa.

"Categorizamos e quantificamos os erros rastreando os dados históricos no Smartsheet. Os erros identificados somaram cerca de US$ 80.000 em economia de custos até agora", diz Wagner. "Não conseguíamos compreender esse tipo de informação antes de implementar o sistema Smartsheet."

A Flowserve continua observando uma forte adoção do Smartsheet em outras áreas de negócios. "O Smartsheet está se espalhando pela empresa em um ritmo que eu não esperava", diz Wagner. "Ele é tão personalizável e simples de usar que testemunhei seu uso em qualquer lugar para melhorar qualquer processo. Tive a oportunidade de treinar parte de nossa equipe global de suporte de engenharia no uso da plataforma Smartsheet e continuo identificando maneiras de implementar as soluções Smartsheet em toda a organização da Flowserve."

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.