SAP ajuda funcionários a explorar seu potencial de carreira

SAP usa Smartsheet para ajudar a agregar e carregar todos os dados e relatórios de resultados mais rapidamente e com menos problemas do que uma planilha ou uma solução tradicional de gerenciamento de projetos.

Indústria

  • Tecnologia

Tamanho da organização

  • Plano Empresa (acima de 10.000 funcionários)

Região

  • América do Norte

Casos de uso

  • Crescimento e desenvolvimento
  • Gerenciamento de programas
  • Desenvolvimento de talentos

O [Smartsheet] diminui significativamente a margem de erro. Quando você lida com um volume tão grande de dados é fácil cometer erros. Agora, quando envio um relatório, ele extrai os dados de uma única fonte de fatos. Eu já validei a precisão e a veracidade dos relatórios, então não preciso mais ficar conferindo.

Carmen Ehret, diretora de Programas Globais de Habilitação da SAP Ariba e da SAP Fieldglass

Sede Social da SAP
Foto fornecida pela SAP

 

Como líderes globais nos setores de compras e software de aplicativos corporativos para força de trabalho externa, a SAP Ariba e a SAP Fieldglass estão empenhadas na promoção da capacitação e do desenvolvimento de carreira dos funcionários e em ajudar as empresas a operar com mais eficiência. Carmen Ehret, diretora de Programas Globais de Habilitação da SAP Ariba e da SAP Fieldglass, lidera um programa de gerenciamento de habilidades dos funcionários que está sendo implementado para fornecer recomendações personalizadas de aprendizagem para os 15.800 funcionários da empresa em todo o mundo.

“Muitas empresas tentam criar uma solução de avaliação de habilidades como essa, pois é incrível ter esses dados sobre seus funcionários”, diz Ehret. “Mas é ainda mais incrível poder oferecer a eles um plano de aprendizagem personalizado. Não se trata de mera análise de desempenho, mas sim de um modelo sólido de aprendizagem. Essa ferramenta os ajuda a ter sucesso”.

Ehret usa o Smartsheet para ajudar a agregar e carregar todos os dados e resultados de relatórios mais rapidamente e com menos problemas do que uma planilha ou uma solução tradicional de gerenciamento de projetos.

Evolução dos Programas de Aprendizagem dos Funcionários

A aprendizagem dos funcionários evoluiu significativamente a partir do auge do curso intensivo de duas semanas. Hoje, os funcionários precisam ter a opção de programas educacionais mais curtos, individualizados e disponíveis on-line: seja como um curso remoto, em tempo real, ou como um programa individualizado.

Ehret observa que esses programas não são apenas mais econômicos e menos perturbadores para a jornada de trabalho; eles geralmente são mais eficazes para ajudar os funcionários a reter e aplicar o que aprenderam.

Programas on-line individualizados também são essenciais para empresas globais com escritórios em partes do mundo onde seria difícil oferecer o workshop presencial certo ou identificar um curso localizado próximo o suficiente, que exija viagens razoáveis.

Gerenciando Dados de Avaliação Precisos

O processo que Ehret gerencia começa com autoavaliações de funcionários, projetadas para quantificar seus níveis de habilidades atuais e definir seus objetivos de carreira. Os funcionários usam o Smartsheet para rastrear dados de adoção de avaliações, que são automaticamente alimentados nas mais de 50 planilhas e mais de 15 painéis de Ehret.

O uso de apenas uma planilha com acesso restrito permite capturar e formatar rapidamente dados para upload na ferramenta corporativa, que possui requisitos rígidos para arquivos de dados. Outras planilhas mostram a ela quais funcionários e equipes concluíram as avaliações. Todas as planilhas são baseadas na mesma fonte de dados mestre, que permite que as atualizações sejam refletidas automaticamente em todas as planilhas em que os dados são acompanhados.

Os painéis do Smartsheet ajudam Ehret a adaptar relatórios para compartilhamento com a alta gerência. Compartilhando visualizações detalhadas com acesso somente leitura, ela consegue manter todas as partes interessadas atualizadas e, ao mesmo tempo, evitar alterações acidentais nos dados de origem.

“Ele diminui significativamente a margem de erro”, diz Ehret. “Quando você lida com um volume tão grande de dados é fácil cometer erros. Agora, quando envio um relatório, ele extrai os dados de uma única fonte de fatos. Eu já validei a precisão e a veracidade dos relatórios. Com isso, eles podem ser reutilizados quantas vezes necessário sem precisar de conferência.

O compartilhamento de painéis reduz as solicitações de relatórios

O Smartsheet também facilita para Ehret transformar solicitações de atualizações em estratégias de auto-ajuda. Em vez de gerar relatórios mediante solicitação, ela compartilha links para os painéis apropriados nas áreas de compartilhamento de cada equipe, como o SharePoint e o Jam Sites, por exemplo, e também nas trocas de e-mail.

Os painéis representam outra vantagem oferecida pelo Smartsheet em relação às planilhas convencionais e demais ferramentas de gerenciamento de projetos. Para configurar uma exibição de painel para uma nova região corporativa ou equipe funcional, basta Ehret tomar uma exibição semelhante já criada, salvar uma cópia e atualizar as fontes de dados apropriadas com apenas alguns cliques - isso dispensa a necessidade de recriar elementos de formatação ou design.

Ehret estima que a criação de um design de painel totalmente novo leva apenas algumas horas, em comparação com pelo menos seis horas que levaria para criar o equivalente usando o Excel para os dados e o PowerPoint para a geração de relatórios.

O painel do Smartsheet é atualizado automaticamente quando novos dados são inseridos, enquanto a versão baseada em planilhas exigiria uma hora ou mais para atualização dos dados de origem e a apresentação para um único relatório mensal. Quanto mais Ehret usa os painéis do Smartsheet, mais tempo ela economiza na geração de relatórios e em atividades de manutenção.

Mais tempo para aprimorar as habilidades

Reduzir esse tempo pela metade é especialmente importante pelo fato de que o programa de gerenciamento de habilidades é mais eficaz quando os funcionários atualizam seus dados com frequência. Ehret recomenda que os funcionários façam avaliações pelo menos a cada seis meses - ou com maior frequência se eles estiverem seguindo o plano de aprendizagem com grande assiduidade.

Quando os funcionários concluem um curso ou registram o domínio de uma nova habilidade, isso permitem que os mentores e gerentes de contratação os considerem para novas oportunidades.

“Quantas vezes você já se candidatou a um emprego e sequer foi levado em consideração?” pergunta Ehret. “E a questão não é que você não fosse um bom candidato, mas simplesmente não tinha as habilidades certas - ou seus gerentes achavam que você não tinha as habilidades certas. Agora você pode não apenas se posicionar como detentor das habilidades certas, mas formalizar isso por escrito”.

Com o Smartsheet, Ehret pode rastrear com facilidade quem está concluindo suas avaliações, quais equipes precisam de lembretes e quais programas educacionais são alvo dos mais altos índices de satisfação.

À medida que as funções evoluem e os requisitos de trabalho mudam, o Smartsheet ajuda Ehret a combinar os programas de aprendizagem disponíveis com as habilidades e funções que eles promovem. E ela é capaz de fazer tudo isso com um design personalizado que inclui o logotipo do programa e o esquema de cores que os funcionários esperam ver nas comunicações corporativas.

“O Smartsheet é um ativo incrível para mim”, diz Ehret. “É uma ferramenta excelente e um tremendo recurso do ponto de vista do gerenciamento de projetos. Criar um programa enorme como esse sozinha seria impossível sem a ajuda do Smartsheet”.

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