Definição e origens do modelo PERT
O trabalho de avaliação e revisão de técnicas do programa está representado em um gráfico ou diagrama que torna visíveis todas as tarefas programadas em um projeto em sequência. Usando o modelo PERT, os gerentes de projeto analisam quanto tempo levará para concluir cada tarefa e qualquer tarefa dependente e, em seguida, preveem a duração de todo o projeto.
Embora a maioria das estruturas de projeto dependa da previsão do cronograma mais provável, o PERT integra três cenários de tempo: o menor tempo possível, o tempo mais provável e o maior tempo possível. As fórmulas do PERT geram uma média ponderada dessas três durações, resultando em uma estimativa que, muitas vezes, é mais precisa do que outros modelos.
O Nascimento do PERT
O PERT nasceu durante a Guerra Fria quando a Marinha dos EUA realizou o projeto de mísseis Polaris para armar submarinos nucleares. Esse esforço exigiu a coordenação de cerca de 9 mil terceirizados, bem como dezenas de atividades simultâneas e interdependentes. Preocupada com a ameaça soviética, a Marinha queria entregar o projeto o mais rápido possível.
Oficiais da Marinha trabalharam com a empreiteira de defesa Lockheed e os consultores Booz, Allen e Hamilton para projetar uma ferramenta de programa que garantiria que os mísseis estivessem prontos quando os submarinos estivessem. Originalmente, eles esboçaram os conceitos em uma toalha de mesa durante o almoçoe, eventualmente, evoluíram para o PERT.
Devido em grande parte ao PERT, o projeto Polaris terminou anos antes do cronograma e do orçamento, e foi saudado como um triunfo dos EUA na corrida armamentista. Como resultado, a técnica tornou-se padrão em grandes projetos governamentais daquela época. Empreiteiros que trabalharam nesses projetos (especialmente em defesa e construção) ajudaram a espalhá-lo para o setor privado, de acordo com Helen Cooke, consultora de gerenciamento de projetos e coautora do livro The McGraw-Hill 36-Hour Course: Project Management.
"O governo exigiu que as empreiteiras o usassem em projetos complexos em defesa e construção. Isso fez com que o PERT se proliferasse no setor privado e foi adotado fortemente pelos gerentes de projeto”, disse Cooke.
Mitchell L. Springer, diretor executivo do Instituto Politécnico da Universidade Purdue, disse em seu livro Program Management: A Comprehensive Overview of the Discipline que o uso do modelo PERT teve um rápido aumento e, em seguida, um declínio abrupto na década de 1970. Isso é atribuído a dois fatores: o PERT foi excessivamente aplicado e combinado com dados não programados que tornaram o trabalho complicado. No entanto, Springer disse que o aumento dos programas de software para executar o PERT provocou seu ressurgimento nos anos 2000.
Razões para usar o PERT
O modelo PERT ajuda os gerentes a moldarem seus projetos e gerenciar o tempo alocado de forma mais eficaz. Confira aqui algumas das razões pelas quais o PERT é usado:
- Estimar uma data de conclusão: calcule uma data de conclusão geral com base em todas as estimativas de tarefas derivadas da fórmula PERT, que cobriremos em detalhes abaixo.
- Avaliar o risco quando houver uma data de abandono se seu cliente ou organização precisar do projeto concluído em uma data específica, você pode avaliar o quão realista isso é com as estimativas PERT. Ao descobrir o desvio padrão, você pode calcular a probabilidade de cumprir seu prazo. A fórmula para o desvio padrão no PERT é o tempo otimista menos o tempo pessimista dividido por 6. Este artigo fornece uma boa explicação de como usar o desvio padrão para calcular intervalos de confiança e probabilidades para cumprir as datas de conclusão esperadas. O conceito básico é que se sua data pessimista (ou seja, o pior cenário) se enquadra em um desvio padrão (uma medida de variação da média). Então, sua probabilidade de alcançá-la é maior do que se fossem dois, três, quatro, etc. desvios padrão de distância. Neste contexto, o otimista é ruim (porque é o mais apressado e requer que mais coisas aconteçam da melhor maneira possível) e o pessimista é bom (porque é mais fácil de alcançar).
- Encontrar onde você tem flexibilidade: se um gerente de projeto precisa acompanhar e economizar o tempo dos funcionários, o PERT o ajuda a identificar quais atividades tem mais possibilidades de acelerar as entregas. Tarefas com um grande intervalo entre estimativas de tempo otimistas e pessimistas têm a maior flexibilidade.
- Melhorar o agendamento de tarefas: os gerentes de projeto podem ser mais precisos usando o PERT. Com projetos muito grandes, pode não ser óbvio quando atividades específicas devem começar e terminar. O gerente de projeto usando o PERT pode agendar cada atividade com base no tempo estimado de conclusão e derivar datas de início e término do projeto com base na data de início da primeira tarefa e na data de conclusão da última tarefa.
"Na minha experiência, a maioria das pessoas que avaliam a quantidade de tempo necessária para concluir uma tarefa são excessivamente otimistas", disse Michael Campbell, professor e consultor adjunto da Universidade de St. Edward e autor de Idiot's Guide to Project Management. "O valor do uso de gráficos PERT está em forçar a pensar na estimativa de três maneiras: melhor caso, pior caso, [e] mais provável. Apenas o exercício de pensar nessas três estimativas remove grande parte do viés otimista e resulta em uma estimativa muito mais realista.”
Na teoria do gerenciamento de projetos, existem três restrições principais (muitas vezes são ilustradas como um triângulo e, às vezes, chamadas de Triângulo de Ferro ou Restrição Tripla). As restrições são tempo, custo e escopo (os produtos, especificações técnicas ou recursos pretendidos) e a interação delas três determina a qualidade.
Willard Fazar, um funcionário do escritório de projetos especiais da Marinha quando o PERT foi desenvolvido e fundamental na ascensão da técnica, disse em um artigo de 1959 no American Statistician que o tempo é a restrição central no PERT. A técnica "emprega o tempo como a variável que reflete as aplicações de recursos planejadas e as especificações de desempenho. Com unidades de tempo como um denominador comum, o PERT quantifica o conhecimento sobre as incertezas envolvidas em programas de desenvolvimento que exigem esforços que vão além do conhecimento atual do assunto, esforço para o qual existe pouca ou nenhuma experiência anterior”, escreveu ele.
Como o PERT se relaciona com o método do caminho crítico
Em 1957 (na época em que a Marinha estava criando o PERT), DuPont desenvolveu outra técnica de gerenciamento de projetos, o Método do Caminho Crítico (CPM). O CPM foi projetado para enfrentar desafios semelhantes enfrentados no planejamento para fechar fábricas químicas para manutenção e, em seguida, reiniciá-las. Para uma introdução completa ao CPM, leia este guia.
O caminho crítico é a sequência de atividades no projeto com a maior duração. Um atraso em qualquer uma delas atrasará todo o projeto. CPM e PERT são frequentemente usados juntos, e ambos abordam quanto tempo um grande projeto levará. Cada um deles tem seus pontos fortes, e mais gerentes de projeto estão usando ambas as técnicas ou fundindo-as.
No entanto, há algumas diferenças cruciais entre PERT e CPM. O mais importante é que, enquanto o PERT se concentra no controle do tempo, o CPM se concentra na otimização de custos. Em outras palavras, o PERT pressupõe que o custo varia diretamente com o tempo, enquanto no CPM o custo não é diretamente proporcional ao tempo.
Outras distinções entre os dois métodos são resumidas abaixo.
Como criar um gráfico PERT
Como criar um gráfico PERT
Aqui estão as etapas para colocar PERT em prática em seu projeto. Existem softwares que podem automatizar os cálculos e gerar gráficos PERT.
1- Liste todas as tarefas necessárias para o seu projeto e a ordem de conclusão. Algumas tarefas podem acontecer simultaneamente (chamadas de tarefas não dependentes ou simultâneas), enquanto outras não podem começar até que uma tarefa predecessora seja concluída (chamadas de dependentes ou sequenciais).
2- Para cada tarefa, defina três estimativas de tempo em dias: o tempo de conclusão mais otimista (O), o tempo normal/mais provável (M) e o tempo pessimista (P).
3- Calcule o tempo esperado(TE) usando a fórmula (O + 4*M + P) ÷ 6 = TE. Use nossa calculadora rápida
Calculadora de estimativa de PERT
Veja os exemplos abaixo para entender como calcular o TE.
4- Depois de calcular o TE, você pode criar um gráfico de Gantt, uma maneira de visualizar um cronograma de projeto usando barras horizontais que representam a duração do tempo em um calendário.
5. Agora você pode desenhar seu gráfico PERT. Se você estiver fazendo isso à mão, provavelmente precisará fazer alguns rascunhos. Gráficos PERT são mais comumente diagramas de rede em que as tarefas ou atividades principais são nós (caixas) com setas que os conectam.
6 Elabore as tarefas. Pode ser útil criar um cartão ou caixa para cada tarefa que contenha o nome da atividade, duração, folga (leia detalhes sobre isso), datas de início e término.
7 Coloque as atividades em sequência da esquerda para a direita. Existem duas convenções diferentes para conectar as tarefas com setas - atividade em seta (AOA) e atividade em nó (AON). Se você usar um software, ele pode escolher para você. Caso contrário, muitas pessoas acham AON mais intuitivo.
Na AOA, o nome e a duração da atividade estão nas setas, e informações como a duração aparecem nos nós. Os nós representam marcos, e o comprimento da seta, às vezes, também reflete a duração. Na AON, os nódulos representam as atividades e as setas representam a ordem e os relacionamentos entre as tarefas.
As atividades não podem compartilhar os mesmos nós de início e fim; então, às vezes, uma “ atividade fictícia”, que não tem custo ou duração de tempo é inserida para tornar clara a precedência das tarefas. Atividades que acontecem simultaneamente são colocadas em paralelo no diagrama.
Harold Schroeder, consultor especializado em gerenciamento de projetos complexos, disse que um erro comum nos diagramas PERT é esquecer de conectar todas as atividades umas com as outras. “Isso geralmente é chamado de atividade ‘solta’ e pode ser facilmente evitado quando se garante que todas as atividades finais estejam conectadas a alguma outra atividade da rede. Dito isto, o diagrama PERT permite ver como as peças se encaixam, revelando, assim, elementos críticos que podem precisar de correção”, observou.
9 Calcule quanto tempo o projeto levará. Adicione as durações prováveis de todas as tarefas para obter a duração esperada do projeto. Em seguida, você pode identificar as datas de início e término. Trabalhando com estimativas de tempo otimistas e pessimistas, você também pode prever as datas de conclusão mais rápidas e recentes possíveis. Se for imprescindível que seu projeto termine em uma determinada data, escolha isso como a data de conclusão e utilize essa data para definir as estimativas de tempo mais pessimistas.
10 Descubra o caminho crítico e a folga. O caminho crítico é a sequência que leva mais tempo para ser concluída. Folga é a quantidade de tempo que uma atividade pode ser atrasada sem atrasar o projeto geral (é calculado como a diferença entre o primeiro tempo de início possível e o último tempo de início possível ou entre o primeiro tempo de término e o último tempo de término). Qualquer atividade com folga de zero está no caminho crítico. Alguns gráficos PERT colorem o caminho crítico em vermelho.
Termos e glossário PERT
Para se manter atualizado com um gráfico PERT, é preciso aprender alguns termos importantes. Nós os listamos aqui para ajudar a construir seu vocabulário sobre o tema. Isso será particularmente útil se você estiver usando um software para criar seu gráfico PERT.
- Evento PERT: um marco ou ponto em que uma atividade começa ou termina.
- Evento predecessor: um evento que ocorre antes de outro evento.
- Evento sucessor: um evento que segue outro evento.
- Atividade PERT: realização de uma tarefa no projeto.
- Subatividade PERT: realização de uma tarefa que é um subconjunto de uma atividade maior.
- Estimativas determinísticas vs. probabilísticas: uma estimativa com um único resultado (determinístico) vs. um com múltiplos resultados (probabilísticos).
- Tempo otimista, pessimista e mais provável: a análise de tempo de três pontos do gráfico PERT analisa o tempo mais curto, mais longo e normal para a conclusão de tarefas e projetos.
- Tempo esperado: a melhor estimativa usando a fórmula PERT do tempo para a conclusão.
- Flutuação ou folga: a quantidade de tempo que uma tarefa pode ser atrasada sem atrasar as tarefas subsequentes ou todo o projeto.
- Atividade crítica: uma tarefa com folga de zero.
- Tempo de continuidade: a quantidade de tempo em que duas atividades se sobrepõem.
- Tempo de atraso: a quantidade de tempo de espera ou atraso entre duas atividades.
- Tempo rapidez: execução de atividades críticas simultaneamente.
Análise PERT: qual é a probabilidade de terminar o projeto a tempo?
Você se lembra que, no PERT, você estimará três cenários de tempo: otimista, provável e pessimista. Usando a fórmula média ponderada, pode resultar em uma data de conclusão esperada. Mas como gerente de um projeto em andamento, você vai querer avaliar a probabilidade de atender a essa data e atualizar suas projeções à medida que as tarefas se desenrolam, porque complicações inesperadas geralmente surgem.
É quando a análise PERT entra em jogo. Você pode calcular a probabilidade de seu cenário de tempo mais provável ser jogado fora usando o desvio padrão, um termo para a quantidade de variação de dados. Um desvio padrão baixo significa que os pontos de dados se agrupam em torno da média. No PERT, essa média é representada pelo cálculo de tempo esperado mencionado anteriormente. A fórmula para calcular o desvio padrão é (P-O) ÷ 6.
Quanto maior for o desvio padrão, menos confiança você deve ter na estimativa. Se você estiver usando uma ferramenta de software, ela realizará esses cálculos para você. Se você estiver fazendo isso à mão, esta é uma boa explicação de como calcular a probabilidade exata de cumprir sua estimativa com base no desvio padrão.
Prós e contras do gráfico PERT
O gráfico PERT tem muitos fãs, mas até usuários dedicados notam que ele tem limitações. Vamos olhar para os prós e contras do uso do gráfico PERT.
Vantagens:
- Engajamento ativo: especialistas em PERT dizem que uma das maiores vantagens da técnica é que ela força os gerentes de projeto a avaliar e quantificar o tempo que as atividades em seus projetos provavelmente levarão e também a ponderar as incertezas que enfrentam. O PERT também fornece mais informações para ajudar na análise dos cenários do projeto.
- Forte potencial de previsão: embora nenhum sistema seja perfeito, o PERT é um dos melhores para estimar quanto tempo um projeto levará. Isso permite que as organizações façam outras previsões para vendas, receita, requisitos trabalhistas e muito mais.
- Melhor coordenação: o gráfico PERT reúne informações de vários departamentos e participantes sobre recursos e processos do projeto. O gráfico deixa claro as dependências de diferentes atividades, o que ajuda os principais colaboradores a trabalharem juntos. Ele também serve como um centro de comunicação porque é atualizado em tempo real à medida que o projeto avança. O diagrama oferece à gerência sênior uma visão geral de onde o projeto está.
- Modelagem mais realista: ao tornar diferentes cenários de tempo disponíveis e visíveis, o PERT facilita a análise e permite que os gerentes modelem os resultados usando diferentes combinações de dados. O resultado, geralmente, é uma melhor tomada de decisão e menos surpresas.
Desvantagens:
- Falta de confiabilidade potencial: os gerentes de projeto esperam basear suas estimativas de tempo PERT na experiência do mundo real. Mas em um mundo que muda muito rápido, essa informação pode se tornar rapidamente ultrapassada. De forma mais ampla, esses dados podem ser subjetivos e potencialmente não confiáveis.
- Fraco em fatores financeiros: o PERT, com seu foco no tempo, às vezes não dá a importância devida aos custos, recursos, mão-de-obra e necessidades de capital.
- Difícil de manter: com a quantidade de coleta de dados e computação envolvida, o PERT pode ser envolver muito trabalho e, portanto, ser muito caro para sustentar. Isso é mitigado pelo desenvolvimento de ferramentas de software, e algumas organizações optam por fazer modelos PERT apenas para as atividades de maior risco em seus projetos.
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