Exemplo de modelos de políticas e procedimentos
Associações profissionais e departamentos governamentais publicam frequentemente políticas e procedimentos, bem como exemplos de modelos (por exemplo, considere essas dicas para organizações sem fins lucrativos e pequenas empresas). Pesquise online por amostras que podem ser pertinentes à sua indústria
Você também pode usar um modelo para economizar tempo e esforço. Abaixo, você encontrará nove modelos gratuitos, para baixar, específicos de casos de uso para começar.
Modelo de política e procedimento de TI
Ter políticas e procedimentos de TI claramente definidos pode evitar violações de privacidade e dados. Após um evento de segurança de TI, as políticas podem ajudar na recuperação de desastres. Dependendo do tamanho da sua organização, você pode ter um documento ou vários documentos. Considere adicionar orientação e etapas a este modelo do Word para compras de software e hardware e modelos e versões aprovados. Adicione seu próprio dispositivo, política de visitantes, política de senha, eventos de segurança e quaisquer considerações pertinentes à sua empresa ou organização.
Modelo de política e procedimento de administração da educação
Políticas e procedimentos de ensino superior podem se aplicar a diferentes grupos, incluindo funcionários, alunos e visitantes. As políticas podem definir expectativas para aspectos do trabalho, como comportamento e qualidade do curso, ou para tangíveis, como quais equipamentos podem ser comprados de que fornecedores e com que processo. Sua instituição pode publicar os próprios modelos e guia de estilo em seu site. Use este modelo no Word para determinar suas necessidades.
Modelo básico de política e procedimento
Baixe o modelo básico de política e procedimento - Word
Este é um modelo básico de política e procedimento que você pode personalizar para incluir as seções e o conteúdo mais adequados à sua empresa. A seção do sumário será atualizada à medida que você adiciona conteúdo ao restante do documento. Basta clicar em Atualizar no grupo Sumário na guia Referências.
Modelo de política de gerenciamento de mudanças
Baixe o modelo de política de gerenciamento de mudanças - Word
Gerenciar mudanças pode ser fundamental para a eficiência e o sucesso da sua empresa. Com este modelo de política de gerenciamento de mudanças no Word, você pode descrever a mudança, seu escopo e as funções envolvidas na mudança. Detalhe os riscos, políticas e procedimentos de gerenciamento de mudanças.
Modelo de política de governança de dados
Baixe o modelo de política de governança de dados - Word
Este modelo de política de governança de dados pode ser uma parte crucial da construção de políticas para sua organização. A governança de dados ajuda a descobrir quem tem acesso aos seus dados, os detalhes de uso de dados, como os dados são integrados e como os dados são protegidos.
Modelo de elementos-chave da política de acesso remoto
Baixe o modelo de elementos-chave da política de acesso remoto - Word
Cada vez mais, funcionários e outros colaboradores desejam trabalhar fora do empresa ou remotamente. Embora essa prática possa aumentar a produtividade dos funcionários, ela exige considerações extras para a segurança da rede e dos dados. Use esta lista de verificação no Word para elaborar uma política de acesso remoto. As considerações incluem dispositivos usados remotamente, locais de uso, como áreas domésticas ou públicas, áreas de trabalho seguras e muito mais.
Modelo de processo de integração
Baixe o modelo de processo de integração – Excel
O onboarding, o processo de trazer um novo funcionário para uma empresa, pode começar com o processo de recrutamento e continuar muito além das contratações iniciais (por exemplo, para incluir a notificação da TI sobre requisitos de acesso e explicar a cultura da empresa). Este modelo de processo de onboarding descreve o que considerar antes que um novo funcionário comece a trabalhar, bem como o que pensar sobre o seu primeiro dia, semana, mês e em sua avaliação de três meses.
Modelo de política e procedimento para pequenas empresas
Baixe o modelo de política e procedimento de pequenas empresas - Word
Mesmo que empregue apenas alguns trabalhadores, você ainda é responsável pela segurança e bem-estar deles, bem como pela segurança e manutenção dos ativos materiais. Personalize esse modelo de política e procedimentos para pequenas empresas e no Word para se adequar à sua empresa. Certifique-se de considerar políticas e procedimentos que cobrem coisas como assédio, não discriminação, segurança no local de trabalho, tabagismo e uso de álcool ou drogas, bem como práticas recomendadas e segurança de TI.
Modelo de política e procedimento de construção
Baixe modelo de política e procedimento de construção - Word
Um dos principais objetivos das políticas e procedimentos de construção é garantir a segurança no local de trabalho. A documentação da construção fornece coisas como treinamento de segurança dos funcionários, inspeções para perigos e gerenciamento de emergências. Complete este modelo e treine todos os funcionários em suas disposições para que todos os funcionários estejam preparados antes que um incidente ocorra.
O que é uma política?
Uma política fornece diretrizes e direção geral para uma empresa. As políticas oferecem estrutura para consistência e também garantem o cumprimento dos valores e objetivos organizacionais, bem como regulamentos e padrões. As políticas geralmente são definidas pela alta gerência. Um documento de política deve descrever o que a política faz e por que é necessária. Também deve explicar quais indivíduos, funções ou departamentos são responsáveis por escrever, revisar, implementar e gerenciar a política.
O que é um procedimento?
Um procedimento descreve como as políticas devem ser implementadas. Os procedimentos geralmente são realizados pelos funcionários e descrevem quem deve realizar atividades específicas e como concluir uma tarefa.
O que é um processo?
Uma política define o tom geral para sua empresa, e um procedimento descreve as etapas que os funcionários devem tomar para aprovar uma política específica. Por outro lado, um processo descreve como os procedimentos em toda a empresa se alinham uns com os outros a fim de produzir um produto ou serviço. Os processos também devem detalhar quem é o responsável e garantir que as tarefas necessárias sejam concluídas adequadamente e dentro do prazo.
O que separa políticas e procedimentos?
Tornar políticas e procedimentos distintos uns dos outros é importante, mas combinar uma política com um procedimento relacionado no mesmo documento pode ser desejável para facilitar a referência. As políticas fornecem uma estrutura que pode definir a cultura de sua organização, e políticas bem definidas podem oferecer um caminho para alcançar metas de longo prazo e até mesmo buscar melhorias contínuas. As políticas também podem ajudar sua organização a reduzir ou evitar riscos. Além disso, as políticas podem orientar o caminho para a conformidade regulatória. Os procedimentos mostram as etapas que os funcionários devem seguir para implementar essas políticas. Eles podem dar uma orientação clara sobre o que fazer em circunstâncias específicas, a fim de evitar soluções improvisadas.
Como escrever políticas e procedimentos eficazes
Pode levar muito tempo para desenvolver e aperfeiçoar políticas e procedimentos, mas você pode acelerar a experiência seguindo algumas etapas de desenvolvimento e estruturais. Modelos de políticas e procedimentos podem ajudar. Seu campo ou indústria pode publicar modelos, e você pode encontrar modelos direcionados para este objetivo em manuais para venda online, às vezes por mais de US$ 550, dependendo da complexidade do modelo. Pacotes de modelos de softwares podem custar US$ 3.000.
Aqui estão as principais etapas para escrever políticas e procedimentos eficazes:
- Preparando-se para escrever: você pode tornar seu processo de escrita de políticas e procedimentos mais eficiente, tratando a atividade como um projeto e garantindo o suporte de gerenciamento. Dessa forma, tempo e recursos estarão disponíveis para você. Como políticas e procedimentos geralmente envolvem consequências jurídicas e regulatórias, considere pedir para um advogado revisar os documentos.
Ter uma compreensão clara do porquê uma política é necessária também é vital para manter o projeto focado. Escolher um modelo apropriado para sua área ou indústria o ajudará a entender melhor qual conteúdo você precisa adicionar, e também pode aliviar a necessidade de projetar um modelo. Além disso, se sua organização tem os meios, um sistema de gerenciamento e acompanhamento de documentos pode ajudá-lo a acompanhar as revisões e a publicar o documento em um lugar acessível para quem precisa.
- Escrevendo seus documentos: para escrever seus documentos, comece lendo as políticas e procedimentos atuais, se houver algum. Além disso, revise qualquer conformidade ou diretrizes regulatórias que se apliquem. Especialmente ao criar procedimentos, é essencial consultar as pessoas que usarão os procedimentos e realizarão o trabalho, para que entendam as etapas de um fluxo de trabalho. Consultar funcionários sobre a criação da documentação é um dos melhores métodos para garantir seu interesse e uso do procedimentos.
Depois de elaborar o documento, verifique sua precisão passando por cada etapa. Faça com que os colaboradores afetados pelo documento o avaliem. Por fim, obtenha aprovação e assinatura do documento pelo mais alto nível de gerenciamento possível, como um CTO ou um CEO.
- Implementação de políticas e procedimentos: para incentivar o sucesso de um documento, planeje sua implementação. Publique o documento em um local central, como no site da empresa. Os funcionários devem assinar quando lerem o documento. Crie um plano de treinamento para apoiar as novas políticas e procedimentos. Em seguida, estabeleça um ciclo de revisão para que novos regulamentos e práticas possam ser incorporados aos seus documentos para mantê-los relevantes.
Linguagem e tom
Use linguagem e tom apropriados ao seu público. Se sua organização mantiver um guia de estilo e glossário interno, use-os. Considere essas dicas:
- Use termos e definições de forma consistente.
- Explique as siglas.
- Use linguagem simples, ao invés de jargões. Se você precisa usar jargões, explique-os.
- Use linguagem inclusiva e neutra em termos de gênero.
- Forneça informações gerais sempre que possível. Por exemplo, forneça um número de telefone do departamental geral, em vez do número de telefone celular ou do escritório de um indivíduo que pode mudar de emprego.
- Escolha as palavras corretas para diferenciar ações necessárias de ações opcionais. Palavras como "dever" e "precisar" indicam ações obrigatórias. A palavra "pode" sugere uma ação opcional.
- Escreva em frases curtas e com palavras simples.
- Escreva em voz ativa, ao invés de voz passiva, quando possível.
Dicas para modelos de políticas e procedimentos fáceis de ler
Se seus documentos forem fáceis de encontrar e ler, os usuários estarão mais inclinados a lê-los e referenciá-los. Considere as seguintes dicas estruturais para suas políticas e procedimentos:
- Vinculação: hiperlinks a documentos de referência externos e seções internas facilitam a busca nos documentos pelos usuários.
- Nomeação de documentos: use nomes claros e consistentes para documentos.
- Títulos, números e listas: especialmente para documentos longos, considere usar subtítulos claros e curtos para descrever o assunto, usar seções e parágrafos numerados e usar listas em tópicos. Em geral, limite as subdivisões a três níveis.
Recursos para ajudá-lo a criar políticas e procedimentos
Sua empresa pode publicar modelos de políticas e procedimentos no site da empresa, o que ajuda a reduzir a necessidade de considerar o design e a formatação, e fornece dicas de conteúdo para incluir. Certos padrões e campos também publicam modelos online. Dependendo da sua experiência com a plataforma de gerenciamento de documentos da sua organização, talvez você precise compôr o documento em um programa de processamento de palavras e, em seguida, enviá-lo para ser carregado online. Sua organização também pode especificar referências para manter o tom e a linguagem acessíveis e inclusivos, assim como clara, correta e concisa. Se você tem alguma preocupação jurídica sobre o que incluir em seu documento, peça para falar com o advogado da empresa. Para perguntas jurídicas, você pode incluir um e-mail de contato com os modelos de política e procedimento publicados online.
Tipos de conteúdo em modelos de políticas e procedimentos
Dependendo da sua indústria, alguns conteúdos podem ser obrigatórios nas políticas e procedimentos. No entanto, em geral, o documento deve servir à sua organização, não ao contrário. Personalize o conteúdo para apoiar sua situação. Você pode ter documentos de política e procedimento separados ou um documento grande. A seguir, alguns dos possíveis tópicos das políticas:
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Seções básicas
- Cabeçalho do documento: as informações de cabeçalho, também chamadas de meta informações, incluem o título da política, o número da política, as datas de revisão, as datas de publicação, a assinatura do aprovador e o departamento.
- Propósito: ele explica do que se trata a política e a razão para ter a política, por exemplo, como ela promove o cumprimento de normas ou regulamentos.
- Declarações das políticas: descreva a estrutura geral da política e sua intenção.
- Definições: defina os termos em sua política, especialmente palavras e frases com múltiplos significados. As definições tornam as políticas mais claras e podem ser importantes se a empresa enfrentar litígios.
- Sumário: se o seu documento é publicado online, transformado em PDF ou impresso, um sumário auxilia os usuários a encontrar informações rapidamente. Sumários com hyperlinks são uma característica útil nos documentos eletrônicos.
- Política e procedimentos: detalhes da política e dos procedimentos podem ser incluídos em um documento.
- Escopo: descreve os indivíduos, departamentos ou grupos a quem a política se aplica. Para ser mais claro, descreva quaisquer funcionários ou outros a quem ele não se aplica.
- Responsabilidades: para garantir a conformidade, especifique quais funções são responsáveis pela criação de documentos e revisão de documentação e atividades.
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Seções adicionais
- Gráfico de organização: um gráfico de organização pode mostrar como departamentos e indivíduos se relacionam uns com os outros.
- Código de vestimenta: discuta o que constitui a vestimenta apropriada para sua empresa.
- Relatório: uma política de relatórios descreve como você armazena todos os documentos necessários por políticas e procedimentos.
- Descrições do trabalho: defina as responsabilidades de cada cargo.
- Proibição de cigarros, drogas, álcool e armas: as organizações podem especificar que o tabagismo e o consumo de álcool são proibidos em suas instalações. Também podem proibir o uso de drogas fora do local por meio de testes de drogas. Além disso, podem proibir armas nas propriedades da empresa.
- Celular: políticas de telefone celular limitam o uso de celulares de funcionários a atividades relacionadas aos negócios.
- Computador e internet: políticas de uso de computadores e internet descrevem quais atividades são permitidas em ativos de propriedade da empresa.
- Redes sociais: a política de redes sociais de uma empresa especifica se funcionários fora de determinados departamentos podem ou não se referir à empresa em suas atividades de redes sociais.
- Atendimento: descreve as expectativas de atendimento ao funcionário, horário de trabalho e faltas ou atrasos inesperados.
- Antiassédio: políticas antiassédio ajudam uma organização a comunicar o que considera um comportamento inaceitável. Essas políticas também descrevem as consequências quando um comportamento inaceitável pode ser provado. Uma parte importante da política antiassédio é um procedimento de reclamação pré-definido.
- Segurança: políticas e procedimentos de segurança incentivam comportamentos que previnem ou diminuem a chance de acidentes e ferimentos.
- Avaliação de funcionários: é crucial delinear o processo para avaliações de funcionários e procedimentos disciplinares antes que tais ações sejam necessárias.
- Diagramas e Desenhos: os procedimentos podem ser melhor explicados por meio dessas ferramentas.
- Gerenciamento de registros: descreva como e onde você armazenará registros relativos à manutenção da política.
- Declaração pública de não discriminação: uma política de não discriminação declara que uma organização não tolerará tratamento discriminatório com base em raça, cor, sexo, identidade de gênero, religião, origem nacional ou orientação sexual.
- Políticas e procedimentos de governança: estas são criadas pelo conselho administrativo de uma organização como uma estrutura para ajudar a gestão na tomada de decisões.
- Financeiro: as políticas financeiras descrevem como você obtém itens, bem como o caminho de aprovação para garantir itens.
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