A SAP ajuda funcionários a explorar seu potencial de carreira

Como líderes globais nos setores de compras e software de aplicativos corporativos para força de trabalho externa, a SAP Ariba e a SAP Fieldglass estão empenhadas na promoção da capacitação e do desenvolvimento de carreira dos funcionários e em ajudar as empresas a operar com mais eficiência. Carmen Ehret, diretora de Programas Globais de Habilitação da SAP Ariba e da SAP Fieldglass, lidera um programa de gerenciamento de habilidades dos funcionários que está sendo implementado para fornecer recomendações personalizadas de aprendizagem para os 15.800 funcionários da empresa em todo o mundo.

“Muitas empresas tentam criar uma solução de avaliação de habilidades como essa, pois é incrível ter esses dados sobre seus funcionários”, afirma Ehret. “Mas é ainda mais incrível poder oferecer a eles um plano de aprendizagem personalizado. Não se trata de mera análise de desempenho; é mais sobre aprendizagem. Essa ferramenta os ajuda a ter sucesso.”

Ehret usa o Smartsheet para ajudar a agregar e carregar todos os dados e resultados de relatórios mais rapidamente e com mais facilidade do que uma planilha ou uma solução tradicional de gerenciamento de projetos.

Evolução dos programas de aprendizagem dos funcionários

A aprendizagem dos funcionários evoluiu significativamente a partir do auge do curso intensivo de duas semanas. Hoje, os funcionários precisam ter a opção de programas educacionais mais curtos, individualizados e disponíveis on-line, seja como um curso remoto, em tempo real, ou como um programa individualizado.

Ehret observa que esses programas não são apenas mais econômicos e menos prejudiciais para a jornada de trabalho; eles geralmente são mais eficazes para ajudar os funcionários a reter e aplicar o que aprenderam.

Programas on-line individualizados também são essenciais para empresas globais com escritórios em partes do mundo onde seria difícil oferecer o workshop presencial certo ou identificar um curso localizado próximo o suficiente que exija deslocamentos aceitáveis.

Gerenciando dados de avaliação precisos

O processo que Ehret gerencia começa com autoavaliações de funcionários, projetadas para quantificar seus níveis de habilidades atuais e definir seus objetivos de carreira. Os funcionários usam o Smartsheet para rastrear  dados de adoção de avaliações, que são automaticamente alimentados nas mais de 50 planilhas e mais de 15 painéis de Ehret.

O uso de apenas uma planilha com acesso restrito permite capturar e formatar dados rapidamente para carregamento na ferramenta corporativa, que apresenta requisitos rígidos para arquivos de dados. Outras planilhas mostram a ela quais funcionários e equipes concluíram as avaliações. Todas as planilhas são baseadas na mesma fonte de dados mestre, que permite que as atualizações sejam refletidas automaticamente em todas as planilhas em que os dados são acompanhados.

Os painéis do Smartsheet ajudam Ehret a adequar os relatórios para compartilhamento com a alta gerência. Compartilhando visualizações detalhadas com acesso somente leitura, ela consegue manter todas as partes interessadas atualizadas e, ao mesmo tempo, evitar alterações acidentais nos dados de origem.

“Isso diminui significativamente a margem de erro”, afirma Ehret. “Quando você lida com um volume tão grande de dados, é fácil cometer erros. Agora, quando envio um relatório, ele extrai os dados de uma única fonte da verdade; eu já validei a precisão e a veracidade dos relatórios. Com isso, eles podem ser reutilizados quantas vezes for necessário sem precisar de conferência.”

O compartilhamento de painéis reduz as solicitações de relatórios

O Smartsheet também facilita para Ehret transformar solicitações de atualizações em estratégias de autoajuda. Em vez de gerar relatórios mediante solicitação, ela compartilha links para os painéis apropriados nas áreas de compartilhamento de cada equipe, como o SharePoint e o Jam Sites, por exemplo, e também nas trocas de e-mail.

Os painéis representam outra vantagem oferecida pelo Smartsheet em relação às planilhas convencionais e demais ferramentas de gerenciamento de projetos. Para configurar uma exibição de painel para uma nova região corporativa ou equipe funcional, basta Ehret pegar uma exibição semelhante já criada, salvar uma cópia e atualizar as fontes de dados apropriadas com apenas alguns cliques. Isso dispensa a necessidade de recriar elementos de formatação ou design.

Ehret estima que a criação de um design de painel totalmente novo leva apenas algumas horas, em comparação com pelo menos seis horas que levaria para criar o equivalente usando o Excel para os dados e o PowerPoint para a geração de relatórios.

O painel do Smartsheet é atualizado automaticamente quando novos dados são inseridos, enquanto a versão baseada em planilhas exigiria uma hora ou mais para a atualização dos dados de origem e a apresentação para um único relatório mensal. Quanto mais Ehret usa os painéis do Smartsheet, mais tempo ela economiza na geração de relatórios e em atividades de manutenção. 

Mais tempo para aprimorar as habilidades

Reduzir esse tempo pela metade é especialmente importante pelo fato de que o programa de gerenciamento de habilidades é mais eficaz quando os funcionários atualizam seus dados com frequência. Ehret recomenda que os funcionários façam avaliações a cada seis meses, pelo menos, ou com maior frequência se eles estiverem seguindo o plano de aprendizagem com grande assiduidade.

Quando os funcionários concluem um curso ou registram o domínio de uma nova habilidade, isso permite que os mentores e gerentes de contratação os considerem para novas oportunidades.

“Quantas vezes você já se candidatou a um emprego e sequer foi levado em consideração?” Ehret pergunta. “E a questão não é que você não fosse um bom candidato, mas simplesmente não tinha as habilidades certas – ou seus gerentes achavam que você não tinha as habilidades certas. Agora, você pode não apenas se posicionar como detentor das habilidades certas, mas formalizar isso por escrito.”

Com o Smartsheet, Ehret pode rastrear com facilidade quem está concluindo suas avaliações, quais equipes precisam de lembretes e quais programas educacionais recebem os mais altos índices de satisfação.

À medida que as funções evoluem e os requisitos de trabalho mudam, o Smartsheet ajuda Ehret a combinar os programas de aprendizagem disponíveis com as habilidades e funções que eles promovem. E ela é capaz de fazer tudo isso com um design personalizado que inclui o logotipo do programa e o esquema de cores que os funcionários esperam ver nas comunicações corporativas.

“O Smartsheet é um ativo incrível para mim”, diz Ehret. “É uma ferramenta excelente e um tremendo recurso do ponto de vista do gerenciamento de projetos. Criar um programa enorme como esse sozinha seria impossível sem a ajuda do Smartsheet.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.

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