Entendendo o processo de gerenciamento de mudanças
Muitas teorias, modelos e estruturas de gerenciamento de mudanças foram desenvolvidos com base em pesquisas e experiências. Uma dessas teorias é o processo de gerenciamento de mudanças de 8 etapas de Kotter. O renomado especialista em mudanças John Kotter esboçou este processo de 8 etapas para a mudança: criar urgência, formar uma coalizão poderosa, criar uma visão para a mudança, comunicar a visão, remover obstáculos, criar vitórias de curto prazo, construir a mudança e ancorar a mudança na cultura corporativa.
Esses modelos ou estruturas atuam como um guia para gerenciar as mudanças pessoalmente e dentro de uma organização. A maioria desses modelos inclui um processo de suporte ou sequência de etapas para mover uma mudança da iniciação para a conclusão. Dentro da sequência de etapas, normalmente há um estágio de "Planejamento", onde as equipes criam um plano de gerenciamento de mudanças para ajudar a gerenciar as tarefas e atividades do projeto.
Addam Marcotte, Vice President of Organization Development for FMG Leading says, “The one constant in life is change. This is especially true in the business environment with eternally changing conditions. As the world becomes more interconnected, interdependent, and complex, seemingly trivial variables can have profound impact on global markets. Studies have shown that agile organizations, those that can adapt to change rapidly, are more likely to succeed — therefore having competency in organizational change can no longer be a reactionary one-time solution, but is a vital element of organizational strategy. Organizational Change Management is a systematic approach to leading large scale change, from process and org structure to culture and human capital.”
O que é um plano de gerenciamento de mudanças e por que você precisa de um?
Um plano de gerenciamento de mudanças ajuda a gerenciar o processo de mudança e também garante o controle do orçamento, cronograma, escopo, comunicação e recursos. O plano minimizará o impacto que uma mudança pode ter na empresa, funcionários, clientes e outras partes interessadas importantes.
Marcotte acredita que: “Organizações eficazes são capazes de lidar com diferentes graus de mudança complexa e rapidamente alternar e navegar no cenário em mudança. Mudanças emergentes profundas podem ser extremamente disruptivas e perturbadoras, enquanto mudanças incrementais intencionais podem parecer pequenas melhorias de eficiência e passarem despercebidas em grande parte. Todas as formas e graus de mudança organizacional precisam de alguém liderando a jornada e se comunicando continuamente com os funcionários. É importante ter um plano de gerenciamento de mudanças abrangente e integrado para ajudar a articular claramente a estratégia organizacional, ajudando as pessoas a entender 'por que' a mudança é fundamental e como será o estado futuro”.
According to Amy Kauffman, Founder of Strategic Moxie, “You need a change management plan because strategy and processes are always perfect in their conception, but as time goes on these elements of business become living, breathing, and changing entities. Change management plans help you remain agile, adapt to challenges along the way, monitor success metrics, and track milestones.”
Como escrever um plano de gerenciamento de mudanças
Existem várias etapas envolvidas na elaboração de um plano de gerenciamento de mudanças. Você pode começar usando um modelo de gerenciamento de mudanças. Nós os delineamos aqui e fornecemos algumas melhores práticas recomendadas por especialistas na área:
1. Demonstre os motivos da mudança.
Kevin Lonergan of PMIS Consulting Limited explains that, “One should never assume that people know why change is needed. Even the blindingly obvious is never obvious to all. Make sure that the reasons for the change effort are clearly defined.” When your stakeholders have a clear understanding of why the change is needed and how it will improve business or the way they work, they are more likely to support rather than resist the change.
2. Determine o escopo. O próximo passo na redação do plano de gerenciamento de mudanças é determinar quem a mudança afetará. Também determine o impacto da mudança, incluindo políticas, processos, funções de trabalho e estrutura organizacional.
3. Identifique as partes interessadas e a equipe de gerenciamento de mudanças. Marcotte explica que as “melhores práticas no gerenciamento de mudanças geralmente incluem uma força-tarefa ou equipe que 'é dona' da mudança organizacional e tem o poder de executá-la. A composição dessa equipe é extremamente importante e deve ser liderada por um líder confiável”. A equipe de gerenciamento de mudanças interage com as partes interessadas, aborda preocupações e supervisiona uma transição suave de mudança. As funções dentro da equipe exigem uma definição clara, incluindo delinear as responsabilidades de cada membro. Também pode ser estabelecido um Conselho Consultivo de Mudanças (CAB) para supervisionar as mudanças, oferecendo aprovações de mudanças e orientação.
4. Esclareça os benefícios esperados. Esses benefícios devem ser claramente delineados para que todos os envolvidos entendam as vantagens de prosseguir com a mudança.
5. Os marcos, bem como os custos, também devem ser claramente descritos. Marcotte explica a importância de marcos claros: “pesquisas mostram que 70% das mudanças falham porque as pessoas acreditam que os resultados em relação ao esforço não valem a pena, ou não estão funcionando. Estabelecer marcos bem claros e alcançáveis é vital para o sucesso de qualquer plano de mudança. Esses marcos tornam-se símbolos para os funcionários de que o plano está funcionando, o progresso está acontecendo, a direção ainda está certa e o esforço vale a pena”.
6. Crie um plano de comunicação de gerenciamento de mudanças.
Susanne Powelson, Vice President of Lovell Communications, Inc., explains the value and importance of clear, consistent communications as part of the change management plan. “The right strategic communications can help maintain employee focus and foster trust – even in the most uncertain times. Build trust among your employees by being visible and accessible. Strive to set a positive tone for the organization and resist the urge to let problems or shortfalls dominate all of your communications. Instead, focus on helping employees across the organization understand the benefits of the change. Create opportunities for employees to ask questions and let them know what information you can share, what information you can’t share and when they can expect further updates,” she says.
Baixe o Plano de comunicação com as partes interessadas - Microsoft Word
Existem três elementos básicos para a comunicação no contexto do gerenciamento de mudanças.
- Identifique as partes interessadas e as pessoas afetadas pela mudança.
- Em seguida, agende interações presenciais regulares e comunicações por e-mail para manter as partes interessadas atualizadas sobre o progresso.
- Por fim, as comunicações devem ser consistentes, completas e regulares. As comunicações também devem explicar claramente a mudança, definir os motivos da mudança, apresentar os benefícios da mudança e incluir sempre as informações de contato do proprietário da mudança.
Below you will find a sample of how Bob Kermanshahi, Head of Strategy at Siemens Real Estate for the Americas, (part of Siemens, a conglomerate with $20 billion in annual revenues from the Americas,) manages business transformation utilizing a formal change management plan.
Processos e sistemas de gerenciamento de mudanças
Processos de gerenciamento de mudanças e sistemas abrem caminho para um gerenciamento de mudanças bem-sucedido. É essencial poder enviar uma solicitação de alteração, acompanhar, programar e gerenciar essa solicitação até a entrega. Ao longo do caminho, você também deve monitorar obstáculos, marcos e resistência. Um sistema de gerenciamento de mudanças permitirá um único local de armazenamento para toda a associação de dados com mudanças organizacionais, padronização de procedimentos, análise de tendências e atividades e fácil acesso de qualquer lugar a qualquer momento.
Procure por um sistema que ofereça as seguintes funcionalidades:
- configuração de formulários de solicitação de mudança;
- aprovação de mudanças;
- monitoramento de mudanças;
- atualização de mudanças;
- atribuição de mudanças para indivíduos, equipes e/ou conselho de mudanças ou comitê de controle de mudanças;
- capacidade de classificar como uma mudança e reclassificar como uma falha, se necessário;
- cronograma de mudanças (cronograma avançado de mudança);
- configuração de processos de gerenciamento de mudanças;
- atribuição de funções,
- registro de mudanças para acompanhamento histórico
- orçamentos e controles de custos
- capacidade de dividir o trabalho em tarefas
Plano de gerenciamento de resistência
A forma como você gerencia a resistência é um elemento crítico no gerenciamento de mudanças. Depois de identificar as partes interessadas, um gerente de projetos deve examinar como cada uma delas será afetada pela mudança. De acordo com Lonergan, “Não é apenas importante identificar as partes interessadas, mas também prever como elas responderão à mudança. Muitas vezes, as partes interessadas respondem resistindo à mudança, portanto, é importante criar um plano de gerenciamento de resistência”.
Atualmente, há uma indústria extremamente movimentada focada em criar e estudar modelos de gerenciamento de mudanças, estruturas, processos, planos e ferramentas, sem mencionar treinamentos profissionais e certificações que abrangem verticais do setor. Como a mudança é um elemento necessário para o crescimento organizacional, esse setor continuará a prosperar.
Planejamento para mudanças nas organizações de saúde
O planejamento de mudanças em uma organização é um aspecto necessário, mas muitas vezes desafiador do planejamento de negócios. Em empresas orientadas à saúde, em particular, o gerenciamento de mudanças é ainda mais essencial, pois há muito mais variáveis a serem consideradas, como a confidencialidade do paciente, o armazenamento seguro de dados, processos de credenciamento e muito mais.
Planos de gerenciamento de mudança ajudam a determinar como as mudanças afetarão uma organização, o escopo da mudança e como ela será comunicada ao resto da organização. Nas organizações de saúde, esse processo precisa ser transparente, rápido e atualizado regularmente para manter o atendimento ideal aos pacientes, mantendo os provedores e as companhias de seguros na mesma página. Para planejar mudanças em seu negócio de saúde e garantir que sua organização permaneça eficiente mantendo todas as informações e dados protegidos, você precisa de uma ferramenta poderosa, em tempo real e segura.
O Smartsheet é uma plataforma de execução de trabalho que possibilita a melhoria da eficiência do trabalho pelas empresas do setor de saúde, bem como o escalonamento de processos repetitivos e o armazenamento e compartilhamento seguros de informações protegidas de saúde. Simplifique a documentação, melhore a comunicação das mudanças interna e externamente e aprimore os processos do setor de saúde, ao mesmo tempo em que mantém o mais alto nível de segurança de dados, em conformidade com os requisitos regulatórios da HIPAA (Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Provedores de Saúde). Monitore o progresso das mudanças em processos individuais com relatórios completos e painéis centralizados.
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