O que é o modelo de processo de tomada de decisão?
Seguir um processo formal com etapas específicas pode ajudar as empresas a tomar decisões mais fundamentadas (veja mais benefícios em usar um processo formal) e impulsioná-las para a frente. Na verdade, o uso de um processo de tomada de decisão adaptado ao mundo dos negócios alcança enormes benefícios que incluem o seguinte:
- Menos dúvidas: se seguir um processo formal de tomada de decisão de negócios, você pode demonstrar que já considerou várias outras opções.
- Decisões e progresso traduzíveis e compartilháveis: você pode compartilhar os processos e as etapas com o gerenciamento superior e o alto escalão, bem como com aqueles que estarão envolvidos na execução da decisão.
- Guia ou roteiro: representar o processo de tomada de decisão por escrito pode ser útil para mostrar às partes interessadas uma explicação das etapas e estratégias por trás dele, bem como fornecer detalhes de backup.
O falecido professor de negócios de Harvard e autor, J. Richard Hackman, escreveu muitos livros sobre liderança eficaz de negócios, trabalho em equipe e tomada de decisões, incluindo Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances. Capacitar as equipes a tomar suas próprias decisões e seguir os processos que funcionam para elas, explica Hackman em seu livro, resulta em coesão e força. Mas ao tomar decisões fortes, ele acrescenta, “as equipes que absorvem muitos dados para tomar decisões podem ter como resultado uma armadilha de sobrecarga, o que pode resultar em uma equipe metaforicamente se afogando em dados”. Portanto, é fundamental ser estratégico em todas as etapas do processo.
Como melhorar o processo de tomada de decisão
É fundamental incorporar a avaliação no processo. Certifique-se de que pelo menos uma das etapas inclua avaliação e revisitação do processo e de seu resultado, especialmente para uso futuro. Além disso, obtenha a aprovação de todas as partes interessadas com antecedência (mesmo para as etapas do processo) e as mantenha informadas. Capture métricas ao longo do caminho que mostram sucessos, falhas, os benefícios comparativos das opções que você considerou e pesquisas sobre o que os concorrentes fizeram, para ajudar a apoiar suas respostas e manter o processo em movimento sem problemas.
Tipos de processos tradicionais na tomada de decisões comerciais
Antes de examinar os vários planos escalonados na tomada de decisões, exploraremos alguns tipos específicos de tomada de decisão. Há também vários processos reais diferentes que podem ser usados na tomada de decisões que envolvem uma série de etapas. Os processos mais populares e bastante utilizados têm cinco, seis, sete ou oito etapas.
O número de etapas poderá variar, é claro, se você dividir tarefas que podem ser contidas em uma única etapa em etapas adicionais. Independentemente do processo escolhido, a avaliação é a última etapa, e as empresas inteligentes reservarão tempo para fazer isso. Com o tempo, as organizações que usam essa etapa de avaliação podem ganhar eficiência crítica no tempo e no foco. Isso também ajuda a garantir o aprendizado institucional para a integridade e a força gerais da empresa. Todos os processos descritos nas seções a seguir estão em uso hoje.
O que é o processo de cinco etapas na tomada de decisão?
Muitas organizações seguem o processo de cinco etapas ao tomar decisões. Ao comparar os processos a seguir com os diferentes números de etapas, você verá que alguns, como este, combinam atividades, enquanto outros as listam como etapas separadas. Aqui estão as cinco etapas neste processo:
- Identifique a meta final.
- Reúna todas as informações necessárias para fundamentar sua decisão.
- Avalie todos os riscos e todas as consequências.
- Tome a decisão e execute-a.
- Avalie a decisão após o fato.
O que é o processo de seis etapas na tomada de decisão?
O processo de seis etapas se concentra mais em pesquisas presenciais e na reunião de informações. Este método adianta o processo com dados que podem fazer com que o resto do processo seja executado sem problemas. Aqui estão as seis etapas neste processo:
- Identifique a meta final.
- Reúna todas as informações necessárias e identifique todas as alternativas (sem selecionar uma ainda).
- Compare todas essas alternativas com os critérios relevantes.
- Tome a decisão.
- Execute a decisão.
- Avalie a decisão após o fato.
O que é o processo de tomada de decisão ética?
O processo de tomada de decisão ética é um processo que estipula que toda e qualquer decisão deve incluir a avaliação e seleção de opções que sejam consistentes com as preocupações éticas. Isso significa fazer as escolhas mais éticas, independentemente do impacto no resultado final. A tomada de decisão ética também significa eliminar quaisquer opções que não sejam consistentes com valores éticos desde o início.
De acordo com a Universidade da Califórnia em San Diego, que cita o Instituto Josephson de Ética, a tomada de decisão ética envolve os 3 Cs:
- Compromisso: nunca hesitar em escolher ou fazer a coisa ética, custando mais ou não.
- Consciência: infundir a equipe e os membros do projeto com consciência suficiente para que adquiram a capacidade de agir eticamente todos os dias com certeza moral.
- Competência: o processo contínuo de avaliar informações à medida que você prossegue e considerar opções que permitem que você tome continuamente as decisões éticas certas. À medida que as condições no mundo mudam, ter uma sólida competência para avaliar essas mudanças é fundamental para manter-se ético.
Como tomar uma decisão usando o processo de hierarquia analítica
O processo de hierarquia analíticagarante que você esteja usando critérios específicos e classificando esses critérios, em vez de simplesmente comparar alternativas que usou no passado. O processo envolve a criação de uma hierarquia real de subproblemas, que você então avalia e examina. Então, você mede esses subproblemas entre si e atribui a cada um deles um valor relativo na hierarquia. Em suma, soluções alternativas são examinadas e, em seguida, avaliadas umas em relação às outras.
Embora algumas empresas usem o processo de hierarquia analítica, ele é frequentemente usado em cenários acadêmicos ou relacionados a políticas. Neste método, uma decisão é tomada com as questões mais importantes consideradas ou avaliadas mais intensamente, e mais altas na hierarquia, do que outras.
O que é o processo de tomada de decisão racional?
Como seu nome indica, a tomada de decisão racional depende estritamente de dados, etapas mensuráveis e valores calculados. Este processo se concentra em minimizar custos e maximizar os benefícios para a organização. Para usar esse processo de forma eficaz, é fundamental considerar as tendências pessoais dos envolvidos e resolvê-las para eles. Geralmente, o processo de cinco etapas é usado na tomada de decisão racional.
Ao contrário da tomada de decisão ética, não há julgamento subjetivo sobre critérios e etapas para chegar a uma decisão na tomada de decisão racional. No entanto, é possível que a mesma decisão possa ser tomada usando ambos os processos.
O que é o processo de tomada de decisão gerencial?
A frase processo de tomada de decisão gerencial é semelhante e, às vezes, usado intercambiavelmente com o termo mais geral, tomada de decisão comercial. Mas, na verdade, os gerentes podem ter mais decisões por dia, incluindo aquelas que afetam os funcionários, além das decisões comerciais típicas que precisam ser tomadas em uma organização. Geralmente, a tomada de decisão gerencial segue o processo de cinco etapas.
De acordo com o guia de estudos de gerenciamento de grupos educacionais, existem três tipos principais de decisões gerenciais:
- Estratégico: esses tipos de decisões costumam ser feitos raramente. Nem todos os níveis de uma organização estão ou precisam estar envolvidos enquanto a decisão é considerada e tomada. Exemplos de decisões gerenciais estratégicas incluem recursos e investimentos, expansão ou redução, fusões ou aquisições, investimentos etc. Elas podem levar um tempo significativamente maior e não devem ser apressadas.
- Operacional: essas decisões também levam tempo para serem totalmente exploradas e tomadas. As de nível superior podem envolver apenas o alto escalão e/ou os diretores e podem incluir decisões que afetam o resultado, as políticas e a cultura em toda a empresa. Decisões de nível inferior desse tipo afetam as operações diárias. Por isso, geralmente são tratadas pelo gerenciamento superior e médio.
- Gerencial: estas são tomadas por gerentes em todos os níveis relevantes, desde gerentes intermediários até o escalão executivo. Elas podem cobrir questões como alocação de recursos, decisões de eliminar gradualmente ou revisar produtos atuais, a criação e a introdução de novos produtos e semelhantes. Todos os gerentes de uma organização precisam estar alinhados e frequentemente envolvidos nas decisões neste nível.
Quais são as práticas recomendadas em qualquer processo de tomada de decisão empresarial?
Se você estiver usando uma equipe para tomar uma decisão, é importante ter o número de pessoas envolvidas. A recomendação de Hackman é ter cerca de cinco pessoas em uma equipe de tomada de decisão. Mais de sete membros, ele escreve, fazem com que seu grupo de tomada de decisão perca a eficácia.
Às vezes, os indivíduos precisam tomar a decisão, ou talvez apenas dois executivos de alto escalão se nomeiem para tomar uma decisão. Mas o estudo de Hackman mostra que, no geral, as equipes tomam 75% mais decisões do que as pessoas individualmente.
Também é imprescindível identificar e preencher as funções corretas em sua equipe de tomada de decisão. Caso contrário, você garantirá frustração e rotatividade. A Harvard Business Review sugere o uso da metodologia RAPID (recomendar, concordar, performar, informar e decidir). Esta opção fornece uma maneira de alto nível de capturar o fluxo dos processos passo a passo.
Como primeiro passo, envie os membros da equipe para fazer pesquisas e peça para que respondam a estas perguntas:
- Quais são as metas mais importantes para a decisão?
- Quais são as principais escolhas realistas?
Audite e combine os resultados com a equipe para concordar coletivamente com as principais escolhas ou identificar lacunas. Certifique-se de se comunicar e incluir tempo para feedback e perguntas durante todo o processo. Isso garante a adesão em todo o processo. Às vezes, usar uma matriz de tomada de decisão também pode ajudar sua equipe a identificar e a avaliar as opções.
Leia “Tome uma decisão: modelos gratuitos de matriz de decisões para download” para saber mais sobre como usar matrizes de tomada de decisão.
5 armadilhas potenciais a serem evitadas ao usar um processo formal de tomada de decisão
Antes de iniciar um processo de tomada de decisão, é útil ter algumas possíveis armadilhas em mente. Seguir um processo é importante, mas evite acompanhar o processo “pela janela”. Aqui estão cinco problemas potenciais que podem surgir ao usar um processo formal de tomada de decisão:
- Prosseguir sem informações suficientes ou confiar em uma única fonte: se você for seguir um processo formal, precisará de dados. Documente cada etapa e obtenha a adesão de seus colegas. Informação é poder, e coletar informações de fontes relevantes, mas diversas, é fundamental para ser estratégico.
- Coletar informações demais: informações demais ou irrelevantes podem ser difíceis e confusas, e podem fazer com que os tomadores de decisão se desviem do problema que precisa da decisão e da melhor maneira de chegar a ela.
- Colocar muita confiança em uma opção que pode trazer resultados ruins: tente identificar uma opção ou opções válidas à medida que você aprimora um processo e uma decisão. Reúna dados suficientes ao longo do processo para que você possa esgotar cenários para cada opção.
- Resolver o problema errado: a pesquisa de esforço inicial pode ser fundamental se você não entender o que está causando o problema. Por exemplo, se sua produção estiver caindo, não assuma que você precisa de mais funcionários, ou mais horas de fábrica, ou qualquer coisa, a menos e até que você possa identificar o verdadeiro motivo da desaceleração.
- Ser rígido ou comprometido demais com o processo: é possível seguir um processo de tomada de decisão tão rigidamente que a natureza orgânica de uma empresa, o pessoal e suas necessidades sejam deixados de lado ou ignoradas. Mesmo quando estão seguindo um processo de tomada de decisão de negócios de modo estratégico e confiante, você e sua equipe precisam ter a capacidade de mudar de direção se necessário.
Exemplos de sucessos nos processos de tomada de decisão
De certa forma, toda a história de uma empresa é um reflexo da tomada de decisões. Algumas das principais empresas do mundo transformaram um fracasso em um sucesso, concentrando-se na última etapa crucial em todos os processos de tomada de decisão: avaliar a decisão após o fato.
Um exemplo disso é a Coca-Cola em 1985. O especialista em negócios e liderança,John Addison, escreve que a empresa decidiu abordar o mercado dinâmico de refrigerantes lançando a “New Coke”. Infelizmente, o reposicionamento de marca falhou miseravelmente em três meses, o que forçou a empresa a reintroduzir a Coca-Cola original. A grande vantagem: reverter a direção não é um sinal de falha. Em vez disso, é uma evidência do compromisso de um líder em manter a integridade da empresa como prioridade máxima. Além disso, mostra como é importante revisitar e avaliar decisões.
As empresas geralmente usam dados para experimentar um piloto ou programa e, se não funcionar, podem revisitar a decisão e mudar de curso. Em outros casos, grandes empresas estão constantemente avaliando dados para encontrar caminhos praticáveis. Estas três empresas encontraram sucesso ao tomar decisões com base em dados e revisões de partes interessadas:
- De acordo com a Harvard Business Review, o Google criou um departamento de análise de pessoas para ajudar a empresa a tomar decisões de RH usando dados, incluindo decidir se os gerentes fazem a diferença no desempenho de suas equipes. O departamento usou avaliações de desempenho e pesquisas de funcionários para responder a esta pergunta. A empresa descobriu que um foco mais concentrado no desempenho não indicava as melhores equipes ou as mais felizes; em vez disso, gerentes com habilidades interpessoais fortes tinham os grupos com melhor desempenho, bem como funcionários que eram mais felizes e permaneceram mais tempo na empresa.
- Quando a Amazon ainda era uma startup, seus coletores de dados notaram que os clientes que compraram um determinado livro, CD ou DVD também estavam mais inclinados a comprar outro produto. Talvez esses produtos relacionados fossem do mesmo autor ou artista, ou talvez os filmes contassem com os mesmos atores ou tivessem um assunto semelhante. Ou talvez fossem apenas títulos de maior sucesso que o cliente queria. Os editores, neste momento, estavam assumindo o papel de “conselheiros confiáveis”, fazendo recomendações baseadas em compras por meio de e-mails e outras garantias humanas, mas a empresa pensou que uma ferramenta automatizada poderia aumentar o que os editores humanos poderiam sugerir. Em última análise, a Amazon decidiu usar esses dados para criar sua primeira ferramenta rudimentar de personalização. Ao apresentar aos clientes produtos que outros clientes também compraram, a empresa percebeu um aumento significativo nas vendas.
- A Southwest Airlines estudou notoriamente os dados dos clientes para determinar as vantagens e atualizações que agradariam os passageiros regulares. Oferecer essas vantagens e atualizações resultou em um aumento no número de passageiros e na lealdade resoluta entre seus clientes.
Esses são exemplos de sucessos que dependiam da sólida tomada de decisões, mas, claro, nem todas as decisões tiveram sucesso. Avaliar e revisitar continuamente as decisões é um sinal de uma empresa madura; caso contrário, as decisões podem resultar em fracassos públicos. Na próxima seção, analisaremos alguns exemplos de tomada de decisão que fracassaram.
Exemplos de fracassos nos processos de tomada de decisão
A falha das empresas em se adaptar, mudar ou competir de forma efetiva provavelmente pode não estar ligada a uma decisão ruim ou falha no processo. Ainda assim, ao não coletar dados, considerar opções e avaliar decisões rigorosamente, as organizações podem se condenar. Aqui estão alguns exemplos de empresas que não usaram nem aprenderam com seus processos de tomada de decisão:
- Blockbuster e Borders: ambas as empresas outrora bem-sucedidas usaram dados para reafirmar suas próprias ideias preconcebidas em vez de avaliar os dados objetivamente. Em vez de se adaptar aos desafios e oportunidades da internet, suas propriedades na web e lojas físicas, por fim, fracassaram.
- Kodak: durante décadas, esta empresa foi sinônimo de fotografia em todas as suas formas. Mas não analisou corajosamente o cenário dinâmico da fotografia digital. Mesmo quando adquiriu a Ofoto, ela não conseguiu maximizar e monetizar a oportunidade. A empresa chegou tarde e discretamente ao espaço da galeria de fotos on-line com a Kodak Gallery, que depois foi adquirida pela Shutterfly.
- Jornais: é difícil ver uma indústria inteira entrar em colapso por causa da tomada indevida de decisões e da negação, mas foi isso que começou a acontecer no final dos anos 1990 com os jornais. Embora algumas organizações, como o New York Times e o Washington Post, tenham se adaptado à mídia digital, a maioria dos jornais está com dificuldades. Apegar-se a modelos de negócios antigos nunca ajudou nenhum negócio a tomar decisões sólidas e com visão de futuro.
Exercícios de desenvolvimento de equipe para melhorar a tomada de decisão
Se você está pronto para motivar sua equipe a se concentrar nas tomadas de decisão, os exercícios de desenvolvimento de equipe são um ótimo lugar para começar. Esses exercícios ajudam os membros da equipe a conhecer e entender uns aos outros, o que os ajuda a entrar em sintonia mais rapidamente e, por fim, melhorar suas decisões. Aqui estão alguns recursos que podem ajudar você a encontrar os exercícios certos de desenvolvimento de equipe para seu grupo de tomada de decisão:
Os processos de tomada de decisão em campos não comerciais
Em campos não comerciais, a tomada de decisão pode envolver mais ou menos fatores, com diferentes tipos de pesos atribuídos a cada etapa. Aqui está uma visão geral rápida de alguns dos outros tipos de processos de tomada de decisão:
- Processos de tomada de decisão do consumidor: é importante que os profissionais de marketing reconheçam as etapas que os consumidores normalmente usam para tomar uma decisão de compra. Alguns exemplos são:
- Identificar a necessidade. (Preciso de um novo casaco de inverno.)
- Reunir pesquisas e informações. (Quais são os estilos mais novos e os tipos mais quentes de casacos de inverno?)
- Avaliar a pesquisa. (Então, eu realmente preciso de um novo casaco de inverno ou posso usar os que já tenho um sobre o outro? Se eu precisar de um novo, qual é o melhor para minhas necessidades?)
- Comprar o item.
- Avaliar a decisão. (Este casaco de inverno foi uma boa decisão? Estou feliz por ter feito isso e recomendaria este casaco para outras pessoas ou compraria novamente para mim?)
- Processos de tomada de decisão militares e governamentais: para aqueles nas funções militares e outros tipos de funções governamentais, a tomada de decisão pode ser uma questão de vida ou morte. Portanto, o protocolo para tomar decisões de operações militares é detalhado e rigoroso.
- Processos de tomada de decisão de ensino: muitas escolas e distritos escolares adotam a tomada de decisão compartilhada, um processo que envolve membros da comunidade, pais, alunos e ex-alunos, professores e qualquer outra pessoa envolvida no sucesso de uma escola ou distrito escolar.
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