Tudo o que você precisa saber sobre automação de processos de negócios

Ela continua:  

• Desconstrua o processo, ou seja, remova etapas desnecessárias ou redundantes. Refaça-o com o que é realmente essencial.
• Simplifique o processo. Busque maneiras de mesclar e reduzir etapas ou otimizar o processo geral.
• Padronize o processo. Torne o processo repetível (e, assim se espera, autônomo) e documente as práticas recomendadas.
• Conserve o processo. Continue avançando e realizando melhorias, pois não existe processo perfeito!

Roberts observa: “Simplificar processos é minha especialidade, então tenho muita experiência nesse assunto. Aqui está um exemplo de alto nível: trabalhei em um processo técnico de gerenciamento de riscos que envolvia a simplificação de processos e a resolução de problemas relacionados a eles. Há de duas a três vezes mais disrupções no processo do que o planejado. A satisfação dos funcionários era baixa. As metas anuais de negócios não eram atingidas. Depois de automatizar e simplificar esse processo, as disrupções foram reduzidas para 10% do planejado. A satisfação dos funcionários aumentou 20%. A empresa começou a atingir as metas e economizou mais de US$ 3 milhões em ganhos de eficiência. Fale sobre alguns resultados concretos da automação!

“Quanto ao futuro da automação de processos de negócios, vejo as empresas tendendo mais à automação baseada em computadores para eliminar a ação humana o máximo possível. A intervenção humana será necessária apenas para resolução de problemas complexos, análises de alto nível, supervisão e pensamento estratégico.”

Kim Kadiyala, Marketing Specialist at Zapier, says: “We're in an exciting time where business process automation is accessible to everyone — even if you're not technically savvy or a programmer. Tools that connect your apps put the power of automation into the hands of marketers, founders, real estate agents, and lawyers. Anyone who is moving bits of information from one place to another can set up an automation and start saving some time. I like to say that there are some tasks that are better suited for computers and some tasks best done by humans. Automating the tedious parts of your work frees you up to spend more time on the more creative aspects of your job, like big-picture thinking and strategic problem solving.

 

 

“Eu uso o Zapier para automatizar minha divulgação e reunir histórias de usuários para inserir nas publicações do blog. Depois de compilar uma lista de usuários com os quais entrar em contatado em uma planilha do Planilhas Google, configurei uma automação entre minhas planilhas do Planilhas Google e minha conta do Gmail. Assim, toda vez que eu atualizo uma linha na minha planilha do Planilhas Google, o sistema envia um e-mail personalizado ao usuário usando um modelo que criei. O e-mail tem um link para uma pesquisa do Typeform com algumas perguntas. Depois que os usuários respondem à pesquisa, as respostas são enviadas automaticamente à planilha do Planilhas do Google. Com essa automação, posso dedicar mais tempo à criação de conteúdos e passar menos tempo compilando manualmente as informações que coleto.”

Brady Keller, Digital Marketing Strategist at Atlantic.Net, says, “My favorite type of automation is marketing automation, which was created to help businesses scale relevant, worthwhile digital engagement for a large population of potential customers. No one has the bandwidth to send highly targeted emails to thousands of people at a time. Use the tools you’ve invested in to help you configure that process in the most efficient way possible. Based on the platform you select, you will have a variety of customizable tools and workflows that will work around your specific instructions. You can implement strategies, like autoresponders, transactional emails, algorithmic personalization, and much more.

“A melhor maneira de otimizar a automação de marketing é conectá-la a uma plataforma de gerenciamento do relacionamento com o cliente (CRM). Se sua empresa gera receita combinando campanhas de marketing e vendas, seu sistema deve ser integrado. Conectar sua plataforma de automação de marketing com seu CRM ajudará os profissionais de marketing da sua equipe a unir as estratégias de campanha essenciais com os resultados financeiros. Isso fornecerá aos seus vendedores uma melhor visibilidade da prospecção e dos leads. Também permite que a equipe de marketing entregue os leads à equipe de vendas sem exportar informações manualmente.”

According to Nicholas Fedele, President of Lumiola, “I think BPA has serious pockets of underutilization. We are starting to see it become more mainstream, but I think the current state of adoption depends on the industry. Certain industries that are younger (i.e., e-commerce) are a little further along because they have grown up in an environment that is based around cloud tools that are easily integrated.

“Trabalhei com muitos clientes para melhorar a eficiência de seus processos de negócios. A principal maneira de alcançar a eficiência é por meio da integração de aplicativos financeiros e operacionais. Há muitas formas de usar aplicativos em nuvem para eliminar redundâncias, reduzir atrasos/disponibilidade de dados e — ao erradicar a intervenção humana — melhorar a precisão na coleta de dados. Muitas vezes você verá que um ser humano que insere ou move dados por meio de um processo é suscetível a imprecisões e aos atrasos da rotina do escritório. Ao automatizar esses processos, você reduz ou elimina as imprecisões e pode reduzir significativamente o tempo necessário para obter dados acionáveis.

“Por exemplo, a automação de um processo envolveu uma empresa de distribuição que vendia principalmente para grandes varejistas. Em seu estado antigo, a organização não conseguia ver o que os clientes estavam encomendando enquanto o armazém não confirmasse o pedido. Além disso, recebia relatórios uma vez por semana, o que exigia que alguém manipulasse manualmente os dados e os importasse para o software de contabilidade.

“No novo estado, toda vez que um cliente faz um pedido, ele é criado instantaneamente no software de contabilidade. Logo depois, ele é enviado ao armazém que dá continuidade. Em seguida, é automaticamente convertido em uma fatura que pode ser enviada ao cliente. Isso dá à equipe executiva visibilidade em tempo real sobre o que foi pedido, o que não foi atendido, o que foi enviado e quando a empresa foi paga. Todos esses dados estão disponíveis em qualquer dispositivo conectado à Internet e não exigem intervenção humana. Desnecessário dizer que a equipe executiva adora os novos insights!

“Acho que veremos a BPA assumir um formato diferente em um futuro próximo. Veremos uma adoção mais comum da IA que permitirá o desvio de um processo binário. Há aplicativos disponíveis atualmente que podem lidar com muitas dessas tarefas. No entanto, devido a restrições financeiras, a adoção em empresas menores é extremamente difícil. À medida que a tecnologia vai se desenvolvendo e o custo diminui, a inteligência artificial será muito mais popular”.

Ashok Gudibandla, CEO at Automate.io, notes, “Automation of business processes is of course constantly evolving. It requires alignment of people, processes, and technology. Each part is a challenge. We are experts at the last part, technology (software/systems/AI). The big challenge here is that with more and more systems (email, marketing, sales, customer service, payments) moving to the cloud, there is a fragmentation of data and processes, with each department using their own siloed tools. Automating processes across departments is a big challenge. 

 

“Ajudamos nossos clientes a lidar com a questão tecnológica. Assim que seus processos de automação são identificados, nós os ajudamos a implementá-los nos sistemas em nuvem que usam. Por exemplo, ao automatizar o marketing nos canais de e-mail, redes sociais e móveis para envolver clientes em potencial, ao automatizar o processo de vendas no CRM do cliente, ao implementar softwares de colaboração e ao usar documentos para reduzir o ciclo de vendas e converter mais clientes em potencial. Do ponto de vista da tecnologia, há muitos facilitadores da BPA: IA, bots e ferramentas de automação/integração (como a nossa). Houve muito burburinho sobre isso em 2016. Isso facilitará cada vez mais a utilização da BPA, uma que as pessoas e as partes do processo sejam atendidas.” 

According to William Mayben, Principal and Consultant at Wm Mayben and Associates, “Those on the inside are concerned with the rapid advent of AI in the field of business automation and its accelerating effect on the erosion of middle-class jobs. Every technological breakthrough comes with its benefits and costs. We appear to be better at technical progress than we are with the social displacement, which that progress engenders. This is also true in manufacturing, communications, and finance, all fields of human endeavor. 

“Então eu me pergunto: o que acontece em uma sociedade baseada nos consumidores quando eles estão sendo gradualmente substituídos no mercado de trabalho pela tecnologia baseada em IA? E o corolário: quem está trabalhando nessa ponta da equação tão rápido quanto a evolução da substituição? Em outras palavras, onde novos empregos estão sendo criados a um ritmo que se aproxima minimamente das perdas? O que estamos vendo agora é que empregos com salários mais baixos, temporários e no setor de serviços estão substituindo as carreiras.

“Infelizmente, ninguém, pelo menos até onde vejo, está abordando esse fato. Cada vez menos pessoas são necessárias para fornecer bens e serviços. Estenda essa tendência por uma, duas décadas. E veja o que acontece!”

Steve Pritchard is a Marketing Consultant for dreambooth, a company that provides interactive photo booths for special events. He says, "Photo booths have become very popular features for both parties and corporate events in recent years, so to cope with the sudden influx of orders, we have massively streamlined the process by automating the sales,” he explains. “Aside from being more cost-effective, it provides a smoother and more efficient method of processing sales than doing it manually. Because this automation process helps to speed up the order process, more orders than ever pour in. This means we’re able to create more jobs and hire more people. "

Jennifer Thomé, Business Development and Marketing Manager at Plustek, believes, “The current state of business process automation is pretty abysmal for many companies, especially well-established ones that have to bring years of old processes and documents into the modern age. Doctors, accountants, and many government agencies are slowed down by the fact that they don't have the resources to update their systems and complete their work simultaneously.

“Apresentamos o Plustek eScan, quiosque de digitalização autônomo, para várias empresas em que as pessoas precisam converter com rapidez documentos em papel em digitais. Este scanner permite que elas façam login e enviem as informações para locais predefinidos com o toque de um botão. Isso não só economiza muito tempo, como também fornece uma solução realmente segura, pois o usuário não pode enviar os arquivos para outro local, intencional ou acidentalmente.

“Muitas empresas também estão usando o reconhecimento ótico de caracteres (OCR) zonal e a leitura de código de barras para automatizar o arquivamento de documentos. O OCR zonal permite que o usuário configure uma área predefinida a partir da qual as informações são automaticamente coletadas, indexadas e adicionadas a um banco de dados específico. Muitas empresas utilizam o OCR zonal em suas ordens de compra para que a digitalização do documento transfira o número da fatura e as informações de envio e cobrança diretamente para um banco de dados. Adicionar o reconhecimento de código de barras a um documento automatiza o processo de arquivamento informando ao computador onde e como arquivar um documento e seu conteúdo. Esses recursos ajudam essas empresas grandes e estabelecidas a serem competitivas atualmente.”

 

Ajay Prasad, Founder and President of GMR Transcription and RepuGen, says: “There are two major ways that I have been able to improve my own businesses and my clients' through automation and systematization. First, I have developed an automated software solution called RepuGen to automate the difficult process of gathering customer and client feedback and managing online reviews. We all know the importance of online reviews, but typically we can never find the time to manage them. My clients and I were facing the difficulty of getting our happy customers to write reviews, and all manual processes were taking up much of our time.

“Como solução, automatizamos esse processo por meio do nosso software RepuGen, reunindo o feedback dos clientes e transformando os comentários positivos em avaliações. A segunda maneira de automatizar para melhorar meus negócios foi quando criei um portal on-line para minha empresa de serviços de transcrição on-line, a GMR Transcription. Esse portal on-line eliminou o processo manual de recebimento e carregamento de arquivos de áudio e permitiu que os clientes fizessem isso sozinhos.”

 

Sid Bala, President and CEO of alligatortek, notes, “For us, a process that used to take up to a week has now been reduced to minutes, meaning that fresh produce gets into the hands of those who need it faster than ever before. In just one year, a national nonprofit connected 128 million pounds of fresh produce to Americans facing hunger — an increase of 9 percent over last year’s produce donation. alligatortek developed the Produce Donor Portal, a cloud-based site that gives a national nonprofit more automation and quicker workflow.”

 

Ethan H. Goodman, Digital Marketing Manager of DubSEO Limited, says, “All business growth is directly or indirectly tied to your ability to automate your business. The advantage of business automation is the ability to increase efficiency and productivity. People generally function well when they are put in positions that motivate them. The reality is that most routine activities aren’t motivating or exciting. This means that your employees will simply go through the motions without putting in 100 percent. The best part of business automation is that you spend less time on routine tasks by letting your software or outsourced agency handle that part of your business while you focus on growth and expansion.

“Com o uso de ferramentas de automação como o software de CRM, é mais fácil resolver com rapidez as reclamações dos clientes. A automação ajuda você a fornecer excelentes produtos e serviços com eficiência semelhante à de um robô: atendimento rápido de pedidos, entrega de serviços mais rápida e logística perfeita. Como agência de marketing digital, sempre usamos softwares para otimização de mecanismos de pesquisa (SEO), como o Screaming Frog ou Xenu, para a BPA. Isso ajuda a reduzir esforços e aumentar a otimização em nossa página. A maioria das empresas gasta uma quantidade significativa de tempo, esforços e dinheiro ensinando aos novos funcionários a sua maneira de fazer as coisas.

“Futuramente, a BPA permitirá que as organizações definam seus próprios processos e fluxos de processos. Ela dará aos funcionários a possibilidade de ter um login único em uma solução completa que fornece o acesso sem precedentes que as pessoas querem. Adotar a automação de processos de negócios eliminará quase completamente as suposições de delegação e responsabilidade, pois as responsabilidades diretas de todos serão claramente definidas e integradas à plataforma.”