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Simplifique os fluxos de trabalho de documentos diretamente no Smartsheet com a nova integração com o DocuSign
Fico muito feliz por compartilhar que a nova integração do Smartsheet com o DocuSign, plataforma de assinaturas eletrônicas líder de mercado, já está disponível para todos os clientes do Smartsheet nos planos Empresa e Premier.
Todos os dias os, diversos documentos desempenham um papel fundamental na formalização e na finalização dos processos de negócios. Quando estamos prestes a fechar uma venda, formalizar uma contratação, renovar um contrato e muito mais, sempre precisamos que a papelada seja preenchida e assinada o quanto antes.
Mas os documentos necessários para levar essas oportunidades adiante podem, muitas vezes, acabar retardando o processo e quebrando o nosso ritmo. A preparação e a assinatura de documentos personalizados em plataformas desconectadas representam um tarefa demorada e suscetível a erros altamente dispendiosos, principalmente quando há grandes volumes de documentos envolvidos. E depois que os documentos são enviados para assinatura é muito difícil acompanhar seus diferentes status e reagir com agilidade a cada um deles.
Com a integração com o DocuSign, agora você pode criar documentos importantes de forma ininterrupta, enviá-los para assinatura e acompanhar o status desse processo completo — tudo por meio do Smartsheet — a fim de poupar tempo, reduzir custos, evitar erros e, em última instância, impulsionar seus negócios.
Crie e envie documentos personalizados em questão de minutos
A integração com o DocuSign, disponível no nosso criador de documentos, combina duas entradas - um modelo do DocuSign existente e os dados da sua planilha - para criar e enviar documentos personalizados para cada linha. Após selecionar um dos seus modelos, você poderá mapeá-lo nos campos da planilha a fim de atribuir funções de assinatura e personalizar o conteúdo.
Por exemplo, digamos que eu use uma planilha para acompanhar os candidatos a vagas de emprego e queira usar a integração para gerar rapidamente contratos de trabalho para os candidatos aprovados. Atribuirei as funções de assinatura no meu modelo de contrato às colunas de contato Candidato e Gerente de Contratação da planilha de acompanhamento de candidatos e, em seguida, extrairei outros campos personalizados da planilha, como Função, Salário e Data de início.
Com o assistente passo a passo do criador de documentos e a interface intuitiva de arrastar e soltar, leva apenas alguns minutos para concluir o mapeamento do modelo.
Em seguida, você pode usar cada mapeamento várias vezes para gerar e enviar rapidamente versões personalizadas para até 100 linhas da sua planilha ao mesmo tempo (ou adicioná-los à pasta de rascunhos do DocuSign para executar revisões e edições finais). Na verdade, são necessários apenas quatro passos simples para fazer isso:
- Selecione as linhas desejadas
- Abra o criador de documentos
- Clique no botão "Gerar", próximo do mapeamento
- Escolha "Enviar com o DocuSign"
O criador de documentos gera um envelope personalizado para cada linha e o entrega ao DocuSign para ser enviado para coleta de assinaturas. Assim que um documento for assinado por todas as partes envolvidas, uma cópia final, totalmente assinada, será automaticamente anexada à linha em questão da planilha para registro e acesso rápido.
Aumentar a visibilidade e reagir mais rapidamente com status em tempo real
Sem nenhum esforço adicional, você também poderá acompanhar o status de assinatura de cada documento diretamente na planilha. Basta ativar o acompanhamento no assistente do criador de documentos para que o Smartsheet adicione uma coluna especial à planilha.
Conforme os status forem sendo atualizados no DocuSign, a coluna de acompanhamento refletirá imediatamente essas alterações. Isso torna mais fácil para você e seus colegas se manterem informados por meio de relatórios de progresso e painéis. Você também pode usar a coluna de acompanhamento para iniciar fluxos de trabalho automatizados, como registrar as datas de envio e conclusão ou arquivar uma linha da planilha assim que o documento correspondente a ela for assinado por todas as partes envolvidas.
Um futuro brilhante para as assinaturas eletrônicas no Smartsheet
Mal podemos esperar para ouvir como sua equipe usará a integração do DocuSign para agilizar e escalar os fluxos de trabalho de documentos, e já estamos planejando algumas melhorias interessantes para ainda este ano e para mais adiante.
Você pode obter mais informações sobre o criador de documentos e a integração com o DocuSign na Central de ajuda e aprendizagem.
Se você gostaria de experimentar a integração, mas ainda não tem uma conta do DocuSign, o DocuSign tem o prazer de oferecer aos clientes do Smartsheet uma avaliação gratuita por 30 dias.
