A Künz eleva o nível de eficiência do gerenciamento global de projetos com o Smartsheet

Ao visitar qualquer grande porto marítimo ou terminal de contêineres, você inevitavelmente encontrará a Künz. Fundada em 1932, essa empresa familiar austríaca é líder mundial na criação de soluções de ponta para manuseio de contêineres. Desde guindastes inovadores até equipamentos portuários especializados, a empresa oferece eficiência e inventividade a cada passo.

"A Künz está localizada perto do Lago de Constança, na Áustria, com filiais na Itália, na Suíça, na Eslováquia, nos Países Baixos e na Polônia", diz Christian Hainzl, diretor de comissionamento de sistemas da Künz. "Eu administro o departamento de comissionamento no centro do nosso negócio, orientando equipes distribuídas no desenvolvimento de software de automação para guindastes, conduzindo comissionamento no local e entregando guindastes aos clientes."

Documentação de tarefas em tempo real

Hainzl buscava uma solução centralizada para gerenciar com eficiência as equipes da Künz distribuídas em diferentes locais. "Antes, usávamos uma plataforma de colaboração popular para registrar estágios e problemas de projetos, mas descobrimos que era ineficiente", compartilha Hainzl. Com muitas pessoas no local, manter o documento atualizado e alinhado virou um desafio. À medida que a papelada aumentava, os trabalhadores de campo gastavam mais tempo com a documentação. "Documentar nosso trabalho é crucial, mas deve ser uma tarefa fácil para as equipes de campo fazerem em segundo plano", enfatiza Hainzl. 

Insatisfeita com as ferramentas de colaboração usadas naquele momento, a empresa recorreu ao Smartsheet, que foi apresentado por um cliente. Em seguida, a Nanga Systems, parceira do Smartsheet, iniciou uma prova de conceito. "Nosso objetivo era simplificar tarefas como monitoramento de problemas, listas de verificação e relatórios diários", diz Hainzl. 

"O Smartsheet conquistou nossa equipe com recursos de colaboração em tempo real e um monitoramento de problemas integrado, atendendo ao nosso objetivo principal."

"Em projetos de engenharia complexos e críticos para a segurança, fazer o monitoramento e gerar relatórios de problemas precisos é essencial para garantir a máxima qualidade do projeto e sua execução no momento certo", explica Hainzl. "Meu papel envolve coletar informações do local e preparar relatórios diários para os líderes de projeto, tudo isso minimizando as interrupções para o pessoal em campo." Para facilitar o acesso a projetos e dados, ele usa os painéis do Smartsheet. "Com eles, posso avaliar com rapidez o progresso do projeto e identificar problemas pendentes", ele observa. "Por exemplo, se um colega da Áustria perguntar sobre o status do trabalho na Itália, posso abrir o painel e dar atualizações instantâneas."

Resolução de pendências

Os relatórios do Smartsheet simplificam o monitoramento e a comunicação de problemas pendentes com a equipe. "Posso ir ao local, tirar uma foto com meu smartphone para documentar pontos não resolvidos, adicioná-los a uma nota do Smartsheet e compartilhar com a equipe." Essa abordagem colaborativa em tempo real também ajuda a Künz a otimizar a entrega de guindastes a clientes. "Antes, cerca de 10% das tarefas de comissionamento ficavam pendentes e precisavam ser reavaliadas antes da entrega", admite Hainzl. 

"Agora, com as listas de verificação automatizadas do Smartsheet, nossos funcionários sabem exatamente o que falta antes de entregar um guindaste ao cliente."

Transferir os relatórios e a resolução de problemas para o ambiente on-line reduziu a necessidade de visitas repetidas ao local. "Depois de resolvermos todos os problemas, posso atualizar rapidamente a documentação e enviá-la ao líder do projeto para aprovação final sem que ele precise fazer outra visita ao local. Isso economiza muito tempo e dinheiro."

"Em toda a empresa, 23 líderes de projeto usam os painéis do Smartsheet para se manterem atualizados sobre os projetos", explica Hainzl. Dadas as condições climáticas muitas vezes adversas no local, o acesso rápido a dados importantes em dispositivos móveis é crucial. "Dessa forma, é possível capturar rapidamente problemas, fazer anotações ou preencher formulários básicos, adicionando mais informações detalhadas posteriormente na versão do navegador da web no escritório." Uma vez que as atualizações são feitas nos problemas existentes ou um novo problema é criado, a automação garante que todas as partes envolvidas sejam prontamente notificadas.

Rapidez para ir do treinamento ao trabalho de campo

O Smartsheet não apenas facilita o gerenciamento de projetos da Künz, mas também desempenha um papel crucial no treinamento e na integração. "Parte do meu trabalho é garantir que nossos funcionários sejam adequadamente treinados. Uma vez, enquanto explorava a central de soluções em busca de insights sobre o uso do Smartsheet, descobri os modelos de integração, que personalizei para atender às nossas necessidades", lembra Hainzl.

Por meio do Smartsheet, Hainzl destaca assuntos importantes e encaminha aos funcionários os manuais da intranet da empresa. "Com a documentação dispersa, ter essa abordagem centralizada é algo inestimável", observa ele. Isso economiza tempo ao solucionar consultas simples e ao orientar os membros da equipe para arquivos relevantes. Ele acrescenta: "Agora, as pessoas aprendem de forma independente. Eu apenas faço reuniões rápidas para garantir a clareza e abordar questões complexas".

Agora, Hainzl pode monitorar a duração de cada etapa do treinamento, ajudando tanto ele quanto outros gerentes a compreender a linha do tempo de integração. "Recebo frequentemente perguntas sobre o tempo necessário para treinar um novo funcionário para operar de forma independente no local, então isso é de grande valor para a nossa gestão", diz ele.

O departamento de RH usa os recursos do Smartsheet para melhorar o grupo de candidatos. "Organizamos reuniões de recrutamento em faculdades para atrair futuros graduados. No entanto, para proteger a privacidade, não podemos acessar as informações pessoais dos estudantes", explica Hainzl. "Então, criamos um formulário vinculado a um código QR para futuros candidatos. Assim, eles podem escaneá-lo, compartilhar dados de contato e receber e-mails de RH sobre vagas no final do ano letivo. Esse processo está totalmente em conformidade com as regulamentações de confidencialidade de dados."

Intuitivo e escalável 

No momento, mais de 230 pessoas usam o Smartsheet em diferentes departamentos. "Um dos maiores benefícios do Smartsheet, além da centralização, é a facilidade de uso", comenta Hainzl. 

"Ao contrário de outras plataformas de colaboração, que muitas vezes exigem conhecimento técnico para personalização, o Smartsheet oferece modelos intuitivos perfeitamente adaptados às nossas necessidades."

Satisfeita com os resultados, a empresa planeja expandir o uso do Smartsheet, incluindo o desenvolvimento de modelos para projetos hidrelétricos da Künz. "A jornada digital com o Smartsheet tem sido recompensadora", resume Hainzl. "E pretendemos continuar nesse caminho."