A Impact Housing preencheu a lacuna entre verticais gerando visibilidade e propriedade

A maioria das incorporadoras imobiliárias no sul da Califórnia se concentra em casas de alto padrão ou em moradias financiadas para compradores de baixa renda. Mas a Impact Housing é diferente. Ela é especializada em moradias não subsidiadas com preços para ​​famílias de renda baixa e média (o segmento mais carente da população). Com a ideia de ajudar todos a se sentirem bem no lugar onde vivem, independentemente da renda, a empresa está determinada a aliviar os efeitos da crise habitacional do sul da Califórnia, desenvolvendo, em escala, empreendimentos multifamiliares socialmente responsáveis e acessíveis.

Construir pontes entre departamentos

Com sete unidades de negócios trabalhando em colaboração para concluir projetos de desenvolvimento imobiliário, a Impact Housing percebeu desde o início que precisava de uma ferramenta robusta de gerenciamento de projetos. “O ponto principal era reunir as diferentes verticais da empresa, como arquitetura, construção e manufatura, em uma única plataforma que ajudasse as equipes a coordenar e colaborar em tempo real em cada projeto”, observa Michelle Choate, gerente sênior de operações da Impact Housing.

Depois de alguns testes e erros, a Impact Housing descobriu o Smartsheet. “Eu gostei dele imediatamente”, lembra Diego Morales, diretor sênior de finanças e operações. 

“Criamos um subcomitê dedicado à implementação do Smartsheet em toda a empresa, especialmente no gerenciamento intermediário. A ideia era dar voz às pessoas que estão na linha de frente e entendem o que está acontecendo dentro de cada vertical e que sempre se esforçam para melhorar a eficiência e a colaboração por meio da tecnologia”.

Usar uma variedade de soluções

A Impact Housing logo descobriu tudo o que o Smartsheet tem a oferecer. A equipe de aquisição inicia cada projeto a partir do Smartsheet Control Center, com diferentes departamentos contribuindo com documentos importantes, como orçamentos, cronogramas e designs, fazendo do Smartsheet o ponto de referência para todas as informações durante o ciclo de vida de um projeto. Usando o DataMesh e o Data Shuttle, a equipe sincroniza automaticamente as informações internas com os programas externos. A equipe de construção conta com o Dynamic View para gerenciar as faturas, fornecendo a terceiros uma exibição personalizada sobre quem eles podem cobrar por cada ciclo. “Também usamos o Dynamic View para monitorar o status dos relatórios de despesas à medida que passam pela aprovação da gerência”, acrescenta Choate, que é a pessoa de referência na empresa para qualquer coisa relacionada ao Smartsheet.

O Smartsheet também chegou aos canteiros de obras. A equipe da Impact Housing usa o aplicativo móvel Smartsheet no trabalho de campo, facilitando as tarefas. “Cada superintendente recebe um fluxo de trabalho personalizado projetado para as necessidades específicas do local”, compartilha Choate. “Também usamos esse sistema para inspeções no local após a construção. Além disso, eu criei uma 'caixa de ferramentas do supervisor', que os novos supervisores recebem quando ingressam na equipe. Isso dá a eles acesso completo a ordens de serviço, relatórios de incidentes e controle de presença”.

Criar um modelo premiado

Uma deficiência evidente foi notada no rastreamento dos indicadores-chave de desempenho da operação de manufatura da empresa. “Nosso novo diretor de manufatura nos desafiou a desenvolver uma ferramenta que ele e outros líderes de nossa equipe pudessem usar em reuniões diárias para monitorar e relatar rapidamente os indicadores-chave de desempenho em diferentes prazos e prever nosso desempenho com base no mês anterior”, diz Choate. Para resolver isso, ela criou um modelo do Smartsheet para acompanhar os indicadores-chave de desempenho (KPIs). A ideia foi tão extraordinária que possibilitou que Choate fosse reconhecida como vencedora do Smartsheet Community Created Template Showcase (Mostra de modelos criados pela comunidade do Smartsheet).

“Categorizamos os KPIs com base em três níveis, com o nível superior projetado para nossos executivos de alto escalão”, explica ela. “O nível inferior nos mostrou o ponto central dos nossos fluxos de trabalho diários, como se tivéssemos passado em todos os nossos testes elétricos do dia.”

Com o novo painel, os executivos agora podem ver como as coisas mudam semana após semana e como tudo se combina. “Isso trouxe aos nossos líderes um nível de entendimento novo e mais holístico”, completa Choate. “Agora, eles podem concentrar a atenção da empresa onde essa atenção é necessária.” Por exemplo, notou-se um alto nível de rotatividade de funcionários na equipe de manufatura iniciante no seu primeiro ano de operação. A empresa decidiu se concentrar na integração e retenção de talentos e na satisfação dos funcionários. Como resultado, a rotatividade de funcionários diminuiu drasticamente. Se você estiver interessado em implementar o modelo premiado de KPIs multicategorias de Choate, poderá baixá-lo da galeria de modelos do Smartsheet agora!

Assumir cada tarefa

Com o Smartsheet, a equipe da Impact Housing agora acha mais fácil entender e finalizar as tarefas. “Todas as manhãs, nos reunimos, vemos todos os itens de trabalho em um só lugar e nos concentramos nas tarefas mais urgentes. Revisamos as tendências e identificamos caminhos para melhorias”, observa Choate.

Esse sistema promoveu um senso de responsabilidade em toda a empresa, o que, basicamente, capacita os funcionários a trabalharem de maneira mais independente. “Com uma solução como o Smartsheet, conseguimos dar mais autonomia à nossa equipe, permitindo que ela expandisse a criatividade”, afirma Morales.

Com o tempo, as equipes de manufatura e engenharia também concluíram os cursos de certificação no Smartsheet, permitindo que criassem soluções de modo independente. “Cada pessoa sente que pode resolver seus próprios problemas, inovar e crescer profissionalmente”, acrescenta Choate. “Todo o departamento de engenharia cria suas ferramentas. Por exemplo, eles desenvolveram um aplicativo de estudo de tempo para supervisores que permite observar e registrar o tempo que um funcionário leva para concluir um trabalho em um nível predefinido de desempenho. Também foi possível acompanhar o número de estudos de tempo que cada gerente executou e provocar um pouco de competição entre eles”.

Colaborar como uma máquina bem lubrificada

As soluções Smartsheet, como o modelo de acompanhamento de KPIs, também resultaram em benefícios inesperados. “Estamos constantemente buscando capital para a empresa, e nossos investidores querem entender como as coisas funcionam”, explica Morales. “Com o Smartsheet, conseguimos mostrar a eles painéis com informações em tempo real. Eles têm ficado bem impressionados. Demonstramos como uma empresa relativamente pequena e com verticais inter-relacionadas complexas pode funcionar tão bem fazendo com que seus departamentos conversem entre si e colaborem, contanto que a principal ferramenta de colaboração seja tão robusta e ágil quanto o Smartsheet”.

A Impact Housing continua a aproveitar a tecnologia para atender às necessidades de seus departamentos, tendo o Smartsheet como um hub central. 

“Se precisamos de uma nova solução, a primeira pergunta que fazemos é se ela se integra ao Smartsheet”, observa Morales.

Para Choate, a chave é incentivar as equipes a trabalharem em conjunto. “Adoro a natureza colaborativa do Smartsheet, adoro poder construir coisas juntos e ajudar as pessoas a pensarem no que desejam alcançar”, conclui ela. “Essa é uma das minhas maiores paixões na vida, criar um caminho para que as pessoas alcancem seus objetivos com mais facilidade e demonstrem sua dedicação.”

Assista ao vídeo do cliente Pro Story de Choate para saber mais!