A Hanley Energy mantém as luzes acesas com o Smartsheet

A missão da Hanley Energy é manter as luzes acesas para seus clientes, e o Smartsheet potencializa esse esforço. A empresa, com sede na Irlanda, cria e implementa hardware, software e serviços para gerenciamento de energia crítica em uma ampla gama de setores no mundo todo, de manufatura a varejo de alimentos e gerenciamento de data center.

Dez anos depois de sua formação, a Hanley Energy ainda está crescendo a um ritmo que seu diretor administrativo e co-fundador Dennis Nordon chama de “feroz”. O potencial contínuo da empresa para o crescimento e para a expansão global da base de clientes não está perdido em sua liderança.

“Estamos vendo uma mudança quântica distante das empresas de estilo tradicional”, afirma Nordon. “O horário comercial não existe mais — certamente não no nosso espaço. Agora nós somos globais, temos um modelo 'siga o sol' e precisamos estar aptos e fornecer informações instantâneas para nossos clientes a qualquer momento, entre múltiplos continentes e múltiplos idiomas.”

Para manter suas próprias luzes acesas, a Hanley Energy precisou de uma plataforma de software como serviço (SaaS) e de processos que pudessem dar suporte a práticas de negócios escaláveis e consistentes, da criação e entrega do produto às planilhas de horários e prospecção de vendas.

A Hanley Energy adotou o Smartsheet para enfrentar os recorrentes desafios dos negócios, como gerenciamento de projetos e planejamento de recursos, e adquiriu níveis sem precedentes de transparência e visibilidade para as equipes internas e seus clientes.

Uma solução sustentável para o planejamento de projeto

Com foco em grandes data centers e ambientes industriais, a Hanley Energy fornece uma solução completa de ciclo de vida do produto, da criação e fabricação de hardware à análise e relatório de dados históricos e em tempo real.

Antes de implementar o Smartsheet, os gerentes de projeto usavam qualquer ferramenta com a qual suas equipes se sentiam confortáveis, como planilhas, e-mails ou soluções profissionais de gerenciamento de projetos. Na falta de uma abordagem consistente e única, configurar e fornecer projetos para novos clientes podia ser lento e complicado. “Isso é ótimo nos primeiros estágios de qualquer empresa, mas não é sustentável”, afirma Nordon. “E certamente não é escalável.”

Paul Johnson, um consultor independente que atua no gerenciamento de desenvolvimento de processos e programas na empresa, descobriu o Smartsheet quando um de seus clientes lhe enviou um link para capturar informações.

Johnson ficou impressionado por poder fazer atualizações substanciais no plano do projeto sem a complexidade e o custo de uma licença de produto completa. Ele ficou tão maravilhado que se tornou um parceiro das soluções Smartsheet e, agora, ajuda empresas na Irlanda a liberar todo o potencial da plataforma. A Hanley Energy foi seu primeiro cliente, e ele ajudou a desenvolver muitos casos de uso.

“Uma das coisas incríveis foi pegar uma empresa que já estava usando o Excel como sua principal ferramenta para gerenciar tarefas, programas e projetos e importar as informações para o Smartsheet com alguns cliques em um botão”, afirma Johnson. “Isso fez com que a implementação fosse realmente rápida. A curva de aprendizado não foi tão íngreme.”

Hoje, a Hanley Energy usa o Smartsheet para simplificar o relatório, o acompanhamento e o gerenciamento de produtos e serviços, e otimiza o planejamento de recursos para projetos atuais e futuros.

Transparência e visibilidade aprimoradas

No setor de energia, as decisões devem ser tomadas rapidamente, e cada detalhe importa. A Hanley Energy usa o Smartsheet para criar painéis a partir de um modelo padrão para fornecer uma metodologia de relatório visual consistente e fácil de usar. Com apenas alguns cliques, os gerentes de projetos da empresa podem personalizar visualizações que dão aos clientes acesso aos dados que atendem às suas necessidades exclusivas.

“Identificamos, logo no início, que precisávamos de uma solução escalável que pudéssemos implantar em toda e empresa”, afirma Nordon. “Uma que desse visibilidade para todas as partes interessadas, mas, o mais importante, que também nos desse um painel voltado para o cliente de modo que ele pudesse de fato ver o que está acontecendo em tempo real e em que estágio. E nós fornecemos essa visibilidade via Smartsheet.”

A Hanley Energy também fornece gerenciamento completo de ciclo de vida do produto, acompanhando itens individuais desde o desenvolvimento até os múltiplos estágios de manutenção. Em um ambiente de data center de hiperescala, isso significa acompanhar centenas ou até mesmo milhares de componentes. O Smartsheet permite que a Hanley Energy monitore o ciclo de vida de cada item e dê aos clientes a visibilidade de seus ativos a qualquer momento.

Um aumento de 33% na eficiência do gerenciamento de projeto

A capacidade de aceitar novos clientes e projetos continua a impulsionar o rápido crescimento da Hanley Energy. É importante para a empresa crescer estrategicamente sabendo identificar quando há espaço para um novo trabalho e quando não há.

A Hanley Energy usa o Smartsheet para acompanhar o escopo do projeto em relação à disponibilidade da equipe. Os gerentes de projetos podem ver quando há lacunas na programação que possam acomodar um novo trabalho ou argumentar a favor da contratação de mais pessoal.

“Eu sou responsável pelas vendas e percebi que os vendedores tendem a ser excessivamente cuidadosos”, afirma Nordon. “Nós não gostamos de dizer 'não' para um pedido, mas seria irresponsável decepcionar diversos clientes porque você assumiu aquele projeto extra que não consegue gerenciar. Nunca tivemos essa visibilidade antes porque não havia um repositório central para essas informações.”

Antes de usar o Smartsheet, as equipes gerenciavam suas folhas de ponto no papel ou por meio de planilhas. Agora, todos podem inserir seus horários por meio de um formulário do Smartsheet que é acessível via dispositivo móvel. Os dados vão direto para uma planilha principal, e os gerentes de projetos podem executar relatórios sobre os custos do trabalho em relação a projetos ou períodos específicos. Isso faz com que a entrada de horas seja mais fácil e precisa, o que melhora o planejamento e o orçamento para projetos atuais e futuros.

As reuniões de projetos também foram transformadas. Antes, o gerentes de projetos normalmente faziam reuniões diárias para analisar cada projeto. Agora, eles fazem reuniões semanais para discutir o status dos vários projetos pegando os dados mais recentes do Smartsheet em tempo real, analisando a documentação, avaliando a conclusão e até mesmo enviando e-mails diretamente das planilhas.

Nordon estimas que isso poupou o tempo dos gerentes de projetos em um terço dos seus dias de trabalho – tempo que agora está disponível para aceitar novos clientes ou criar um planejamento estratégico mais aprofundado.

O acompanhamento preciso cria novos fluxos de receita

O Smartsheet levou até mesmo à criação de um novo fluxo de receita por meio de serviços de consultoria. Com um acompanhamento mais preciso do trabalho feito para os clientes, Nordon e seus gerentes de projetos podem identificar o tempo usado em consultoria e mostrar o valor agregado aos engajamentos do clientes.

“Como somos uma empresa de engenharia baseada em soluções, essa parte de solução de engenharia era sempre fornecida gratuitamente”, afirma Nordon. “A parte de consultoria deveria ter sido cobrada, mas nossa mentalidade era de que esses serviços faziam parte do projeto. Examinamos mais atentamente e percebemos que a consultoria era um produto real que podíamos vender – e que nossos clientes podiam pagar tranquilamente.”

A Hanley Energy espera prosseguir com seu crescimento rápido e escalar seus serviços e soluções de maneira fácil e sustentável com a ajuda do Smartsheet.

“No nosso ponto de vista, em uma empresa de desenvolvimento de software e manufatura altamente dinâmica que está em uma trajetória de crescimento, o Smartsheet é provavelmente a ferramenta mais importante que temos”, afirma Nordon. “Sem ela, não conseguiríamos sobreviver.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.