O que é Lean Six Sigma?
Lean Six Sigma é uma metodologia envolvida em reduzir a variação e detectar defeitos, além de prevenir defeitos. Ele une os princípios do gerenciamento Lean, de melhorar a eficiência e eliminar desperdícios, com a abordagem estatística e orientada por dados do Six Sigma para encontrar defeitos e melhorar processos. Formalizado na década de 1980 para uso na fabricação, o Six Sigma aproveita os métodos de melhoria da qualidade dos 60 anos anteriores, incluindo o Gerenciamento de qualidade total. No início dos anos 2000, o Lean foi adicionado ao Six Sigma para formar o Lean Six Sigma. Essa nova abordagem é agora usada em todo o mundo em setores como fabricação, finanças, saúde, TI e forças armadas.
O Six Sigma refina amplamente os processos, produzindo apenas 3,4 defeitos por milhão (DPMO). Existem sete níveis Sigma que denotam níveis de qualidade. Observe que nem todo produto ou empresa exige um nível de qualidade Six Sigma, enquanto alguns produtos (como semicondutores) exigem um nível sigma muito mais alto.
O poder do Six Sigma está na capacidade de criar um método repetível e facilitar as estatísticas e análises para definir e determinar a fonte dos problemas. (No Six Sigma, os problemas são chamados de defeitos.) A base estatística elimina as suposições e permite insights reais sobre se uma solução é ou não eficaz.
O gerenciamento Lean busca a melhoria contínua por meio da compreensão das necessidades do cliente e da simplificação de processos, redução de custos e melhoria da qualidade. O Lean é baseado nos métodos desenvolvidos por Taiichi Ohno na Toyota, que articulou os Sete Desperdícios, que são usos de tempo e materiais que não agregam valor a um processo.
Jennifer Williams, mestre faixa-preta do Lean e presidente e CEO da Integrity Business Consulting, descreve os métodos. "Quando falamos sobre Six Sigma, tudo se resume a reduzir a variação", diz ela. "A parte do Lean se refere a fazer as coisas mais rapidamente e a do Six Sigma a fazer as coisas corretamente."
Os princípios centrais do Lean Six Sigma
Podemos resumir a história e a teoria do Lean Six Sigma com alguns princípios:
- Preste atenção aos requisitos do cliente.
- Entenda o fluxo de valor (as etapas que criam o entregável).
- Continue melhorando esse fluxo de valor.
- Elimine os desperdícios e atividades que não agregam valor. O processo simples é o melhor.
- Reduza a variação.
- Decida com base em dados, não em suposições.
- Inclua os funcionários nos esforços de melhoria e dê a eles as ferramentas para encontrar soluções.
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História do Lean Six Sigma
O Six Sigma tem suas raízes no controle estatístico de processos no início do século XX. Ele adotou o nome do termo usado para um desvio padrão, um sigma. O nível Six Sigma foi escolhido como uma meta de qualidade na Motorola na década de 1980. Logo depois, a Motorola formalizou metodologias baseadas nas metas de qualidade da fabricação e também percebeu que as vantagens derivadas dos métodos poderiam ser aplicadas em toda a empresa. As práticas do Six Sigma logo se espalharam para outras empresas, adquirindo reputação como a economia de custos significativa.
O gerenciamento Lean tem suas raízes no Sistema de produção da Toyota (TPS) e na produção Just in Time (JIT). A metodologia foi desenvolvida no Japão após a Segunda Guerra Mundial, em grande parte sob a orientação de William Deming, um estatístico e consultor de gerenciamento dos EUA. O TPS e o JIT têm foco na função do estoque em desperdício ou eficiência na fabricação.
Publicado em 2001, o livro Leaning into Six Sigma: The Path to Integration of Lean Enterprise and Six Sigma de Barbara Wheat, Chuck Mills e Mike Carnell, foi creditado como o primeiro em apresentar a ideia de combinar as duas metodologias. Devido ao seu poder, o Lean Six Sigma é atualmente usado com mais frequência do que o próprio Six Sigma.
Quais são os benefícios do Lean Six Sigma?
O Six Sigma começou na fabricação, mas logo se tornou óbvio que o método poderia fornecer valor além do chão de fábrica. Com a adição dos princípios Lean, o Lean Six Sigma tornou-se uma metodologia universal não apenas para fabricação, mas também para os setores de serviços e transacionais.
"Se uma empresa tem sucesso, é provável que esteja implementando o Lean mais do que seus concorrentes", afirma Sermin Vanderbilt, fundador da Lean and Six Sigma World Conference e presidente do American Quality Institute. Vanderbilt fornece o exemplo do trabalho que Steve Jobs realizou quando foi recontratado pela Apple. "Ele examinou o inventário e descobriu que eles mantinham um inventário enorme por pelo menos um mês. Ele calculou os custos e concluiu precisamos reduzir isso para dois dias de armazenamento. Ao fazer isso, eles tiveram uma implementação do Lean."
Benefícios do Lean Six Sigma para empresas
- Tomada de decisão baseada em dados que permite ver como os números mudam para exibir o que melhorou (ou piorou).
- Processos aprimorados.
- Aumento da capacidade em toda a empresa.
- Aumento da receita.
- Custos reduzidos devido a menos defeitos.
- Economia de materiais, tempo e dinheiro.
- Melhoria contínua em toda a empresa.
Veja a seguir exemplos de como podem ser os resultados em diferentes setores:
- Mais canecas produzidas sem lascas ou rachaduras
- Mais financiamentos automotivos processados em um banco
- Mais pacientes atendidos por um(a) enfermeiro(a) por dia
- Mais pratos de comida preparados e servidos em um restaurante (o resultado de um fluxo de trabalho e layout eficientes em uma cozinha industrial)
Benefícios do Lean Six Sigma para pessoas
- Uma maneira nova e clara de abordar os problemas.
- Avanço na carreira para portadores de faixa do Lean Six Sigma com certificação. Como Williams explica, "O Six Sigma ajuda na carreira, especialmente se você estiver em um cargo gerencial, ou mesmo para colaboradores individuais com o poder de fazer sugestões ou apresentar ideias de melhoria. Ele ajuda a fundamentar decisões em dados."
- Salário mais alto para portadores de faixa do Lean Six Sigma.
- Um senso de propriedade e responsabilidade pelo sucesso do projeto e qualidade dos entregáveis.
- Melhoria da qualidade do trabalho e do ambiente de trabalho, independentemente do cargo.
A seguir, está uma lista parcial dos tipos de trabalhos que podem se beneficiar com as práticas Lean Six Sigma:
- Contadores
- Funcionários de folha de pagamento
- Técnicos de TI
- Profissionais de RH
- Representantes de atendimento ao cliente
- Engenheiros de soluções
- Engenheiros de fluxo de trabalho
Isso é o que os especialistas do setor têm a dizer sobre os benefícios do Lean Six Sigma
Sermin Vanderbilt, fundador da Lean and Six Sigma World Conference e presidente do American Quality Institute, oferece sua visão: "Um dos equívocos, principalmente no Vale do Silício, é que você precisa de um programa rotulado como Lean Six Sigma. Na minha opinião, você pode ter um programa Lean e Six Sigma conceitualmente, [mas] não precisa nomeá-lo como Lean e Six Sigma. Sempre que uma empresa precisa reduzir custos ou etapas extras, em qualquer processo, ela está implementando os princípios do Lean e do Six Sigma."
Kimberly McAdams, a process improvement expert and principal with FireFly Consulting, remembers one small project where a hospital focused on better organization of a nurses’ storage closet on one floor of the hospital. As a result of the project, they removed materials that nurses never used; organized and repositioned materials they used most often within the closet; and developed a plan for how the most-used items would be continually replenished.
"Para uma empresa, ele elimina os sentimentos e as reações instintivas, especialmente se você estiver em uma empresa realmente inovadora que procura experimentar coisas novas. Se sua organização não deseja necessariamente continuar com o status quo, o Seis Sigma ajuda a orientar decisões ou determinar se você deve tomar o caminho A ou o caminho B”, explica Jennifer Williams, Lean Master Black Belt e presidente e CEO da Integrity Business Consulting.
O que torna o Lean Six Sigma único?
O Lean Six Sigma extrai seu poder do uso de ferramentas em uma estrutura que identifica as necessidades do cliente e os problemas na produção. O gerenciamento Lean aborda a qualidade e o lucro da perspectiva da redução de desperdícios; o Six Sigma busca melhorar a qualidade e o resultado final eliminando a variação. Se você puder reduzir um processo aos componentes mais significativos e bem-sucedidos, ele deve ser repetível, independentemente das pessoas envolvidas.
O foco em métodos e números definidos torna o Six Sigma diferente do Gerenciamento de qualidade total (TQM), que fornece ferramentas para encontrar a causa dos problemas e criar soluções. No entanto, o TQM não fornecerá uma maneira sistemática de medir se as causas identificadas são as corretas e se a solução é eficaz. Essencialmente, cabe aos clientes indicar se as mudanças foram bem-sucedidas.
Kaizen é uma abordagem que também se concentra na melhoria contínua. Você encontrará a influência do Kaizen no Lean, Six Sigma e TQM.
É importante não se concentrar no nome e na ferramenta, mas sim em como resolver os problemas. Como Vanderbilt aconselha: "Não é necessário rotular seu programa de melhoria como Lean Six Sigma. O importante é reduzir a variação e o desperdício."
Como você executa o Lean Six Sigma?
O senso comum diz que você deve começar com o Lean para simplificar e reduzir o desperdício e, em seguida, ajustar o processo adicionando o Six Sigma.
Os cinco S
Fonte: Teian Consulting International, Singapura.
Você pode começar a promover a cultura Lean por meio de uma prática como os cinco S. Em japonês, os S significam Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Em português, os conceitos são traduzidos aproximadamente como:
- Classificação: retire os itens desnecessários (coisas que ocupam espaço, apresentam riscos ou desordem) do local de trabalho.
- Organização: organize a área de trabalho para que você possa encontrar, usar e substituir as coisas com facilidade. Esse conceito se aplica à sua mesa e também ao chão de fábrica.
- Higiene: como sua mãe dizia, mantenha as coisas arrumadas, organizadas e limpas.
- Padronização: torne as tarefas e procedimentos repetíveis. Encontre a maneira mais eficiente de fazer as coisas e sempre faça da mesma maneira.
- Sustentação ou autodisciplina: transforme as boas práticas em hábitos.
Cuidado com os sete desperdícios
Os sete muda (ou sete desperdícios) foram articulados por Taiichi Ohno na Toyota. Desperdício é definido como qualquer coisa que não agregue valor, incluindo desperdício real e ineficiências. Os sete desperdícios são o que a prática Lean do Lean Six Sigma procura evitar. Existem vários mnemônicos para ajudar a memorizar os sete desperdícios. No Brasil, usamos a sigla TIMEPPD:
- Transporte: mover um material ou produto que na verdade não agrega valor, mas o cliente paga por eles.
- Inventário: até que o produto seja vendido, é parte do inventário e, portanto, não tem valor direto. Matéria-prima ou uma peça inacabada também é inventário. Esses produtos podem precisar ser transportados ou estocados em um depósito que precisa ser protegido e aquecido ou refrigerado. É uma perda se o inventário for roubado, por isso é imperativo reduzir o inventário parado sempre que possível.
- Movimentação: quando as ferramentas em uma bancada de trabalho ou em uma cozinha não estão bem organizadas, a movimentação é desperdiçada por meio de movimentos ineficientes. A movimentação excessiva ou indireta dos suprimentos para as bancadas de trabalho e dos itens acabados para um depósito também desperdiça movimento.
- Espera: esperar (materiais de um fornecedor, respostas às perguntas da diretoria etc.) desperdiça tempo e, portanto, dinheiro.
- Processamento excessivo: ocorre ao usar os processos ou máquinas errados para um entregável. Geralmente, o processamento excessivo refere-se ao uso de equipamentos muito mais elaborados do que o trabalho justifica. Exemplos de processamento excessivo incluem lançar um CMS para corrigir um erro de HTML que levaria 5 segundos para ser corrigido em formato de texto ou aquecer um forno elétrico para uma porção única de uma refeição.
- Produção excessiva: considerada o pior desperdício de todos: significa fazer muito ou produzir enquanto ainda há inventário disponível. A produção excessiva exige a implementação do Just in Time (JIT). Você pode evitar alguns problemas de cronograma com o Takt time, uma fórmula Lean que calcula o ritmo em que um produto deve ser concluído para atender à demanda do cliente.
- Defeitos: se detectados precocemente, os defeitos resultam em retrabalho. No entanto, se um defeito for identificado no final do ciclo de produção — e na pior das hipóteses, por um cliente — pode resultar em devoluções e reembolsos. Uma das ferramentas Lean usadas para evitar defeitos é o poka yoke.
Ferramentas de análise do Lean Six Sigma
O Lean Six Sigma toma emprestadas muitas ferramentas do gerenciamento Lean. A seguir, alguns dos principais dispositivos para criar um negócio feliz e eficiente.
- Kaizen: o mais conhecido, o Kaizen é amplamente interpretado como a filosofia da melhoria contínua. A meta final pode ser produtos de maior qualidade e mais dinheiro, mas é alcançada por meio da capacitação de todas as pessoas da organização, da diretoria à zeladoria. Cada pessoa aprende a reconhecer o desperdício e como usar métodos analíticos para encontrar soluções. Os eventos Kaizen são esforços de melhoria que envolvem uma pequena equipe, que passa um curto período (geralmente cerca de uma semana) debatendo soluções e melhorias, que então apresentam ao resto da empresa. As soluções são revisadas periodicamente para garantir que continuem a beneficiar a equipe. Como parte da melhoria contínua, os eventos Kaizen devem ser regulares.
- Mapeamento do fluxo de valor: como um fluxo de processo, criar um mapa de fluxo de valor ajuda a registrar e analisar o fluxo dos materiais ou informações usados para criar um produto. Às vezes, um mapa de fluxo de valor é usado com questionamento de Cinco por quês para ajudar a filtrar o fluxo até as etapas essenciais.
- Cinco por quês: um processo iterativo de coleta de informações que os grupos usam para descobrir as causas básicas. Primeiro, pergunte por que um problema está ocorrendo, depois verifique se a resposta é fato e não crença e, em seguida, continue perguntando por que para cada resposta sucessiva.
- Diagrama de Ishikawa: desenvolvido pelo professor Kaoru Ishikawa, também é chamado de diagrama de espinha de peixe ou diagrama CE (causa e efeito). Um diagrama de Ishikawa é usado em discussões em grupo para visualizar todos os diferentes fatores que contribuem para um problema. Parte do benefício do diagrama é despersonalizar o problema.
- Poka yoke: conceito de proteção contra erros que envolve projetar um processo que elimine o espaço para erros. Essa palavra vem do japonês pokeru (evitar) e yoke (erros). Qualquer pessoa em uma empresa pode implementar o poka yoke. Na fabricação, pode significar apresentar todas as peças de uma vez para que a pessoa da montagem possa verificar se todas estão presentes. Em um ambiente transacional, pode significar apresentar uma lista de verificação para conferir toda a documentação necessária.
- Local de trabalho visual: estreitamente associado aos 5S, esse conceito foi desenvolvido com base no pensamento visual, que aproveita o poder dos gráficos e imagens para aumentar a segurança e a eficiência. Um princípio essencial é que as informações importantes devem estar localizadas o mais próximo possível do objeto das informações. O uso de uma área de trabalho visual é uma ferramenta útil para fábricas, instalações de saúde, aeroportos e qualquer lugar em que a segurança seja primordial.
Gwendolyn Galsworth formalizou a noção do local de trabalho visual no livro Visual Workplace, Visual Thinking. Ela escreveu:
"O local de trabalho visual é um ambiente de trabalho auto-ordenado, autoexplicativo, autorregulado e autoaprimorado — onde o que deveria acontecer acontece na hora certa, a qualquer hora, dia ou noite — por causa de dispositivos visuais."
- Heijunka: uma palavra japonesa que significa "nivelamento" no equilíbrio de carga. Empregue essa ferramenta depois de usar o Kaizen e o mapeamento de fluxo de valor para ajustar o inventário e o cronograma, equilibrando a carga de produção com base nos pedidos. Por exemplo, um fabricante de joias pode receber 100 pedidos de um anel de noivado todos os meses, mas o número de pedidos pode variar de semana para semana. A joalheria pode então decidir criar 25 anéis por semana. Dessa forma, os artesãos não são apressados nem deixados sem trabalho. Uma caixa heijunka é uma ferramenta usada para organizar e exibir a carga de trabalho. Frequentemente, é um quadro de parede com bolsos que contém cartões coloridos, conhecidos como cartões Kanban.
Quando é hora do Six Sigma
Se os defeitos e problemas persistirem, é hora do Six Sigma. O Six Sigma pode envolver ferramentas estatísticas sofisticadas, mas o método, ou os roteiros, fornecem um caminho consistente para determinar problemas, causas e soluções. Para os processos e produtos existentes, use o método DMAIC:
- Defina o problema. Exemplos de problemas incluem reclamações de clientes, problemas de faturamento, problemas de capacidade de resposta, excesso de inventário, devoluções e produtos defeituosos.
- Meça os quantificáveis em relação ao processo e ao problema.
- Analise a causa por meio das descobertas.
- Melhore ou implemente uma solução.
- Controle o processo para manter o sucesso contínuo.
Para novos processos e produtos, certos métodos tentam prever os defeitos. O nome antigo desse processo é DMADV, que em português significa Projetar, Medir, Analisar, Projetar (incorporando comentários) e Verificar. Hoje, o processo é frequentemente chamado de DFSS, ou Design para Six Sigma. O DFSS inclui quatro fases, que em inglês formam o acrônimo IDOV:
Identificar o cliente e os requisitos.
- Projetar o produto, com ênfase no que é crítico para a qualidade (CTQ).
- Otimizar o design usando métodos estatísticos para prever a eficácia.
- Verificar se o design implementado funciona e atende aos requisitos.
Certificações do Lean Six Sigma
Equipes especificamente treinadas geralmente implementam os princípios e o método Lean Six Sigma. As funções individuais nos projetos Six Sigma são atribuídas por meio de certificações chamadas faixas, um termo emprestado das artes marciais japonesas. As responsabilidades são divididas da seguinte maneira:
- Executivos: CEO e outros executivos estabelecem a visão para a implementação do Six Sigma.
- Campeões organizam os funcionários e patrocinam a iniciativa Six Sigma. Eles podem ter apenas conhecimento básico de metodologias e ferramentas Six Sigma, como os faixas-brancas ou faixas-laranja.
- Os mestres faixa-preta trazem habilidades avançadas de liderança de projetos e atuam como coaches Six Sigma, orientando a definição e execução da solução. Os mestres faixa-preta do Lean Six Sigma são conhecidos como senseis e se concentram mais em orientar as práticas do Lean do que nas práticas do Six Sigma.
- Os faixas-pretas lideram projetos de melhoria em tempo integral, concentram-se nas metodologias e realizam análises estatísticas.
- Os faixas-verdes implementam soluções Six Sigma como parte de suas funções regulares e podem liderar projetos parte do tempo.
- Os faixas-amarelas têm treinamento limitado em Six Sigma e contribuem para os projetos criando mapas de processo. Eles também podem gerenciar esforços menores dentro de projetos maiores.
- Os faixas-laranja não são comuns e costumam usar um conhecimento básico do Six Sigma para uma área de especialidade.
- Os faixas-brancas recebem treinamento introdutório. Qualquer pessoa, de executivos a funcionários, que exija um conhecimento básico de Six Sigma pode se tornar faixa-branca. Observe que o IASSC, o grupo profissional focado no Lean Six Sigma, não certifica os faixas-brancas.
O treinamento Lean faixa-verde e Lean faixa-preta pode ser oferecido separadamente do treinamento regular de faixa-verde e faixa-preta. No entanto, faixas-verdes e faixas-pretas podem ser treinados juntos para aumentar a compreensão mútua de suas funções dentro de um projeto. Saiba mais sobre as faixas do Six Sigma em nosso artigo O que você precisa saber sobre as certificações e faixas do Six Sigma.
Embora nenhuma instituição defina um corpo de conhecimento único e acordado para o Six Sigma, existem organizações voluntárias que emitem conceitos geralmente acordados para o Six Sigma. A International Association for Six Sigma Certification (IASSC) está comprometida em desenvolver e sustentar um corpo de conhecimento e melhores práticas de Lean Six Sigma. A IASSC fornece credenciamento para organizações de treinamento e certificação individual. Organizações semelhantes, como a ASQ e o Council for Six Sigma, fornecem corpos de conhecimento, certificações e credenciamentos.
O que está envolvido no treinamento Lean Six Sigma?
O treinamento para certificações assume muitas formas e é oferecido em sala de aula, sob demanda ou uma mistura entre ambos. Algumas instituições de treinamento se gabam de que o treinamento é 100% on-line. As empresas que desejam estabelecer programas Six Sigma também podem patrocinar treinamentos personalizados e internos, em que toda a equipe aprende junta, abordando problemas e situações exclusivas da empresa. Williams, que oferece treinamento on-line, presencial e personalizado, diz que nenhum formato é mais eficaz e sugere fazer a escolha com base no estilo de aprendizagem.
O Lean Six Sigma é praticado em todo o mundo. Treinamento e consultoria estão disponíveis nos seguintes idiomas:
- Inglês
- Espanhol
- Russo
- Alemão
- Chinês
- Português
Os exames de certificação são de múltipla escolha e podem ser realizados no local ou on-line. Dependendo da certificação e da faixa, o exame custa entre US$ 50 e US$ 400.
Que tipos de setores usam o Lean Six Sigma?
Os especialistas parecem concordar que os princípios do Lean Six Sigma podem beneficiar qualquer setor. Os seguintes setores usam o Lean Six Sigma e empregam pessoas com faixas.
- Agricultura
- Aeroportos
- Construção civil
- Consultoria
- Design
- Energia
- Governo
- Saúde
- Hotelaria
- Hotéis
- Escritórios de advocacia
- Logística
- Fabricação
- Mineração
- Organizações sem fins lucrativos
- Farmacêutica
- Serviços públicos
- Serviços
- Transporte
- Universidades
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