A Bavitech oferece clareza a cada venda e projeto, garantindo continuidade e eficiência

Com sede no Vietnã, a Bavitech Corporation oferece serviços de design e engenharia para setores de siderurgia, alimentos e bebidas e tratamento de água e esgoto, entre outros. “Nosso foco principal é fornecer soluções de automação industrial adaptadas a esses setores”, explica Hoang Hai, diretor executivo da Bavitech. “Por exemplo, fornecemos software para monitorar o setor hídrico ou sistemas para estações de tratamento.”

Uma busca por mais clareza e agilidade

Com um portfólio muito diversificado, a Bavitech precisava de uma solução robusta e versátil para gerenciar suas operações comerciais. Durante a pandemia da COVID-19, a empresa também precisou se adaptar aos funcionários em regime de trabalho remoto, o que acelerou ainda mais a necessidade de um produto digital flexível.

“Já tínhamos desenvolvido um software para aprovações, mas nossos desenvolvedores não conseguiam se adaptar rapidamente às nossas demandas, e a inclusão de novos recursos geralmente acarretava mais despesas”, lembra Hai. “Também percebemos que precisávamos de um recurso de gerenciamento do relacionamento com o cliente (CRM) para controlar os dados do cliente em nosso sistema.”

A equipe da Bavitech entrou em contato com a Gia Thinh Technology para desenvolver uma possível solução baseada no Smartsheet. “Como já havíamos usado um software semelhante, entendemos os procedimentos e as regras, o que nos permitiu personalizar rapidamente o Smartsheet para atender às nossas demandas”, compartilha Hai. “Nossa equipe de TI nem mesmo estava diretamente envolvida no desenvolvimento, o que a deixou livre para se dedicar ao cliente. Basicamente, estabelecemos a estrutura e os procedimentos necessários para cada departamento e os implementamos no Smartsheet.”

Com uma visão clara do que precisava, a Bavitech começou a contar com o Smartsheet para gerenciar seus processos de vendas. “Assim que um lead se transforma em venda, as equipes usam a solução para rastrear oportunidades, acompanhar as cotações enviadas e registrar quando um negócio é fechado”, explica Thinh Huynh, diretor executivo da Gia Thinh Technology. “Essas informações são então vinculadas ao respectivo vendedor, permitindo que ele acompanhe o andamento de suas vendas a cada mês ou trimestre.” 

Maior visibilidade e continuidade dos negócios 

Além do controle de vendas, o Smartsheet também se tornou o local ideal para armazenar informações relacionadas ao cliente. “Ele monitora não só os detalhes dos vendedores, mas também todos os documentos relacionados a cada cliente. Isso inclui informações do cliente, cotações geradas no Smartsheet, detalhes do contrato e documentos relevantes, como informações de entrega, manuais, aprovações do cliente e comprovantes de entrega. Todas elas são armazenadas em um fluxo de trabalho consolidado no Smartsheet, para facilitar a localização de todas os dados de uma venda”, acrescenta Hai.

“Nossos projetos podem ter duração de vários meses a um ano. Durante esse período, diferentes engenheiros trabalham no projeto e eles precisam entender o que seus predecessores fizeram”, esclarece.

“Com isso, é ainda mais importante ter tudo em um só lugar e permitir que nossos colegas de equipe continuem a trabalhar a partir do ponto onde os outros pararam, sem afetar os clientes. O Smartsheet é perfeito para nós nesse sentido.”

Equipe mais eficiente e orientada por dados

Depois que todas as informações são armazenadas, a Bavitech cria exibições de painel para rastrear seus processos, capacitando a equipe a tomar decisões com base em dados e fazer melhorias em seus fluxos de trabalho. “Resumimos os dados de acordo com nossas necessidades, acompanhando elementos como vendas, número de cotações enviadas, conversões de vendas bem-sucedidas e desempenho de vendas trimestrais e anuais”, observa Hai.  

Com mais automação e flexibilidade, a equipe da Bavitech obteve maior eficiência, economia de tempo e agilidade. “Antes, levávamos cerca de três meses para preparar os relatórios manualmente. Com o Smartsheet, conseguimos gerar painéis de controle em tempo real”, comenta ele. “Nossa equipe também tem mais controle sobre como e onde trabalhar, sendo que 70% das aprovações são feitas por telefone. É difícil calcular, mas provavelmente você terá uma economia financeira com o uso do Smartsheet.”

Com processos simplificados e relações com os clientes centralizadas em um único lugar, a Bavitech está pronta para crescer ainda mais. “Estamos todos preparados com um sistema claro e organizado, e espero podermos contribuir de forma mais eficiente para o mundo da fabricação de máquinas de automação”, conclui Hai.