A Scosche usa o Smartsheet para agilizar o gerenciamento de projetos, economizar tempo e dobrar a quantidade de produtos lançados

Entre em qualquer grande supermercado e provavelmente verá produtos da Scosche nas prateleiras. Fundada em 1980, a Scosche Industries é uma inovadora em tecnologia e eletrônicos de consumo que possui mais de 400 patentes e marcas registradas de produtos vendidos em mais de 50 países. Entre os produtos da empresa, estão a família MagicMount™ de suportes magnéticos de celular, o sistema de recarga modular BaseLynx™, os alto-falantes Bluetooth® portáteis BoomBottle™ e as pulseiras de monitoramento cardíaco Rhythm. 

A equipe de desenvolvimento de produto da Scosche usa o software do Smartsheet para gerenciar projetos e cronogramas de desenvolvimento de produtos, acompanhar custos de produtos e se comunicar com a liderança. “O Smartsheet é nossa principal ferramenta para todo o desenvolvimento de produtos e a execução de todos os nossos projetos”, conta Steve Sawyer, gerente de projetos, Desenvolvimento de produto, Scosche Industries. “Também sou defensor do Smartsheet na empresa, então sou a pessoa essencial para tudo do Smartsheet.”

Antes, a Scosche usava várias soluções de software de planilhas e apresentações para gerenciar o ciclo de vida de desenvolvimento do produto. Todo o processo era manual e nenhuma informação era compartilhada em tempo real. A equipe enviava planilhas por e-mail, então sempre havia problemas de controle de versão. A Scosche realiza reuniões semanais com seus executivos para tratar de planos de desenvolvimento de novos produtos. Para se preparar para cada reunião, a equipe de desenvolvimento atualizava centenas de slides. Em seguida, a equipe fazia atualizações adicionais quando a reunião terminava. “Passávamos toda a segunda-feira preparando a reunião semanal de terça-feira”, comenta Sawyer. “Um dos membros da nossa equipe trabalhava em período integral gerenciando a apresentação toda semana. Era muito ineficiente. Meu objetivo era encontrar uma solução para automatizar o máximo de processos possível.”

A Scosche descobriu o Smartsheet quando Chris McSweyn, Gerente de engenharia, estava buscando uma solução mais flexível para criar cronogramas e gráficos de Gantt. “Parecia uma excelente ferramenta para agilizar o processo de gerenciamento de projetos da nossa equipe, então fiquei empolgado em testar”, afirma McSweyn.

A Scosche começou importando dados de desenvolvimento de produto para o Smartsheet e aproveitando os fluxos de trabalho automatizados para marcar gerentes de projetos e enviar-lhes notificações de tarefas. A cada vez que um novo projeto ou produto é adicionado ao Smartsheet, a equipe de desenvolvimento de produto e os gerentes de projeto individuais são notificados automaticamente pelo sistema. “Não precisamos mais contatar cada membro da equipe para fazer uma determinada tarefa do projeto, pois eles são lembrados automaticamente”, afirma Sawyer.

Sempre que um novo produto é criado, a equipe de desenvolvimento insere os dados no Smartsheet no dia em que o produto é concebido. Pode ser uma derivação de um item existente ou um conceito novo que alguém rabiscou no guardanapo. Independentemente do caso, recebe um número de peça e um número de SKU no Smartsheet e é acompanhado desde o projeto, passando pela entrega ao armazém da Scosche, até ser enviado a um cliente. Os dados de cada produto incluem imagens, status, lista de materiais, cronograma em gráfico de Gantt e custos e precificação de mercado detalhados. Cada produto também é atribuído a um gerente específico para acompanhar os marcos do projeto.

A Scosche acabou adotando o Smartsheet Control Center, um recurso que automatiza a criação e o monitoramento de projetos, para criar painéis no Smartsheet. “O Control Center foi um divisor de águas para nós, pois oferece a capacidade de processar todos os modelos de arquivos de projetos necessários para cada novo produto e de atualizar painéis automaticamente quando as informações do produto são atualizadas”, afirma Sawyer. A equipe usa painéis que fazem uma lista de todos os produtos da Scosche por categoria e os membros da equipe podem clicar em cada produto para ver um painel mais detalhado do produto. Há uma hierarquia de painéis, desde resumos de alto nível para executivos com gráficos e tabelas até status de projetos detalhados.

Além disso, a equipe de desenvolvimento usa o Smartsheet Calendar App, uma exibição em calendário interativa, para exibir cronogramas de novos produtos por dia, semana ou mês.

Uma visão mais detalhada dos processos de desenvolvimento de produto

Agora, a Scosche utiliza o Smartsheet para ter uma visão mais abrangente do status do projeto para todos os produtos da empresa. Consequentemente, a empresa pode monitorar mais facilmente o ciclo de vida de cada produto, da concepção ao envio. “Usando o Smartsheet e recursos como o Control Center, a equipe tem visibilidade para o desenvolvimento de produtos como nunca teve. A qualquer momento, ela sabe exatamente em que cada pessoa está trabalhando, quando o produto será montado, quando sairá da fábrica e quando chegará”, afirma Sawyer.

Economia de 40 horas semanais e conclusão de reuniões em metade do tempo

Ao obter dados de projetos em tempo real nos painéis do Smartsheet, a Scosche possui acesso fácil e rápido às últimas informações de cada produto e seu status de desenvolvimento. Agora, os executivos só precisam exibir um painel do Smartsheet para encontrar esses dados instantaneamente. Kasidy Alves, copresidente da Scosche, enxerga isso como o principal benefício da perspectiva do gerenciamento executivo. “Quando queremos saber quantas SKUs foram lançadas no último ano ou queremos uma relação de cada projeto de carregador sem fio, por exemplo, temos acesso a tais informações. As perguntas que costumávamos fazer regularmente já foram respondidas no Smartsheet.” Nas palavras de Alves.

Devido à eficiência possibilitada pelos painéis, o membro da equipe que antes gastava 40 horas por semana gerenciando apresentações de slide tem atribuições de trabalho diferentes e não precisa mais criar apresentações. Além disso, agora as reuniões de desenvolvimento de produto semanais acontecem apenas eventualmente e duram menos de duas horas, e não quatro.

O dobro de produtos lançados

Com o aumento da visibilidade e da eficiência promovido pelo Smartsheet, a Scosche está acelerando o desenvolvimento de novos produtos. “Usando o Smartsheet, podemos gerenciar mais produtos e desenvolver novos produtos mais rapidamente”, afirma Mark Larson, diretor de gerenciamento de produtos da Scosche. “Agora estamos lançando o dobro de produtos, em comparação com cinco anos atrás, então conseguimos inovar mais rápido.”

A Scosche também está usando o Smartsheet para melhor monitorar custos. “Temos observado um aumento de cinco vezes dos custos do frete nos últimos anos e o Smartsheet oferece melhor visibilidade desses custos, então podemos identificar oportunidades de economia”, afirma Steve Klinger, CFO.

O Smartsheet também está ajudando a Scosche a reduzir custos de desenvolvimento de novos produtos. “Nós processamos muitos projetos e podemos eliminá-los se o cliente de varejo perder o interesse. Com o tempo, a visibilidade que ganhamos usando o Smartsheet permitiu eliminar menos projetos”, afirma Larson. “Podemos gerenciar mais facilmente todos os nossos projetos, então estamos desperdiçando menos recursos no desenvolvimento.”

Agora, a Scosche está ampliando sua adoção do Smartsheet para a empresa, sendo que departamentos como vendas, marketing e recursos humanos estão começando a usar o software para gerenciar seus projetos. A adoção do Smartsheet está crescendo organicamente e a empresa planeja continuar a expandi-la. O nível de detalhe e o que conseguimos conquistar superaram as expectativas dos executivos da Scosche. O Smartsheet é uma ferramenta muito poderosa para os negócios.

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.